LAPORAN TAHUNAN JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER 2006

LAPORAN TAHUNAN JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER 2006 1.0 OBJEKTIF JABATAN Memperolehi dan menyediakan bahan-bahan yang sesuai dalam bentuk buku, majalah/jurnal, media elektronik, bahan pandang dengar, peta, fotograf udara dan sebagainya untuk keperluan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan UTM. Mengkatalog, mengkelas dan memproses semua bahan PSZ yang diperolehi mengikut standard yang telah ditetapkan, serta mempastikan ianya mempunyai rekod bibliografik dalam INFOLAN2 untuk diakses. 2.0 UNIT PEROLEHAN 2.1 Peruntukan Pembelian Bahan Perpustakaan Unit Perolehan menerima peruntukan pembelian bahan perpustakaan iaitu monograf; bahan pandang dengar; peta dan fotograf udara tahun 2006 adalah sebayak RM4,000,000.00 pada bulan Mac 2006. (Surat UTM.04/15.13/1 Jld.34 (89)-bertarikh 10 Mac 2006). Tambahan peruntukan RM200,000.00 pada Disember 2006. Lampiran 1 adalah Lejer yang menunjukkan pembelian dan perbelanjaan bagi vot 27301 dan vot 27303 untuk tahun 2006. Keseluruhan peruntukan pembelian bahan perpustakaan telah habis dibelanjakan pada 28 Disember 2006. Perbelanjaan vot 27301 telah dibelanjakan untuk pembayaran invois pesanan 2006 (RM3,532,674.84) dan pesanan 2005 (RM409,085.71) berjumlah RM3,941,760.55. Sebanyak RM200,000.00 dibelanjakan untuk pembelian tag RFID, Unit Pengurusan Teknikal dan RM9,506.00 bagi pembelian CD strip. Jumlah keseluruhan perbelanjaan vot 27301 adalah RM4,207,998.10. Peratus perbelanjaan mengikut peruntukan yang diterima adalah 93.85% iaitu melebihi 80% dari objektif kualiti yang ditetapkan. 1

2.1.1 Agihan Peruntukan Peruntukan yang diterima telah diagihkan mengikut fakulti dan pusat pembelajaran yang ditawarkan oleh Universiti Teknologi Malaysia berdasarkan: Rujuk Lampiran 2 (i) Pembayaran perbelanjaan pembelian bahan tahun 2005 sebanyak RM500,000.00 (ii) Pemilihan bahan oleh pensyarah UTM Kampus Skudai; KST, Kampus Kota; Pesisir; BATC; IBS dan Pusat Sumber Fakulti Alam Bina. Melibatkan lima syarikat pembekal kontrak (buku) melalui Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur pada 27-29 Mac 2006. Rujuk Lampiran 5 (iii) Pemilihan bahan di fakulti melalui aktiviti pameran buku dan bahan pandang dengar oleh tiga syarikat pembekal. Rujuk Lampiran 5 (iv) Pembelian bahan melalui nota hantaran (delivery order). Rujuk Lampiran 5 Dalam Dasar Perolehan, agihan untuk Kolej Sains dan Teknologi, Kampus Kota, Kuala Lumpur adalah 10% dari jumlah peruntukan semasa yang diterima. Begitu juga untuk rujukan am (5%) dan fiksyen (2%). Tahun 2006, Agihan untuk Fakulti Sains telah diberi 15% dari peruntukan yang diterima kerana pembelian masih difokuskan kepada Fakulti Bioteknologi. 2

2.1.2 Pesanan dan Penerimaan Bahan 2.1.2.1 Pesanan Pembelian Jadual 1: Jumlah pesanan pembelian bahan mengikut lokasi Lokasi Judul Naskhah Jumlah (RM) PSZ Skudai 10,478 10,926 3,073,593.34 PSZ Kampus Kota, KL 874 4,195 490,042.64 BATC 133 137 34,551.06 IBS 32 34 12,430.86 PESISIR 443 1,186 423,327.88 Jumlah 11,960 16,478 4,033,945.78 Jadual 1 menunjukkan jumlah pesanan pembelian bahan perpustakaan tahun 2006 mengikut lokasi, dimana terdapat peningkatan sebanyak 2,004 (16.76%) judul dan 5,583 (33.88%) naskhah berbanding tahun 2005. Manakala bagi pembelian koleksi kreatif adalah 1,172 judul/1,172 naskhah dengan peningkatan 82.33%. Pesanan pembelian bahan juga dibuat ke atas bahan koleksi Pesisir (10 pusat pembelajaran) di bawah penyelarasan Sekolah Pengajian Siswazah berjumlah 443 judul/1,186 naskhah iaitu 91.87% judul/93.93% naskhah berbanding tahun 2005 (36 judul/72 naskhah) kerana tahun 2005 pesanan pembelian dibuat hanya untuk Pesisir Kuching dan Kota Kinabalu sahaja. Keseluruhan pesanan pembelian bahan tahun 2006 dibuat ke atas bahan pemilihan staf akademik UTM Skudai; Kampus Kota, KL; IBS; BATC; Pesisir dan Pusat Sumber FAB adalah melalui Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur (27-29 Mac 2006), Pameran di Fakulti; bahan nota hantaran (delivery order) dan senarai cadangan pembelian dari fakulti. Rujuk Lampiran 5. 3

