BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS. PT. Inti Graha Sembada didirikan pada tanggal 23 November 2006 berdasarkan

BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS 3.1. Sejarah Perusahaan PT. Inti Graha Sembada didirikan pada tanggal 23 November 2006 berdasarkan akta notaris nomor 61 oleh notaris H. Harjono Moekiran, SH., M.Kn, dan disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM berdasarkan akta pengesahan pendirian perseroan terbatas nomor W7-03982 HT.01.01-TH.2006. Selain itu perusahaan ini juga dilengkapi dengan izin-izin operasi sebagai berikut : 1. Surat Izin Konstruksi Nasional : 1.001735.09.3172.2.00027 2. Surat Izin Usaha Perdagangan : 007/13-1.824.51 3. Sertifikat Badan Usaha Jasa Pelaksana Konstruksi : 2-3172-1-02-1-09-001735 4. Gabungan Pelaksana Konstruksi Nasional Indonesia : 09.05.10642 Saat ini dengan adanya kepemilikan saham terbesar oleh Bapak Ir. Suroto Kadir. PT. Inti Graha Sembada berdomisili di Jl. Raya Setu no.101. Lubang Buaya. Setu-Bekasi. Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut mengenai PT. Inti Graha Sembada, dapat menghubungi pada alamat email : info@intigraha.com ataupun pada nomor telepon : 6221-82611578 dan faks : 6221-82611579. PT. Inti Graha Sembada bergerak sebagai perusahaan kontraktor umum yang memberikan jasa kontruksi bangunan berikut dengan jasa rancangnya, dari mulai tahap perancangan hingga ke tahap konstruksi termasuk jasa maintenance berdasarkan kontrak dan peraturan perundang-undangan, kepada klien baik dari sektor publik ataupun swasta. Dengan spesialisasi pada pembangunan pit dan fondasi mesin pabrik. 39

40 3.1. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Wewenang 3.2.1. Struktur Organisasi RUPS Dewan Komisaris Direktur Design & Engineering Quality Control Estimator & Cost Control Finance & Administration OFFICE SITE Site Manager Administration Supervisor Logistic Surveyor Gambar 3.1 Susunan Organisasi Keterangan : : Garis Komando : Garis Pengawasan : Pemisah Office & Site

41 3.2.2. Pembagian Tugas dan Wewenang Berikut ini akan diterangkan mengenai tugas dan kewajiban dari setiap jabatan atau bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. Inti Graha Sembada. 1. RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) RUPS mempunyai wewenang : a. Mengangkat dan memberhentikan komisaris dan direktur. b. Meminta pertanggungjawaban komisaris tentang kegiatan perusahaan. c. Mengesahkan laporan keuangan perusahaan. d. Menentukan besar dividen bila perusahaan memperoleh laba. 2. Dewan Komisaris Dewan Komisaris melakukan pengawasan atas kepengurusan perusahaan yang dilakukan oleh direksi. Dewan Komisaris bertanggungjawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham. Adapun tugas dari Dewan Komisaris adalah : a. Mengawasi segala tindakan dan keputusan yang diambil oleh Direksi. b. Mengatur terlaksananya setiap kebijakan yang ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. c. Menentukan arah kebijaksanaan perusahaan secara luas kedepannya.

42 3. Direktur Mempunyai tugas sebagai berikut : a. Memimpin perusahaan secara umum. b. Menetapkan kebijaksanan perusahaan. c. Menyusun rencana-rencana kerja dan tujuan perusahaan. d. Mengawasi perkembangan perusahaan. 4. Design & Engineering Mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menetapkan jasa rancang bangunan b. Menawarkannya dalam proses berlangsungnya tender c. Melakukan kalkulasi tekhnis dalam setiap pembangunan 5. Quality Control Mempunyai tugas sebagai berikut : a. Mengawasi jalannya pembangunan setiap proyek agar sesuai dengan standar perusahaan dan perundangundangan b. Menetapkan aturan-aturan keselamatan kerja 6. Estimator & Cost Control Mempunyai tugas sebagai berikut : a. Melakukan estimasi biaya atas pembangunan setiap proyek b. Melakukan estimasi perkiraan material yang akan dibutuhkan dalam proyek tersebut

