39 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Profile Perusahaan PT Reall Pro merupakan perusahaan jasa yang berbentuk agent properti.pada awal pendiriannya perusahaan ini berlokasi pada Jalan Karang Tengah Raya no 8 Lebak Bulus Jakarta Selatan PT Reall Pro didirikan pada tahun 2010 dengan status perseroan terbatas. Sejak berdirinya hingga sekarang, PT Reall Pro telah banyak berkembang dari hanya memiliki 1 cabang menjadi 3 cabang. Yaitu di daerah kalibata yang bertempat di komersil area apartment kalibata city dan satu cabang lagi di daerah senayan yang berlokasi di gedung STC senayan.pembukaan cabang bertujuan untuk meningkatkan jangkauan pelanggan agar dapat langsung berinteraksi dengan PT Reall Pro di daerah mereka tinggal sehingga dapat memudahkan kebutuhan pelanggan. PT Reall Pro bergerak dalam bidang pemasaran dan penjualan properti. Selain itu PT Reall Pro juga memberikan jasa konsultasi bagi pelanggan untuk memanfaatkan atau menginvestasikan properti yang mereka miliki melalui PT Reall Pro, PT Reall Pro selalu mengutamakan kepuasan dari pelanggan baik dari informasi dan juga dari segi pelayanan.pelayanan yang diberikan oleh PT Reall Pro meliputi penjualan-pembelian properti dan memberikan jasa purna jual, sewa-menyewa properti, termasuk tanah dan ruko komersil
40 3.2 Struktur Organisasi Komisaris Direktur Marketing Manager Finance Customer Service Sales Agent Advertising Sumber PT. Reall Pro Gambar 3.1 Struktur Organisasi
41 3.3 Tugas dan Wewenang Tugas Komisaris: Mengawasi pekerjaan direktur dalam menjalankan perusahaan. Meminta keterangan mengenai berbagai hal pada direktur bila dibutuhkan. Menentukan dan mengatur strategi guna mencapai tujuan perusahaan. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan agar tidak menyimpang dari tujuan dan kebijakan perusahaan. Wewenang Komisaris : Mengangkat dan memberhentikan direktur Tugas Direktur : Bertanggung jawab atas keseluruhan jalannya perusahaan. Memberikan pekerjaan kepada general manager serta mengawasi kegiatan - kegiatan yang ada di dalam perusahaan. Wewenang Direktur : Mengontrol semua kegiatan operasional perusahaan. Sebagai koordinator dan bertanggung jawab terhadap kerja general manager.
42 Tugas Customer Service: Menerima pelanggan. Melayani keluhan dan masukan dari pelanggan. Melaksanakan tugas lain yang di perintahakan atasan. Tugas Marketing Manager: Menyusun rencana kebijakan, strategi pemasaran dan penjualan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Mencari ide pemasaran baru. Melaksanakan tugas lain yang di perintahakan atasan. Wewenang Marketing Manager : Melakukan pengawasan terhadap penjualan Tugas Marketing Agent : Menginformasikan ke pelanggan informasi tentang property. Membuat perjanjian dengan pelanggan. Tugas Finance: Membuat laporan keuangan. Cross cek data komisi baik penerimaan maupun pengeluaran komisi.
43 Tugas Advertising : Membuat iklan dari daftar properti yang ada. Mengecek iklan yang sudah dilakukan dan membuat pembayaran iklan.
44 3.4 Analisis Sistem Berjalan Analisis sistem yang berjalan pada PT Reall Pro lebih dititik beratkan pada masalah penjualan dan sewa menyewa properti dengan cara member informasi yang lengkap mengenai property yang ditawarkan. Prosedur sistem pemasaran yang berjalan pada PT Reall Pro adalah sebagai berikut : Pemilik properti menghubungi atau dapat langsung datang ke kantor PT Reall Pro selaku properti agen. Disini pemilik properti menyatakan akan menjual atau menyewakan properti miliknya. Pemilik propertiakan menghubungi sales properti yang sedang bertugas pada hari itu untuk ditangani mengenai pemasarannya. Selanjutnya maka sales properti tersebut akan mengadakan perjanjian dengan pemilik properti untuk bertemu. Pada pertemuan itu disepakati bahwa sales properti tersebutlah yang akan menangani masalah pemasaran properti tersebut. Maka diadakanlah perjanjian dengan dua macam prosedur yaitu Open ( dimana penjualan proper terbuka bias dilakukan oleh properti agent lain selain PT Reall Pro) dan yang kedua secara Eksklusif ( pihak PT Reall Pro selaku properti agent tunggal yang berhak untuk memasarkan properti itu sendiri). Setelah perjanjian dibuat maka pihak perusahaan akan melakukan usaha pemasaran yaitu dengan memasang spanduk miliki PT Reall Pro yang berisi nomor telepon kantor dan nomor handphone dari sales properti yang dapat dihubungi, atau pihak perusahaan akan memasang iklan pada media massa dan juga dengan menggunakan cara lainnya.
