35 BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. JASA DUTA MANDIRI merupakan salah satu perusahaan pertama di Indonesia yang memperoleh ijin berupa pemberian No. Registrasi yaitu (ID 002) oleh pihak Badan Karantina Pertanian (BARANTAN) untuk memproduksi kemasan kayu dan pelayanan jasa sertifikasi sesuai dengan ISPM (International Standards for Phytosanitary Measures) #15. PT. Jasa Duta Mandiri terletak di Ruko Mega Grosir Cempaka Mas, Blok C 31, Jl. Letjend. Suprapto, Jakarta 10640 Indonesia dengan uraian sebagai berikut: 1). Akta pendirian perusahaan dengan No. 133 tanggal 17 September 1999 yang diterbitkan oleh Notaris Pejabat Pembuat Akte Tanah (PPAT) Drajat Darmadji, SH. di Jakarta dan Perubahan Akta dengan No. 69 tanggal 26 Februari 2004 yang diterbitkan oleh Dr. H. Teddy Anwar, SH, SpN., Notaris PPAT di Jakarta. 2). Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan No.2.015/09-04/PB/IX/99 tanggal 1 Oktober 1999. 3). Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dengan No.09.03.1.51.40727 berlaku sampai dengan tanggal 23 September 2008. 4). Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dengan No.01.911.634.2-027.000. 5). Surat Keterangan Domisili Perusahaan atau Surat Ijin Tempat Usaha dengan No.346/A.31/VI/06 tanggal 21 Juni 2006 dari Lurah Sumur Batu Kecamatan Kemayoran Kodya Jakarta Pusat.
36 6). Pengesahan Akta Pendirian Perseroan Terbatas dari Departemen Kehakiman dan Hak Azasi Manusia No. 020.478 HT.01.01. Th. 2001. PT. Jasa Duta Mandiri memproduksi kemasan kayu berupa: Palette, Crate, kayu penyanggah (dunnage), dan Box atau peti dimana untuk menunjang produksinya, PT. Jasa Duta Mandiri mendirikan bengkel kerja (workshop) di Jl. H. Abdulgani I Cilodong, Depok. Untuk mencapai visi dan misi serta mengacu pada pedoman mutu yang ditetapkan oleh BARANTAN, PT. Jasa Duta Mandiri membuat Sistem Manajemen Mutu ini sebagai panduan dalam memproduksi kemasan kayu sesuai dengan standar ISPM #15. 3.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 3.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi.
37 President Director Wakil Managemen Finance Director Marketing Director Technical Director Finance & Accounting Manager Sales Manager Operational Manager Production Supervisor QC / QA Supervisor Adm Officer Tax Officer Finance Officer Marketing Officer Production Foreman Production Adm Warehouse Foreman Record Adm PPIC QC / QA Inspector Operator Gambar Struktur Organisasi PT. Jasa Duta Mandiri Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : PT. Jasa Duta Mandiri Delivery Staff (Helper) 3.2.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Presiden Direktur : a. Bertindak sebagai pemimpin puncak perusahaan b. Bertanggung jawab atas aktivitas perusahaan secara keseluruhan.. c. Menentukan strategi perusahaan. d. Menentukan hal hal yang strategis yang dapat memajukan perusahaan. e. Mewakili perusahaan dalam menjalankan usaha perusahaan. f. Menunjuk dan mengangkat Wakil Manajemen sebagai penanggung jawab sistem mutu perusahaan.
38 Wakil Manajemen: a. Bertindak sebagai Wakil Manajemen, yang memimpin dan bertanggung jawab terhadap penerapan dan pembinaan secara konsisten dalam rangka meningkatkan kesadaran tentang pentingnya panduan sistem manajemen mutu kepada seluruh karyawan di internal perusahaan. b. Dalam pelaksanaan dan ataupun rencana perubahan untuk peningkatan sistem manajemen mutu perusahaan, berkoordinasi dengan Technical Director dan bertanggung jawab secara langsung kepada President Director. c. Menjalin hubungan dan atau membuat akses dalam rangka mendapatkan informasi yang up-to-date (terbaru) berkaitan dengan sistem mutu, baik itu akses dengan otoritas kompeten (BARANTAN) maupun dengan pihak Asosiasi (APJASKINDO). d. Bertanggung jawab dalam membuat laporan berkala pelaksanaan sertifikasi kemasan kayu perusahaan kepada otoritas kompeten (BARANTAN) e. Mengadakan program program pelatihan (in-house training) mengenai sistem mutu kepada seluruh Quality Control Inspector sewaktu waktu dianggap perlu. f. Dalam menjalankan tugasnya di lapangan, dibantu oleh Manajer Teknis dan Manajer Mutu dengan tugas dan tanggung jawab masing masing.
