BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Multi Clean Jaya Lestari merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak dibidang perdagangan umum, supplier, kontraktor dengan bisnis dibidang jasa pelayanan jasa landscape dan gedung, didirikan pada tahun 1994. Multi Clean Services Indonesia menyediakan pelayanan dalam bidang Housekeeping, Landscaping, Sanitary Services dan Facility Management. Perkembangan dan persaingan didalam dunia usaha outsourcing didalam perjalanan 5 tahun terakhir menunjukkan angka kenaikan yang sangat fantastis. Terlebih lagi setelah pemerintah secara tegas didalam UU 13 Th 2003, memberikan fokus yang membedakan antara proses utama dan proses kedua. Memperjelas terbukanya segmen pasar yang bisa diserap oleh pengusaha outsourcing, dan memberikan fokus kepada para pengusaha untuk mengembangkan major businessnya. Kesamaan jenis atau bidang usaha outsource, memberikan banyak pilihan kepada para pemakai jasa untuk memilih perusahaan outsource yang dianggap paling sesuai untuk kebutuhan mereka. Berbicara dalam lingkup yang lebih tajam, bisnis cleaning atau kebersihan, para pemakai jasa dihadapkan dengan berbagai macam promosi dan kelebihan yang menawarkan, bersih, kesiapan peralatan, manpower yang memiliki skill serta berbagai macam fasilitas yang ditawarkan. 42
43 Multi Clean Jaya Lestari melihat seluruh aspek diatas adalah minimum requirement yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan jasa cleaning atau kebersihan. Multi Clean Jaya Lestari melihat dari sudut pandang yang berbeda, yaitu dari perspektif objective (key performace Indicator) perusahaan pemakai jasa. Menciptakan human need, sesuatu yang akan secara umum menjadi prakarsa para pengusaha jasa cleaning atau kebersihan. Multi Clean melihat dari sudut human want, selalu mencari yang spesifik untuk memuaskan kebutuhan pemakai jasa. Secara serius untuk mewujudkan human want / organization want, Multi Clean telah mendevelop organisasinya dimulai dari proses recruitment untuk beberapa jabatan strategic dalam structure dan menambah banyak knowledge serta reference, dimulai dari Safety, pengetahuan mengenai audit system (OHSAS 18000, SMK3), management mutu (ISO 9001) serta pengendalian lingkungan (ISO 14000). Serta mengembangkan cleaning development di pemakai jasa berdasarkan atas Key Performance Indicator atau objective pemakai jasa.
44 3.2 Struktur Organisasi Struktur Organisasi PT. Multi Clean Jaya Lestari Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Multi Clean Jaya Lestari
45 3.3 Tugas dan Wewenang PT. Multi Clean Jaya Lestari menetapkan tugas dan wewenang pada setiap bagian, sebagai berikut: 1. Direktur Tugas : a. Memimpin PT. Multi Clean Jaya Lestari secara keseluruhan. b. Mengawasi seluruh aktivitas perusahaan. a. Menetapkan keputusan dan program pelayanan jasa. b. Menyetujui kontrak kerja sama tender. 2. BM (Branch Manager) a. Membantu direktur dalam menjalankan aktivitas perusahaan sesuai standar. b. Mengawai kegiatan operasional perusahaan. a. Membuat pengajuan perekrutan. b. Menerima laporan pemasaran, perekrutan, dan penyaluran dari masing-masing bagian. 3. Rec. Train (Recruitment Training) a. Mengecek update data tenaga kerja. b. Mengecek update data jamsostek. c. Mengurus klaim jamsostek.
46 d. Mengecek update data seragam. e. Training basic tenaga kerja baru. f. Training upskill bagi tenaga kerja lama a. Meng-approved surat penempatan kerja b. Meng-approved surat keterangan kerja c. Menginterview tenaga kerja baru 4. Mark. MGR (Marketing Manager) a. Membuat planning market b. Perkenalan ke calon client c. Kirim company profile d. Survey market. e. Mengikuti anwidjing (penjelasan tender). f. Followup quotation yang sudah disubmit ke calon client. a. Membuat prediksi biaya projek. b. Membuat penawaran harga dari hasi survei atau BQ (Bill quantity). c. Membuat laporan pemasaran.
47 5. Field Manager a. Melatih dan mengawasi seluruh karyawan atau bawahan. b. Bertindak berdasarkan keputusan dan program yang telah ditentukan oleh direktur. c. Mempimpin pemeriksaan secara teratur di seluruh lokasi kerja. d. Merencanakan dan membuat jadwal untuk karyawan cleaning service. a. Menyediakan laporan kegiatan kepada direktur. b. Mengadakan rapat bulanan untuk memberikan ide-ide baru guna memperbaiki prestasi kerja mereka. c. Mengkoordinir perbaikan-perbaikan dan laporan kerusakan. d. Menyiapkan jadwal dan menugaskan pekerjaan kepada shift khusus / pekerjaan khusus. 6. Service Manager a. Melatih dan mengawasi seluruh bawahan. b. Mengawasi dan ikut serta bersama bawahan dalam pembersihan lokasi kerja. c. Memeriksa peralatan.
