BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT YANG DIUSULKAN PADA PT SERTCO QUALITY

80 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT YANG DIUSULKAN PADA PT SERTCO QUALITY Berdasarkan teori yang telah dibahas pada bab sebelumnya,dan hasil survey yang telah dilakukan ke perusahaan, maka dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi human resources management yang terdiri dari: 4.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : Activity Diagram, Event Table, Class Diagram, Use Case Diagram, Use Case Description 4.1.1 Activity Diagram 1. Perekrutan Pertama, bagian unit terkait membuat permintaan penambahan karyawan baru kepada manajer dengan mengisi form penerimaan karyawan baru yang disediakan oleh HRD, lalu jika disetujui oleh manajer, akan dibuka lowongan pekerjaan. Kedua, setelah masuk surat-surat lamaran dari pelamar, bagian HRD melakukan seleksi dengan wawancara yang dilakukan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Jika ada surat lamaran yang tidak lolos seleksi, HRD akan mengirimkan surat penolakan, sedangkan bagi yang lolos seleksi akan mendapatkan surat panggilan wawancara calon karyawan. Ketiga, akan diadakan wawancara, jika calon karyawan lolos dalam tahap wawancara yang dilakukan,

81 maka akan dilakukan proses administrasi bagi calon karyawan dan bagian HRD membuat surat perjanjian kerja dimana calon karyawan akan mulai bekerja dan mengikuti masa percobaan sesuai waktu yang ditentukan. Keempat, setelah karyawan menyelesaikan masa percobaan, dilakukan penilaian atas percobaan. Jika dinilai baik, maka akan diadakan pengangkatan karyawan tetap. Jika dinilai tidak baik dalam masa percobaan, maka karyawan tidak akan diangkat sebagai karyawan tetap. Jika setelah masa percobaan, tiba-tiba karyawan ingin mengundurkan diri dari perusahaan, maka bagian HRD akan kembali merekrut karyawan baru untuk menggantikan posisi karyawan tersebut, dengan terlebih dahulu melihat data-data surat lamaran yang pernah masuk, tanpa harus membuka lowongan bagi pelamar baru. Tetapi jika tidak ada yang memenuhi kriteria yang diperlukan, maka akan dibuka lowongan pekerjaan bagi calon pelamar baru. Proses perekrutan seperti digambarkan pada gambar 4.1

Gambar 4.1 Activity Diagram proses perekrutan 82

83 2. Penempatan Setelah karyawan berhasil melewati tahap perekrutan, maka karyawan akan mengikuti masa percobaan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dan karyawan akan ditempatkan pada bagian atau posisi yang telah ditentukan. Proses penempatan karyawan digambarkan pada gambar 4.2 Gambar 4.2 Activity Diagram proses penempatan karyawan baru

84 3. Pelatihan Proses pelatihan dimulai pada saat bagian HRD membuat perencanaan pelatihan. Pelatihan yang dilakukan dapat dari dalam maupun dari luar perusahaan. Bagian HRD menyampaikan rencana pelatihan kepada manajer. Jika manajer menyetujui rencana pelatihan yang akan dilakukan, maka bagian HRD akan membuat daftar karyawan yang akan mengikuti pelatihan. Karyawan yang mengikuti pelatihan yang diadakan oleh perusahaan, akan mendapatkan surat izin dari perusahaan. Setelah karyawan menyelesaikan pelatihan yang diadakan, karyawan harus membuat laporan hasil pelatihan yang diikuti dan menyerahkan laporan tersebut ke bagian HRD untuk dicek lebih lanjut oleh manajer. Untuk pelatihan tertentu, karyawan akan mendapatkan surat perjanjian ikatan dinas yang harus ditandatangani. Proses pelatihan digambarkan dalam gambar 4.3

85 Gambar 4.3 Activity Diagram proses pelatihan 4. Penggajian Proses penggajian dimulai dengan adanya laporan absensi yang dibuat oleh bagian admin. Laporan absensi dibutuhkan untuk dapat mengetahui total kehadiran, izin, bolos maupun sakit. Perhitungan absensi ini akan berpengaruh untuk menghitung jumlah gaji maupun tunjangan karyawan setiap bulannya. Setelah menghitung total gaji karyawan, bagian keuangan akan mentransfer total gaji kepada masing-masing karyawan sesuai dengan perhitungan gaji yang telah

86 dihitung dan memberikan bukti pembayaran gaji kepada bagian akuntansi. Bagian Akuntansi akan mencatat total pengeluaran kas atas pembayaran gaji karyawan dan membuat slip gaji untuk setiap karyawan. Catatan slip gaji karyawan pun diberikan kepada bagian admin untuk disimpan dalam database perusahaan. Gambar 4.4 menggambarkan proses penggajian yang terjadi di perusahaan. Gambar 4.4 Activity Diagram proses penggajian