39 Direktur Teknis: a. Bertindak sebagai pemimpin dari bagian operasional. b. Menyampaikan informasi operasional produksi kepada presiden direktur melalui wakil manajemen c. Menentukan strategi dalam hal operasional produksi Direktur Marketing: a. Bertindak sebagai pemimpin dari bagian marketing b. Menentukan strategi pemasaran atau penjualan produk c. Menyampaikan informasi mengenai penjualan kepada presiden direktur melalui wakil manajemen Direktur Finance: a. Bertindak sebagai pemimpin dari bagian keuangan b. Bertanggung jawab mengenai semua hal keuangan c. Menyampaikan informasi mengenai keuangan kepada presiden direktur melalui wakil manajemen. Manajer Teknis/Operasional: a. Bertindak sebagai pengawas dalam pelaksanaan proses produksi perusahaan. b. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan proses produksi di lapangan dan memberikan hasil laporan kepada Wakil Manajemen. c. Memeriksa kualitas bahan baku sebelum digunakan untuk proses produksi
40 d. Memeriksa kebenaran / kesesuaian produk (kemasan kayu) sesuai dengan spesifikasi permintaan pelanggan. e. Memeriksa kualitas produksi Manajer Mutu: a. Bertindak sebagai pengawas dalam penerapan Sistem Mutu di perusahaan maupun di pelanggan. b. Mengatur jadwal pekerjaan QC Inspector berdasarkan Surat Perintah Kerja yang diberikan pelanggan. c. Meminta laporan / rekaman pekerjaan kepada QC Inspector. d. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Sistem Mutu baik di perusahaan maupun di tempat pelanggan atau subkontraknya. Quality Control Inspector : a. Melaksanakan inspeksi kualitas (QC) produk sesuai dengan Surat Perintah Kerja yang telah diterima (MB) sesuai dengan Standarisasi ISPM #15 dan membuat laporan atau dokumen proses QC dan Fumigasi b. Melaksanakan inspeksi kualitas terhadap hasil produksi (HT) sesuai dengan Standarisasi ISPM #15 dan membuat laporan atau dokumen proses QC produk HT c. Melakukan marking terhadap kemasan sesuai dengan perlakuan (HT/MB) d. Bertanggung jawab dalam menentukan kelayakan kualitas produk yang diperiksa sesuai dengan Standarisasi ISPM #15
41 e. Melakukan pengawasan / supervisi pelaksanaan proses fumigasi terkait dengan komposisi konsentrasi bahan dan waktu sesuai dengan Standarisasi ISPM #15. Production Person In Charge : a. Bertanggung jawab terhadap pengendalian persediaan material atau bahan baku dan juga stok barang jadi. b. Menjadwalkan semua kegiatan produksi yang akan dilaksanakan berdasarkan Purchase Order yang ada. c. Mengendalikan dan mempersiapkan material untuk digunakan dalam proses produksi. d. Membuat analisa dan peramalan produksi. Record Administration : a. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pemeliharaan semua rekaman yang ada baik rekaman dari bagian produksi maupun rekaman dari pelaksanaan sertifikasi ISPM #15. b. Menyusun semua rekaman untuk memudahkan dalam menelusuri jika terdapat laporan ketidaksesuaian. c. Di dalam pelaksanaan tugasnya berkoordinasi juga dengan Manajer Teknis dan Manajer Mutu dalam rangka mendapatkan informasi pekerjaan terbaru. d. Menyediakan segala bentuk formulir rekaman yang akan digunakan.
42 Warehouse Foreman : a. Menjaga dan memelihara serta memastikan bahwa kemasan kayu yang telah mendapat perlakuan disimpan terpisah dengan kemasan kayu atau material lain yang tidak / belum mendapat perlakuan agar tidak terjadi reinfestasi OPT. b. Bertanggung jawab atas kebersihan gudang penyimpanan kemasan kayu dan memastikan gudang bebas dari tanah, kebocoran, dan kotoran lainnya untuk mencegah terjadinya reinfestasi OPT pada kemasan yang telah mendapat perlakuan. c. Melakukan pembersihan dan sterilisasi terhadap area penyimpanan kemasan kayu dan juga area di sekitarnya secara berkala dan memelihara alat angkut yang digunakan seperti handlift dan forklift. d. Berkoordinasi dengan Production Foreman mengenai jumlah kemasan kayu yang diproduksi yang akan disimpan ke dalam gudang penyimpanan. Production Administration : a. Menyimpan dan memelihara semua rekaman kegiatan produksi secara berkala. b. Berkoordinasi dengan Production Foreman tentang proses produksi dan rekaman pengiriman ke pelanggan. c. Menyiapkan dan menyimpan Surat Jalan untuk pengiriman kemasan kayu.