43 c. Menjaga alur keluarnya biaya yang dikeluarkan dalam setiap proyek agar tidak melebihi estimasi yang sudah ada. 7. Finance & Admnisitration Mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menyusun laporan keuangan b. Menjaga arus neraca dan susunan akuntansi keuangan 8. Site Manager Site Manager mempunyai otonomi atau wewenang sendiri atas setiap proyek yang dipegangnya. Dalam hal ini, dia bertanggung jawab langsung kepada direktur dan bagian kepengurusan lain pada kantor pusat (office) tidak memiliki wewenang untuk memerintah ataupun mengaturnya. Dalam kepengurusannya, Site Manager juga membawahi beberapa area lain di dalam proyek. Diantaranya adalah : a.) Supervisor, b.) Logistic atau Warehouse, c.) Surveyor dan d.) Administration. Adapun tugas-tugas dari seorang Site Manager adalah sebagai berikut : a. Membangun sebuah proyek sesuai dengan permintaan dan perjanjian b. Mengawasi jalannya proyek c. Memilih supplier d. Memilih Sub-Kontraktor

44 3.3. Sistem Yang Berjalan 3.3.1. Narasi Sistem Berjalan Untuk mempermudah pemahaman tentang operasi yang berlangsung pada sistem berjalan PT. Inti Graha Sembada, maka kami membagi-bagi kegiatan operasi perusahaan menjadi sepuluh bagian kegiatan utama. Yaitu : 1. Mengikuti Tender Pengumuman tender proyek diberitakan oleh owner (client project), dan diikuti tim Design & Engineering. Lalu tim Design & Engineering segera merancang proyek yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan oleh owner (client project). Hasil rancangan desain tersebut diserahkan kepada Estimator. Supaya Estimator dapat menyusun estimasi harga, Bill of Quantity, dan work schedule untuk pelaksanaan proyek tersebut. Setelah disusun, lalu Estimator menyerahkannya kepada owner (client project), disertakan dengan desain yang diajukan oleh tim Design & Engineering. Supaya owner (client project) dapat melakukan negoisasi atas proyek yang diinginkannya. 2. Menerima Tender Setelah negosiasi, bila terjadi kesepakatan, owner (client project) lalu mengeluarkan pengumuman penerimaan proyek. Dan selanjutnya membuat Surat Perintah Kerja (SPK) yang kemudian diserahkan kepada perusahaan pemenang tender. Selanjutnya berdasarkan SPK tersebut bagian Finance & Administration menagih

45 Down Payment kepada owner (client project). Setelah owner (client project) membayar melalui rekening koran perusahaan di bank, maka owner (client project) akan mengirimkan bukti pembayaran DP tersebut kembali kepada bagian Finance & Administration. Dengan adanya bukti pembayaran Down Payment, maka proses pengerjaan proyek dapat dimulai. 3. Melakukan Pengadaan Material Selanjutnya estimasi harga, Bill of Quantity, desain, dan work schedule akan diserahkan kepada Site Manager di lapangan. Site Manager menghubungi supplier-supplier terkait dan suppliersupplier itu kemudian menawarkan price list. Berdasarkan price list, Site Manager kemudian membandingkan para supplier yang akan dipakai untuk menyediakan material yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan proyek. Setelah memilih supplier yang dibutuhkan, Site Manager segera mencetak Order Sheet (OS) sebanyak 3 rangkap. Order Sheet (OS) rangkap 1 akan dikirimkan kepada supplier terpilih, rangkap 2 akan dikirmkan kepada bagian Finance & Administration di kantor pusat untuk diarsip. Sedangkan Order Sheet (OS) 3 diarsip untuk pertanggungjawaban pembukuan proyek. 4. Menerima Material Supplier yang diinginkan kemudian mengirimkan material dan surat jalan, ke bagian Logistic (warehouse) di proyek. Setelah menerima material tersebut, lalu bagian Logistic (warehouse) akan

46 langsung mencetak Surat Penerimaan Barang (SPB) sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 akan dikirimkan kembali kepada supplier pengirim material, rangkap 2 akan dikirimkan kepada bagian Finance & Administrasi di kantor pusat untuk diarsip. Dan rangkap 3 akan diarsip sendiri oleh bagian Logistic (warehouse) sebagai dasar pembuatan Material Control List. Material Control List dibuat oleh bagian Logistic (warehouse) untuk mengatur arus material yang berlangsung di area proyek. Keberadaan material control list diawasi langsung oleh Site Manager 5. Mengeluarkan Material Saat proses pengerjaan proyek, dibutuhkan material yang ada di gudang, maka pihak supervisor (project) akan mengajukan Surat Permintaan Barang Keluar (SPKB) sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 dan 2 SPKB akan diserahkan kepada Site Manager untuk ditandatangani. Supaya Site Manager bisa melihat langsung kebutuhan di lapangan mengenai perlunya material tersebut untuk dikeluarkan. SPKB yang sudah bertanda tangan Site Manager, rangkap 2 akan diarsip dan rangkap 1 dikirimkan kepada bagian Logistic (warehouse) sebagai perintah kepada bagian Logistic (warehouse) untuk mengirimkan material yang dimaksud. Selanjutnya bagian Logistic akan menyiapkan material, menandatangani SPKB rangkap 1 tersebut dan mencetak surat jalan 2