87 5. Absensi Awal dari proses absensi dimulai saat karyawan melakukan absen dengan finger print pada mesin absensi yang ada. Setelah itu, secara otomatis mesin absensi akan mencatat data absensi setiap karyawan yang hadir. Mesin absensi akan mencatat waktu karyawan masuk maupun keluar dari kantor setiap harinya. Jika karyawan tidak melakukan absensi ke mesin absensi, maka karyawan dinyatakan tidak masuk kerja. Proses absensi karyawan digambarkan pada gambar 4.5 Gambar 4.5 Activity Diagram proses absensi

88 6. Izin Jika ada karyawan yang ingin melakukan cuti, maka harus mengisi form permohonan izin (cuti). Setelah mengisi form tersebut, karyawan harus menyerahkan form tersebut kepada bagian HRD. Dan bagian HRD akan mengecek limit izin karyawan dan meminta persetujuan manajer atas permohonan izin yang ingin dilakukan karyawan. Jika manajer menyetujui form permohonan izin tersebut, maka bagian HRD akan memberikan izin bagi karyawan, dan karyawan yang bersangkutan dapat melakukan izin (cuti) sesuai dengan kesepakatan yang ada di dalam form permohonan izin. Gambar 4.6 menggambarkan proses cuti di dalam perusahaan. Gambar 4.6 Activity Diagram proses izin ( Cuti )

89 7. Pinjaman Karyawan yang ingin melakukan pinjaman harus mengisi surat permohonan pinjaman dan menyerahkan dokumen yang terkait sesuai dengan peraturan perusahaan. Setelah itu bagian Admin akan mengecek kelengkapan surat dan dokumen yang diserahkan dan selanjutnya diserahkan ke bagian keuangan untuk mengecek limit pinjaman karyawan. Apakah limit pinjaman karyawan masih ada atau sudah melebihi limit yang telah ditentukan. Jika belum melebihi limit pinjaman, maka bagian keuangan akan meminta persetujuan dari manajer atas pinjaman yang ingin dilakukan karyawan. Setelah manajer menandatangani surat pinjaman karyawan, maka bagian keuangan akan mentransfer total pinjaman kepada karyawan sesuai jumlah yang tertera dalam surat permohonan pinjaman. Bagian keuangan menyerahkan bukti pinjaman kepada bagian admin dan bagian akuntansi untuk dicatat dalam data pinjaman karyawan. Bagian admin akan membuat surat pinjaman yang menyatakan adanya pinjaman yang dilakukan oleh karyawan. Gambar 4.7 menggambarkan proses permintaan pinjaman yang terjadi jika ada karyawan yang ingin melakukan pinjaman kepada perusahaan.

Gambar 4.7 Activity Diagram proses pinjaman 90

91 8. Penilaian Kinerja Pertama-tama manajer membuat rencana evaluasi kerja bagi seluruh karyawan. Kedua, bagian HRD akan membuat form penilaian kinerja karyawan yang berisi kriteria apa saja yang akan dinilai sehubungan dengan kinerja karyawan. Ketiga, setelah itu akan dilakukan penilaian atas karyawan dengan mengisi form penilaian kinerja karyawan, setelah form tersebut diisi, akan dihitung jumlah total penilaian terhadap karyawan. Dan keempat, akan diketahui hasil dari penilaian kinerja karyawan melalui laporan evaluasi kerja yang dibuat oleh bagian HRD. Selain berdasarkan laporan evaluasi kerja ini, manajer juga menilai berdasarkan cara kerja yang diamati oleh manajemen. Proses penilaian kinerja digambarkan pada gambar 4.8

92 Gambar 4.8 Activity Diagram proses penilaian kinerja 9. Pemberhentian Jika ada karyawan yang ingin mengundurkan diri dari perusahaan, maka harus mengisi form berhenti kerja yang juga mencakup alasan karyawan ingin berhenti kerja. Lalu bagian HRD akan mengecek form tersebut dan menyerahkan kepada manajer. Jika sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka bagian HRD dapat membuat surat pernyataan karyawan berhenti kerja yang ditandatangani oleh manajer, karyawan, maupun HRD. Bagian Keuangan pun akan memberikan uang pesangon untuk karyawan sesuai dengan peraturan

93 yang ada di dalam perusahaan, dan akan dicatat oleh bagian akuntansi. Gambar 4.9 menggambarkan proses pemberhentian karyawan.