2.1.2.2 Penerimaan Jadual 2 : Jumlah penerimaan bahan mengikut lokasi Lokasi Judul Naskhah Jumlah (RM) PSZ Skudai 9,741 10,313 2,763,050.82 PSZ Kampus Kota, KL 854 3,706 463,695.04 BATC 112 133 36,231.78 IBS 28 50 18,454.70 PESISIR 316 869 251,242.50 Jumlah 11,051 15,071 3,532,674.84 Secara keseluruhan jumlah penerimaan bahan tahun 2006 adalah 11,184 judul/16,598 naskhah, dimana 11,051 judul/15,071 naskhah merupakan penerimaan bagi pesanan tahun 2006 dan 1,527 judul/ 1,527 naskhah penerimaan bagi pesanan 2005. Tahun 2006 menunjukkan terdapat pertambahan peratus bagi koleksi monograf sebanyak 5.97%. Rujuk Lampiran 4. Keseluruhan Penerimaan bahan pandang dengar ialah 60 judul/76 unit benilai RM22,354.70. 4

3.0 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK Sehingga Disember 2006, jumlah jurnal bercetak langganan terkini yang menjadi koleksi PSZ termasuk keahlian adalah sebanyak 302 judul. Terdapat pengurangan sebanyak 28 judul yang telah dinaiktaraf kepada akses atas talian melalui pangkalan data Wiley Interscience. Bagi jurnal hadiah, sebanyak 1,691 isu telah diterima dan diproses bagi 73 judul hadiah aktif semasa dan 74 judul baru bersiri yang diterima sepanjang tahun 2006. Unit ini juga mengendalikan penerimaan bahan monograf hadiah sebanyak 317 naskah. Terdapat empat judul pangkalan data baru yang menyediakan kemudahan akses teks penuh iaitu Malaysian Standards, Geoscienceworld, Wiley Interscience dan MIT Press Art & Design Package. Dengan langganan judul baru pangkalan data yang mengandungi jurnal elektronik ini, angka terkini judul elektronik meningkat sebanyak 56.5% iaitu daripada 5,200 kepada 11,893. Jadual 3 : Stok Koleksi Unit Jurnal & Media Elektronik sehingga Disember 2006. Majalah (Judul) Bil. Judul 1. Langganan/Keahlian (aktif) 2. Jurnal Elektronik(CD) 3. Jurnal Elektronik (ONLINE) 4. Hadiah (Aktif) 5. Koleksi Khas 302 1,796 9,291 73 43 JUMLAH 11,893 5

Jadual 4 : Jumlah Judul Pangkalan Data Yang Dilanggan 1. Cakera Padat 2. Online Judul Pangkalan Data Bilangan Judul 15 41 JUMLAH 56 (Sila rujuk lampiran 7a, 7b, 7c) 3.1 Agihan Peruntukan & Perbelanjaan Vot 27303 Tiada baki peruntukan tahun lalu yang dibawa ke tahun 2006. Sumber kewangan adalah melalui peruntukan : Asal : RM4,500,000.00 Tambahan (Dis) : RM1,800,000.00 Tambahan (Buku Dis) : RM56,731.55 Perbelanjaan bagi vot 27303 untuk tahun 2006 berjumlah RM6,356,731.55 diagihkan seperti berikut : Jadual 5 : Agihan Vot 2703 Perbelanjaan Jumlah (RM) Pembayaran langganan tetap jurnal pada 2006 RM 651,271.02 Pembayaran pangkalan data (cd/online) pada 2006 RM1,353,532.34 Pembayaran pembaharuan langganan pangkalan data cd/online 2007 RM9,924,977.54 Pembayaran pembaharuan langganan jurnal 2007 RM 426,950.65 Jumlah Perbelanjaan Keseluruhan RM6,356,731.55 6