43 Production Foreman : a. Mengontrol kegiatan produksi secara berkala. b. Bertanggung jawab atas penggunaan dan pemeliharaan peralatan produksi sekaligus menjaga kebersihan area produksi c. Memeriksa output produksi. d. Membuat dan menyusun laporan produksi e. Memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan mengenai proses produksi kepada bagian Marketing sebagai respon atas permintaan produksi yang diberikan. Marketing Officer : a. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan pelanggan. b. Memberikan penawaran kepada customer maupun supplier. c. Mengatur jadwal pengiriman maupun penerimaan produk d. Memberikan berbagai informasi berbagai hal menyangkut kondisi produk kepada pihak customer maupun supplier. e. Menindak lanjuti keinginan ataupun keluhan dari Pelanggan. Accounting Officer: a. Bertangggung jawab pencatatan jurnal-jurnal dan laporan keuangan b. Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen yang telah diberikan bagian keuangan Tax Officer: a. Bertanggung jawab atas perhitungan, pajak dan pembayaran pajak perusahaan
44 b. Menjaga dokumentasi pajak, regulasi dan keputusan Finance Officer: a. Bertanggung jawab atas pembuatan invoice b. Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang perusahaan 3.3. Sistem yang Berjalan 3.3.2. Formulir dan Laporan Formulir yang digunakan oleh PT. JASA DUTA MANDIRI dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut : 1. Surat Penawaran Harga Berfungsi untuk memberikan informasi kepada Pelanggan mengenai informasi harga, kuantitas barang yang tersedia. Surat penawaran harga memiliki field Tanggal, Kode, Nama, Alamat, Telepon Pelanggan, Spesifikasi barang dan harga. Surat Penawaran Harga dibuat oleh Bagian Marketing. 2. Daftar Permintaan kemasan kayu Memiliki field Tanggal, Kode Pesanan, Nama Pelanggan, Kuantitas dan Total Pembeliannya. Daftar Permintaan kemasan kayu dibuat oleh Record Admin atas permintaan Manajer Operasional. Daftar Permintaan kemasan kayu digunakan untuk : a. Mengetahui total penjualan perusahaan tiap hari, tiap bulan dan bahkan tiap tahun. b. Mengetahui Pelanggan baru dan lama.
45 c. Mengetahui total Pelanggan yang dimiliki pada periode tertentu. 3. Surat Jalan Memiliki field sebagai berikut : Nomor Surat Jalan, Nama Pelanggan, Nomor Kendaraan, Nama Kendaraan, Banyak Barang, Nama Barang, kolom Tanda Tangan Pelanggan, kolom Tanda Tangan Pembuat Surat Jalan dan kolom Tanda Tangan pengirim barang. Surat Jalan dibuat oleh bagian Quality Control, terdiri dari 4 rangkap, rangkap 1 & 2 diberikan kepada bagian Keuangan, rangkap 3 & 4 diberikan kepada Pelanggan. Surat Jalan dibutuhkan untuk : a. Mencatat barang barang yang dipesan oleh Pelanggan untuk dikirim b. Sebagai bukti bagi perusahaan bahwa barang yang diterima sudah benar dan diterima dengan baik c. Sebagai bukti untuk menagih pembayaran ke Pelanggan. d. Sebagai dasar untuk pembuatan Invoice Surat Jalan dibutuhkan oleh Pelanggan, Helper ( pengiriman ), dan Bagian Penagihan, Bagian Akuntansi. 4. Berita Acara Memiliki field sebagai berikut : Nomor Berita Acara, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Tanggal Penyerahan, Tipe / jenis barang, Jumlah Kuantitas, Hasil Penilaian, kolom tanda
46 tangan pembuat Berita Acara ( pihak JDM ) dan kolom tanda tangan Pelanggan. Berita Acara dibuat oleh bagian Quality Control, terdiri dari 2 rangkap, rangkap 2 diberikan kepada Pelanggan, rangkap 1 diberikan kepada Bagian Akuntansi Berita Acara dibutuhkan untuk : a. Mengetahui kualitas barang yang akan dikirim ke Pelanggan b. Meyakinkan Pelanggan bahwa barang sudah dicek dan berkualitas baik Berita Acara dibutuhkan oleh Pelanggan, Helper ( pengiriman ), dan Bagian Quality Control. 5. Kartu Stok Memiliki field sebagai berikut : Kode Barang, Nama Barang, Stok Terakhir, Tanggal Barang masuk, Nomor Faktur Pembelian, Jumlah Barang Masuk, Tanggal Barang keluar, No Faktur Penjualan, Jumlah Barang Keluar, Total Kuantitas tersedia, Keterangan. Kartu Stok dibuat oleh Bagian Gudang berupa 1 buku stok. Kartu Stok dibutuhkan untuk : a. Mengetahui sisa stok barang yang ada b. Mengetahui barang yang masuk dan barang keluar c. Sebagai pengendalian internal atas perlindungan asset yang ada.
47 Kartu Stok dibutuhkan oleh Bagian Gudang, Bagian Akuntansi, Pimpinan. 6. Tanda Terima Invoice Memiliki field sebagai berikut : No Tanda Terima, Tanggal, Nama Pelanggan, Nomor, Keterangan, Kuantitas, Kolom Tanda Tangan Pengirim, Kolom Tanda Tangan Penerima. Tanda Terima dibuat oleh Bagian Keuangan Tanda Terima dibutuhkan untuk mengetahui bahwa Invoice, dan Surat Jalan asli telah diterima oleh pihak Pelanggan. Tanda Terima dibutuhkan oleh Bagian Keuangan. 7. Invoice Memiliki field sebagai berikut Nomor Invoice, Kode Invoice, Nama, Alamat Pelanggan, Tanggal Invoice, Nomor Surat Jalan, Nomor Purchase Order, Nomor Pesanan, Jangka Waktu Pembayaran, Tanggal Jatuh Tempo, Spesifikasi Barang yang dijual, Diskon, Subtotal, Pajak, Grand-Total. Dibuat oleh Bagian Keuangan yang berguna sebagai Bukti Penjualan. Laporan yang digunakan oleh PT. JASA DUTA MANDIRI dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut : 1. Laporan Penjualan Memiliki field sebagai berikut : Tanggal, Nomor Faktur, Pelanggan, Nama Barang, Kuantitas, Harga Satuan, Jumlah, Harga Pokok, Laba / Rugi.
