BAB 1 PENDAHULUAN. yang cepat dan akurat menjadi sesuatu yang berharga bagi perusahaan.

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, kebutuhan informasi yang cepat dan akurat menjadi sesuatu yang berharga bagi perusahaan. Informasi tersebut menghasilkan dari data yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ketersediaan informasi yang cepat tersebut dapat menjadi salah satu faktor yang membuat perusahaan lebih unggul dari perusahaan lain. Dengan memanfaatkan teknologi informasi perusahaan dapat mengorganisir dengan baik data perusahaan dalam jumlah besar, sehingga dapat membantu dalam mengambil keputusan dengan tepat dalam menentukan strategi. Basis data merupakan kumpulan dari elemen data yang saling terintegrasi yang dirancang untuk membantu perusahaan untuk menemukan data yang dibutuhkan. Dengan dirancangnya basis data, diharapkan dapat menghindari duplikasi data. Basis data juga memudahkan perusahaan untuk mencari data operasional dan penjelasan dari data tersebut. PT. Multi Clean Jaya Lestari merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penyaluran tenaga kerja. PT. Multi Clean Jaya Lestari sudah menggunakan teknologi informasi dalam membantu kegiatan operasionalnya. Seiring dengan berkembangnya PT. Multi Clean Jaya Lestari, semakin banyak dan kompleks pula data operasional yang dimiliki. Sehingga pihak perusahaan 1

2 2 menemui kesulitan dalam memperoleh dan mengelola data karena sering terjadi duplikasi data dan adanya data yang tidak konsisten, serta sering terjadinya manipulasi data dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Berdasarkan permasalahan diatas, maka kami membantu PT. Multi Clean Jaya Lestari dalam merancang sebuah basis data untuk membantu perusahaan guna memperoleh dan mengelola data yang dibutuhkan dengan mudah dan akurat, serta membuat Security Control terhadap data yang ada. 1.2 Masalah Masalah yang dihadapi perusahaan diantaranya adalah : - Pada saat proses recruitment, pihak HRD mengalami kesulitan saat menginput data tenaga kerja karena tidak adanya keseragaman pola sehingga dapat terjadi kesalahan saat menginput data. - Ketika stok tenaga kerja tidak dapat memenuhi kebutuhan pada suatu proyek, perusahaan mengalami kesulitan saat pengalokasian tenaga kerja. - Kurangnya keamanan data yang ada sehingga dapat terjadi kecurangan pada pihak tertentu baik karyawan yang dapat melihat semua data perusahaan maupun pihak lain yang tidak bertanggung-jawab. - Pihak manajer tidak mendapatkan laporan pemasaran, perekrutan dan penyaluran secara mudah dan tepat.

3 3 - Terjadi kesulitan mendapatkan data tenaga kerja saat melakukan evaluasi pada tenaga kerja. - Tidak adanya back-up data sehingga sewaktu komputer atau perangkat lain rusak, data yang dibutuhkan dapat hilang. 1.3 Formulasi Masalah Pemecahan masalah yang diajukan sehubungan dengan masalah yang ada sebagai berikut : - Merancang basis data yang mengatur batasan data yang dibutuhkan sehingga terjadi keseragaman pola untuk setiap data yang sama dan meminimalisasi kesalahan user pada saat menginput data. - Membuat batasan jumlah minimum tenaga kerja, sehingga saat data tenaga kerja sudah mencapai batas minimum maka bagian HRD dapat melakukan pencarian tenaga kerja baru agar terhindar dari kekurangan jumlah tenaga kerja saat dibutuhkan. - Membuat security control dengan menggunakan user level accessibility untuk membatasi view dari setiap user, sehingga tidak semua karyawan dapat melihat beberapa data yang sama. - Merancang suatu basis data serta program aplikasi yang dapat mempermudah bagian manager dalam memperoleh laporan pemasaran, perekrutan dan penyaluran secara secara mudah dan tepat.