Tiada baki dari peruntukan tahun semasa yang disediakan, malahan Unit telah menggunakan peruntukan dari vot 27301 (buku). Pada tahun 2006 ini sebanyak RM36,532.18 dituntut dari pembekal yang gagal membekalkan bahan sebagai bayaran tuntutan nota kredit bagi bahan yang gagal dibekalkan pada 2004 dan 2005. Sejumlah RM11,662.60 nota kredit telah diterima manakala selebihnya masih dalam proses pembekalan dan tuntutan memandangkan memang terdapat bahan yang belum diterbitkan atau lewat terbit. Bagi jurnal bercetak, FAB mempunyai 48 judul yang merupakan jumlah judul terbanyak berbanding fakulti lain. Diikuti FKKKSA dengan 42 judul. Walau bagaimanapun, peruntukan terbesar diagihkan kepada FS (Kimia) sejumlah RM232,570.92 diikuti FKKKSA sebanyak RM179,876.09 dan FKSG dengan nilai RM120,157.60 Program Pengajian Diploma masih lagi menggunakan peruntukan terendah iaitu sebanyak RM2,005.63 sahaja. Setakat ini agihan terbesar perbelanjaan jurnal bercetak adalah kepada pembekal Swets bernilai RM422,928.77 manakala Since Direct dari Elsevier B.V merupakan pangkalan data termahal dengan nilai langganan RM1,489,242.66. (Sila rujuk lampiran 8a, 8b,8c, 8d) 3.2 Pembekalan Jurnal dan Media Elektronik Secara keseluruhannya, prestasi pembekalan jurnal bercetak dan pangkalan data online/cd-rom adalah ditahap memuaskan walaupun menunjukkan penurunan. Bagi langganan jurnal bercetak, jumlah isu yang dibekalkan menurun berbanding tahun 2005 sebanyak 10.65% dari 90.15% pada 2005 kepada 79.5%. Purata pembekalan bahan media elektronik juga menunjukkan penurunan sebanyak 6.8% daripada 58.47% pada 2005 kepada 78.67%. (Sila lihat lampiran 9a dan 9b) 7

4.0 PENGINDEKSAN BAHAN 4.1 Pengindeksan Buku Asal dan CIP Di sepanjang tahun 2006, 5898 judul / 8798 naskhah bahan original telah dikatalog. Ini menunjukkan satu peningkatan yang tinggi jika dibandingkan pada tahun sebelumnya, hanya 5395 judul / 7834 naskhah. Bagi buku CIP pula, sebanyak 5067 judul / 9915 naskah telah dikatalog pada tahun 2006. Di samping itu sebanyak 2069 judul / 2072 tesis telah diindeks. Tumpuan yang lebih juga telah diberikan kepada pengindeksan tesis untuk memastikan tiada backlog berlaku (Sila Rujuk Lampiran 10). 4.2 Pengindeksan Bahan Laporan Penyelidikan Terdapat 60 judul lapuran tahunan yang dikatalog pada tahun 2006. Ini kerana tiada penerimaan baru bagi bahan tersebut. (Sila Rujuk Lampiran 10). 4.3 Pengindeksan Bahan Cakera Padat Bilangan judul cakera padat yang dikatalog lebih kurang sma iaitu 1,990 judul pada tahun 2005 dan 1,986 judul pada tahun 2006. (Sila Rujuk Lampiran 10). 4.4 Pengindeksan Artikel dan Jurnal Sebanyak 53 judul baru jurnal telah dikatalog pada tahun 2006. Disamping itu juga, terdapat sebanyak 77 artikel dari jurnal telah diindeks (Sila Rujuk Lampiran 10) Lampiran 11 menunjukkan aktiviti mengindeks bahan di Unit Pengurusan Teknikal dari bulan Januari sehingga Disember 2006. Dari graf, didapati sebanyak 15,256/23,713 naskhah bahan telah dikatalog disepanjang tahun 2006. Terdapat peningkatan yang ketara jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya yang hanya berjumlah 14,192 judul / 21,036 naskhah sahaja. 8

5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL Unit Pengurusan Dokumen Digital bertanggungjawab membangunkan dan menguruskan dokumen dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan dalam perkhidmatan perpustakaan. 5.1 Mengimbas dan menukar format dokumen (i) Mulai 16 Februari 2006, semua dokumen dicetak menggunakan Acrobat Distiller bagi mendapatkan format mukasurat yang seragam kepada saiz A4. Kaedah ini secara tidak langsung menyelesaikan masalah yang dihadapi selain mendapatkan saiz fail dokumen yang lebih kecil. (ii) Mulai Julai 2006, semua dokumen yang diedit menggunakan fungsi crop pages bagi mendapatkan imej yang lebih berkualiti dan saiz fail dokumen yang lebih kecil dapat dihasilkan. 5.1.1 Mengimbas dan muaturun keratan akhbar Pada tahun 2006, muaturun keratan akhbar menurun sebanyak 12.5%. Penurunan disebabkan jumlah keratan akhbar yang diindeks oleh Pustakawan, Jabatan Perkhidmatan Maklumat berkurang berbanding tahun 2005 iaitu sebanyak 988 (12.5%). 1012 keratan telah diimbas dan meningkat sebanyak 260.14% berbanding tahun 2005. Jumlah keratan akhbar tertunggak yang perlu diimbas adalah sebanyak 274 keratan. Jadual 6 : Mengimbas dan muaturun keratan akhbar Keratan Tahun Akhbar 2005 2006 Pertambahan / pengurangan Peratus (%) Muaturun 7899 6911 (-) 988 12.50 % Imbas 281 1012 (+) 731 260.14 % Jumlah 8180 7923 9