47 rangkap. Material yang diinginkan akan dikirimkan ke lapangan beserta Surat Jalan rangkap 2, serta copy SPKB rangkap 1. 6. Membangun Proyek Site Manager yang sudah menerima estimasi harga, Bill of Quantity, desain, dan work schedule selanjutnya akan memulai pembangunan. Pertama dengan memilih Sub-Kontraktor untuk membagi-bagi pekerjaan di lapangan dengan metode outsource. Setelah memilih Sub-Kontraktor yang diinginkan, maka Site Manager akan mencetak Work Order (WO) 3 rangkap. Rangkap 1 akan dikirimkan kepada sub-kontraktor terpilih. Rangkap 2 akan dikirimkan kepada bagian Finance & Administration sebagai laporan. Sedangkan rangkap 3 akan diarsip. Saat sub-kontraktor yang ditugasi mulai mengerjakan proyek, maka Site Manager juga akan memerintah pekerja lapangannya sendiri untuk mengerjakan pembangunan proyek. Seiring berjalannya pengerjaan tersebut, maka Site Manager menyusun Project Control List untuk menjaga arus efisiensi waktu, material, biaya dan manusia di lapangan. Site Manager juga akan menyusun Work Progress 2 rangkap untuk menunjukkan jalannya pengerjaan pembangunan. Selanjutnya proses pengerjaan proyek tersebut juga diawasi oleh bagian Quality Control dari kantor pusat. Jika proyek sudah mencapai term tertentu untuk proses penagihan pembayaran, maka Site Manager akan mengirimkan work progress rangkap 1 kepada bagian Quality

48 Control untuk ditandatangani. Sedangkan work progress rangkap 2 akan diarsip. Work progress yang sudah ditandatangani oleh Quality Control akan diserahkan kepada bagian Finance & Administration untuk selanjutnya digunakan pada proses penagihan. 7. Membayar Supplier Setiap tanggal 10 dan 25 dalam sebulan, perusahaan akan membayar tagihan material kepada supplier-suppliernya demi lancarnya arus pengiriman material. Berdasarkan jadwal itu, maka pada tanggal-tanggal yang dimaksud supplier akan mencetak invoice, faktur pajak 3 rangkap, dan Request Payment untuk dikirmkan kepada bagian Finance & Administration. Faktur pajak yang disertakan dalam penagihan adalah faktur pajak rangkap 1, sedangkan rangkap 2 akan diarsip oleh supplier sendiri, dan rangkap 3 biasanya untuk diserahkan sebagai bukti pada dinas pajak. Selain itu disertakan juga bersamaan dengan 3 dokumen tersebut surat jalan yang asli sebagai bukti material-material yang ada sudah dikirim. Pada Request Payment tercantum jumlah yang harus dibayarkan, nomor rekening supplier ataupun cara-cara pembayaran lain. Maka Finance & Administration akan menstransfer pembayaran melalui bank kepada rekening koran supplier. Bank kemudian mencetak bukti pembayaran tersebut. Dan bagian Finance & Administration akan mengarsip bukti pembayaran untuk kepentingan pembukuan perusahaan. Sedangkan copy bukti transfer akan dikirimkan kembali kepada supplier sebagai

49 bukti bahwa perusahaan sudah melaksanakan kewajibannya. Setelah melakukan pembayaran tersebut maka Finance & Administration akan mencatat transaksi yang terjadi ke dalam jurnal umum. 8. Membayar Sub-Kontraktor Dalam Work Order yang diserahkan pada Sub-Kontraktor telah mengatur point-point term pembayaran yang akan dilakukan. Umumnya berdasarkan persentase kerja sub-kontraktor tersebut. Bila sudah mencapai term pembayaran yang harus ditagihkan, maka subkontraktor akan mencetak invoice, faktur pajak 3 rangkap, Request Payment, dan Berita Acara Kerja sebagai bukti jalannya pengerjaan yang telah dilakukan. Faktur pajak yang disertakan dalam penagihan adalah faktur pajak rangkap 1, sedangkan rangkap 2 akan diarsip oleh sub-kontraktor sendiri, dan rangkap 3 akan diserahkan kepada dinas pajak. Kemudian dokumen-dokumen tersebut (invoice, faktur pajak rangkap 1, Request Payment, Berita Acara Kerja) dikirimkan kepada Finance & Administration untuk tagihan pembayaran. Selanjutnya berdasarkan Request Payment, maka bagian Finance & Administration akan mentransfer pembayaran melalui rekening koran sub-kontraktor. Transfer dilakukan melalui bank, kemudian bank akan mencetak bukti pembayaran. Selanjutnya bukti pembayaran akan diarsip oleh bagian Finance & Administration untuk proses pencatatan ke dalam jurnal umum. Sedangkan copy bukti pembayaran akan dikirimkan kembali kepada sub-kontraktor.

