PROSEDUR VERIFIKASI DAN KALIBRASI PERALATAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR VERIFIKASI DAN KALIBRASI PERALATAN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 NO PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014 PROSEDUR VERIFIKASI DAN KALIBRASI PERALATAN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Muhidin Bin Dalaim Penolong Pegawai Perubatan Cetakkan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakkan Komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakkan Komputer

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menerangkan langkah-langkah verifikasi dan kalibrasi sesuatu peralatan supaya peralatan Perubatan yang digunakan dapat memberi bacaan yang tepat dan jitu. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai untuk membuat kalibrasi dan verifikasi peralatan Perubatan yang digunakan di Klinik Kesihatan Ibu dan Anak, Klinik Bandar Tenggara, Klinik Kesihatan Bandar Mas, Klinik Kesihatan Sening, Klinik Kesihatan Tanjung Sedili, Klinik Kesihatan Air Tawar 2, Klinik Kesihatan Lok Heng,Klinik Kesihatan Bukit Besar,Klinik Kesihatan Bukit Waha,Klinik Kesihatan Sg. Rengit, Klinik Desa Bt. 4, Klinik Desa Air Tawar 4, Klinik Desa Sibol/Pengeli,Klinik Desa Pasir Raja, Klinik Desa Air Tawar 3, Klinik Desa Aping Barat dan Klinik Desa Teluk Ramunia. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 4.0 TERMINOLOGI 4.1 Verifikasi : Satu prosedur yang dilakukan keatas alat atau mesin untuk menentukan keputusan yang dihasilkan oleh alat atau mesin tersebut adalah tepat. 4.2 Kalibrasi : Satu prosedur yang dijalankan dalam keadaan tertentu secara berkala bagi menentukan peralatan pengukuran berada dalam keadaan standard yang ditetapkan oleh pengeluar peralatan tersebut dan memberi bacaan yang tepat dalam lingkungan ukuran yang telah ditetapkan 4.3 J : Jururawat 4.4 PPP : Penolong Pegawai Perubatan 4.5 PPKP : Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran 4.6 JTMP : Juruteknologi Makmal Perubatan 4.7 JM : Jururawat Masyarakat Page 2

4.8 BT : Bidan 4.9 PPF : Penolong Pegawai Farmasi 4.10 PA : Pekerja Awam 4.11 PT : Pembantu Tadbir 4.12 Ketua Unit : Ketua bagi sesuatu unit 4.13 KJK : Ketua Jururawat Kesihatan 4.14 Agensi Kalibrasi : Agensi yang dipilih hendaklah memenuhi kriteria berikut: a) Mempunyai sijil pendaftaran syarikat dan Sijil Kewangan b) Mempunyai sijil akreditasi yang diiktiraf oleh SAM Page 3

5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 5.1 VERIFIKASI PERALATAN (A) 5.1.1 Kenalpasti peralatan dan sediakan senarai peralatan dan jadual verifikasi seperti di lampiran A hingga G. 5.1.2 Jalankan verifikasi mengikut jadual dan garis panduan oleh KKM (Rujuk arahan kerja verifikasi peralatan ) 5.1.3 Rekod hasil verifikasi seperti di dalam Lampiran A hingga G mengikut jenis peralatan yang diverifikasi.. 5.1.4 Jika peralatan tidak boleh diverifikasi atau mempunyai perbezaan ralat yang ketara rujuk kepada Ketua Unit. Tandakan perkataan Rosak,lokasi & tarikh pada peralatan tersebut dan asingkan. (Isi borang KEWPA 9). Hantar peralatan untuk proses pembaikan/perlupusan (rujuk prosedur penyelenggaraan). 5.2 KALIBRASI ( B ) 5.2.1 Kenalpasti dan sediakan senarai peralatan untuk dikalibrasi. Rujuk Lampiran A. 5.2.2 Dapatkan sebut harga membuat kalibrasi peralatan perubatan daripada pihak pembekal. 5.2.3 Terima peralatan dan laporan kalibrasi TANGGUNGJAWAB PPP /J /PF JTMP /JM /JM / BT JTMP /JM /JM / BT JTMP /JM /JM / BT JTMP /JM /JM / BT PPP PPP Page 4

6.0 CARTA ALIRAN TINDAKAN KETUA UNIT Kenalpasti TINDAKAN KETUA UNIT VERIFIKASI KALIBRASI PPP /J /PF Senaraikan peralatan untuk diverifikasi Senaraikan peralatan yang perlu dikalibrasi JTMP /JM /JM / BT Sebutharga Kalibrasi JTMP /JM /JM / BT Verifikasi dijalankan mengikut jadual Buat permohonan untuk kalibrasi PPP Kalibrasi dijalankan PPP Terima peralatan /laporan kalibrasi yang PPP Rosak JTMP /JM /JM / BT Peralatan boleh digunakan Perlu dibaiki/ lupus Peralatan boleh digunakan PPP JTMP /JM /JM / BT Rekod Rujuk Prosedur Penyeleng garaan peralatan Rekod PPP Page 5