Keratan Akhbar Jumlah keratan Saiz <A4 740 Saiz >A4 546 1286 Pada tahun 2006, tugas imbasan dibantu oleh staf PmP(PD3) dan dibuat hanya bagi keratan saiz kurang dari atau saiz A4 berbanding tahun 2005, dibantu mulai Oktober 2005. Ia dilakukan bagi mempercepatkan bahan diproses dan diakses oleh pengguna. Sebahagian keratan yang melebihi saiz A4 juga diimbas dan pemampatan (compress) saiz imej dilakukan kepada saiz A4 bergantung kepada saiz fizikal keratan akhbar. 5.1.2 Mengimbas dan Menukar Format Tesis, Kertas Soalan Peperiksaan UTM dan Laporan Penyelidikan (i). Aktiviti mengimbas kertas soalan peperiksaan meningkat sebanyak 1149 judul matapelajaran dan tiada tunggakan bahan. Aktiviti imbasan bergantung kepada bahan yang diterima daripada Unit Jurnal dan Media Elektronik. (ii). Aktiviti mengimbas tesis pasca ijazah menurun sebanyak 7 judul (2698 mukasurat) tetapi tetap mencapai sasaran objektif kualiti iaitu 500 mukasurat sebulan. Salah satu faktor penurunan kerana staf menjalankan projek mengemaskini rekod di Billing dan Modul katalog pada setiap petang hari bekerja sehingga Oktober. (iii). Tiada artikel jurnal UTM dikatalog oleh Pustakawan, Unit Jurnal dan Media Elektronik. Imbasan artikel jurnal UTM tidak dilakukan kerana tiada 10

bahan yang dikatalog. Bahan perlu mempunyai nombor LCN bagi membolehkan maklumat disalin ke Pengurusan Dokumen. (iv). Aktiviti mengimbas laporan penyelidikan dipertingkatkan semula dan telah mengimbas abstrak sebanyak 110 judul (559 mukasurat), selepas aktiviti housekeeping pada tahun 2005 dijalankan. Jadual 7 : Aktiviti Imbasan dan Tukar Format Dokumen Bahan Kertas soalan peperiksaan UTM Tahun 2005 2006 Perbezaan judul m/s judul m/s judul m/s 322 2374 1181 10523 (+) 1149 (-) 8149 Tesis pasca ijazah 54 12078 47 9380 (-) 7 (-) 2698 Artikel jurnal UTM 406 5281 0 0 (-) 406 (-) 5281 Laporan penyelidikan 0 0 110 559 (+)110 (+) 559 Jadual 8 : AKTIVITI IMBASAN 14000 12000 Jumlah 10000 8000 6000 4000 2000 Kertas soalan peperiksaan UTM Tesis Artikel jurnal UTM Laporan penyelidikan 0 Judul m/s Judul m/s 2005 2006 Tahun 11

5.2 Aktiviti Menginput Profil Dokumen, Eksport Import Rekod dan Proses Billing (i) Keseluruhan, aktiviti adalah meningkat dimana menginput profil dokumen (79.53%), mengeksport rekod (39.72%) dan proses mengemaskini rekod Billing (4.15%) kecuali mengimport rekod menurun sebanyak 12.47%. (ii) Jumlah rekod yang dieksport adalah rekod tahun semasa iaitu sebanyak 11925 dan tidak termasuk rekod tahun kebelakangan. Jumlah rekod yang diimport menurun (12.47%) adalah tepat kerana rekod-rekod Pengurusan Dokumen yang mengandungi nombor LCN tidak akan disenaraikan pada senarai rekod-rekod yang diimport. (iii) Semua aktiviti mengemaskini rekod Billing telah diselesaikan sebanyak 10710 rekod dan tiada tunggakan rekod di Modul Billing. Perubahan kepada proses kerja dan senarai tugas sangat membantu kepada peningkatan jumlah berkenaan. Jadual 9 : Aktiviti Pengurusan Dokumen Aktiviti Tahun 2005 2006 % tambahan / pengurangan Profil dokumen 6566 11788 (+) 79.53 Eksport rekod 535 11925 (+) 39.72 Import rekod 12895 11287 (-) 12.47 Billing 10283 10710 (+) 4.15 12