Gambar 4.9 Activity Diagram proses berhenti kerja 94

95 4.1.2 Event Table Tabel 4.1 Event Table No Event Trigger Source Use Case Response Destination 1. Bagian unit terkait Adanya kebutuhan Bagian unit Membuat form Form Manajer membuat form tenaga kerja baru terkait penerimaan karyawan penerimaan penerimaan baru karyawan baru karyawan baru 2. Bagian HR membuat Adanya surat lamaran Bagian HR Membuat Form Form wawancara Pelamar form wawancara calon karyawan yang wawancara (calon sesuai kriteria karyawan) 3. Bagian HR membuat Adanya surat lamaran Bagian HR Membuat surat Surat penolakan Pelamar surat penolakan atas yang tidak sesuai penolakan (calon surat lamaran yang dengan kriteria karyawan)

96 tidak masuk criteria 4. Bagian HR membuat Calon karyawan Bagian HR Membuat surat Surat perjanjian Pelamar surat perjanjian kerja diterima untuk perjanjian kerja kerja (calon mengikuti masa karyawan) percobaan 5. Manajer mengisi Adanya penilaian Manajer Membuat form form penilaian karyawan form penilaian terhadap karyawan penilaian karyawan karyawan karyawan setelah masa percobaan 6. Bagian HR mencatat Karyawan bekerja Bagian HR Mencatat data Form Data Manajer data karyawan baru sebagai karyawan karyawan baru karyawan tetap 7. Bagian HR membuat Ada karyawan yang Bagian HR Membuat form form pelatihan Manajer

97 form pelatihan akan mengikuti pelatihan pelatihan 8. Bagian HR membuat Karyawan yang telah Bagian HR Membuat form evaluasi form evaluasi Manajer form evaluasi mengikuti pelatihan pelatihan pelatihan pelatihan akan dievaluasi 9. Manajer membuat Dilakukan penilaian Manajer Membuat form prestasi form prestasi Karyawan form prestasi kerja terhadap prestasi kerja karyawan kerja karyawan karyawan kerja karyawan 10. Bagian Admin Menghitung data Bagian Membuat laporan Laporan absensi Manajer membuat laporan absensi karyawan Admin absensi absensi pada akhir bulan 11. Bagian Admin Karyawan melakukan Bagian Mengecek form form pinjaman Karyawan mengecek form pinjaman Admin pinjaman

98 pinjaman 12. Bagian akuntansi Melakukan Bagian Membuat slip gaji Slip gaji Karyawan membuat slip gaji pembayaran gaji akuntansi karyawan karyawan karyawan kepada karyawan 13. Bagian akuntansi Pencatatan Bagian Membuat laporan gaji Laporan gaji Manajer membuat laporan pembayaran gaji akuntansi karyawan karyawan gaji karyawan kepada karyawan 14. Karyawan mengisi form izin Adanya permohonan untuk izin Karyawan Mengisi form izin Form izin Bagian HR 15. Karyawan mengisi Adanya pengajuan Karyawan Mengisi form berhenti Form berhenti Bagian HR form berhenti kerja permohonan untuk kerja kerja berhenti kerja

99 4.1.3 Class Diagram Gambar 4.10 Class Diagram

100 4.1.4 Use Case Diagram Gambar 4.11 Use Case Diagram

101 4.1.5 Use Case Description Tabel 4.2 Use Case Description Form Penerimaan Karyawan Baru Use Case : Membuat Form Penerimaan Karyawan Baru Main Flow : 1. Bagian unit terkait mengecek adanya kebutuhan karyawan baru 2. Bagian unit terkait mengisi form penerimaan karyawan baru 3. Bagian HR menyampaikan form penerimaan kepada manajer Exception Condition : -

102 Tabel 4.3 Use Case Description Form Wawancara Use Case : Membuat Form Wawancara Main Flow : 1. Bagian HR menyeleksi surat lamaran karyawan yang lolos seleksi 2. Bagian HR mendata calon karyawan yang akan diwawancara 3. Bagian HR membuat form wawancara Exception Condition : -

103 Tabel 4.4 Use Case Description Surat Penolakan Use Case : Membuat Surat Penolakan Main Flow : 1. Bagian HR melihat surat lamaran yang diterima 2. Bagian HR mengumpulkan surat-surat lamaran yang tidak sesuai surat permintaan karyawan baru 3. Bagian HR membuat surat penolakan untuk karyawan yang tidak lolos seleksi Exception Condition : -

104 Tabel 4.5 Use Case Description Membuat surat perjanjian kerja Use Case : Membuat Surat Perjanjian Kerja Main Flow : 1. Bagian HR memeriksa hasil wawancara karyawan 2. Bagian HR membuat surat perjanjian kerja bagi karyawan yang lolos pada hasil wawancara Exception Condition : -

105 Tabel 4.6 Use Case Description Mendata karyawan Use Case : Mendata Karyawan Main Flow : 1. Bagian HR meminta karyawan mengisi data diri karyawan pada form karyawan 2. Bagian HR membuat data seluruh karyawan baru Exception Condition : -