50 9. Menagihkan Pembayaran Bagian Finance & Administration akan menerima Work Progress 1 dari Quality Control beserta dokumentasi foto langsung dari Site Manager yang berisi pencapaian pembangunan proyek. Bila sudah mencapai tahap pekerjaan tertentu berdasarkan persentase kerja dan perjanjian yang ada, maka bagian Finance & Administration akan mengirim tagihan. Dimulai dengan mencetak invoice dan faktur pajak 3 rangkap. Selanjutkan invoice, faktur pajak rangkap 1, work progress 1 dan dokumentasi foto akan dikirimkan kepada owner (client project) untuk menagihkan pembayaran. Sedangkan faktur pajak rangkap 2 akan diarsip dan faktur pajak rangkap 3, nantinya akan diserahkan sebagai pertanggungjawaban kepada dinas pajak. 10. Mencatat Pengakuan Pendapatan Begitu tagihan terkirim, bagian Finance & Administration akan langsung mencatat pengakuan pendapatan ke dalam jurnal umum. Selanjutnya owner (client project) yang sudah menerima tagihan berupa work progress 1, dokumentasi foto, invoice, dan faktur pajak, akan melakukan pembayaran melalui rekening koran perusahaan di bank. Bank akan menyerahkan bukti pembayaran. Kemudian copy bukti pembayaran akan dikirim kembali oleh owner (client project) kepada bagian Finance & Administration. Copy bukti pembayaran itu kemudian akan diarsip dan dijadikan pedoman penulisan transaksi pembayaran kedalam jurnal umum. Selanjutnya

51 pada periode tutup buku perusahaan, maka bagian Finance & Administration akan menyusun laporan keuangan perusahaan untuk diserahkan kepada Direktur.

52 3.3.2. Rich Picture 1. Mengikuti Tender Gambar 3.2 Rich Picture Mengikuti Tender 2. Menerima Tender Gambar 3.3 Rich Picture Menerima Tender

53 3. Melakukan Pengadaan Material Gambar 3.4 Rich Picture Melakukan Pengadaan Material 4. Menerima Material gambar 3.5. Rich Picture Menerima Material

54 5. Mengeluarkan Material Gambar 3.6 Rich Picture Mengeluarkan Material

55 6. Membangun Proyek Gambar 3.7 Rich Picture Membangun Proyek

56 7. Membayar Supplier Gambar 3.8 Rich Picture Membayar Supplier 8. Membayar Sub-Kontraktor Gambar 3.9 Rich Picture Membayar Sub-Kontraktor

57 9. Menagihkan Pembayaran Gambar 3.10 Rich Picture Menagihkan Pembayaran 10. Mencatat Pengakuan Pendapatan Gambar 3.11. Rich Picture Mencatat Pengakuan Pendapatan

58 3.3.3 Event Table Event Internal Agent Start When Activities Assuming Responsibilities Mengikuti Design & Bila ada Mendesain gambar; Tender Engineering pengumuman Menyerahkan desain ke dan Estimator tender Estimator; Merancang estimasi harga; Merancang work schedule; Merancang Bill of Quantity (BQ); Merancang perkiraan material. Menerima Finance & Bila owner (client Menagih Down Payment; Tender Administration project) sudah Menerima SPK. menyetujui desain Melakukan Site Manager Bila sudah ada SPK Menerima work schedule, Pengadaan dari owner (client estimasi harga, Bill of Material project) Quantity, desain; Membandingkan harga material; Mencetak OS rangkap 3; Mengirim OS rangkap 1 pada supplier; Mengirim OS rangkap 2 pada Finance & Administration; Mengarsip OS 3. Menerima Logistic Bila supplier sudah Menerima material, copy Material (warehouse) mengirimkan surat jalan, OS; Mencetak material, surat Surat Penerimaan Barang jalan, OS (SPB) 3 rangkap; Membuat