Jadual 10 : Aktiviti Pengurusan Dokumen 14000 12000 Jumlah rekod 10000 8000 6000 4000 tahun 2005 tahun 2006 2000 0 Profil dokumen Eksport rekod Import rekod Billing Aktiviti 5.3 Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Pada Modul Katalog Pemantauan aktiviti mengemaskini rekod Pengurusan Dokumen sebanyak 14,970 (Jadual 12) berjaya dilaksanakan dan tiada rekod tertunggak dan ia merangkumi 96 rekod tahun 2003 yang telah dikemaskini. (Rujuk lampiran 13) (i) Aktiviti mengemaskini rekod keratan akhbar meningkat sebanyak 105.17% dan menurun 31.6% bagi aktiviti mengemaskini kertas soalan peperiksaan. (ii) Mengemaskini rekod laporan penyelidikan meningkat 41.27% kerana aktiviti imbasan bahan dipertingkatkan. (iii) Penurunan 30.51% bagi mengemaskini rekod tesis hasil daripada penurunan peratusan aktiviti mengimbas. (iv) Mengemaskini 1 rekod artikel jurnal UTM 1 dan rekod media 1 rekod. 13

Jadual 11 : Aktiviti Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen pada Modul Katalog Bahan Tahun 2005 2006 Perbezaan Keratan akhbar 6548 13434 6886 Kertas soalan peperiksaan 2050 1401 649 Tesis 59 41 18 Laporan penyelidikan 63 89 26 Artikel Jurnal UTM 0 4 4 Fotograf 1 0 1 Media 0 1 1 JUMLAH 8,721 14,970 6,961 Jadual 12 : Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen 16000 14000 13434 12000 10000 2005 Jumlah 8000 6000 6548 2006 4000 2000 2050 1401 0 59 41 63 89 0 4 Keratan akhbar Kertas soalan peperiksaan Tesis Laporan penyelidikan Artikel Jurnal UTM Bahan 14

5.3.1 Mengemaskini rekod DM tertunggak tahun 2005. Jumlah rekod tertunggak pada tahun 2005 adalah sebanyak 4330. Semua rekod telah selesai dikemaskini iaitu terdiri dari 3582 rekod keratan akhbar, kertas soalan peperiksaan, 433 dan 3 rekod artikel jurnal UTM. Sebanyak 314 rekod artikel jurnal UTM belum dikemaskini. Jadual 13 : Rekod Siap Dikemaskini pada Sistem Pengurusan Perpustakaan : Rekod Tertunggak 2005 Jumlah Rekod Keratan akhbar Kertas soalan Bahan Artikel Jurnal UTM 4018 3582 433 3 Rekod artikel jurnal UTM ini belum dikemaskini kerana bahan ini telah dikategorikan sebagai bahan yang telah mempunyai rekod bibliografi yang lengkap (ada LCN). Rancangan menyiapkan mulai Ogos 2006 ditangguhkan. Ketetapan maklumat untuk dimasukkan dan digunakan pada Sistem Pengurusan Perpustakaan perlu dikaji dan disemak semula. Rekod ini akan dikemaskini pada tahun 2007. 5.4 Aktiviti penyelenggaraan rekod Sistem Pengurusan Dokumen (DM) Aktiviti ini adalah merangkumi semua rekod-rekod yang telah wujud dalam Sistem Pengurusan Dokumen dari tahun 2001. Aktiviti housekeeping memberi kesan kepada jumlah sebenar keseluruhan profil dokumen yang ada dalam Sistem Pengurusan Dokumen dimana 11782 bagi tahun 2006 manakala sebanyak 31,672 profil dokumen dari tahun 2001-2006. (Lampiran 13) 15