106 Tabel 4.7 Use Case Description Form Penilaian Use Case : Membuat Form Penilaian Main Flow : 1. Manajer mengecek hasil masa percobaan karyawan selama waktu yang telah ditentukan 2. Manajer mengisi form penilaian bagi karyawan pada masa percobaan Exception Condition : -

107 Tabel 4.8 Use Case Description Form Pelatihan Use Case : Membuat Form Pelatihan Main Flow : 1. Manajer meminta dilakukan pelatihan bagi karyawan 2. Bagian HR mengurus pelatihan yang akan dilakukan 3. Bagian HR membuat form pelatihan bagi karyawan yang akan mengikuti pelatihan 4. Bagian HR meminta persetujuan manajer atas pelatihan yang akan dilakukan Exception Condition : -

108 Tabel 4.9 Use Case Description Form Evaluasi Pelatihan Use Case : Membuat Form Evaluasi Pelatihan Main Flow : 1. Karyawan mengikuti pelatihan yang diadakan 2. HRD melakukan penilaian hasil pelatihan yang diikuti karyawan 3. HRD membuat form evaluasi pelatihan karyawan 4. Manajer mengecek hasil evaluasi pelatihan Exception Condition : -

109 Tabel 4.10 Use Case Description Laporan Absensi Use Case : Membuat Laporan Absensi Main Flow : 1. Karyawan melakukan absensi setiap hari kerja 2. Bagian Admin mencetak data absensi karyawan pada akhir bulan 3. Bagian Admin menghitung data hadir, izin, cuti, absen karyawan 4. Bagian Admin membuat laporan absensi bulanan karyawan Exception Condition : -

110 Tabel 4.11 Use Case Description Slip Gaji Use Case : Membuat Slip Gaji Main Flow : 1. Bagian Admin menyerahkan laporan absensi karyawan kepada bagian akuntansi 2. Bagian Akuntansi menghitung gaji dan tunjangan karyawan berdasarkan laporan absensi 3. Bagian Akuntansi menghitung pajak karyawan 4. Bagian Akuntansi mencatat jumlah pembayaran gaji karyawan 5. Bagian Akuntansi menyerahkan total pembayaran gaji karyawan kepada bagian karyawan 6. Bagian Keuangan mentransfer pembayaran gaji kepada seluruh karyawan 7. Bagian Akuntansi membuat slip gaji untuk diberikan kepada karyawan Exception Condition : -

111 Tabel 4.12 Use Case Description Laporan Gaji Karyawan Use Case : Membuat Laporan Gaji Karyawan Main Flow : 1. Bagian Keuangan mentransfer total gaji kepada seluruh karyawan 2. Bagian Keuangan menyerahkan bukti transfer kepada bagian akuntansi 3. Bagian Akuntansi memeriksa total pembayaran dengan catatan data gaji karyawan 4. Bagian Akuntansi membuat laporan gaji karyawan Exception Condition : -

112 Tabel 4.13 Use Case Description Form Pinjaman Use Case : Mengisi Form Pinjaman Main Flow : 1. Karyawan mengajukan permohonan pinjaman dan mengisi form pinjaman 2. Bagian admin mengecek kelengkapan form 3. Bagian Keuangan memeriksa limit pinjaman karyawan 4. Bagian Keuangan meminta persetujuan manajer atas pinjaman karyawan 5. Manajer menyetujui pinjaman yang diminta karyawan 6. Bagian Keuangan mentransfer uang pinjaman kepada karyawan 7. Bagian akuntansi mencatat pinjaman karyawan Exception Condition : -

113 Tabel 4.14 Use Case Description Form Izin Use Case : Mengisi Form Izin Main Flow : 1. Karyawan mengajukan permohonan izin dan mengisi form izin 2. Bagian HR mengecek limit izin karyawan 3. Bagian HR meminta persetujuan manajer atas permohonan izin karyawan 4. Manajer menyetujui permohonan izin karyawan Exception Condition : -

114 Tabel 4.15 Use Case Description Form Prestasi Karyawan Use Case : Mengisi Form Prestasi Karyawan Main Flow : 1. Manajer melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan 2. Manajer mengisi form prestasi kerja karyawan Exception Condition : -

115 Tabel 4.16 Use Case Description Form Berhenti Kerja Use Case : Mengisi Form Berhenti Kerja Main Flow : 1. Karyawan mengajukan permohonan berhenti kerja dan mengisi form berhenti kerja 2. Bagian HR mengecek kelengkapan form dan prosedur berhenti kerja 3. Bagian HR meminta persetujuan manajer atas pengajuan permohonan berhenti kerja karyawan 4. Bagian HR membuat surat pernyataan berhenti kerja 5. Bagian keuangan memberikan uang pesangon, dll. Exception Condition : -