45 Untuk pihak konsumen yang ingin membeli properti, maka informasi mengenai hal tersebut dapat diperoleh melalui brosur, majalah, selebaran iklan, maupun spanduk-spanduk yang terdapat properti yang dijual yang di dalamnya tertera nomor handphone dari sales properti yang bertugas memasarkan properti tersebut dan nomor telepon kantor PT Reall Pro sehingga konsumen dapat menghubungi langsung sales properti tersebut, atau konsumen dapat menghubungi pihak PT Reall Pro secara langsung melalui telepon pada jam kerja atau mendatangi secara langsung kantor PT Reall Pro. Konsumen yang menghubungi PT Reall Pro akan dilayani oleh sales-sales properti sesuai dengan properti yang di inginkan oleh yang bersangkutan. Jika konsumen berminat pada suatu properti maka sales properti dapat membuat rencana janji untuk mengadakan survey atas property yang bersangkutan. Mereka mengadakan perjanjian untuk bertemu pada tempat yaitu properti yang diinginkan oleh konsumen. Jika setelah survey konsumen tersebut benar-benar tertarik pada properti tersebut maka akan diadakan negosiasi dengan pemilik properti jika terdapat penawaran dari konsumen. Jika sudah terjadi kesepakatan harga maka akan diadakan perjanjian jual beli. Mengenai masalah pembayaran juga dibicarakan yaitu secara cash atau kredit. Setelah pembayaran selesai maka bagian keuangan mengurus biaya kepada sales properti.
46 3.5 Diagram Sistem Berjalan 3.5.1 Activity Diagram Pemasaran Gambar 3.2 Activity Diagram Pemasaran PT Reall Pro
47 3.5.2 Activity Diagram Penawaran Gambar 3.3 Activity Diagram Penawaran PT Reall Pro
48 3.5.3 Activity Diagram Pengiklanan Gambar 3.4 Activity Diagram Pengiklanan PT Reall Pro
49 3.5.4 Activity Diagram Pembayaran Properti Gambar 3.5 Activity Diagram Pembayaran Properti PT Reall Pro
50 3.5.5 Activity Diagram Pembayaran Komisi Gambar 3.6 Activity Diagram Pembayaran Komisi PT Reall Pro
51 3.6 Permasalahan Yang Dihadapi Dari hasil analisis dengan melakukan survey pada PT Reall Pro mengenai sistem yang sedang berjalan maka terdapat beberapa permasalahan yang dihadapai, antara lain : Data pemasaran properti yang telah terjadi proses pemasangan iklan, terpasang kembali sehingga properti tidak sesuai perjanjian pemasangan iklan karena data tidak terintegrasi dengan baik. Adanya penyalahgunaan data sehingga kenyamanan pelanggan tidak terjaga dengan baik. Pembuatan laporan pembayaran iklan, laporan pembayaran properti, dan laporan pembayaran komisi menjadi sulit dan memakan waktu karena data tidak terintegrasi dengan baik. Sulit memberikan informasi kepada pelanggan tentang lokasi dan harga dari rumah yang diingikan. Pencarian data masih memakan waktu yang lama dikarenakan banyak data dan pencarian masih dilakukan secara manual.