6.0 AKTIVITI JABATAN 2006 6.1 Aktiviti Unit Perolehan Aktiviti Unit Perolehan sepanjang tahun 2006 adalah seperti berikut: Perbincangan staf Unit Perolehan bil.1/2006-9 Februari 2006 Perbincangan Penyelaras JBS dan PmP(BS1) dengan Ketua Jabatan Pembangunan Sumber - 15 Februari 2006 Perbincangan staf Unit Perolehan bil.2/2006-21 Februari 2006 Perbincangan ICC Unit Perolehan - 27 Februari 2006 Gotong-royong membersih dan menyusun ruang kerja Unit Perolehan - 28 Februari 2006 Perbincangan ICC Unit Perolehan - 2 Mac 2006 Taklimat Program Kesedaran ICC - 9 Mac 2006 Perbincangan staf Unit Perolehan bil.3/2006-23 Mac 2006 Perbincangan ICC Unit Perolehan - 30 Mac 2006 Perbincangan staf Unit Perolehan bil.4/2006-3 April 2006 Sepetang Bersama Ketua Jabatan Pembangunan Sumber - 5 April 2006 Perbincangan staf Unit Perolehan bil.5/2006-5 Julai 2006 Perjumpaan team ICC, PSZ - 5 September 2006 Persembahan ICC Unit Perolehan - 8 September 2006 Perbincangan staf Unit Perolehan bil.6/2006-26 September 2006 Projek proses aksesan bahan tertunggak PAP Unit Pengurusan Teknikal dan Unit Jurnal & Media Elektronik secara giliran 13 31 Mac 2006 16

Semua Pembantu Perpustakaan Unit Perolehan setiap petang (2.00 5.00 petang) secara giliran 4 April 29 September 2006 Projek proses penerimaan dan pembayaran invois Lima orang Pembantu Perpustakaan memproses penerimaan invois, seorang sahaja ditempatkan untuk menginput pesanan dan proses aksesan serta PmP(BS1) memproses no. siri untuk pembayaran. - 26 September 20 Oktober 2006 Kerja lebih masa menyelesai pembayaran bagi peruntukan 2006. ** Semua Pembantu Perpustakaan Unit Perolehan - 7 Oktober 2006 9 Januari 2007 Attachment dan Taklimat Unit Perolehan sentiasa mengendalikan pelajar attachment dan memberi taklimat kepada peserta pelawat. Siri perbincangan staf Unit Perolehan dibuat bagi membincangkan isu dan masalah berkaitan proses kerja di Unit Perolehan dan mencari kaedah untuk mengatasinya dengan menggunakan sumber di dalam kawalan. 6.2 Unit Jurnal & Media Elektronik Mempergiatkan kerja kemaskini maklumat bahan serial dalam system (AdvHol & AdvCat). Kerja-kerja kemaskini sentiasa dilakukan dari masa ke semasa samada berdasarkan senarai judul sediada atau laporan penemuan oleh pihak lain. Melupus bahan majalah popular dan hadiah yang tidak mempunyai educational value lagi. Bahan telah siap dikeluarkn dari rak simpanan. Masih dalam proses menyusun sisih bahan-bahan yang diperlukan / tidak. 17

Menghantar jilid jurnal bercetak bagi isu setahun kebelakangan selaras dengan persetujuan KPS dalam Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil.2/2003. Tiada tunggakan bagi penghantaran jurnal untuk dijilid setahun kebelakangan. 6.3 Unit Pengurusan Teknikal Mempergiatkan proses mengemaskini Fail Kuasa Pengarang, Siri dan juga Tajuk Perkara dari masa kesemasa agar tiada pertindihan berlaku. Sejak September 2006, unit telah mendapat tambahan seorang lagi jurutaip. Ini dapat mempercepatkan lagi prose melabel bahan bagi BahanKoleksi Khas yang tertunggak sebelum ini. 6.4 Unit Pengurusan Dokumen Digital Aktiviti housekeeping paling banyak dilakukan pada Oktober, Mei dan November. Keseluruhan, aktiviti ini berkurang sebanyak 49.57% (923) dimana 969 rekod pada tahun 2006 berbanding 1892 rekod pada tahun 2005. Fokus utama pada bulan Oktober dan November adalah mengemaskini dan muatnaik semula dokumen yang telah dikemaskini pada Sistem Pengurusan Dokumen (LMS). Rekod dipadam pada Sistem Pengurusan Dokumen dan LMS disebabkan: Masih terdapat rekod keratan akhbar yang mempunyai dua profil kerana dua subjek yang berbeza dimasukkan. Sistem Pengurusan Dokumen hanya membenarkan menginput satu subjek bagi setiap keratan akhbar. Dokumen kertas projek sarjana muda dimuatnaik. 18