116 2.2 Software Architecture and Deployment Environment 2.2.1 Software Architecture Software Architecture yang digunakan adalah bentuk 2-tier. Client, Application, data yang digunakan terletak pada server yang sama. 2.2.2 Deployment Environment Deployment Environment yang digunakan adalah MULTI-TIER yang CLUSTERED dan CENTRALIZED ARCHITECTURE. Multi-Tier Sistem informasi yang dikembangkan menghubungkan 3 bagian/divisi, yaitu Bagian HR, Akuntansi, Admin, Manajer, serta Keuangan. Oleh karena itu, kegiatan computing akan terjadi di beberapa komputer pada tempat yang berbeda. Clustered Karena spesifikasi tugas/fungsi yang dijalankan hanya berkisar pada masalah transfer data, maka spesifikasi hardware yang digunakan sama. Lokasi komputer/sistem berada dalam 1 tempat yang sama. Centralized Architecture Server (computing resource) hanya terletak di 1 tempat, yaitu di perusahaan dengan menggunakan jaringan LAN. Dengan hanya menggunakan 1 server maka aktivitas pengolahan data bisa terjadi secara real-time dan terpusat.

117 4.3 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Form Penerimaan Karyawan Baru Gambar 4.12 Sequence Diagram Form Penerimaan Karyawan Baru

118 b. Sequence Diagram Form wawancara calon karyawan Gambar 4.13 Sequence Diagram Form Wawancara Calon Karyawan

119 c. Sequence Diagram Form Penilaian Masa Percobaan Gambar 4.14 Sequence Diagram Form Penilaian Masa Percobaan

120 d. Sequence Diagram Form Data Karyawan Gambar 4.15 Sequence Diagram Form Data Karyawan

121 e. Sequence Diagram Form permohonan pelatihan Gambar 4.16 Sequence Diagram Form Permohonan Pelatihan

122 f. Sequence Diagram Form Evaluasi Pelatihan Gambar 4.17 Sequence Diagram Form Evaluasi Pelatihan

123 g. Sequence Diagram Form Pinjaman Gambar 4.18 Sequence Diagram Form Pinjaman

124 h. Sequence Diagram Form Permohonan Izin Gambar 4.19 Sequence Diagram Form Permohonan Izin

125 i. Sequence Diagram Form Pemberhentian kerja Gambar 4.20 Sequence Diagram Form Pemberhentian Kerja

126 j. Sequence Diagram Form penilaian Gambar 4.21 Sequence Diagram Form Penilaian

127 k. Sequence Diagram Slip gaji Gambar 4.22 Sequence Diagram Slip Gaji

128 4.4 User Interface a. User interface Form Penerimaan Karyawan Baru Form penerimaan karyawan baru adalah form yang diisi oleh bagian unit untuk meminta persetujuan manajer atas penambahan karyawan baru yang dibutuhkan. Dalam form ini berisi detail kualifikasi karyawan seperti apa yang dibutuhkan dan bagian apa yang membutuhkan penambahan karyawan serta jumlah karyawan baru yang ingin direkrut.

129 Gambar 4.23 User Interface Form Penerimaan Karyawan Baru NoTrPKB Bagian Jenis Kelamin Jangka Waktu : Auto Display : Pilih : Pilih

130 Jenis Rekrut Jumlah yang dibutuhkan Jabatan Level Pendidikan Pengalaman Kemampuan Bahasa Kualifikasi Upah Nama Pengusul Pertimbangan Pengusul Keterangan : Pilih : Pilih

131 b. User interface Form Wawancara Form wawancara calon karyawan adalah form yang berisi detail hasil wawancara yang dilakukan dengan calon karyawan yang telah lolos seleksi. Dalam form ini terdapat perjanjian kerja yang dibuat dengan calon karyawan apabila calon karyawan lolos dalam tahap wawancara dan menjadi karyawan untuk masa percobaan.

Gambar 4.24 User Interface Form Wawancara 132

133 KdWawancara KdCalonKaryawan Tanggal Performance Kemampuan komunikasi Motivasi Kerja Stabilitas Emosi Potensi Kepemimpinan Nama Pewawancara Divisi Pewawancara Pengetahuan Pengalaman Kerja Inisiatif Kerja Kerjasama Gaji Pokok Tunjangan Tunjangan lainnya Mulai Bekerja Akhir Percobaan Jabatan : Auto Display : Auto Display : Auto Display

134 Departemen Rekomendasi1 Rekomendasi2 Perjanjian Kerja : Auto Display c. User Interface Form Calon Karyawan Form calon karyawan berisi detail mengenai keterangan karyawan yang telah berhasil melewati tahap wawancara dan akan mengikuti masa percobaan. Form ini berisi keterangan umum mengenai data pribadi karyawan.

