BAB III PROFIL INSTITUSI MITRA A. Profil perusahaan Nama Perusahaan Nama Brand Bidang Usaha Alamat Perusahaan : PT. Surabaya Mediatama : Surabaya Ad : Jasa periklanan dan reklame : Jl. Kencanasari Timur XV/6 Dukuh Pakis, Surabaya, Jawa Timur Phone : 031 561180 NPWP : 02.169.964.0-609.000 SIUP : 503/6563.A/436.6.11/2013 TDP : 13.01.1.74.14385 SK Menteri : C-06883.HT.01.01.TH.2003 B. Sejarah Perusahaan PT. Surabaya Mediatama atau Surabaya Ad merupakan perusahaan yang bergerak di bidang media campaign dengan jangkauan bisnis di seluruh Indonesia. Didirikandandikembangkanoleh orang-orang denganbackground Media danmarketing dibawahbendera PT. Surabaya Mediatama. PT. Surabaya Mediatama atau Surabaya Ad mempunyai dua sister company yaitu PT. Rumah Ide Sejahtera Bersatu atau RI Satu dan PT. Rejo Aksi Karono Inspirasi atau Reaksi. 32
33 Berdiri pada tanggal 12 Maret 2003, PT. Surabaya Mediatama berlokasi di Kencanasari Timur XV/06 kelurahan Gunung Sari, kecamatan Dukuh Pakis, Surabaya, Jawa Timur. Motto dari perusahaan ini adalah One Gate advertisement. Yang dimaksud dari one gate advertisement adalah lewat satu pintu Surabaya Ad semua negosiasi pemasangan iklan maupun promosi dilakukan begitu mudah, sederhana, efektif dan tidak merepotkan. Dengan sekali kontak, produk anda mampu menjangkau lebih banyak orang dengan jangkauan lebih luas, akurat dan efektif. Jadi tak perlu menghubungi satu persatu media untuk bernegosiasi dengan harga yang berbeda. Tidak perlu bertemu banyak marketing media yang bisa menyita waktu dan tenaga. Untuk pemasangan, penagihan maupun permintaan-permintaan khusus, termasuk pembuatan materi iklan paket program sampai dengan evaluasi promosi, semua itu dapat dilayani lewat satu pintu PT. Surabaya Mediatama atau Surabaya Ad. C. Visi dan Misi Perusahaan MISI : 1. The Best Radio Advertising Agency 2. Recommended Advertising agency for Print Ad VISI : 1. Bekerja dengan berasaskan membangun kepercayaan pada klien 2. The best strategy solutions 3. Friendly 4. Flexible
34 5. Profesional 6. Good price best value D. Logo perusahaan E. Struktur Organisasi Gambar 3 Logo PT. Surabaya Mediatama Managing Director NONO SUPARNO Sekretaris/Admin ISRAHAYU Media Departmen Manager NONO SUPARNO Marketing Manager AGUNG ARIES W Accounting Manager DWI ANDIKA Production Departmen Manager DWI ADY CAHYONO Media Buyer Ifa Sugihartanti Media planner TYAS ASTUTI Account Executive YENI SOENARTI Office Boy Collection Rachmad Waskito Driver Joko Supriyono Creative Director ARGO SOEWARRY Design Grafis M. Taufik Setyawan Art Visualizer Robert Zakky Gambar 4 Struktur organisasi PT. Surabaya Mediatama Berikut adalah penjelasan mengenai Job Description PT. Surabaya Mediatama : 1. Sekertaris/Admin a. Mengagendakan scheduledirector
35 b. Membuat surat menyurat bisnis dengan klien, instansi terkait, dan pihak ketiga serta media yang bekerjasama dengan perusahaan c. Melakukan arsip dokumentasi perusahaan d. Memback up Director dalam berkoordinasi dengan pihak lain e. Membuat daily activity report f. Menghandle telpon untuk Director pada saat Director tidak berada di kantor dan mencatat serta menyampaikannya sesuai dengan proporsi urgenitasnya g. Membuat Notulen general meeting dan mendistribusikannya h. Koordinasi dengan Director berkaitan dengan schedule minggu ini i. Mengumpulkan pengajuan anggaran dari @ departemen dan meminta approval Director serta berkoordinasi dengan Finance untuk pendistribusiannya j. Menghandle segala urusan ke-rumah tanggan operasional kantor k. Melakukan meeting rekonsiliasi dengan Finance dan marketing support untuk kelancaran collection piutang 2. Media Departement Manager a. Merancang dasar tentang strategi mediadenganmedia plannerdanmedia buyerdalammenangani order dari Marketing b. Melakukan kontrol dan monitoring tugas di departemen media c. BekerjasamadenganMarketing ManagerdanProduction DepartementManageruntukmelakukanpemilihan media yang sesuai 3. Marketing Manager
36 a. Membuat Daily Plan yang meliputi : list klien yang akan di follow up (Call atau visit, proposal, brainstorm) b. Mencatat dalam Contact Report, hasil meeting dengan klien untuk dibuat sebagai materi client brief pada saat melakukan braintorm di Internal c. Melakukan koordinasi dalam set up meeting dan memimpin meeting tim pada saat menerima Brief dari klien d. Sebagai PIC yang bertanggung jawab dalam penentuan deadline yang sudah disepakati dengan Tim dan mengumpulkan berbagai materi dari tim untuk disajikan sebagai Proposal Project ke klien e. Melakukan konsolidasi dengan Head Departemen setelah menerima briefklien dan hasil akhir proposal sebelum dipresentasikan ke klien f. Selalu update dengan wawasan Marketing dan Radio pada khususnya serta sedikit mengerti dan dapat berfikir kreatif untuk program produk radio g. Rajin mengamati perkembangan Iklan di Radio-radio h. Mendokumentasikan Media Order dari project yang didapat i. Membuat rekapitulasi kegiatan Marketing selama seminggu untuk di kelompokkan dalam klien Deal, Hot prospect, follow up, Call/janji meeting j. Membuat Rekap sales/ Income selama seminggu dan plan global dalam pencapaian Target Mingguan/Bulanan k. Melakukan meeting marketing setiap seminggu sekali (Hari Senin)
