ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA UNTUK APLIKASI SISTEM PANTI ASUHAN PADA DAERAH DKI JAKARTA BERBASIS WEB SKRIPSI Oleh Dimas Rizky Ananda 1501142125 Widya Nikita 1501206173 Alexander Hendrawan 1501206192 Kelas / Kelompok : LS01 / 3 School of Computer Science Universitas Bina Nusantara Jakarta 2015 1
2 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA UNTUK APLIKASI SISTEM PANTI ASUHAN PADA DAERAH DKI JAKARTA BERBASIS WEB Dimas Rizky Ananda 1 ; Widya Nikita 2 ; Alexander Hendrawan 3 ; H. Mohammad Subekti, BE, M.Sc. 4 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Computer Science, Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Bantelileran@gmail.com, widyanikita93@gmail.com, Alexanderhendrawan@gmail.com ABSTRAK Tujuan perancangan ini adalah untuk menghasilkan sistem basis data untuk aplikasi sistem Panti asuhan pada daerah DKI Jakarta berbasis web, penyimpanan data anak, pendataan donasi, adopsi, pengasuhan, lokasi Panti asuhan serta penyediaan informasi berupa berita dan event. Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah metode analisis (studi pustaka, observasi, wawancara, analisis dokumen, kuisioner) dan metode perancangan (perancangan database dan DFD). Hasil yang dicapai pada penelitian ini adalah memudahkan pencarian untuk orang tua asuh yang akan mengadopsi anak, pengasuhan anak, melakukan donasi, mendapatkan informasi yang akurat seputar Panti asuhan yang dicari, mempermudah pencarian Panti asuhan di kawasan Jakarta, memberikan penyajian informasi yang lebih mudah dalam bentuk laporan berbasis web. Simpulan dari penelitian ini adalah sistem Panti asuhan dapat memecahkan permasalahan dalam penyimpanan data anak, pendataan donasi, adopsi, pengasuhan, lokasi dan informasi berita seputar Panti asuhan pada daerah DKI Jakarta. Kata kunci: Panti asuhan, adopsi, pengasuhan, donasi, aplikasi web
3 ABSTRACT Purpose of the design is to make a database system for an orphanage application in DKI Jakarta web based that will help to list the orphan data, donation system, adoption system, sponsorship system, orphanage location and so to help the parent to get an important information based of orphanage world in DKI Jakarta. Method that used on this thesis to collect the information that needed is Analysis (literature review, observation, debriefing, document analyis, questionnaire) and method of design (database design and DFD). The results achieved in this study is to ease the parent to search an orphanage to adopt, support, and donate, to get an brief information about the searched orphanage, to ease the parent to search the orphanage, and give the parent a report of the activity in our website. Conclusion of this reasearch is an orphanage got a database of their system, to save the orphan data, donation data, adoption data, and sponsorship data. And the parent got a location and information of an orphanage and information about the orphanage in the DKI Jakarta Kata kunci: Orphanage, adoption, sponsorship, donation, web application PENDAHULUAN Panti Asuhan merupakan lembaga kesejahteraan sosial yang bertanggung jawab memberikan pelayanan pengganti dalam pemenuhan kebutuhan fisik, mental, dan sosial pada anak asuhnya, sehingga mereka memperoleh kesempatan yang luas, tepat dan memadai bagi perkembangan kepribadian sesuai dengan harapan. Namun, sebagian besar sistem pada Panti Asuhan masih menggunakan sistem manual. Para pembina Panti Asuhan memasukkan pendataan anak kedalam buku atau papan tulis yang sangat rentan penyimpanan datanya, pendataan donasi, adopsi, pengasuhan maupun laporan yang memungkinkan data tersebut akan hilang atau rusak. Untuk mendukung pendataan dan laporan Panti Asuhan yang efektif perlu dirancang suatu sistem basis data aplikasi berbasis web sehingga lebih mudah digunakan masyarakat, dan akan membatu dalam mengolah data yang dibutuhkan menjadi lebih efisien dan hemat waktu. Tujuan dan manfaat Adapun tujuan manfaat daripada penulisan ini adalah sebagai berikut : Tujuan : Untuk menghasilkan sistem basis data untuk aplikasi sistem Panti asuhan pada daerah DKI Jakarta berbasis web, penyimpanan data anak, pendataan donasi, adopsi, pengasuhan, lokasi Panti asuhan serta penyediaan informasi berupa berita dan event. Manfaat : (1) Memudahkan pencarian untuk orang tua asuh yang akan mengadopsi anak. (2) Memudahkan pencarian untuk orang tua asuh yang akan mengasuh anak. (3) Memudahkan pencarian untuk orang tua asuh yang akan melakukan donasi. (4) Mendapatkan informasi yang akurat seputar Panti Asuhan yang dicari. (5) Mempermudah pencarian Panti Asuhan di kawasan Jakarta. (6) Memberikan penyajian informasi yang lebih mudah dalam bentuk