7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD 1 Buku verifikasi Penimbang dan Pengukur Tinggi TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI 5 tahun Bersama peralatan tersebut 2 Buku verifikasi Tekanan Darah 5 tahun Bersama peralatan tersebut 3 Buku verifikasi Jangkasuhu/thermometer 5 tahun Bersama peralatan tersebut 4 Buku verfikasi Glucometer 5 tahun Bersama peralatan tersebut 5 Buku verifikasi Hemocue 5 tahun Bersama peralatan tersebut 6 Fail senarai peralatan dan jadual kalibrasi. 5 tahun Bilik Ketua Unit Klinik Kesihatan. 7 Fail senarai induk peralatan untuk di kalibrasi 5 tahun Bilik Penolong Pegawai Perubatan Kanan Page 6

8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Jururawat 8.1.2 Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran 8.1.3 Penolong Pegawai Perubatan 8.1.4 Juruteknologi Makmal Perubatan 8.1.5 Jururawat Masyarakat 8.1.6 Bidan 8.1.7 Anggota Agency Kalibrasi 8.1.8 Pembantu Tadbir 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Jadual Kalibrasi Peralatan 8.2.2 Senarai Pembekal 8.2.3 Sijil Perakuan pembekal Bagi Menjalankan Kalibrasi 8.3 PERALATAN 8.3.1 Alatan verifikasi yang diperlukan untuk diverifikasikan peralatan berkaitan, contohnya alat timbang, peralatan yang diperlukan adalah batu penimbang 5kg 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Semua peralatan yang telah dikenalpasti untuk diverifikasi dan dikalibrasi perlu dilaksanakan. 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES Sekurang-kurangnya 70% daripada peralatan perubatan yang disenaraikan hendaklah dikalibrasi pada tahun semasa. 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 7.6 Control of monitoring and measuring devices Page 7

ARAHAN KERJA : VERIFIKASI PERALATAN TINDAKAN ( Bagi Alat Penimbang bayi,langkah 12 hingga 15 tidak dilakukan ). TANGGUNGJAWAB JTMP /JM /JM / BT (Verifikasi Penimbang) Dilakukan setiap 2 minggu sekali atau setiap kali penggunaan melebihi 100 kali dengan membuat perbandingan dengan penimbang induk. 1. Pastikan Penunjuk berada di 0. 2. Tentu ukur penimbang. 3. Sekiranya penimbang tidak seimbang,pusingkan skru untuk mengimbangkannya. 4. Kunci penimbang (jika ada). 5. Letakkan standard weight ( 5 kg ) yang pertama 6. Buat catitan jika bacaannya kurang atau lebih dari 5kg. 7. Kunci penimbang (jika ada).dan kembalikan penunjuk ke 0 8. Letakkan standard weight (5 Kg) yang kedua. 9. Imbangkan penimbang.sekiranya bacaan kurang atau lebih dari 10kg.Buat catitan dalam buku verifikasi penimbang. 10. Kunci penimbang (jika ada). 11. Bawa penunjuk ke 0 dan angkat standard weight daripada penimbang. 12. Timbang diri anda dan catit berat badan 13. Letakkan satu standard weight (5kg)bersamasama anda dan buat bacaan. Page 8

14. Contohnya berat badan anda 50kg.Berat standard weight 5kg.Bacaannya ialah 55kg. Sekiranya bacaan kurang atau lebih dari 55kg.Buat catitan. 15. Letakkan standard weight yang kedua bersama anda.sepatutnya bacaanya 60kg. Sekiranya bacaan kurang atau lebih dari 60kg.Buat catitan. 16. Contoh catitan : i. Jika bacaan penimbang lebih 2gm. Bila diimbangkan setiap timbangan yang dibuat hendaklah ditolak 2gm. ii. Jika bacaan penimbang kurang 2gm.Bila ditimbangkan setiap timbangan yang dibuat hendaklah dicampur 2gm. 17. Bawa penunjuk ke 0 dan kunci penimbang 18. Bawa catitan didalam Buku Rekod Verifikasi Penimbang. Page 9

TINDAKAN ( Verifikasi Alat Pengukur Tekanan Darah ) Dilakukan setiap dua minggu sekali atau setiap kali penggunaan melebihi 100 pesakit dengan membuat perbandingan bacaan dengan sphygmomanometer induk yang disimpan di bilik KJK. TANGGUNGJAWAB JTMP /JM /JM / BT 1. Sediakan peralatan Spygmomanometer Induk. 2. Lakukan bacaan tekanan darah menggunakan sphygmomanometer Induk,catat keputusan bacaan. 3. Kemudian lakukan bacaan tekanan darah menggunakan sphygmomanometer klinik,catat bacaan. 4. Bandingkan bacaan sphygmomanometer Induk dengan sphygmomanometer klinik. 5. Sekiranya bacaan mematuhi ketepatan pengukuran yang ditetapkan,alat boleh digunakan dan diberi tarikh verifikasi akan datang. 6. Bawa catatan didalam Buku Rekod Verifikasi Tekanan Darah. Page 10