37 4. Accounting Manager a. Menyusun, menyiapkan dan memprediksi laporan anggaran serta laporan keuangan b. Melakukan analisis strategi c. Mengelola anggaran dan menafsirkan arus kas d. Mengawasi dan controlling staff e. Melakukan penilaian resiko bisnis f. Menganalisa pesaing dan trend pasar g. Supervisi dalam kontrak order baik ke klient maupun media h. Melakukan koordinasi dengan semua bagian untuk penyusunan laporan keuangan i. Memastikan dan menghitung kewajiban perpajakan yang timbul dari semua transaksi j. Memastikan dokumentasi yang berhubungan dengan kegiatan akutansi tercatat dalam pembukuan yang akurat dan benar 5. Production Departement Manager a. Membagi pekerjaan kepada team dari segi media iklan yang dipakai customer b. Membuat creative strategy c. Membuat creative tactical strategy d. Mengatur deadline 6. Media buyer
38 a. MelakukankoordinasidenganMedia Departement ManagerdanMedia plannertentangperencanaanpembelianmedia b. Melakukannegosiasikepada media house c. MembuatMedia Order yang sesuai dengan perencanaan media yang telah mendapat approval dari klien, untuk diserahkan kepada media house d. MembuatlaporankepadaMedia Departement ManagertentangaktivitasMedia buyer 7. Media planner a. MelakukankoordinasidenganMarketing Manager berkenaandenganbriefyang diterimadariklien b. Membuatperencanaan media sesuaidenganbriefdari klien c. MelakukankoordinasidenganMedia DepartementManagerdanMedia buyerdalampembuatanperencanaan media d. Membuat Konfirmasi Order yang diserahkan kepada klien untuk mendapat approval e. Membuatlaporankepada Media Departement ManagertentangaktivitasMedia planner 8. Account Executive a. Menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan para pemasang iklan, principal maupun advertising agency, serta partner bisnis lainnya b. Melaksanakan program penjualan yang telah disepakati berdasarkan pembagian target klien yang telah dibuat dan disepakati bersama
39 c. Mencari klien dan membuat data pemasang klien sesuai dengan pembagian target klien yang telah dibuat dan disepakati bersama d. Melakukan negosiasi dengan klien e. Memonitor kegiatan penjualan, memastikan jalannya roda kegiatan penjualan mulai dari order masuk, order keluar, order antar divisi (airtime schedule), memonitor penayangan iklan, dan pertanggungjawaban bukti siar terhadap pemasang iklan f. Mengkoordinasi semua pekerjaan dengan klien, sebagai penghubung antara perusahaan dengan klien g. Membuat laporan rutin setiap minggu kepada Senior AE dan/atau Account Manager mengenai kegiatan penjualan yang dilakukan sesuai dengan target yang telah ditentukan 9. Creative Director a. Membuat konsep iklan sesuai brief dari Production Departement Manager b. Mengarahkan Art Visualizer dan Desain Grafis dalam proses eksekusi iklan 10. Desain Grafis a. Membuat desain iklan sesuai dengan konsep iklan yang disampaikan Creative Director b. Melaporkan hasil penyelesaian pekerjaan kepada Creative Director 11. Art Visualizer
40 a. Melakukan editing audio untuk iklan radio dan video untuk iklan TV sesuai dengan pengarahan dari Creative Director b. Melaporkan hasil penyelesaian pekerjaan kepada Creative Director F. Klien 1. PT. Arwinto Intan Wijaya 2. PT. Telekomunikasi Selular, Tbk 3. PT. Indosat, Tbk 4. PT. Bank Bpr Jatim 5. PT. Bank Niaga 6. PT. Bank Rakyat Indonesia 7. PT. Nipsea Paint And Chemicals 8. PT. Surya Timur Sakti Jatim 9. Petrokimia Gresik 10. Biro Kesra Pemprov Jatim 11. RSUD. Dr Sutomo (Graha Amerta) 12. RS PHC 13. RS Parkway 14. RS AdiHusada 15. RS Dr. SOEWANDI 16. RS HCOS 17. LASIK CENTER SURABAYA 18. Universitas Airlangga 19. Universitas Surabaya
41 20. SekolahCitaHati 21. MatahariDept.Store 22. AlfaMart 23. Ace Hardware 24. BG Junction 25. Tunggal Jaya 26. TinerCemerlang 27. Jatim Park 28. WBL 29. Taman Dayu 30. CiputraWhaterpar 31. Taman Safari II 32. Kecap ABC 33. Club air mineral 34. TehBotol SOSRO 35. Sangobion 36. MIPI (minyakpijit) 37. PACEKAP 38. PERDAMI 39. JawaPos 40. IjenNirwana 41. DLL