4 laporan berbasis web. Teori Pendukung Sistem Menurut Conolly dan Begg (2010:312), sistem adalah suatu cara untuk mengumpulkan, mengatur, mengendalikan dan menyebarkan informasi ke seluruh organisasi. Pengertian Data Menurut Connolly dan Begg (2010:62), data merupakan komponen yang paling penting dalam suatu basis data karena data berfungsi sebagai penghubung antara komponen manusia dengan komponen mesin. Pengertian Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2010:65), basis data adalah kumpulan data dan deskripsi data yang terhubung secara logika serta dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Pengertian Sistem Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2010:54), sistem basis data sebagai kumpulan program aplikasi yang berinteraksi dengan basis data bersama dengan Database Management System (DBMS) dan basis data itu sendiri. DBMS (Database Management System) Menurut Connolly dan Begg (2010:66), Database Management System (DBMS) merupakan sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan kontrol akses ke database. Fasilitas dan Komponen DBMS Biasanya, DBMS menyediakan fasilitas sebagai berikut : 1. Data Definition Language (DDL) DDL mengizinkan pengguna untuk melakukan spesifikasi terhadap tipe, struktur serta batasan dari data yang akan disimpan dalam basis data. 2. Data Manipulation Language (DML) Memungkinkan pengguna untuk memasukkan, meng-update, menghapus, dan mengambil data dari database. 3. Akses Kontrol DBMS menyediakan akses kontrol ke dalam database, seperti : a. Sistem keamanan, mencegah pengguna yang tidak sah untuk mengakses database tersebut. b. Sistem integritas, menjaga konsistensi data yang tersimpan. c. Sistem kontrol konkurensi, mengijinkan akses data untuk diakses oleh database. d. Sistem kontrol pemulihan, mengembalikan database ke keadaan yang konsisten dari sebelumnya setelah mengalami kegagalan perangkat keras atau perangkat lunak. e. Sebuah katalog yang dapat diakses pengguna, berisi deskripsi dari data di dalam database.
5 Siklus Hidup Aplikasi BasisData Siklus hidup aplikasi basis data adalah komponen penting dari system informasi yang luas yang terkait dengan siklus hidup system informasi. Tahapan dari Siklus hidup aplikasi basis data yaitu seperti yang terlihat dalam gambar 1. Gambar 1 Tahapan Siklus Hidup Aplikasi Basis Data (Connolly 2010: 314) Data Flow Diagram (DFD) Menurut Whitten dan Bentley (2007:317), Data Flow Digaram (DFD) adalah model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau proses yang dilakukan oleh sistem. Di dalam diagram aliran data terdapat tingkatan yang bertujuan untuk menghindari aliran data yang rumit dan kompleks. Tingkatan ini dimulai dengan tingkatan tertinggi kemudian diuraikan ke dalam bentuk yang lebih rinci. Tingkatan tersebut terdiri dari:
6 a. Diagram konteks (Context Diagram) Memperlihatkan karakteristik suatu sistem. b. Diagram nol Level ini merupakan sebuah proses yang terdapat di level 0 yang dipecahkan menjadi beberapa proses lainnya. Sebaiknya maksimum 7 proses untuk sebuah diagram konteks.. Simbol Keterangan Prosesadalah penyelenggaraan kerja atau jawaban, datangnya aliran data kondisinya. Data Flow Data Flow merepresentasikan masukan data ke suatu proses atau keluaran data dari suatu proses External Entity External Entity adalah orang, organisai, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem Data Store Data Stores adalah penyimpanan data Tabel 1 Data Flow Diagram METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang dilakukan dalam penelitian di Panti Asuhan adalah sebagai berikut: (a) Metode analisis yang dilakukan dengan kepustakaan, observasi, wawancara, pengumpulan dokumen dan kuisioner; (b) Metode perancangan Basis data yang terdiri dari tiga tahapan, yaitu : Perancangan Konseptual, Perancangan Logikal, Perancangan Fisikal. Kemudian perancangan aplikasi yang terdiri dari 2 tahap, yaitu pembuatan STD (State Transition Diagram), struktur menu dan perancangan layar dengan memperhatikan eight golden rules.