Rekod perlu dikemaskini atau tidak lagi diperlukan dan perlu dipadam atau duplikasi rekod. 7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN 7.1 Aksesan Bahan Unit Perolehan menghadapi kekangan yang ketara di dalam memproses aksesan bahan tertuggak yang di bawa dari tahun 2005 (hampir 10,000 naskhah). Memandangkan sehingga November 2006 Unit Perolehan tidak menerima gantian Pembantu Am Pejabat (PAP) maka, bagi mengatasi masalah ini pada bulan Januari Mac 2006, pembantu perpustakaan Unit Perolehan hanya memproses aksesan bagi permintaan bahan berstatus segera sahaja. Kesannya jumlah bahan yang perlu di aksesan semakin bertambah. Oleh yang demikian, pada 13 31 Mac 2006, Ketua Jabatan Pembangunan Sumber telah mengarahkan PAP Unit Pengurusan Teknikal dan Unit Jurnal dan Media Elektronik membantu Unit Perolehan memproses aksesan bahan secara bergilir selama 2 jam setiap hari bekerja. Namun terdapat banyak kesilapan yang perlu dibaiki. Pada 4 April-29 September 2006, Semua pembantu perpustakaan Unit Perolehan diminta membuat proses aksesan bahan bersama pasangan kerja mengikut giliran minggu dari jam 2.00 petang 5.00 petang. Di mana, dari jam 8.00 pagi 1.00 tengahari mereka membuat kerja mengikut bahagian masing-masing. Sehingga Disember 2006 jumlah bahan yang berjaya diaksesan adalah 12,335 naskhah. 7.2 Penerimaan dan Pembayaran Invois Analisis laporan objektif kualiti Januari Jun 2006 menunjukkan proses penerimaan bahan agak rendah iaitu 11.48% dengan jumlah invois yang perlu diproses adalah banyak, pada masa yang sama 2 orang pembantu perpustakaan Unit Perolehan (bahagian penerimaan) tidak mampu menyelesaikan penerimaan bahan dan memproses invois mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Jumlah pembayaran sehingga Jun 2006 hanya RM841,075.61 dari RM4,000,000.00 peruntukan yang diterima. Keadaan ini 19

menimbulkan keresahan pihak Bendahari UTM yang khuatir peruntukan yang diberi tidak dapat diselesaikan pada akhir tahun 2006. Pada 26 September 20 Oktober (sepanjang bulan Ramadan), projek menyelesaikan invois dijalankan dengan menempatkan 5 orang pembantu perpustakaan membuat proses penerimaan bahan, 2 orang pembantu perpustakaan menginput pesanan pembelian dan seorang membuat aksesan bahan. Dari projek ini sehingga bulan Oktober 2006 jumlah invois yang dapat dibayar sebanyak RM2,165,574.64. Akhirnya, pada 11 Oktober 2006 Unit Perolehan telah menerima seorang pembantu perpustakaan (mengisi kekosongan) yang ditugaskan untuk membuat proses penerimaan bahan. Pada masa yang sama pada 7 Oktober 2006 projek ini dibuat secara lebih masa yang ditawarkan kepada semua pembantu perpustakaan Unit Perolehan. Dan pada bulan November 2006 sahaja pembayaran invois dapat dibuat sebanyak RM1,007,343.83. Keseluruhan peruntukan dapat dihabiskan pada 28 Disember 2006. 7.3 Ruang Penempatan Bahan Sehingga Disember 2006 Unit Perolehan menghadapi kekangan mencari ruang untuk penempatan bahan yang telah dibuat penerimaan menunggu giliran untuk diaksesan. Buat sementara, bahan-bahan ini terpaksa diletakkan di atas lantai ruang kerja dan menjadikan persekitaran ruang kerja staf Unit Perolehan tidak selesa dan tidak kemas. Selain dari itu, bahan aksesan tertunggak 2005 yang masih berbaki ditumpangkan di Bilik Koleksi Khas, namun demikian bahan ini perlu dikeluarkan segera memandangkan Unit Koleksi Khas memerlukan ruang untuk meletakkan bahan koleksi arkib. 7.4 Pengendalian Aktiviti Dibawah Pengurusan Dokumen : Kesukaran mengimbas dokumen seperti tesis, laporan penyelidikan, keratan akhbar dan lain-lain dokumen berkaitan yang melebihi saiz A4 seperti saiz A3 atau A2. Kesukaran mengimbas dokumen mempunyai mukasurat yang terlalu tebal. Ketebalan atau fizikal bahan akan mempengaruhi 20