135 Gambar 4.25 User Interface Form Calon Karyawan KdCalon Karyawan Nama NoKTP NoSIM Jenis Kelamin Tempat Lahir : Auto Display : Pilih

136 Tanggal Lahir Tinggi Berat Alamat Telepon Pendidikan Status Perkawinan : Pilih Tanggal Wawancara Kewarganegaraan Foto : Pilih

137 d. User Interface Form Data Karyawan Form data karyawan hampir sama dengan form calon karyawan, hanya saja form data karyawan lebih lengkap, karena selain terdapat data pribadi karyawan, di dalam form ini juga terdapat keterangan mengenai jumlah gaji, tunjangan, dan hal lainnya mengenai karyawan sesuai dengan yang terdapat di dalam form wawancara.

Gambar 4.26 User Interface Form Data Karyawan 138

139 Kd Karyawan Nama NoKTP NoSIM Jenis Kelamin Agama Tempat Lahir Tanggal Lahir Tinggi Berat Alamat Telepon Pendidikan Status Perkawinan Kewarganegaraan Bahasa Mulai Bekerja Akhir Kontrak Jabatan Departemen : Auto Display : Pilih : Auto Display : Pilih : Pilih : Pilih : Auto Display : Auto Display

140 Gaji Pokok Tunjangan Tunjangan Lainnya Limit Pinjaman Status Foto : Auto Display e. User Interface Form Pelatihan Form pelatihan dibuat oleh bagian HRD pada saat ingin melakukan pelatihan bagi karyawan. Dalam form ini terdapat seluruh keterangan mengenai pelatihan yang akan dilakukan. Seperti judul pelatihan, lokasi, tanggal pelatihan, dan biaya yang diperlukan. Jika manajer menyetujui permohonan pelatihan, maka form ini akan ditandatangani oleh manajer, dan bagian HRD dapat segera mengatur pelatihan yang akan dilakukan.

141 Gambar 4.27 User Interface Form Pelatihan NoTrPelatihan KdKaryawan Judul Training Lokasi : Auto Display : Auto Display

142 Tanggal Alasan Permohonan Durasi Biaya Training Biaya Hotel Biaya Makan Biaya Buku Biaya Transportasi Tanggal Periksa Tanggal Disetujui Status : Auto Display

143 f. User Interface Form Evaluasi Pelatihan Form evaluasi pelatihan berisi mengenai hasil pelatihan yang telah diikuti oleh masning-masing karyawan. Manajer akan melakukan evaluasi terhadap setiap karyawan mengenai pelatihan yang diikuti berdasarkan penilaian pada form ini.

Gambar 4.28 User Interface Form Evaluasi Pelatihan 144

145 KdEvaluasiPelatihan KdPelatihan Bahan Pelatihan Materi Instruktur Kemampuan menjawab Perangkat Tingkat penyerapan Kesesuain materi Harapan peserta Bidang kerja Aplikasi kerja Lainnya Komentar peserta : Auto Display : Auto Display Komentar kepala departemen

146 g. User interface Form permohonan izin Form permohonan izin diisi oleh karyawan apabila karyawan ingin melakukan izin (cuti ). Di dalam form ini terdapat keterangan mengenai waktu cuti yang ingin dilakukan, dan juga kontak yang dapat dihubungi oleh perusahaan pada saat keadaan penting. Gambar 4.29 User Interface Form Permohonan Izin NoTrIzin KdKaryawan Mulai : Auto Display : Auto Display

147 Akhir Nama Kontak Alamat Kontak Telp Kontak h. User Interface Form Permohonan Pinjaman Form pinjaman diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan permohonan pinjaman kepada perusahaan. Dalam form ini berisi keterangan jumlah pinjaman yang ingin dilakukan, limit pinjaman karyawan, potongan yang akan dilakukan, serta alasan melakukan pinjaman.

148 Gambar 4.30 User Interface Form Permohonan Pinjaman NoTrPinjaman : Auto Display KdKaryawan : Auto Display Tanggal Alasan Limit Jumlah Sisa Potongan : Auto Display

149 Status : Auto Display i. User Interface Form Prestasi Kerja Form penilaian kerja berisi mengenai hasil penilaian kerja setiap karyawan. Dengan form ini, manajer akan melakukan evaluasi terhadap setiap karyawan dengan memberikan penilaian berdasarkan kriteria-kriteria yang tertera di dalam form ini.

