Aplikasi Pendokumentasian Sumber Data ISO untuk Penjaminan Mutu Proses Program Studi

Transkripsi

1 Aplikasi Pendokumentasian Sumber Data ISO untuk Penjaminan Mutu Proses Program Studi Anto Susanto 1, Devi Fitrianah 2 Prodi Teknik Informatika, Fakultas ilmu Komputer, Universitas mercu Buana 1,2 Jl. Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta cristi4nto@gmail.com, devi.fitrianah@mercubuana.ac.id Abstrak -- Saat ini pendokumentasian ISO khususnya di Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana, pada umumnya masih bersifat manual. Hal ini memungkinkan arsip-arsip yang disimpan tidak terstruktur dengan rapi. Pada tugas akhir ini dibuat suatu aplikasi untuk membantu kaprodi / staff Tata Usaha dalam hal pendokumentasian sumber data ISO yang dimulai dari pendokumentasian daftar pengajar/dosen dan kompetensinya, daftar pengelola/karyawan dan kompetensinya, analisis GAP pengajar dan pengelola, rencana pengembangan pengajar dan pengelola, silabus dan kurikulum operasional, satuan acara perkuliahan, jadwal perkuliahan dan praktikum, jadwal ujian, laporan pengendalian akademik, dan laporan kinerja akademik, kesemua data tersebut nantinya akan disimpan di dalam suatu basis data. Selain itu aplikasi ini juga mampu membantu Tim Penilai ISO dalam melakukan penelusuran data ISO untuk menilai standarisasi ISO di Fakultas Ilmu Komputer Program Studi Teknik Informatika. Kata kunci : Dokumentasi, ISO, basis data. I. PENDAHULUAN Saat ini pendokumentasian berkas mutu proses ISO di program studi Teknik Informatika masih bersifat manual. Sehingga terkadang membuat pihak terkait di Informatika menjadi sulit untuk melakukan pencarian maupun pengambilan data yang berhubungan dengan penjaminan mutu atau melakukan pendokumentasian ISO. Seiring dengan perkembangan sistem, pendokumentasian suatu data dirasa mampu memudahkan pihak terkait di Informatika dalam melakukan pencarian maupun pengambilan data yang berhubungan dengan standart ISO. Pada penelitian ini penulis hendak membuat sebuah aplikasi untuk manajemen dokumentasi sumber data ISO penjaminan mutu proses, pihak terkait di Informatika dapat melakukan pencarian data yang berhubungan dengan penjaminan ISO seperti mendokumentasikan bukti pemeriksaan soal test, daftar nilai hasil ujian/test, daftar hadir siswa, dan lain-lain. Dengan adanya aplikasi sumber data ISO penjaminan mutu proses di program studi Teknik Informatika, pihak terkait di Informatika dapat menciptakan solusi masalah pencarian data atau pendokumentasian ISO dengan cepat dan mudah. II. METODE PENELITIAN 2. ISO (International Standart Organization) ISO adalah suatu badan yang mengatur sertifikasi atau menghasilkan suatu usaha standar. ISO merupakan singkatan dari International Standart Organization. ISO dibuat karena keinginan dari perusahaan berbagai macam bidang usaha untuk memuaskan pelanggannya, yaitu dengan cara meningkatkan kualitas kerja dan pelayanan sesuai dengan standar yang ditetapkan. ISO bukan badan yang menciptakan standar, melainkan suatu badan yang menghasilkan cara untuk memastikan standar yang diikuti sejalan dengan laju perusahaan yang menggunakan standar yang dipilihnya. 2.1 Pengertian ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan akan memberikan produk barang/jasa yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana organisasi yang dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin dari produkproduk tertentu atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi. Dalam lingkungan perguruan tinggi, yang dimaksud dengan penjaminan mutu atau kualitas adalah pelayanan jasa yang diberikan oleh perguruan tinggi terhadap stakeholder, yang terdiri dari mahasiswa, alumni, pengguna lulusan/dunia industri dan orang tua mahasiswa. Stakeholder akan menyebutakn aspek apa saja yang dinilai dalam menentukan mutu perguruan tinggi tersebut, misalnya aspek yang berhubungan dengan : 1. Materi perkuliahan dan kurikulum yang terhubung dan cocok dengan dunia industri. 2. Proses perkuliahan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 415