hasil imbasan. Teks yang terlalu tebal sehingga menjejaskan ditangguhkan. Kemahiran dan pengetahun staf bagi menghasilkan dokumen digital yang bermutu tinggi diperlukan. Keperluan mesin pengimbas berteknologi tinggi diperlukan bagi membolehkan imbasan bahan dilakukan pada permukaan rata dengan penyesuaian tebal bahan kepada alat untuk menghasilkan imej dokumen lebih berkualiti. Bahan tebal tidak perlu diterbalikkan dan dapat mengelakkan kerosakan buku yang telah dijilid. Selain itu penggunaan peralatan berkaitan dapat membantu mempertingkatan jumlah dokumen digital yang dihasilkan. 7.5 Lambakan Bahan Unit Pengurusan Teknikal telah menghadapi kekangan dari segi penempatan bahan belian dan juga tesis/kertas projek yang belum dikatalog dipenghujung tahun 2006. Ini adalah kerana penerimaan tesis/kertas projek dari Unit Koleksi Khas dan Unit Perolehan telah meningkat berlipat kaliganda jumlahnya. Begitu juga dengan bahan belian yang diterima dari Unit Perolehan. 8.0 PENAMBAHBAIKAN 8.1 Unit Perolehan Tahun 2007 Unit Perolehan akan membuat penstrukturan semula bidang tugas staf Unit Perolehan mengikut keupayaan staf. Bagi mengatasi masalah aksesan tertunggak, 2 orang pembantu perpustakaan akan ditempatkan membuat proses aksesan bahan secara tetap. Semakan semula senarai tugas staf Unit Perolehan mengikut proses kerja semasa. 21

Melihat semula proses kerja yang menjadi punca kepada masalah dan mencari kaedah penyelesaian. 8.2 Unit Pengurusan Teknikal Double Cataloguing dan Double Cuttering Kesilapan seperti double cataloguing boleh dielakkan dari berlaku sekiranya pengkatalog sentiasa membuat semakan melalui judul di Adv. Cat. Seperti yang terdapat didalam checklist. Begitu juga dengan double cuttering dimana pengkatalog perlu menyemak dengan teliti di Adv. Cat. Melalui nombor panggilan setelah menetapkan sesuatu nombor yang hendak digunakan. Nombor Panggilan di bahan berbeza dari sistem Kesilapan ini dapat di atasi dengan adanya kerjasama dari Jurutaip membuat semakan kali kedua. Copy dan Paste nombor panggilan dari Advance Holding ke Words. Pembantu Am Pejabat juga perlu menyemaknya apabila menukar status dari In Cataloguing ke Available 8.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital Menyediakan perangkaan keratan akhbar mengikut kategori iaitu samada muaturun atau imbas bagi mengenalpasti dan mendapatkan perangkaan yang lebih tepat dan terperinci Jumlah keratan akhbar dikenalpasti dengan membuat perangkaan keratan mengikut saiz keratan samada kurang dari saiz A4/ saiz A4 atau lebih dari saiz A4 bagi mengetahui jumlah sebenar bahan yang perlu diimbas. 22

Mulai Februari, keratan akhbar Utusan Malaysia yang diakses dari Internet, dilakukan copy paste teks ke html editor, berbanding sebelum ini dibuat kaedah muaturun sepenuhnya. Kaedah ini mempercepatkan proses kerja penghasilan dokumen yang ditukar format ke pdf. Mulai November sebahagian keratan akhbar yang telah dimuaturun oleh PmP(PD1) akan diedit dan ditukar kepada format pdf oleh PmP(PD4). Aktiviti dimasukkan dalam senarai tugas PmP(PD4). Melalui kaedah ini akan mempercepatkan dokumen diproses dan diakses oleh pengguna. Aktiviti mengimbas keratan akhbar dibantu oleh PmP(PD3) bagi mengurangkan jumlah keratan akhbar yang tertunggak dan dimasukkan dalam senarai tugas PmP(PD3). Paparan setting default kad profil bagi setiap akaun staf dilakukan bagi meminimakan kemasukkan data dan mempercepatkan proses penyediaan profil dokumen terutama keratan akhbar dan kertas soalan peperiksaan. Unit akan meneruskan aktiviti menginput tarikh pada profil dokumen bagi rekod tahun 2002 dari masa ke semasa. Aktiviti ini membantu unit mendapatkan jumlah sebenar profil dokumen yang telah diwujudkan pada Sistem Pengurusan Dokumen. Sekiranya maklumat tarikh ini tidak dimasukkan, statistik sebenar bagi tahun 2002 menjadi kurang tepat. Kaedah pemilihan tesis untuk diimbas dilakukan berpandukan senarai tesis yang telah dikatalog dan mengikut tahun terbit tesis berkenaan, selaras dengan polisi kualiti PSZ. Senarai ini dihasilkan dari Sistem Pengurusan Perpustakaan. Artikel jurnal UTM akan dikatalog dan dimasukkan ke Modul Katalog oleh Pustakawan, Unit Jurnal dan Media Eektronik. Maklumat Holding akan dimasukkan oleh staf UPDD. Pustakawan 23

berkenaan akan membekalkan senarai nombor LCN kepada UPDD bagi tujuan mengimbas artikel dan menyediakan profil dokumen pada DM. Jabatan Pembangunan Sumber Perpustakaan Sultanah Zanariah 16 Februari 2007 24