TINDAKAN ( Verifikasi Alat Pengukur Tekanan Darah ) Dilakukan setiap dua minggu sekali atau setiap kali penggunaan melebihi 100 pesakit dengan membuat perbandingan bacaan dengan sphygmomanometer induk yang disimpan di bilik KJK. TANGGUNGJAWAB JTMP /JM /JM / BT 1. Sediakan peralatan Spygmomanometer Induk. 2. Lakukan bacaan tekanan darah menggunakan sphygmomanometer Induk,catat keputusan bacaan. 3. Kemudian lakukan bacaan tekanan darah menggunakan sphygmomanometer klinik,catat bacaan. 4. Bandingkan bacaan sphygmomanometer Induk dengan sphygmomanometer klinik. 5. Sekiranya bacaan mematuhi ketepatan pengukuran yang ditetapkan,alat boleh digunakan dan diberi tarikh verifikasi akan datang. 6. Bawa catatan didalam Buku Rekod Verifikasi Tekanan Darah. Page 11

TINDAKAN ( Verifikasi Alat Jangkasuhu / Thermometer ) a) Jangkasuhu untuk mengambil dan mengukur suhu badan pesakit.. TANGGUNGJAWAB JTMP /JM /JM / BT Thermometer Digital Dilakukan dua minggu sekali atau setiap kali penggunaan melebihi 100 pesakit dengan membuat perbandingan dengan thermometer induk. 1. Ambil thermometer Induk dan thermometer Klinik yang sudah di swab dengan air dan tutup dengan plastik penutup khas. 2. Masukkan kedua-dua thermometer ke dalam mulut model sehingga penggera thermometer berbunyi,kemudian baca suhu dan rekod keduadua bacaan. 3. Bandingkan bacaan thermometer Induk dengan thermometer klinik. 4. Sekiranya bacaan mematuhi ketepatan pengukuran yang di tetapkan,alat boleh di gunakan dan di beri tarikh verifikasi akan datang. Catitkan bacaan di dalam buku rekod verifikasi thermometer digital. b) Jangkasuhu untuk mengukur suhu peti sejuk yang menyimpan vaksin atau reagent makmal atau ubat-ubatan farmasi. Thermometer minimax Di lakukan dua minggu sekali dengan membuat perbandingan di antara thermometer minimax klinik dan thermometer minimax Induk. 1. Tekan butang reset sehingga bahagian biru bercantum semula dengan bahagian merkuri di kedua-dua belah.(kedua-dua thermometer minimax Induk dan thermometer minimax klinik yang ada di Page 12

dalam peti sejuk) 2. Masukkan thermometer minimax Induk dan thermometer minimax klinik berdekatan dalam keadaan tegak di tengah-tengah peti sejuk. 3. Tutup pintu peti sejuk. 4. Biarkan thermometer minimax sepanjang hari(cth 8.00pagi 4.00petang) 5. Buka peti sejuk. 6. Ambil dengan pantas thermometer minimax Induk dan thermometer klinik dan baca suhu semasa, suhu maksimum dan kemudian suhu minimum. 7. Catat bacaan pada borang verifikasi. Jika bacaan mematuhi ketepatan pengukuran yang di tetapkan maka thermometer klinik berada dalam keadaan baik serta boleh di gunakan. 8. Keluarkan thermometer minimax Induk dari peti sejuk dan tekan butang reset sehingga bahagian biru bercantum semula dengan bahagian merkuri di kedua-dua belah.simpan thermometer induk semula di bilik KJK. 9. Untuk thermometer minimax klinik yang berada dalam peti sejuk, tekan butang reset sehingga kedua-dua bahagian merkuri bercantum kemudian tutup peti sejuk. 10. Selepas 5-10 minit baca semula minimax tadi. 11. Catat dalam rekod suhu harian Page 13

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan TARIKH NO KELUARAN HALAMAN DIPINDAAN NO PINDAAN BUTIR-BUTIR PINDAAN 01.01.2009 02 00 Keseluruhan Setiap pindaan di dalam prosedur berdasarkan ISO 9001:2008 01.01.2010 03 00 Keseluruhan Keluaran baru diterbitkan kerana pindaan melebihi 50% daripada keluaran asal 31.5.2011 03 01 12 Penambahan arahan kerja verifikasi thermometer digital (seksyen verifikasi alat jangkasuhu / thermometer) M/S DILULUSKAN Cetakkan Komputer Cetakkan Komputer Cetakkan Komputer Pindaan format lampiran S- 01-1 dan S-01-3 mengikut jenis alat yang diverifikasi kepada S-01-1k dan S-01-3a- 3k 01.03.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Cetakkan Komputer Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM. Page 14

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 14.08.2014 04 01 Lampiran A - H Perubahan dan penambahbaikan format borang verifikasi mengikut keperluan yang lebih mudah Cetakkan Komputer Page 15