59 Material Control List; Mengirim Material Control List pada Site Manager; Mengirim SPB rangkap 1 pada supplier; Mengirim SPB rangkap 3 pada Finance & Administration; Mengarsip SPB rangkap 2. Mengeluarkan Logistic Bila sudah ada Menerima SPKB yang Material (Warehouse) Surat Permintaan bertanda tangan Site Keluar Barang Manager; Mengeluarkan (SPKB) yang Barang; Mengupdate bertandatangan Site Material Control List. Manager Membangun Site Manager Bila sudah Membuat Project Control Proyek menerima BQ, List; Memilih Sub- estimasi harga, Kontraktor; Membuat WO 3 work schedule & rangkap; Memerintah pekerja desain dari lapangan; Estimator. Membuat Work Progress 2 rangkap; Menyerahkan work progress & dokumentasi foto pada Quality Control. Membayar Finance & Bila sudah Menerima Invoice, Faktur Supplier Administration mencapai term Pajak, Surat Jalan asli, dan pembayaran Request Payment; (tanggal 10 dan 25 Mentransfer pembayaran setiap bulan) sesuai Request Payment; Mengarsip bukti pembayaran; Mengirimkan bukti pembayaran kepada supplier

60 Membayar Finance & Bila sudah Menerima invoice, faktur Subkontraktor Administration mencapai ketentuan pajak, copy WO rangkap 1, pembayaran dalam Berita Acara Kerja, Request perjanjian Work Payment; Membayar sesuai Order (WO). Request Payment; Mengarsip bukti pembayaran; Mengirimkan bukti pembayaran kepada Subkontraktor. Menagihkan Finance & Bila sudah Membuat faktur pajak; Pembayaran Administration menerima work membuat invoice; mengirim progress & work progress & dokumentasi foto dokumentasi foto kepada dari Quality owner (client project). Control Mencatat Finance & Bila sudah Mencatat pengakuan Pengakuan Administration menerima bukti pendapatan pada Jurnal Pendapatan transfer umum, Menerima bukti pembayaran dari transfer dari owner (client owner (client project); Mengarsip bukti project). transfer; Mencatat bukti transfer sebagai transaksi pembayaran pada jurnal umum. Tabel 3.1 Event table

3.3.4 Overview Activity 61 Gambar 3.12 Overview Activity Diagram

62 3.3.5 Workflow Table Agent Owner (client project) Design & Engineering Estimator Owner (client project) Owner (client project) Finance & Administration Owner (client project) Bank Owner (client project) Finance & Administration Estimator Activities Mengikuti Tender 1. Pengumuman tender 2. Merancang gambar & desain 3. Menyerahkan rancangan desain kepada estimator 4. Merancang estimasi harga 5. Merancang Bill of Quantity (BQ) 6. Merancang work schedule 7. Menyerahkan desain, estimasi harga, Bill of Quantity (BQ), dan work schedule kepada Owner (client project) 8. Melakukan negoisasi Menerima Tender 9. Menyetujui desain, estimasi harga, dan work schedule 10. Mengeluarkan pengumuman penerimaan proyek 11. Mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) 12. Menyerahkan SPK kepada Estimator 13. Menerima SPK 14. Menagih Down Payment (DP) 15. Membayar Down Payment Melalui Bank 16. Menerima Pembayaran 17. Mencetak bukti transfer 18. Menyerahkan bukti transfer pada Owner (client project) 19. Mengirimkan bukti transfer DP pada bagian Finance 20. Mengarsip bukti pembayaran DP Melakukan Pengadaan Material 21. Memberikan gancangan gambar, estimasi harga, BQ, dan work schedule kepada Site Manager

63 Site Manager Supplier Site Manager Supplier Finance & Administration Supplier Logistic (Warehouse) Finance & Administration Supplier Supervisor (Project) 22. Menerima rancangan gambar, estimasi harga, BQ, dan work schedule 23. Menawarkan price list 24. Membandingkan harga 25. Memilih Supplier 26. Membuat Order Sheet (OS) tiga rangkap 27. Mengirimkan OS rangkap 1 kepada supplier terpilih 28. Mengirim OS rangkap 2 kepada bagian Finance & Administration 29. Mengarsip OS rangkap 3 30. Menerima OS rangkap 1 31. Menerima OS rangkap 2 32. Mengarsip OS rangkap 2 Menerima Material 33. Mengirimkan Material, Surat Jalan. 34. Menerima Material, Surat Jalan, dan copy OS rangkap 1 35. Membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) 3 rangkap 36. Membuat Material Control List 37. Mengirim SPB rangkap 1 kepada supplier 38. Mengirim SPB rangkap 2 kepada finance & administration 39. Mengarsip SPB rangkap 3 40. Menerima SPB rangkap 2 41. Mengarsip SPB rangkap 2 42. Menerima SPB rangkap 1 43. Mengarsip SPB rangkap 1 Mengeluarkan Material 44. Mencetak Surat Permintaan Keluar Barang (SPKB) 2 rangkap 45. Mengirim SPKB kepada Site Manager untuk