48 Laporan Penjualan dibuat oleh Bagian Akuntansi berguna untuk mengetahui total penjualan per hari, per bulan dan sebagai penyesuaian dengan kas yang diterima Laporan Penjualan dibutuhkan untuk mengetahui seberapa banyak transaksi penjualan yang dilakukan setiap hari Laporan Penjualan dibutuhkan oleh Bagian Marketing dan pimpinan. 2. Laporan Piutang Pelanggan Memiliki field sebagai berikut : Nomor Pelanggan, Nama Pelanggan, Tanggal, Total Piutang, Total Pembayaran, dan Status Pembayaran. Laporan Piutang dibuat oleh Bagian Akuntansi berguna untuk mengetahui total piutang per Pelanggan, dan status pembayaran piutang mereka per bulan berdasarkan bukti kas yang diterima. Laporan Piutang dibutuhkan untuk mengetahui jumlah piutang Pelanggan. Laporan Piutang dibutuhkan oleh Pimpinan, Bagian Akuntansi dan Bagian Marketing.
49 3. Laporan Penerimaan Kas Memiliki field sebagai berikut : Tanggal, Nomor Pelanggan, Nama Pelanggan, Total Pembelian, Tanggal Penagihan, Total Penjualan, Diskon, Total Pembayaran. Laporan Penerimaan Kas dibuat oleh Bagian Akuntansi berguna untuk mengetahui Total Pendapatan per tanggal, Total Pendapatan per bulan, dan Total Pendapatan per pelanggan. Laporan Penerimaan Kas dibutuhkan untuk : a. Mengetahui banyaknya pendapatan per hari, per bulan, dan per tahun. b. Sebagai landasan untuk mengambil langkah ke depan c. Mengetahui apakah keuntungan bertambah atau tidak. Laporan Penerimaan kas dibutuhkan oleh Bagian Akuntansi, Bagian Keuangan dan Pimpinan. 3.3.2. Prosedur Penjualan Kredit Barang Dagang Prosedur yang berjalan, sebagai berikut : a. Pelanggan memesan barang via telepon atau mengirimkan fax atau email lalu bagian Marketing akan mencatat pemesanan tersebut dan langsung menghubungi Bagian Gudang via telepon untuk mengecek persediaan yang dipesan. Jika barang tersedia maka membuat Surat
50 Penawaran Harga (SPH) yang disertai keterangan diskon dalam kuantitas tertentu lalu dikirimkan ke Pelanggan. b. Setelah Pelanggan setuju, maka ia akan membuat PO (Purchase Order) yang sudah terdapat cap perusahaan dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab. Dan mengirimkan PO tersebut kepada Bagian Marketing via fax / email. PO tersebut disertai uang yang berlaku sebagai down-payment yang dapat dilakukan secara transfer, cek atau giro bila pelanggan tersebut pelanggan baru. Bukti tansfer, cek atau giro tersebut langsung diserahkan ke Bagian Keuangan oleh Pelanggan. Tetapi jika Pelanggan tersebut sudah biasa memesan, maka tidak perlu membayar Down-Payment (DP), cukup mengirimkan PO ke PT. Jasa Duta Mandiri melalui fax. c. Bagian Marketing menerima PO dan mengkopinya sebanyak 3 lembar, lembar asli diarsipkan sedangkan lembar 1 untuk Quality Control (QC), lembar 2 diserahkan kepada Bagian Keuangan dan lembar 3 untuk Manajer Operasional. d. Setelah menerima PO kopi rangkap 3, Manajer Operasional meminta Bagian Record Admin untuk membuat Daftar Permintaan Kemasan Kayu yang nantinya akan di arsip. Kemudian Manajer Operasional akan menghubungi bagian QC untuk mengecek kondisi barang yang akan dikirim berdasarkan PO kopi rangkap 2. e. Jika barang sudah baik dan sesuai pesanan, QC akan membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap dan Berita acara (BA) 2 rangkap lalu menandatanganinya. SJ dan BA diserahkan ke Helper ( pengiriman )
51 dimana nantinya SJ dan BA tersebut akan diserahkan ke pelanggan bersama dengan barang. f. Sebelumnya, Helper ( pengiriman ) mengambil barang di gudang dengan menunjukan SJ dan BA ke Bagian Gudang sebagai bukti mengeluarkan barang. Bagian Gudang akan mencatat barang yang keluar pada Kartu Stok. g. Pelanggan menerima barang yang dikirim beserta SJ 4 rangkap dan BA 2 rangkap. Jika barang yang dikirim sudah sesuai dengan yang tertera di SJ, maka SJ dan BA akan ditanda tangani oleh penerima barang. BA rangkap 2 dan SJ rangkap 3 dan 4 akan disimpan oleh Pelanggan, sedangkan Berita Acara rangkap 1 dan SJ rangkap 1 dan 2 akan diberikan ke Helper ( pengiriman ) untuk dibawa kembali ke kantor. SJ rangkap 1 & 2 untuk bagian Keuangan dan BA rangkap 1 untuk QC. h. Setelah mendapat SJ rangkap 1 & 2, bagian Keuangan akan membuat Invoice sebanyak 3 rangkap dan Tanda Terima Invoice. Bagian Keuangan akan menyerahkan Invoice 3 rangkap, PO kopi 2 dan Tanda Terima Invoice ke Helper ( pengiriman ) untuk dikirimkan ke kantor pusat Pelanggan. i. Kemudian Pelanggan menandatangani Invoice 3 rangkap dan Tanda Terima Invoice, dimana nantinya Invoice rangkap 1 & 2 akan diberikan ke Helper (pengiriman) sebagai bukti bahwa mereka telah menerima dokumen tersebut. Dan Invoice rangkap 3 diberikan ke Pelanggan.