7 HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem yang Berjalan Sistem adopsi, pengasuhan, dan adopsi yang sedang berjalan saat ini adalah kebanyakaan masih bersifat manual. Masih banyak panti asuhan yang belum peduli mengenai keamaanan dan kerahasiaan data data panti asuhan. Kehilangan data mungkin saja bisa terjadi jika seperti ini, padahal kita tahu sendiri bahwa data-data tersebut sangatlah penting. Untuk melakukan adopsi, orang tua/wali, masih melakukannya dengan cara manual, mereka mendatangi panti asuhan terkait dan menanyakaannya secara langsung walau jarak panti asuhan tersebut jauh, disana mereka mencari orphan yang mereka inginkan, jika tidak ada yang dicari, para orang tua/wali akan mencari panti asuhan lain. Tentu saja mereka sudah membuang-buang waktu dan tenaga. Tentu kita mengetahui bahwa panti asuhan di jakarta yang melayani sistem pengadopsian hanyalah 2, yaitu panti cipayung (Pemerintah) dan Sayap Ibu (Swasta). Disini kelompok skripsi kami berinisiatif untuk membuat website yang menyediakan data-data anak dari dua panti tersebut, website yang kelompok skripsi kami buat juga menyediakan sistem perpesanan yang menghubungkan panti, orang tua, dan staff, sehingga para orang tua/wali bisa berdiskusi terlebih dahulu kepada panti asuhan dan tidak terlalu membuangbuang tenaga dan waktu. Tentu saja kami juga menyediakan data-data dan informasi lengkap mengenai kontak dan alamat panti asuhan tersebut. Pengasuhan dan donasi juga tidak terlalu jauh perbedaannya dengan adopsi, banyak panti asuhan yang masih manual cara kerjanya. Untuk itulah website kami juga membuat sistem pengasuhan dan donasi online. Analisis Kebutuhan User Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Sosial dan Panti Asuhan, maka terdapat tiga kebutuhan dari pengguna yaitu : (1) Adanya kejelasan Panti Asuhan dan Dinas Sosial yang mampu mengelola data jumlah anak yang sangat besar, donasi serta pengasuhan yang mampu meminimalkan masalah-masalah donasi keuangan dan kehilangan data-data anak, dan pengasuh panti asuhan. (2) Aplikasi Panti Asuhan yang akan dibangun harus terintegrasi dengan basis data, sehingga dapat memperoleh informasi mengenai proses data-data anak Panti, orang tua asuh, serta donasi yang diberikan oleh orang tua. (3) Adanya sistem keamanan yang mampu mengenali pengguna aplikasi, sehingga hanya orang-orang yang berkepentingan atau yang membutuhkan yang dapat mengakses basis data. Permasalahan Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan pada Dinas Sosial, maka terdapat beberapa masalah yang di hadapi oleh Dinas Sosial dalam sistem Panti Asuhan yang sedang berjalan, yaitu : (1) Banyaknya anak terlantar yang ditemukan oleh Dinas Sosial, menyebabkan beberapa data-data anak tidak masuk karena pencatatan anak karena bersifat manual. (2) Data-data yang ada di Panti Asuhan masih manual, berupa dokumen yang akan diserahkan ke bagian yang ada didalam bagian panti asuhan berupa email dan cepat menyebabkan kelelahan mata pihak Dinas Sosial maupun Panti Asuhan, sehingga memungkinkan beberapa data-data anak, donasi, orang tua asuh dari
8 orang tua yang memenuhi kualifikasi tidak dibaca dengan cermat. (3) Adanya redundasi dari surat orang tua yang masuk email. Solusi Pemecahan Masalah Setelah melakukan analisis terhadap permasalahn yang dihadapi oleh Dinas Sosial dan Panti Asuhan, maka usulan pemecahan yang dapat dilakukan sebagai berikut : (1) Merancang sistem basis data yang dapat menyimpan data anak-anak Panti Asuhan, Donasi yang didapat serta Orang tua asuh yang diajukan, sehingga memudahkan HC(Human Capital) dalam melakukan pencarian anak, donasi, orang tua asuh di Panti Asuhan. (2) Merancang sistem basis data dan membangun aplikasi basis data berbasis web, sehingga para orang tua asuh maupun pendonasi mengetahui proses yang diajukan syarat dan peraturan. HC dapat melakukan proses seleksi Panti Asuhan dan anak panti. (3) Merancang sistem basis data dan membangun aplikasi basis data berbasis web dengan dilengkapi sistem keamanan tidak sembarangan orang yang dapat mengakses basis data dan adanya askses kontrol yang berbeda untuk setiap pengguna. ERD yang diusulkan Gambar 2 ERD yang diusulkan