64 Site Manager Supervisor Logistic (Warehouse) Site Manager Site Manager Sub-Kontraktor Finance & Administration Site Manager ditandatangani. 46. Menandatangani SPKB rangkap 1 & 2 47. Mengembalikan SPKB rangkap 1 & 2 ke supervisor 48. Mengarsip SPKB 2 49. Mengirim SPKB rangkap 1 pada bagian Logistic (warehouse) 50. Menerima SPKB rangkap 1 51. Menandatangani SPKB rangkap 1 52. Mencetak Surat Jalan 2 rangkap 53. Mengirim material, surat jalan rangkap 1, dan copy SPKB kepada Site Manager. 54. Mengarsip SPKB rangkap 1, surat jalan 2 55. Mengupdate Material Control List 56. Menerima Material, Surat jalan rangkap 1, copy SPKB Membangun Proyek 57. Menerima desain, estimasi harga, Bill of Quantity, dan work schedule 58. Membuat Project Control List berdasarkan work 59. Memilih sub-kontraktor 60. Membuat Work Order (WO) 3 rangkap 61. Mengirimkan WO 1 kepada Sub-Kontraktor 62. Mengirim WO 2 kepada bagian Finance 63. Mengarsip WO rangkap 3 64. Menerima WO rangkap 1 65. Mulai bekerja sesuai WO 66. Mengarsip WO 2 67. Memerintah pekerja lapangan 68. Mengawasi jalannya proyek 69. Membuat work progress rangkap 2 70. Mengirim work progress 1 kepada Quality Control

65 Quality Control Finance & Administration Supplier Finance & Administration Bank Finance & Administration Sub-Kontraktor Finance & Administration Bank Finance & Administration 71. Mengarsip work progress rangkap 2 72. Menerima work progress rangkap 1 73. Mengawasi jalannya proyek 74. Menandatangani work progress rangkap 1 75. Mengirim work progress rangkap 1 pada bagian Finance & Administration 76. Mengarsip work progress rangkap 1 untuk proses penagihan Membayar Supplier 77. Mencetak invoice 78. Mencetak Faktur Pajak 79. Mencetak request payment 80. Mengirimkan tagihan 81. Menerima tagihan 82. Menstransfer pembayaran 83. Menerima pembayaran 84. Mencetak bukti pembayaran 85. Menerima bukti pembayaran 86. Mengirim copy bukti pembayaran pada supplier 87. Mengarsip invoice 88. Mengarsip faktur pajak 89. Mencatat bukti pembayaran dalam jurnal umum Membayar Sub-Kontraktor 90. Mencetak Invoice 91. Mencetak Faktur Pajak 92. Mencetak request payment 93. Mencetak Berita Acara Kerja 94. Mengirimkan tagihan 95. Menerima tagihan 96. Membayar tagihan 97. Menerima pembayaran 98. Mencetak bukti pembayaran 99. Menerima bukti pembayaran

66 100. Mengarsip invoice 101. Mengarsip faktur pajak 102. Mengirimkan copy bukti pembayaran kepada Sub-Kontraktor 103. Mencatat bukti pembayaran kepada Sub- Kontraktor ke dalam jurnal umum Finance & Administration Finance & Administration Owner (client project) Bank Owner (client project) Finance & Administration Menagihkan Pembayaran 104. Menerima work progress 1 dari quality control 105. Menerima dokumentasi foto dari Site Manager 106. Membuat faktur pajak 3 rangkap 107. Membuat invoice 108. Mengarsip faktur pajak rangkap 2 109. Mengirim work progress rangkap 1 & dokumentasi foto, faktur pajak, invoice kepada Owner (client project). Mencatat Pengakuan Pendapatan 110. Mencatat pengakuan pendapatan pada jurnal umum 111. Menerima work progress & dokumentasi foto, faktur pajak rangkap 1, invoice 112. Melakukan pembayaran melalui bank 113. Menerima pembayaran 114. Mencetak bukti pembayaran 115. Menyerahkan bukti transfer kepada Owner (client project) 116. Mengirim copy bukti transfer pada bagian Finance 117. Menerima copy bukti transfer 118. Mengarsip copy bukti transfer 119. Mencatat transaksi pembayaran pada jurnal umum 120. Menyusun laporan keuangan 121. Menyerahkan laporan keuangan kepada direksi. Tabel 3.2 Workflow Table