52 j. Tanda Terima dan Invoice rangkap 1 & 2 diberikan ke bagian Keuangan dan akan memasukkan ke dalam jadwal penagihan. Lalu menyerahkan Invoice rangkap 2 ke Bagian Akuntansi. Setiap Hari, Bagian Keuangan akan mengecek daftar piutang dan akan melakukan penagihan ke Pelanggan. Pembayaran dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu transfer, cek, dan giro. 2 hari sebelum jatuh tempo, bagian Keuangan akan menghubungi Pelanggan agar mereka menyiapkan pembayaran dan menanyakan sistem pembayaran yang ingin digunakan. Jika Pelanggan ingin transfer, maka bukti transfer harus difax ke PT. Jasa Duta Mandiri. Tetapi jika ingin giro / cek, maka pihak perusahaan akan mengirimkan Helper (kurir) ke Pelanggan untuk mengambil pembayaran dengan membawa Invoice rangkap 1. k. Kemudian Bagian Keuangan akan menyetorkan hasil pembayaran ke bank. Bukti Setoran diterima dan dikopi. Bukti Setoran kopi untuk diarsipkan, dan menyerahkan yang asli kepada bagian Akuntansi. Lalu mencap Lunas Invoice rangkap 1. l. Setelah menerima Bukti Setoran dan Invoice rangkap 2 dari Bagian Keuangan, maka Bagian Akuntansi akan mengecek kedua formulir tersebut. Jika sudah sesuai maka Bagian Akuntansi akan mencap Lunas Invoice rangkap 2. Bukti Setoran dan Invoice tersebut akan diarsip. Pada akhir bulan, Bagian Akuntansi harus membuat Laporan Piutang, Penjualan dan Penerimaan kas untuk diberikan ke Direktur Keuangan
53 dan akan ditanda tangani oleh Direktur Keuangan. Dan laporan itu akan diarsip. 3.3.3. Event Table Prosedur Penjualan Kredit Event Internal Agent Starts when Activities in event Menerima Marketing Pelanggan - Menerima pesanan Pesanan menghubungi - Mengecek stok barang ke Bagian Bagian Marketing Gudang via telepon - Membuat Surat Penawaran Harga (SPH) yang disertai keterangan mengenai diskon dalam kuantitas tertentu dan Down-Payment (DP) - Mengirimkan SPH ke Pelanggan Menerima Marketing Pelanggan setuju - Menerima PO (Purchase Order) PO atas Surat dan DP (Down-Payment) jika Penawaran Harga pelanggan baru - Mengkopi PO sebanyak 3 lembar - Menyerahkan PO kopi 1 ke bagian QC, kopi 2 ke bagian Keuangan dan lembar 3 untuk Manajer Operasional - Menyimpan PO asli Membuat Manajer Menerima PO kopi - Membuat Daftar Permintaan
54 List Pesanan Pelanggan Operasional 3 Pelanggan - Mengarsip Daftar Permintaan Pelanggan Menyiapkan Quality Manajer - Mengecek kualitas barang di Pengiriman Control Operasional gudang berdasarkan PO kopi Barang memerintahkan rangkap 2 - Membuat SJ 4 rangkap dan BA 2 rangkap - Menyerahkan SJ 4 rangkap dan BA 2 rangkap ke Helper ( pengiriman ) Mengirim Helper Menerima SJ dan - Mengirimkan barang beserta SJ 4 barang (pengiriman) BA rangkap dan Berita Acara 2 rangkap - Meminta otorisasi Pelanggan atas SJ dan Berita Acara - Menyerahkan SJ rangkap 3 dan 4 dan Berita Acara rangkap 2 ke Pelanggan - Menyerahkan SJ rangkap 1 & 2 untuk Bagian Keuangan - Menyerahkan BA rangkap 1 ke Bagian QC.