4 4 - Membuat basis data dapat mengintegrasikan seluruh data yang dibutuhkan sehingga dapat mempermudah dalam evaluasi tenaga kerja. - Membuat suatu media penyimpanan yang dapat dikelola pada suatu periode tertentu sehingga dapat meminimalisasi kehilangan data saat kerusakan komputer maupun perangkat lainnya. 1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam perancangan basis data mencakup sebagai berikut: 1. Pemasaran meliputi pembuatan surat yang berhubungan dengan Vendor seperti pembuatan Surat Project/Project GC. 2. Perekrutan meliputi perekrutan Tenaga Kerja dan pembuatan Surat Pengajuan Perekrutan. 3. Penyaluran meliputi pembuatan surat yang berhubungan dengan penyaluran tenaga kerja ke dalam proyek seperti Surat Kontrak, Evaluasi, Surat Peringatan, Surat Keterangan Kerja, BAPR (Berita Acara Penyerahan Kerja) pada Project GC, PKWT (Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu), Tagihan, dan BAPS (Berita Acara Penyelesaian Kerja) pada Project GC.

5 5 1.5 Tujuan dan Manfaat Tujuan Adapun tujuan-tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : 1. Meninjau dan menganalisis sistem yang berjalan pada proses Pemasaran, Perekrutan dan Penyaluran pada perusahaan. 2. Mengidentifikasi informasi data yang dibutuhkan saat proses Pemasaran, Perekrutan, dan Penyaluran. 3. Merancang basis data yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Manfaat Adapun manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Memperoleh informasi mengenai sistem berjalan pada masingmasing proses dan informasi mengenai data apa saja yang dibutuhkan secara jelas guna membangun basis data pada PT Multi Clean Jaya Lestari. 2. Mempermudah dan mempercepat pengambilan data yang dibutuhkan perusahaan dengan adanya basis data yang dibangun. 3. Menyediakan solusi dalam pemecahan permasalahan yang ada pada PT Multi Clean Jaya Lestari

6 6 1.6 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah: 1. Metode Kepustakaan Penelitian kepustakaan dilakukan dalam rangka memperoleh data sekunder, yaitu dengan mencari, mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi ini. Data sekunder diperoleh dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan objek penelitian dan melalui sumber informasi lainnya seperti majalah, artikel, jurnal, media cetak lainnya, dan internet. Hasil-hasil yang diperoleh dari studi kepustakaan merupakan informasi-informasi yang bersifat teoritis dan ilmiah yang akan digunakan sebagai pedoman dalam penulisan skripsi ini. 2. Metode Pengumpulan data a) Pengamatan (Observation) Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan operasional serta keadaan yang ada di PT. Multi Clean Jaya Lestari. b) Wawancara (Interview) Wawancara dilakukan dengan Tanya-jawab langsung secara bertatap muka dengan key user dan para karyawan guna mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini.

7 7 3. Metode Perancangan Tahapan-tahapan dalam perancangan sistem basis data menurut Conolly and Begg (2010), antara lain: 1. Perencanaan Basis Data Membuat perencanaan mengenai tujuan apa saja yang dibutuhkan perusahaan. 2. Definisi Sistem Menentukan batasan dan ruang lingkup dari proses yang dibuat dalam perusahaan. 3. Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan Mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan di setiap bagian dalam perusahaan. 4. Perancangan basis data Perancangan basis data secara konseptual, logikal, dan fisikal. 5. Perancangan Aplikasi Merancang antar muka dan program aplikasi yang memproses basis data. 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penelitian ini terdiri dari lima bab, yaitu : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penulisan, masalah/isu pokok, formulasi masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, tinjauan pustaka, dan sistematika penulisan yang digunakan.

8 8 BAB II : LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori, konsep, hasil rancangan terdahulu (produk, sistem, karya seni, model, strategi bisnis, dan kebijakan) yang mendukung perancangan. BAB III : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai bagaimana mendapatkan dan menganalisis data/fakta kualitatif dan kuantitatif, serta menjelaskan konsep pendekatan, dan proses dalam melakukan perancangan/desain produk, sistem, model, karya seni, strategi, dan kebijakan. BAB IV : PERANCANGAN BASIS DATA DAN IMPLEMENTASI Dalam bab ini berisi tahapan uji coba/komentar/evaluasi terhadap hasil rancangan yang telah dihasilkan dalam Bab III. Serta berisi tentang diskusi atau analisis deskriptif kuantitatif dan/atau kualitatif yang berhubungan dengan konsep, pendekatan dan proses perancangan yang telah dilakukan pada Bab III. BAB V : SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi tentang hasil rancangan Bab IV yang dapat menjawab masalah yang disampaikan pada Bab I, serta berisi mengenai implikasi hasil rancangan dan usulan untuk pengembangan selanjutnya, dan saran bagi pengguna yang akan menggunakan hasil rancangan.