Gambar 4.31 User Interface Form Prestasi Kerja 150

151 NoTrPrestasi KdKaryawan Tahun Penguasaan Kualitas Kuantitas Kemampuan kerja Terlambat Mangkir Izin Sakit Kerjasama Tanggung Jawab Etika Loyalitas Inisiatif Pengembangan diri Kemandirian Kepemimpinan Perencanaan : Auto Display : Auto Display

152 Pengendalian Pengambilan Keputusan Pengembangan Bidang dikuasai Bidang kurang dikuasai Komentar Saran j. User Interface Form Pemberhentian Kerja Form ini diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan permohonan berhenti kerja. Form ini berisi keterangan tanggal permohonan mulai berhenti kerja dan alasan mengajukan permohonan berhenti kerja. Gambar 4.32 User Interface Form Pemberhentian Kerja

153 KdBerhentiKaryawan : Auto Display KdKaryawan : Auto Display Tanggal Permohonan Alasan k. User Interface Laporan Form laporan digunakan untuk melihat hasil laporan. Dalam form ini terdapat dua laporan, yaitu laporan gaji dan laporan absensi. Gambar 4.33 User Interface Laporan Laporan Bulan Tahun : Pilih : Pilih : Auto Display

154 l. User Interface Laporan Gaji Form ini untuk melihat laporan gaji karyawan. Gambar 4.34 User Interface Laporan Gaji m. User Interface Laporan Absensi Form ini untuk melihat laporan absensi karyawan. Gambar 4.35 User Interface Laporan Absensi

155 n. User Interface Laporan Evaluasi Kerja Form ini merupakan laporan evaluasi hasil kerja karyawan yang dilakukan oleh manajer. Gambar 4.36 User Interface Laporan evaluasi kerja

156 o. User Interface Form Login Form Login adalah form yang pertama kali muncul pada saat aplikasi dijalankan. Setiap user yang menggunakan sistem akan memiliki username dan password. Untuk dapat masuk ke dalam menu, user perlu memasukan username dan password. Form login juga digunakan untuk melakukan absensi bagi karyawan. Gambar 4.37 User Interface Form Login Username Password

157 p. User Interface Form Absensi Form absensi digunakan oleh karyawan untuk melakukan absensi. Pada saat karyawan memasukkan kode karyawan, maka secara otomatis sistem akan langsung mencatat absensi karyawan. Gambar 4.38 User Interface Form Absensi KdKaryawan : Auto Display

158 q. User Interface Form Absen masuk Form absen masuk mencatat jam masuk karyawan secara otomatis pada saat karyawan memasukkan kode karyawan. Gambar 4.39 User Interface Absen Masuk KdKaryawan : Auto Display

159 r. User Interface Form Absen keluar Form absen keluar mencatat jam keluar karyawan secara otomatis pada saat karyawan memasukkan kode karyawan. Gambar 4.40 User Interface Form Absen Keluar KdKaryawan : Auto Display

160 s. User Interface Ganti Password Form ini digunakan untuk mengganti password user dengan password baru yang diinginkan. Gambar 4.41 User Interface Ganti Password Password Lama Password Baru Ulang Password Baru

161 t. User Interface Agama Form ini digunakan untuk mengetahui agama dari masing-masing karyawan. Gambar 4.42 User Interface Agama KdAgama Agama

162 u. User Interface Jabatan Form Jabatan digunakan untuk menentukan jabatan yang dimiliki oleh karyawan. Gambar 4.43 User Interface Jabatan KdJabatan Departemen : Auto Display Jabatan

163 v. User Interface Departemen Form Departemen digunakan untuk mengetahui departemen dimana karyawan bekerja. Gambar 4.44 User Interface Departemen KdDepartemen Departemen

164 w. User Interface Kota Form kota digunakan untuk mengetahui keterangan kota yang berhubungan dengan karyawan. Gambar 4.45 User Interface kota KdKota Kota

165 x. User Interface Pendidikan Form pendidikan digunakan untuk mengetahui keterangan riwayat pendidikan karyawan. Gambar 4.46 User Interface Pendidikan KdPendidikan KdKaryawan : Auto Display Tingkat Institusi Tahun Masuk Tahun Keluar

166 y. User Interface Status Form Status digunakan untuk mengetahui keterangan status karyawan. Gambar 4.47 User Interface Status KdStatus Status

167 z. User Interface Bahasa Form Bahasa digunakan untuk mengetahui keterangan bahasa terkait dengan karyawan. Gambar 4.48 User Interface Bahasa KdBahasa Bahasa

168 aa. User Interface Jenis Rekrut Form Jenis Rekrut digunakan untuk mengetahui keterangan jenis rekrut karyawan. Gambar 4.49 User Interface Jenis Rekrut KdJenisRekrut JenisRekrut

169 bb. User Interface Kewarganegaraan Form Kewarganegaraan digunakan untuk mengetahui keterangan kewarganegaraan karyawan. Gambar 4.50 User Interface Kewarganegaraan KdKewarganegaraan Kewarganegaraan

170 4.5 Rich Picture proses bisnis yang diusulkan 1. Proses Perekrutan Gambar 4.51 Rich Picture proses perekrutan yang diusulkan Pada proses perekrutan yang diusulkan, seluruh data calon karyawan yang masuk akan langsung disimpan di dalam sistem, sehingga bagian HRD maupun manajer dapat melihat langsung data karyawan yang tersimpan di dalam sistem. Jika calon karyawan telah diterima, dan ingin mengundurkan diri setelah masa percobaan, maka bagian HRD harus merekrut karyawan baru lagi berdasarkan data pelamar yang sebelumnya telah masuk ke dalam sistem.