55 Membuat Bagian Pada saat menerima - Membuat Invoice 3 rangkap dan Invoice Keuangan SJ yang sudah Tanda Terima Invoice ditanda Pelanggan tangani - Menyerahkan Invoice 3 rangkap, Tanda Terima Invoice dan PO kopi 2 ke Helper ( Pengiriman ) Mengirim Helper (kurir) Pada saat menerima - Mengirimkan Invoice 3 rangkap, Invoice Invoice 3 rangkap PO kopi dan Tanda Terima dari Bagian Invoice ke Kantor Pusat Keuangan Pelanggan - Meminta otorisasi atas Invoice 3 rangkap dan Tanda Terima Invoice - Menyerahkan Invoice rangkap 3 ke Pelanggan - Menyerahkan Tanda Terima Invoice dan Invoice rangkap 1 ke Bagian Keuangan, dan Invoice rangkap 2 ke bagian Akuntansi Melakukan Bagian Ketika invoice - Mengecek Invoice yang belum Penagihan Keuangan Pelanggan lunas memasuki masa - Membuat Daftar Piutang jatuh tempo Pelanggan yang ingin ditagih - Menyerahkan Invoice rangkap 1
56 kepada kurir sebagai bukti untuk menagih Menerima Bagian Pelanggan - Menerima cek / giro atau uang Pembayaran Keuangan membayar tunai - Menyetorkan cek / giro atau uang tunai - Mengkopi Bukti Setoran - Menyerahkan Bukti Setoran asli ke Bagian Akuntansi - Mengarsip Bukti Setoran kopi - Mencap lunas Invoice rangkap 1 - Mengarsip Invoice Mencatat Bagian Menerima Bukti - Mencap Lunas Invoice rangkap 2 Pembayaran Akuntansi Setoran - Mengarsip Bukti Setoran dan Invoice rangkap 2 Membuat Laporan Bagian Akuntansi Tiap akhir bulan - Membuat Laporan Piutang Pelanggan, penjualan dan Penerimaan Kas per bulan - Meminta otorisasi Direktur Keuangan - Mengarsip Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas Tabel 3.1 Event Table
57 3.3.4. Workflow Table Prosedur Penjualan Kredit Actors Activities Menerima pesanan Pelanggan Bag. Marketing 1. Memesan barang via telepon/email/fax 2. Menerima pesanan 3. Mengecek stok barang ke Bagian Gudang via telepon 4. Jika tidak tersedia, konfirmasi ke Pelanggan 5. Jika tersedia, membuat Surat Penawaran Harga (SPH) yang disertai keterangan mengenai diskon dalam kuantitas tertentu dan DP bagi pelanggan baru 6. Mengirimkan SPH kepada Pelanggan Menerima PO Pelanggan 7. Menerima SPH 8. Membuat Purchase Order (PO) 9. Mengirimkan PO beserta DP (Pelanggan baru) kepada Bagian Marketing Bag. Marketing 10. Menerima PO dari Pelanggan 11. Menerima DP dari Pelanggan 12. Menyerahkan DP kepada bagian Keuangan 13. Mengkopi PO sebanyak 3 rangkap 14. Menyimpan PO asli 15. Menyerahkan PO kopi 1 ke QC
58 16. Menyerahkan PO kopi 2 ke Bagian Keuangan 17. Menyerahkan PO kopi ke 3 ke Manajer Operasional Membuat List Pesanan Pelanggan Manajer Operasional 18. Menerima PO kopi ke 3 dari Bagian Marketing 19. Berdasarkan PO, meminta Record Admin membuat Daftar Permintaan Kemasan Kayu Record Admin 20. Membuat Daftar Permintaan Kemasan Kayu 21. Mengarsipkan Daftar Permintaan Kemasan Kayu Manajer Operasional 22. Mengarsipkan PO kopi 3 23. Memerintahkan QC untuk mengecek kualitas barang Menyiapkan pengiriman barang Quality Control 24. Menerima PO kopi 1 dari Bagian Marketing 25. Mengecek kualitas barang di gudang 26. Membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap dan Berita Acara 2 rangkap 27. Menandatangani SJ dan Berita Acara 28. Menyerahkan SJ 4 rangkap dan Berita acara 2 rangkap ke Helper ( pengiriman ) 29. Mengarsipkan PO kopi 1 Mengirimkan Barang Helper (pengiriman) 30. Menerima SJ 4 rangkap dan Berita Acara 2 rangkap 31. Mengambil barang di gudang Bag. Gudang 32. Mengeluarkan barang
59 33. Mencatat kedalam Kartu Stok Helper (pengiriman) 34. Mengirimkan Barang beserta SJ 4 rangkap dan Berita Acara 2 rangkap 35. Meminta otorisasi Pelanggan atas SJ dan Berita Acara Pelanggan Helper ( pengiriman) 36. Menandatangani SJ dan Berita acara 37. Menyerahkan SJ rangkap 3 dan 4 dan Berita Acara rangkap 2 ke Pelanggan 38. Menyerahkan SJ rangkap 1 & 2 ke Bagian Keuangan 39. Menyerahkan Berita Acara rangkap 1 ke bagian Quality Control Membuat Invoice Bagian Keuangan 40. Menerima PO kopi rangkap 2 dari Bagian Marketing 41. Menerima SJ rangkap 1 dan 2 dari Helper ( pengiriman ) 42. Membuat Invoice 3 rangkap dan Tanda Terima Invoice 43. Menyerahkan Invoice 3 rangkap, PO kopi 2 dan Tanda Terima Invoice ke Helper (Pengiriman) 44. Mengarsipkan SJ rangkap 1 dan 2 Mengirimkan Invoice Helper ( pengiriman) 45. Mengirimkan Invoice 3 rangkap, PO kopi 2 dan Tanda Terima Invoice ke kantor pusat Pelanggan 46. Meminta otorisasi atas Invoice 3 rangkap dan Tanda Terima Invoice Pelanggan 47. Menanda tangani Invoice 3 rangkap dan Tanda Terima