48 a. Membuat laporan kerusakan peralatan. b. Membantu field manager untuk menyelesaikan masalah yang timbul dalam area kerja c. Memeriksa daftar acara. 7. Bagian Keuangan (Finance) a. Mentransfer data timesheet dan absensi dari HRD ke rekap gaji. b. Menyiapkan slip gaji all area. c. Menyiapkan tagihan ke vendor. d. Menyiapkan faktur pajak. e. Mendistribusikan tagihan. a. Membuat surat tagihan ke vendor. 8. Admin HRD a. Meng-input data pelamar baru b. Meng-update data tenaga kerja tiap bulan per area c. Menyiap data untuk proses jamsostek d. Menyimpan file penilaian tenaga kerja e. Menyiapkan absensi tenaga kerja a. Membuat surat penempatan kerja bagi tenaga kerja baru. b. Membuat surat keterangan kerja
49 9. Admin Marketing a. Merecord data calon client b. Merecord schedule marketing c. Menyiapkan company profile d. Mengecek data hasil survey a. Menyiapkan dokumen pendukung yang dibutuhkan (NPWP). b. Membuat kontrak kerja. 10. Admin Logistik a. Merekap data barang masuk dan keluar. b. Merekap sisa stok gudang. c. Menyiapkan barang untuk dikirim ke area. a. Membuat data belanja untuk barang-barang yang diperlukan.
50 3.4 Visi dan Misi Visi dari PT. Multi Clean Jaya Lestari: a. Memberikan kualitas jasa pelayanan landscape dan gedung yang memuaskan kepada klien dengan standar kelas dunia untuk dapat menjadi yang terdepan di Indonesia. b. Meningkatkan kesejahteraan dan kualitas hidup masyarakat Indonesia melalui usaha-usaha yang berkaitan dengan jasa-jasa pelayanan landscape dan gedung. Misi dari PT. Multi Clean Jaya Lestari: a. Memberikan penjelasan dan informasi yang akurat pada klien akan kebutuhan jasa-jasa pelayanan landscape dan gedung yang sesuai dengan keinginannya. b. Memberikan kinerja kelas dunia dalam bidang jasa pelayanan landscape dan gedung sesuai dengan keinginan klien yang tercantum dalam setiap kontrak kerja. c. Memberikan kinerja kelas dunia dalam bidang jasa pelayanan landscape dan gedung dengan biaya yang lebih efektif dan solusi yang lebih inovatif. d. Memberikan kenyamanan pada karyawan dalam bekerja melalui partisipasi dan komunikasi langsung dengan pihak manajemen.
51 3.5 Prosedur yang Sedang Berjalan 1. Sistem Rekrutmen PT.Multi Clean Jaya Lestari merupakan perusahan penyalur tenaga kerja seperti (cleaning service, gardening service, pest control service, security service, dan labor support service). Jika pada saat vendor ingin melakukan Project kepada PT. Multi Clean dan diperkirakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk penyaluran nantinya tidak mencukupi, Bagian Manajer akan membuat Surat Pengajuan Perekrutan untuk bagian HRD, agar bagian HRD akan melakukan perekrutan. Bagian HRD akan membuat lowongan pekerjaan bagi calon tenaga kerja di media cetak ataupun iklan. Calon tenaga kerja yang mendapatkan informasi tersebut dan ingin bekerja di PT. Multi Clean Jaya Lestari diharapkan datang ke kantor PT. Multi Clean dengan berpakaian warna putih dan celana hitam. Pada saat melamar, calon tenaga kerja sudah membawa Berkas Lamaran yang berisi surat lamaran, daftar riwayat hidup, pas foto ukuran 3x4 dan 4x6 cm background merah, foto copy KTP (yang masih berlaku), foto copy ijazah terakhir dan transkrip nilainya, foto copy kartu keluarga, dan foto copy SKCK. Berkas lamaran diserahkan kepada bagian HRD untuk dilakukan pengecekan. Setelah itu bagian HRD akan melakukan perekrutan terhadap calon tenaga kerja, dan akan menyimpan (nama, jabatan yang dipilih, alamat, nomor telepon, tempat dan tanggal lahir, usia, pendidikan, agama, status, nama suami atau istri, jumlah anak, nama anak, nama orang tua ibu, nama orang tua ayah, tanggal bergabung) sebagai data