2 3. Kompetensi dosen yang sesuai. 4. Sarana dan prasarana yang menunjang jalannya proses pembelajaran. Meskipun tidak ada definisi mutu yang dapat diterima secara umum, semuanya memiliki kesamaan, yaitu : 1. Mutu meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. 2. Mutu mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan. 3. Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (sesuatu yang dianggap bermutu saat ini belum tentu dianggap bermutu dimasa mendatang). 2.2 Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses, menggambarkan proses yang disajikan dalam klausul empat smpai delapan. Gambaran ini menunjukan bahwa pelanggan memainkan peran berarti dalam menetapkan persyaratan sebagai input. Pemantauan kepuasan pelanggan menghendaki penilaian informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan tentang apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Penyusunan ini menggunakan metodologi yang dikenal Plan-Do-Check-Action yang dapat dipakai semua proses. Model proses ISO 9001:2000 adalah: 1. Sistem Manajemen Mutu (Pada Klausul 4 dari ISO 9001:2000) 2. Tanggung Jawab Manajemen (Pada Klausul 5 dari ISO 9001:2000) 3. Manajemen Sumber Daya (Pada Klausul 6 dari ISO 9001:2000) 4. Realisasi Produk (Pada Klausul 7 dari ISO 9001:2000) 5. Analisis, Peningkatan dan Pengukuran(Pada Klausul 8 dari ISO 9001:2000) 2.3 Dokumentasi ISO Klausul 7 dan 6 Klausul 6 terdiri dari : Daftar pengajar dan pengelola serta kompetensinya berupa data pengajar dan pengelola yang terdiri dari (nip, nama lengkap, tempat, tanggal lahir, alamat, pendidikan, jabatan, cv) Analisis GAP pengajar dan pengelola berupa data analisis GAP dari tiap para pengajar dan pengelola. Rencana pengembangan pengajar dan pengelola berupa data rencana pengembangan dari tiap para pengajar dan pengelola. dan klausul 7 yang terdiri dari : Kurikulum Operasional dan Silabus. berupa data kurikulum operasional dan silabus, terdiri dari (semester, tahun akademik, mata kuliah dan deskripsi mata kuliah). Satuan Acara Perkuliahan. berupa data satuan acara perkuliahan dari tiaptiap mata kuliah yang terdiri dari (mata kuliah, deskripsi mata kuliah serta jumlah sks). Jadwal perkuliahan dan praktikum. berupa data jadwal perkuliahan dan praktikum dari mata kuliah yang terdiri dari (hari, jam, matakuliah dan dosen yang mengajar). Jadwal ujian. berupa jadwal ujian yang dibagi menjadi dua yaitu jdwal ujian tengah semester (UTS) dan jadwal ujian akhir semester (UAS). Laporan pengendalian akademik baik waktu & pencapaian SAP berupa data laporan pengendalian akademik baik waktu & pencapaian SAP per mata kuliah yang di masukan datanya dari tiap-tiap dosen. Daftar dosen tidak tetap dan kompetensinya berupa data dosen tidak tetap yang terdiri dari (nip, nama lengkap, ttl, alamat, pendidikan, dan cv) Laporan kinerja akademik berupa data laporan yang terdiri dari semua proses belajar mengajar III. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Perancangan Aplikasi Dalam Gambar 1, ditampilkan diagram Use Case dari aplikasi pendokumentasian ISO. Terlihat bahwa aplikasi yang dibangun memiliki 18 use case dan ada 3 aktor, yaitu staf tata usaha, kaprodi dan dosen. 416

3 Gambar 1. Diagram use case bisnis pendokumentasian ISO Pada diagram aktifitas digambarkan bahwa pada saat Aktor memilih menu Staff, aplikasi akan langsung menampilkan form Staff. Kemudian Aktor bisa memilih tombol tambah, edit atau delete, jika memilih tambah/edit, aplikasi langsung menampilkan form tambah/edit staff, Aktor diharuskan memasukan field-field yang tersedia sesuai dengan data pada form tambah/edit staff yang diterima aktor dari pegawai TU ataupun kaprodi. Lalu Aktor akan memilih apakah akan menyimpan (tekan tombol simpan/update) atau membatalkan (tekan tombol batal) data masukan tersebut, pada saat aktor menekan tombol 417