60 Invoice Helper ( pengiriman) 48. Menyerahkan Invoice rangkap 3 ke Pelanggan 49. Menyerahkan Tanda Terima Invoice dan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Bagian Keuangan Melakukan Penagihan Bagian Keuangan 50. Menerima Tanda Terima Invoice & Invoice rangkap 1 dan 2 dari Helper ( pengiriman ) 51. Menyerahkan Invoice rangkap 2 untuk Bagian Akuntansi 52. Mengarsipkan Tanda Terima Invoice 53. Mengecek Invoice yang belum lunas 54. Membuat List Piutang Pelanggan yang ingin ditagih 55. Menghubungi Pelanggan yang mendekati tanggal jatuh tempo Helper ( pengiriman) 56. Menyerahkan Invoice rangkap 1 kepada kurir sebagai bukti untuk menagih 57. Melakukan penagihan Pelanggan Helper ( pengiriman) 58. Membayar utang dengan transfer / cek / giro 59. Menerima pembayaran 60. Menyerahkan hasil pembayaran kepada Bagian Keuangan Menerima Pembayaran Bagian Keuangan 61. Menerima hasil pembayaran 62. Menyetorkan hasil pembayaran 63. Menghubungi Pelanggan untuk memberitahu bahwa telah
61 menerima pembayaran 64. Mengkopi Bukti Setoran 65. Menyerahkan Bukti Setoran asli ke Bagian Akuntansi 66. Mengarsipkan Bukti Setoran kopi 67. Memberikan cap lunas Invoice rangkap 1 68. Mengarsipkan Invoice rangkap1 Mencatat Pembayaran Bagian Akuntansi 69. Menerima Bukti Setoran dan Invoice rangkap 2 dari Bagian Keuangan 70. Mengecek kedua Formulir tersebut 71. Mencap Lunas Invoice rangkap 2 72. Melakukan pencatatan akuntansi 73. Mengarsip Bukti Setoran dan Invoice rangkap 2 Membuat Laporan Bagian Akuntansi 74. Membuat Laporan Piutang Pelanggan, Penjualan dan Penerimaan Kas per bulan 75. Meminta otorisasi Direktur Keuangan 76. Mengarsip Laporan Piutang, Penjualan dan Penerimaan Kas Tabel 3.2 Wokflow Table
62 3.3.5. Overview Activity Diagram Penjualan Kredit Gambar 3.2 Overview Activity Diagram
63 3.4. Analisis Temuan Hasil Survey Setelah melakukan survey ke PT. JASA DUTA MANDIRI, ditemukan hasil survey sebagai berikut : a. Karena sistem yang digunakan masih secara manual, sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan penjualan dan laporan piutang. Hal tersebut diatas terjadi dikarenakan faktur faktur penjualan yang menumpuk ataupun hilang dan harus diperiksa ulang satu persatu, sehingga jika terjadi selisih sedikit saja, maka bagian Marketing harus memeriksa ulang seluruh PO yang sudah diterima. Rekomendasi yang diusulkan atas masalah ini adalah membuat suatu sistem yang mempunyai basis data yang dapat menyimpan transaksi transaksi penjualan dan piutang yang terjadi, sehingga keutuhan data dapat terjaga dan mampu memproduksi Laporan Penjualan atau piutang secara up-to-date dan dapat diakses oleh pimpinan setiap saat. b. Perusahaan memiliki Laporan Persediaan Barang tetapi kurang akurat sehingga menyulitkan pimpinan maupun Bagian Marketing dalam melayani pesanan Pelanggan, karena pimpinan atau Bagian Marketing tidak mengetahui secara pasti jumlah barang yang ada, setelah mengetahui bahwa kuantitas barang tidak memenuhi pesanan Pelanggan maka Pimpinan harus melakukan produksi pesanan terlebih dahulu, sehingga akan memakan waktu dan dampaknya adalah perusahaan tidak dapat memuaskan Pelanggan.
64 Rekomendasi atas masalah ini adalah pengadaan Laporan Persediaan Barang yang akurat dengan menggunakan sistem terkomputerisasi dan dapat dicetak setiap saat jika diperlukan. c. Sistem Pembayaran yang kurang baik dimana Pelanggan tidak mendapatkan bukti pembayaran dan Pelanggan harus membuat sendiri bukti bahwa PT. Jasa Duta Mandiri telah menerima uang dari pelanggan. Rekomendasi untuk masalah ini adalah pengadaan dokumen baru yaitu Bukti Pembayaran untuk diberikan ke pelanggan yang menyatakan bahwa PT. Jasa Duta Mandiri telah menerima pembayaran. d. Pengendalian Intern yang masih lemah antara lain : Pencatatan nomor urut tercetak pada beberapa dokumen yang mendukung sistem penjualan masih secara manual ( tulisan tangan ) sehingga rawan terjadinya redudancy data. Rekomendasi untuk masalah ini adalah pengadaan suatu sistem otomatis yang dapat mencetak dokumen dimana semua dokumen tersebut secara otomatis langsung men-generate nomor urut sehingga tidak terjadi campur tangan user yang dapat menyebabkan kesalahan, contohnya seperti adanya 2 form pesanan dengan nomor yang sama tetapi berbeda Pelanggan.