52 pelengkap. Tenaga kerja yang sudah lolos pada tahap perekrutan akan ditempatkan di area proyek. 2. Sistem Pemasaran Pada proses pemasaran ada 2 cara yang dilakukan bagian pemasaran untuk mendapatkan vendor. Yang pertama disebut dengan Tender dan yang kedua disebut Non Tender. Untuk proses tender, bagian pemasaran PT. Multi Clean akan menerima undangan dari vendor yang membutuhkan jasa outsourcing. Jika pelayanan jasa outsourcing multi clean terpilih maka bagian pemasaran membuat Project yang berisi lingkup pekerjaan, tenaga kerja yang dibutuhkan, dan peralatan yang harus dilengkapi oleh bagian HRD. Sedangkan untuk proses non tender, bagian pemasaran melakukan pencarian dan survei terhadap perusahaan-perusahaan yang kiranya membutuhkan jasa outsourcing, dengan melampirkan Company Profile PT. Multi Clean. Jika ada perusahaan bersedia menggunakan jasa outsourcing PT. Multi Clean, maka bagian pemasaran akan menginput data Vendor yang berisi nama, alamat, contact person jabatan, nomor telepon, dan email. Bagian pemasaran membuat Project yang disebut dengan Project GC yang berisi lingkup pekerjaan, data tenaga kerja, dan peralatan yang harus dilengkapi oleh pihak multi clean yang akan diserahkan kepada pihak vendor. 3. Sistem Penyaluran Pada proses penyaluran tenaga kerja, ada 2 macam proyek yang dilakukan. Pertama adalah proyek yang biasanya dilakukan dengan
53 periode yang relatif lama, dan yang kedua adalah proyek yang hanya dalam kurun waktu harian atau yang disebut General Cleaning (GC). Pada proyek GC, pihak vendor biasanya menghubungi pihak PT. Multi Clean untuk memberitahukan bahwa mereka membutuhkan jasa PT. Multi Clean. Lalu bagian pemasaran membuat Surat Project berdasarkan permintaan vendor, yang berisi harga jasa yang dipakai, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, jadwal kerja, dan alat. Setelah pihak vendor yang bersangkutan menyetujui maka akan dibuatnya Berita acara penyerahan (BAPR) dari bagian supervisor dan bagian HRD akan membuatkan Surat Penempatan Tenaga Kerja untuk diserahkan kepada pihak vendor disertai Tagihan yang dibuat oleh bagian keuangan untuk pihak vendor. Lalu, jika projek GC telah berakhir berdasarkan waktu yang telah disepakati, maka bagian supervisor membuat Berita Acara Penyelesaian (BAPS). Sedangkan pada proyek yang dilakukan dengan periode yang relatif lama, setelah dibuatnya Surat Project pada bagian sistem pemasaran. Bagian HRD mencari dan memilih tenaga kerja yang akan dialokasikan dalam proyek yang telah disepakati. Selama menjalani proyek, setiap tenaga kerja akan dilakukan Evaluasi untuk masing-masing tenaga kerja. Berdasarkan hasil Evaluasi maka bagian supervisor keliling akan membuat laporan hasil evaluasi kerja guna mengetahui peningkatan serta penurunan kinerja masing-masing tenaga kerja. Bagi tenaga kerja yang melakukan pelanggaran akan diberi Surat Peringatan Tenaga Kerja, lalu berlaku pula Surat Peringatan kedua dan Surat Peringatan ketiga jika tenaga kerja melakukan pelanggaran setelah dikeluarkannya surat
54 peringatan pertama. Jika surat peringatan dikeluarkan lebih dari tiga kali, maka tenaga kerja tersebut akan dikeluarkan dan digantikan dengan tenaga kerja baru. Bagian HRD akan membuat Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) berdasarkan Surat Project yang akan diserahkan kepada masing-masing tenaga kerja. Surat PKWT ini hanya berlaku selama 1 tahun, setelah masa berlaku PKWT berakhir maka tenaga kerja dapat melakukan perpanjangan atau tidak, jika tenaga kerja ingin melakukan perpanjangan maka bagian HRD membuat Surat PKWT kembali disertai dengan Surat Keterangan Kerja. Tagihan projek bukan dilakukan setelah projek berakhir, melainkan dilakukan setiap bulannya, dengan dikirimnya surat tagihan kepada pihak vendor oleh bagian keuangan. Jika masa berlaku kontrak projek akan habis, maka 1 bulan sebelumnya, bagian pemasaran multi clean membuat Surat Project kembali dengan perubahan pada upah gaji yang disesuaikan dengan undang-undang jika pihak vendor menyetujui perpanjangan kontrak maka pihak multi clean hanya melanjutkan kembali proyek tersebut. Per 3 bulannya, manajer akan mendapatkan laporan perekrutan, laporan pemasaran, laporan penyaluran dan laporan hasil evaluasi dari masing-masing bagian.
55 Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pemasaran, Perekrutan, dan Penyaluran PT. Multi Clean Jaya Lestari
56 Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Pemasaran, Perekrutan, dan Penyaluran PT. Multi Clean Jaya Lestari
Gambar 3.4 Diagram Rinci Melakukan Penyaluran 57