67 3.3.6 Dokumen dan Laporan Yang Digunakan Di Proses Bisnis Berjalan Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan oleh kelompok kami, maka kami dapatkan dokumen-dokumen dan laporan yang dibutuhkan pada sistem berjalan PT. Inti Graha Sembada adalah sebagai berikut : a. Work Schedule Dokumen yang dibuat oleh Estimator berdasarkan dari Surat Perintah Kerja dari Owner (client project) yang mencantumkan perjanjian tentang serah terima dan kualifikasi proyek. Dokumen ini berisi mengenai tahapan-tahapan pembangunan proyek yang harus dilaksanakan, beserta rincian tanggal pelaksanaannya. b. Bill of Quantity Dokumen yang berisi rincian material, harga, ukuran dan satuan yang dibutuhkan dalam pembangunan proyek. Dibuat oleh estimator untuk menjelaskan perincian harga yang ditawarkan untuk Owner (client project) dalam proses tender. c. Order Sheet Dokumen ini dibuat oleh Site Manager, bila beliau sudah memilih supplier yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. Isi dokumen ini adalah nama material, jenis material, jumlah material, merk serta ukuran yang akan digunakan untuk pengerjaan proses pembangunan proyek. Order Sheet dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 akan diserahkan pada supplier yang dipilih, rangkap 2 akan dikirimkan pada bagian Finance & Administration untuk bukti pembukuan, dan rangkap 3 akan diarsip untuk pembukuan proyek.

68 d. Material Control List Material Control List adalah daftar yang dibuat oleh bagian Logistic proyek, yang diawasi dan ditandatangani oleh Site Manager. Daftar ini berfungi agar semua material yang digunakan tidak melebihi batas wajar pada yang telah diperkirakan dalam estimasi dan Bill of Quantity yang disusun oleh Estimator. e. Surat Penerimaan Barang Surat Penerimaan Barang dibuat berdasarkan copy Surat Jalan (dari supplier) yang diterima oleh bagian Logistic (warehouse) di area proyek yang telah dicocokkan dengan nama material, jenis material, serta jumlah material yang telah diterima. Bila semuanya cocok maka bagian Logistic (warehouse) akan membuat Surat Penerimaan Barang sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 akan diserahkan kepada supplier sebagai bukti barang yang dipesan telah diterima, Rangkap 2 akan diserahkan pada bagian Finance & Administration di kantor pusat, sedangkan rangkap 3 akan diarsip oleh proyek. f. Surat Permintaan Barang Keluar Surat Permintaan Barang Keluar dibuat oleh Bagian supervisor project jika Site Manager membutuhkan material yang ada di warehouse (gudang) untuk digunakan pada pengerjaan proyek. Surat ini juga dibutuhkan sebagai bukti bahwa material yang dimaksud sudah dikeluarkan dari gudang. Surat Permintaan Barang Keluar dibuat sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 akan diserahkan pada bagian Logistic untuk meminta barang yang dimaksud. Sedangkan rangkap 2 diarsip untuk pembukuan proyek.

69 g. Surat Jalan Surat Jalan ini dibuat oleh bagian Logistic (warehouse), berdasarkan Surat Permintaan barang Keluar yang dibuat oleh supervisor dan telah ditandatangani Site Manager. Surat Jalan ini menegaskan bahwa material yang dimaksudkan sudah dikirimkan ke area proyek. Surat Jalan dibuat 2 rangkap. Rangkap 1 dikirimkan bersama material yang dimaksud kepada proyek. Rangkap 2 diarsip untuk dasar update pada Material Control List. h. Work Order Work Order dibuat oleh Site Manager sebagai penugasan kerja kepada para Sub-Kontraktor untuk proses pengerjaan proyek. Work Order berisi job description (jenis pekerjaan) yang ditugaskan, ukuran pekerjaan dan kualifikasinya, perincian biaya yang dibutuhkan, perjanjian term pembayaran, biasanya disertai Bill Of Quantity dari Sub-Kontraktor untuk merinci biaya-biaya yang ada. Work Order dibuat sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama dikirimkan pada Sub- Kontraktor yang dimaksud, Rangkap 2 dikirimkan pada bagian Finance & Administration untuk kantor pusat, dan Rangkap 3 diarsip untuk pembukuan proyek. i. Work Progress Work Progress dibuat oleh Site Manager. Digunakan untuk menunjukkan kinerja perkembangan pembangunan proyek yang tengah berlangsung. Work Progress dibuat 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan pada bagian Quality Control sebagai pengawas pembangunan proyek. Work Progress rangkap 1 yang bertanda tangan