65 3.5. Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan antara lain : 1. Surat Penawaran Harga Surat Penawaran Harga dibutuhkan untuk : a. Memberikan informasi kepada Pelanggan mengenai harga dan kuantitas barang yang tersedia. b. Dokumen sumber untuk pembuatan PO ( Purchase Order ) bagi pelanggan. Surat Penawaran Harga dibutuhkan oleh Bagian Marketing dan pelanggan. 2. Form Pesanan Form Pesanan dibutuhkan untuk : a. Mencatat kembali pesanan Pelanggan untuk mengkonfirmasi bahwa pesanan yang dipesan oleh pelanggan akan diproses. b. Mempermudah dalam pencarian data karena memiliki nomor urut yang tercetak secara otomatis c. Dokumen Sumber untuk melakukan pengecekan barang Form Pesanan dibutuhkan oleh Pelanggan, Bagian Marketing, Bagian Quality Control, dan Bagian Keuangan. 3. Berita Acara Berita Acara dibutuhkan untuk : a. Mengetahui kualitas barang yang akan dikirim ke Pelanggan b. Meyakinkan Pelanggan bahwa barang sudah dicek dan berkualitas baik.
66 c. Dokumen Sumber untuk pembuatan Surat Jalan. Berita Acara dibutuhkan oleh Bagian Gudang dan bagian Quality Control. 4. Surat Jalan Surat Jalan dibutuhkan untuk : a. Mencatat barang barang yang dipesan oleh Pelanggan untuk dikirim b. Sebagai bukti bagi perusahaan bahwa barang yang diterima sudah benar dan diterima dengan baik c. Sebagai bukti untuk menagih pembayaran ke Pelanggan. d. Sebagai dasar untuk pembuatan Invoice Surat Jalan dibutuhkan oleh Pelanggan, Helper ( pengiriman ), Bagian Keuangan, dan Bagian Akuntansi. 5. Kartu Stok Kartu Stok dibutuhkan untuk : a. Mengetahui sisa stok barang yang ada b. Mengetahui barang yang masuk dan barang keluar c. Sebagai pengendalian internal atas perlindungan asset yang ada. Kartu Stok dibutuhkan oleh Bagian Gudang dan Bagian Akuntansi. 6. Invoice Invoice dibutuhkan untuk melakukan penagihan kepada Pelanggan yang berisi total harga pembelian yang harus dibayar. Invoice dibutuhkan oleh Pelanggan, Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi.
67 7. Bukti Pembayaran. Bukti Pembayaran dibutuhkan untuk : a. Mencatat pembayaran dari transaksi penjualan yang terjadi b. Dokumen sumber untuk pembuatan Laporan c. Dokumen sumber untuk pembuatan jurnal oleh Bagian Akuntansi. Bukti Pembayaran dibutuhkan oleh Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi dan Pelanggan. Laporan yang dibutuhkan oleh PT. JASA DUTA MANDIRI dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut : 1. Laporan Barang Paling Laku Laporan Barang Paling Laku dibutuhkan untuk mengetahui: a. Barang apa yang paling sering dibeli oleh Pelanggan. b. Sebagai dasar untuk pembuatan atau pembelian kembali barangbarang yang dibutuhkan tersebut. Laporan Barang Paling Laku dibutuhkan oleh Manajer Marketing, Bagian Marketing, dan Pimpinan 2. Laporan Penjualan Laporan Penjualan dibutuhkan untuk mengetahui : a. Seberapa banyak transaksi penjualan yang dilakukan setiap hari b. Mengetahui jumlah pendapatan penjualan dalam jangka waktu tertentu Laporan Penjualan dibutuhkan oleh Bagian Akuntansi, Manajer Marketing, dan Pimpinan.
68 3. Laporan Piutang Laporan Piutang dibutuhkan untuk mengetahui : a. Jumlah piutang Pelanggan. b. Tanggal jatuh tempo dari setiap piutang Laporan Piutang dibutuhkan oleh Bagian Marketing, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi dan Pimpinan 4. Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas dibutuhkan untuk : a. Mengetahui banyaknya pendapatan per hari, per bulan, dan per tahun. b. Sebagai landasan untuk mengambil langkah ke depan c. Mengetahui apakah keuntungan bertambah atau tidak. Laporan Penerimaan Kas dibutuhkan oleh Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi dan Pimpinan
69 Informasi Status Sudah Belum Ada Ada Keterangan Tidak Butuh Butuh Surat Penawaran Harga v v Daftar Permintaan kemasan kayu v v Form Pesanan v v Berita Acara v v Surat Jalan v v Kartu Stok v v Tanda Terima Formulir v v Invoice v v Bukti Pembayaran v v Laporan Barang Paling Laku v v Laporan Penjualan per Pelanggan v v Laporan Penjualan per Periode v v Laporan Piutang per Pelanggan v v Laporan Piutang per Periode v v Laporan Penerimaan kas per Pelanggan v v Laporan Penerimaan kas per Periode v v Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Informasi