4 simpan/update, aplikasi akan langsung melakukan pengecekan apakah semua field yang ada pada form tersebut telah terisi, jika aplikasi menemukan masih ada field yang kosong maka aplikasi akan menampilkan pesan error Gagal menyimpan data! dan aktor harus melengkapi field yang belum terisi tersebut. Namun jika semua field telah terisi, maka data-data yang diinput aktor pada form akan disimpan dalam database. Jika aktor menekan tombol batal, maka aplikasi kembali ke form Staff. Kemudian jika aktor akan memilih tombol delete, aplikasi langsung menampilkan form peringatan (Apakah data tersebut akan dihapus?), Jika aktor memilih ya (tekan tombol OK) maka data yang dipilih aktor untuk dihapus akan terhapus di dalam database, dan jika aktor memilih tidak (tekan tombol Cancel), maka aplikasi kembali ke form Staff. Pada sequence diagram untuk use case Staff, setelah Aktor (Admin) memilih menu staff, sistem akan menampilkan form staff. Setelah itu aktor dapat memilih tombol tambah, edit atau hapus staff. Jika Aktor memilih tambah/edit staff maka sistem akan menampilkan form tambah/edit staff dan aktor dapat langsung menginput/update data staff tersebut dan akan memilih akan disimpan (tekan tombol simpan pada tambah staff/update pada edit staff) data masukan tersebut. Bila menekan tombol simpan, sistem akan langsung menyimpan data-data tersebut ke dalam database. Jika aktor memilih hapus staff maka sistem akan menampilkan form peringatan (apakah data tersebut akan dihapus?) ya (tekan tombol OK), maka sistem akan menghapus data tersebut di dalam database. Perancangan basisdata yang dilakukan menghasilkan 16 tabel yang digunakan dalam aplikasi, yaitu: tabel staff, table dosen, table gap, table pengembangan, tabel silabus, tabel kurikulum, tabel matakuliah, tabel sap, tabel kuliah, tabel praktikum, tabel UTS, tabel UAS, tabel pengakad, tabel akademik, tabel user, dan tabel modul. Dari desain yang telah dilakukan, pengembangan aplikasi dilanjutkan dengan melakukan pemrograman dengan menggunakan bantuan bahasa pemrograman PHP. Pada pemrograman ini diimplementasikan semua yang berhubungan dengan fasilitas yang telah didesain. Hasil dari implementasi ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Gambar 2. Activity diagram untuk use case form staff 418

5 Gambar 3 Sequence diagram untuk use case staff 3.2. Implementasi dan pengujian Pada gambar 4 merupakan gambar dari halaman admin yang telah melakukan login. Tampilan antar muka utama admin merupakan halaman bagi admin/user untuk mengelola aplikasi, bila admin/user telah melakukan login maka admin/user dapat memanfaatkan semua menu yang berada pada halaman admin/user. Pada bagian kanan aplikasi terdapat fitur-fitur yang berhubungan dengan pendokumentasian ISO. Gambar 5. Tampilan menu staff Dari hasil pengujian terhadap aplikasi, semua fungsi dalam aplikasi semuanya dapat berjalan sesuai dengan perancangan. IV. KESIMPULAN Gambar 4. Tampilan halaman utama admin Jika kita masuk kemenu staff, maka kita dapat melihat tampilan sebagai berikut: Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari proses pembuatan aplikasi ini adalah: 1. Aplikasi ini dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, fungsi-fungsi yang terdapat pada aplikasi dapat berjalan. 2. Pada aplikasi pendokumentasian sumber data ISO ini halaman admin yang ada telah berjalan sesuai dengan keinginan yaitu admin dapat mengelola semua data yang ada di aplikasi, seperti mengelola content aplikasi, seperti menambah modul dan user, serta dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan ISO seperti staff, dosen, analisis GAP, rencana pengembangan, silabus, kurikulum, SAP, jadwal perkuliahan, jadwal praktikum, jadwal UTS dan UAS, laporan pengendalian akademik, dan laporan kinerja akademik. 419

6 3. Sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi ini untuk membantu dalam pendokumentasian sumber data untuk penjaminan mutu prodi dapat terpenuhi. Saran-saran yang bisa dikemukakan adalah bahwa karena penjaminan mutu pelayanan bukan hanya dilakukan di prodi Teknik Informatika, melainkan diseluruh unit di Universitas Mercu Buana, maka untuk kedepannya perlu dikembangkan aplikasi serupa untuk scope yang lebih besar. V. DAFTAR PUSTAKA [1] Pressman, Roger S Software Engineering, A practitioner s Approach. 6 th edition. McGraw-Hill, Inc., New York. [2] Shneiderman, Ben Designing The User Interface. Addison Wesley, Massachusetts. [3] Sommerville, Ian Software Engineering. 6th edition. Addison Wesley, Wokingham. [4] Connolly, Thomas M Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 3 rd edition. Addison Wesley. [5] Dharwiyanti, Sri Pengantar Unified Modeling Language (UML). Diambil dari www. ilmukomputer.com. (30 Oktober 2008) [6] Susanto, Budi Pemodelan Sistem Perangkat Lunak. Diambil dari (25 Oktober 2008) [7] (7 November 2008) [8] Munir, Rinaldi Diktat Kuliah IF2251 Strategi Algoritmik. Program Studi Teknik Informatika, Institut Teknologi Bandung. [9] Yasid, Achmad Use Case Diagram. Diambil dari wordpress.com/2008/10/use-case-diagram.ppt (09 Agustus 2009). [10] Adianto, Joko. Analisa Sistem Berorientasi Objek. Pusat Pengembangan Bahan Ajar. Universitas Mercu Buana. Diambil dari pksm.mercubuana.ac.id/modul/ doc (24 Juli 2009) [11] Munawar. Pemodelan Visual dengan UML Jakarta: Graha Ilmu, [12] Wahyono, Teguh. Pemrograman Web Dinamis dengan PHP 5 Jakarta: Elex Media Komputindo, [13] Hakim, Lukmanul. Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP Yogjakarta: Lokomedia,