9 Beberapa Perancangan STD Gambar 3 STD Staff Gambar 4 STD news dan staff
10 Gambar 5 STD Panti Asuhan Gambar 6 STD Event Gambar 7 STD Profil Parent
11 Gambar 8 STD Lebih Gambar 9 STD Halaman Profil
12 Perancangan DFD Gambar 10 Diagram Konteks
Gambar 11 diagram Nol 13
14 Sturktur Menu Gambar 12 Struktur Menu Staff Gambar 13 Struktur Menu Parent Gambar 14 Struktur Menu Orphange
15 Beberapa Hasil Rancangan Layar Gambar 15 Tampilan Home Gambar 16 Tampilan Login
16 Gambar 17 Tampilan List Panti di Jakarta SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada Panti Asuhan di Dinas Sosial, maka disimpulkan sebagai berikut: (1) Website Aplikasi Panti Asuhan sudah cukup membantu Panti Asuhan dalam melakukan pendataan anak secara terperinci. (2) Website Aplikasi Panti Asuhan dapat membantu calon orang tua wali maupun pihak panti asuhan dalam melakukan proses adopsi lebih sistematis dan teratur. (3) Website Aplikasi Panti Asuhan dapat membantu pihak orang tua asuh saat mengecek kembali aktifitas mereka seperti adopsi, donasi, pengasuhan dalam laporan. (4) Website Aplikasi Panti Asuhan dapat membantu pihak panti asuhan dalam membagikan laporan keuangan pembayaran kepada pihak parent yang memiliki anak yang di sponsori atau anak asuh. (5) Website Aplikasi Panti Asuhan dapat membantu pihak orang tua asuh dalam melihat kegiatan panti asuhan yang sedang berjalan. (6) Adanya pembatas antara pengguna parent dan guest dalam membatasi hak askes, sehingga keamanan data lebih terjamin. Adapun beberapa saran yang diusulkan terhadap pengembangan sistem basis data aplikasi yang dibuat adalah : (1) Adanya pengembangan dari ruang lingkup website, yang sekarang berfokus di Jakarta, untuk kedepannya diharapkan bisa mencakup daerah-daerah lain hingga seluruh Indonesia. (2) Adanya penambahan fitur-fitur pada website yang memungkinkan parent dan panti untuk bertransaksi melalui Paypal, internet wallet, atau lainnya. (3) Adanya pengembangan fitur laporan adopsi, pengasuhan, dan donasi untuk menjadi lebih detail dari sebelumnya. (4) Perlu melakukan maintenance terhadap system yang baru ini agar system dapat berjalan dengan baik. (5) Melakukan monitoring dan evaluasi sehingga dapat dikembangakn lagi sesuai kebutuhan dimasa yang akan datang. (6) Melakukan monitoring dan evaluasi perbaikan terhadap sistem basis data Panti Asuhan secara berkala untuk meningkatkan performa dari sistem basis data.
17 DAFTAR PUSTAKA Connoly, T., &Begg, C. (2010).Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (5 th ed.). Boston, United States of America: Pearson Education, Inc. Indrajani.(2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1.Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Meloni, J. C. (2012). Sams Teach Yourself HTML, CSS, and JavaScript All in One. United States of America: Pearson Education, Inc Niska, C. (2014). Extending Bootstrap. Birmingham: Packt Publishing Ltd. Shelly, G.B., Cashman, T., and Vermaat, M. 2005. Discovering Computer 2006, Complete.America : Course Technology Thomson Learning, Inc. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing The User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction. United States of America: Pearson Addison Wesley. Welling, L., & Thomson, L. (2009). PHP and MySQL Web Development (4th Edition). United States of America: Pearsn Education, Inc. Whitten L, Jeffery, Bentley D, Lonnie. (2007) Metode Design dan Analisis Sistem. Terjemahan oleh Tim Penerjemah Andi. Yogyakarta: Andi Whitten L, Jeffery, Bentley D, Lonnie, Dittman C, Kevin. (2004). MetodeDesain dan Analisis Sistem. Terjemahan oleh Tim Penerjemah Andi. Yogyakarta: Andi.