171 2.Proses Absensi Gambar 4.52 Rich Picture proses absensi yang diusulkan Pada proses absensi yang diusulkan, seluruh data karyawan yang ada di dalam sistem akan terintegrasi dengan data absensi karyawan, sehingga pada saat karyawan melakukan absensi, akan langsung masuk ke dalam database karyawan.

172 3. Proses Pelatihan Gambar 4.53 Rich Picture proses pelatihan yang diusulkan Pada proses pelatihan yang diusulkan, seluruh data pelatihan yang diikuti karyawan maupun hasil evaluasi pelatihan akan tersimpan di dalam sistem sehingga manajer maupun bagian HRD dapat langsung melihat data-data pelatihan dan evaluasi pelatihan melalui sistem.

173 4. Proses Cuti Gambar 4.54 Rich Picture proses cuti yang diusulkan Pada proses cuti yang diusulkan, karyawan dapat mengajukan cuti dengan langsung mengisi form permohonan cuti, yang akan dicek oleh bagian HRD. Jika manajer menyetujui permohonan cuti, maka karyawan akan diizinkan untuk cuti. Data cuti karyawan akan langsung tersimpan di dalam sistem.

174 5. Proses pinjaman Gambar 4.55 Rich Picture proses pinjaman yang diusulkan Pada proses pinjaman yang diusulkan, saat karyawan mengajukan pinjaman dengan mengisi form pinjaman, maka sistem akan secara langsung mengecek limit pinjaman karyawan. Jika karyawan telah melebihi limit pinjaman yang ditentukan, maka permohonan pinjaman tidak dapat dilakukan, tetapi jika limit pinjaman masih tersedia dan manajer menyetujui permohonan pinjaman, maka karyawan akan mendapat pinjaman sesuai prosedur yang telah ditentukan.

175 6. Proses Penggajian Gambar 4.56 Rich Picture proses penggajian yang diusulkan Pada proses penggajian yang diusulkan, seluruh data-data yang dibutuhkan oleh bagian penggajian, akan langsung terintegrasi dengan data lainnya, seperti data absensi, data pinjaman, data gaji, semua sudah tersimpan di dalam master karyawan. Sehingga memudahkan bagian penggajian untuk menghitung gaji karyawan. Seluruh data penggajian karyawan akan langsung tersimpan di dalam sistem.

176 7. Proses pemberhentian kerja Gambar 4.57 Rich Picture proses berhenti kerja yang diusulkan Pada proses pemberhentian kerja yang diusulkan, pada saat karyawan mengisi form permohonan berhenti kerja, bagian HRD akan mengecek seluruh kelengkapan form dan alasan berhenti kerja, lalu akan diotorisasi oleh manajer, jika disetujui maka karyawan akan dinyatakan berhenti dan data berhenti karyawan akan langsung tersimpan di dalam sistem.

177 4.6 Navigation Diagram Gambar 4.58 Navigation Diagram

178 4.7 Rencana Implementasi Tabel 4.17 Rencana Implementasi Task 1. Pemilihan Hardware dan Software 2. Mempersiapkan Database 3. Instalasi Sistem 4. Testing 5. Pelatihan User 6. Evaluasi Sistem Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 4.8 Hak Akses Karyawan pada Sistem Informasi Human Resources Management 4.8.1 Karyawan Seluruh karyawan yang bekerja memiliki hak akses berupa : Login, Absensi, Form Karyawan, izin, Pinjaman, Pemberhentian kerja 4.8.2 Bagian HRD Bagian HRD memiliki hak akses berupa : Login, Absensi, Permintaan Karyawan Baru, Wawancara, Calon Karyawan, Pelatihan, Evaluasi Pelatihan, Penilaian karyawan, Izin, Pinjaman, Pemberhentian Kerja.

179 4.8.3 Bagian Admin Bagian Admin memiliki hak akses berupa : Login, Absensi, Izin, Pinjaman, Laporan absensi, Pemberhentian Kerja 4.8.4 Bagian Akuntansi Bagian akuntansi memiliki hak akses berupa : Login, Absensi, Izin, Pinjaman, Laporan Gaji, Slip Gaji, Pemberhentian Kerja