70 dari Quality Control selanjutnya akan diserahkan ke Finance & Administration untuk digunakan dalam proses penagihan. Sedangkan rangkap 2 akan diarsip untuk proyek. Work Progress berisi persentase pekerjaan yang telah dilaksanakan. j. Invoice Invoice dibuat oleh bagian Finance & Administration untuk proses menagih pembayaran kepada owner (client project). Invoice dibuat setelah bagian Finance menerima Work Progress dari Site Manager. Invoice juga berisi mengenai persentase pekerjaan yang telah dilakukan dan jumlah yang harus dibayarkan oleh owner (client project). Invoice dicetak sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 atau yang aslinya akan disimpan sedangkan rangkap 2 akan dikirim kepada owner (client project) untuk proses penagihan. Setelah Invoice dibuat, maka bagian Finance & Administration akan mengakui pendapatan dengan mencatat ke dalam jurnal. Invoice yang asli nantinya akan diserahkan pada owner (client project) bila beliau sudah melunasi pembayarannya. k. Faktur Pajak Faktur Pajak dibuat sebanyak 3 rangkap. Dibuat berdasarkan invoice. Rangkap 1 dikirmkan pada owner (client project) bersamaan dengan Invoice. Faktur Pajak rangkap 2 diarsip, rangkap 3 sebagai bukti untuk dilaporkan dan dibayarkan ke kantor pajak. Faktur pajak dibuat oleh bagian Finance & Administration.

71 l. Jurnal Umum Jurnal umum merupakan jurnal dua kolom (kolom rupiah hanya terdiri dari dua kolom) yaitu kolom debet dan kolom kredit. Jurnal umum digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan. Jurnal umum dibuat oleh bagian Finance & Administration.

72 3.3.7 Analisis hasil survey Berdasarkan hasil survey yang telah kami lakukan terhadap sistem berjalan PT. Inti Graha Sembada, kami menemukan beberapa masalah yaitu: Temuan 1 Sering terjadinya ketidaksinkronisasian data antara invoice-invoice yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar oleh owner (client project). Kriteria Redudansi data cenderung untuk menambah besarnya kapasitas database dari ukuran sebenarnya yang telah ditentukan. Yang akan menjadi masalah serius dalam skala database medium ke skala besar. (Access Database (2002, p35)) Sebab Pada sistem yang berjalan data bisa dimanipulasi dan terdapat data yang yang disimpan secara berulang-ulang. Pada perusahaan sering terjadi kesalahan didalam pencatatan data dan terkadang ada data yang terlewat untuk dicatat. Memerlukan waktu yang lebih lama untuk menemukan dokumen yang berisikan pembayaran kontrak yang sudah lunas dibayar atau belum lunas dibayar. Akibat Pihak perusahaan memerlukan waktu yang cukup lama didalam mencari data dokumen yang berisikan kontrak yang telah dibayar lunas dengan yang belum dibayar. Yang seringkali menyebabkan pencetakan invoice berulang dan terjadi redudansi, serta membuat tersendatnya laju pengerjaan proyek karena beberapa invoice yang dianggap belum dibayarkan. Rekomendasi Merancang suatu sistem secara terkomputerisasi, yang dimana dapat menyimpan record data informasi tentang dokumen kontrak yang telah dibayar dan yang belum dibayar.

73 Temuan 2 Sering terjadinya ketidaksesuaian antara data pembiayaan atau pengeluaran proyek yang diinput oleh staff Finance & Administration di kantor pusat dengan staf pembukuan di area proyek. Kriteria Integrity constraint diadakan untuk menjaga keakuratan, kelengkapan, keunikan dari construct yang digunkan pada pendekatan model konseptual atau model data yang digunakan untuk memperlihatkan fenomena real-world tentang data yang disimpan pada subsistem database (Auditting Information System (2005,p140). Sebab Belum adanya sistem yang mampu mengintegrasi data dalam satu perusahaan yang bisa menyatukan pencatatan akuntansi dari pihak manajemen kantor pusat dengan pihak di area proyek. Akibat Pihak manajemen sering terlambat dalam menerima laporan akhir mengenai pembayaran dan proses pembangunan proyek. Karena semua data yang ada harus diverifikasi ulang untuk mencapai kesesuaian pencatatan antara kantor pusat dan area proyek. Rekomendasi Merancang suatu sistem informasi terintegrasi antara kantor pusat dengan area proyek yang mampu menghasilkan laporan keuangan tentang pengeluaran dan pendapatan yang sesuai dengan user dan manajemen. Tabel 3.3 Analisa Hasil Proyek

74 3.3.8. Identifikasi kebutuhan informasi Berdasarkan hasil survey yang kami lakukan pada perusahaan konstruksi PT. Inti Graha Sembada, maka kami memperoleh pemikiran, bahwa informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Informasi mengenai pendapatan yang diperoleh yang dapat dilihat pada rancangan jurnal pengakuan pendapatan berdasarkan kontrak yang telah dibuat dalam aplikasi. 2. Informasi arus kebutuhan dan pengaturan kontrol material yang lebih memadai, untuk mencapai kesesuaian kontrol antara kantor pusat dan area proyek. 3. Informasi mengenai kontrak-kontrak yang sedang dalam pengerjaan maupun yang telah selesai dikerjakan untuk dapat dilihat pada rancangan laporan kontrak per periode pada aplikasi yang telah dibuat.