52 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi beberapa masalah yang dihadapai oleh PT Reall Pro saat ini, maka di usulkan solusi yang dapat mengatasi masalah-masalah tersebut, antara lain : Merancang basis data pemasaran properti yang berjalan pada PT. Reall Pro yang telah memenuhi persyaratan normalisasi untuk meningkatkan integritas data. Merancang sistem basis data yang menggunakan sistem privilege yang memberikan hak akses kepada user sesuai batasan yang di dapat. Merancang sistem basis data dengan menggunakan index untuk memudahkan dalam pencarian terhadap properti yang di butuhkan oleh pelanggan Merancang basis data yang menggabungkan tabel kesepakatan dengan karyawan untuk pembuatan laporan pembayaran komisi, iklan dengan karyawan untuk laporan pembayaran iklan, dan kontrak dengan pelanggan untuk laporan pembayaran properti yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan
53 3.8 Database Planning Pada tahap ini langkah pertama yang dilakukan adalah mendefinisikan mission statement yaitu untuk menentukan tujuan utama dari pembuatan sistem basis data. Kemudian membuat mission objectives yaitu mengidentifikasikan tugas apa saja yang harus dilakukan oleh sistem basis data. 3.8.1 Mission Statement Misi dari basis data PT. Reall Pro adalah untuk mengelola, menyimpan, dan memelihara data properti, client, dan dokumen terkait. 3.8.2 Mission Objective Setelah mendefinisikan mission statement, maka selanjutnya menetapkan mission objective perusahaan setiap misson objective harus mengidentifikasikan tugas tertentu yang harus didukung oleh database. Fungsi dari mission objectives adalah untuk mencantumkan data apa saja yang akan dipelihara pada saat penggunaan aplikasi nantinya Misson objectives : Untuk mengelola (memasukkan, menambah, dan mengurangi) data daftar properti. Untuk mengelola (memasukkan, menambah, dan mengurangi) data karyawan.
54 Untuk mengelola (memasukkan, menambah, dan mengurangi) data pelanggan. Untuk mengelola (memasukkan, menambah, dan mengurangi) data pemilik. Untuk mengelola (memasukkan) data iklan. Untuk mengelola (memasukkan) data kriteria. Untuk mengelola (memasukkan) data peninjauan. Untuk mengelola (memasukkan) data kesepakatan. Untuk mencari data daftar properti. Untuk mencari data karyawan. Untuk mencari data pelanggan. Untuk mencari data pemilik. Untuk mencari data iklan. Untuk mencari data kontrak. Untuk mencari data kesepakatan. Untuk menampilkan data iklan. Untuk menampilkan data kriteria. Untuk menampilkan data kesepakatan. Untuk menampilkan data kontrak. Untuk melaporkan kesepakatan. Untuk melaporkan kontrak. Untuk melaporkan laporan pembayaran komisi. Untuk melaporkan laporan pembayaran iklan. Untuk melaporkan laporan pembayaran properti.
55 3.8.3 System Boundaries Batasan sistem atau sistem boundary merupakan tahap definisi batasan-batasan dan ruang lingkup dari sistem aplikasi basis data dilihat dari sudut pandang pengguna. Gambar 3.7 System Boundaries PT Reall Pro Keterangan : Pemilik berhubungan dengan bagian pemasaran. Bagian pemasaran berhubungan dengan bagian pengiklanan. Pelanggan berhubungan dengan bagian penawaran. Bagian pengiklanan berhubungan dengan bagian pemasaran serta memberikan laporan kepada manajer pemasaran. Bagian pemasaran berhubungan dengan bagian penawaran, manager pemasaran, dan bagian iklan.
56 Manajer pemasran memberikan laporan kepada direktur. Pelanggan, pemilik, dan direktur tidak mengakses sistem karena ketiganya ditempatkan di luar batasan sistem.
57 3.9 Requirement Collection and Analysis Merupakan tabel yang berisi tentang tipe akses data yang ada dan pengguna yang dapat mengaksesnya Data Type Bagian Bagian Bagian Bagian Manajer Akses Pemasaran Pengiklanan Pembayaran Penawaran Pemasaran Pelanggan Query View Surat Laporan Kriteria Query View Surat Laporan Peninjauan Query View Surat Laporan Pemasaran Properti Query View Surat Laporan Iklan Query View
58 Surat Laporan Karyawan Query View Surat Laporan Kesepakatan Query View Komitmen Pemasaran Surat Laporan Query View Surat Laporan Pemilik Query View Pembayaran Iklan Surat Laporan Query View Surat Laporan Pembayaran Query
59 Komisi View Surat Laporan Pembayaran Properti Query View Kontrak Query Surat Laporan View Surat Laporan Tabel 3.1 Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan