PERANCANGAN ORGANISASI PENDAHULUAN TUJUAN LATAR BELAKANG ASAS PERTIMBANGAN (RASIONAL) LANGKAH PERANCANGAN STRATEGIK VISI MISI ISU ISU UTAMA KEKUATAN KELEMAHAN PELUANG ANCAMAN MATLAMAT STRATEGIK NILSI-NILAI UTAMA YANG HENDAK DITERAP PELAN DAN TINDAKAN PERANAN PENUTUP
PENDAHULUAN Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan dengan mula melaksanakan programnya sekarang. Sesuatu pengurusan yang baik memerlukan perancangan yang berkesan dan menepati matlamat yang dikehendaki. Perancangan strategik ialah satu perancangan jangka pendek ataupun jangka panjang secara cekap, teliti, berfokus dengan mengambil kira budaya sesuatu organisasi. Asal usul perancangan strategik ialah perancangan di dalam ketenteraan yang mengandungi pelabagai taktik dan strategi yang menjanjikan kemenangan. Secara spesifik perancangan organisasi adalah sebuah usaha formal dimana proses yang terarah untuk mengintegrasikan manusia untuk informasi dan teknologi dalam sebuah organisasi. Perancangan organisasi di gunakan untuk membentuk organisasi yang berjaya dengan tujuan yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi. JENIS JENIS PERANCANGAN 1.P e r a n c a n g a n j a n g k a p a n a j n g (strategik) 2. p e r a n c a n g a n j a n g k a sederhana (taktikal) 3.pe r a n c a n g a n j a n g k a p e n d e k (operasian) TUJUAN Menyediakan Hala Tuju Organisasi untuk Membantu pengurus menentukan matlamat,kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai matlamat. Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber dengan lebih efektif dan efisyen dalam membantu
mengenalpasti operasi yang diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi. Suatu aspek yang diketengahkan dalam hal ini ialah keupayaan sesebuah organisasi untuk terus berkembang dan membangun. Sesebuah organisasi yang ingin maju perlu mempunyai kelebihan dalam persaingan. Sesungguhnya pembangunan sesebuah organisasi amat bergantung kepada keupayaan pihak pengurusan organisasi untuk merancang dan mengurus secara strategik organisasi yang dipimpinnya. LATAR BELAKANG Perancangan strategik didefinasikan kepada kebolehan dalam mengurus sesuatu dan mempunyai hala tuju yang jelas. Mengikut padangan Mintzberg (1994), perancangan merupakan satu tatacara aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu system membuat keputusan yang bersepadu. Berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan merupakan satu komponen penting dalam perancangan. Namun begitu, kurang pemantauan terhadap perancangan strategik boleh mengakibatkan kegagalan terhadap sistem aturan kerja sekaligus memusnahkan kewujudan sesebuah organisasi. Di Malaysia, Jabatan Insolvensi Malaysia merupakan badan kerajaan yang ditugaskan untuk mentadbir dan mengurus hal ehwal insolvensi melalui pentadbiran, perkhidmatan dan penguatkuasaan yang efisyen dan dinamik. Badan ini menguruskan hal ehwal insolvensi dengan integriti, saksama dan professional untuk menjaga dan mengimbangi kepentingan pelanggan bagi meminimakan impak kegagalan pengurusan kewangan. ASAS PERTIMBANGAN (RASIONAL) Memastikan pekerja berupaya melaksanakan sesuatu program atau projek yang terancang bagi mendapatkan hasil yang lebih berkesan. Memberi kemahiran kepada semua pekerjatentang budaya kerja berancana. Menggalakkan permuafakatan dan budaya kerja berkumpulan
LANGKAH-LANGKAH PERANCANGAN Visi Satu kenyataan yang hendak dicapai oleh sesebuah organisasi. Lazimnya kenyataan itu mengandungi maklumat tentang organisasi, cita-cita, masa, cabaran dan langkah-langkah pencapaian. Selain itu, visi boleh didefinisikan kepada tanggapan dan pandangan yang jauh dan mendalam, terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dan sebagainya atau erti kata lain wawasan. Misi Satu kenyataan yang mengandungi cita-cita yang hendak dicapai oleh sesebuah organisasi melalui fungsi utama organisasi. Tugas khusus yang dipertanggungjawabkan kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan. ISU ISU UTAMA Isu semasa yang kritikal sedang hangat diperkatakan oleh masyarakat tentang sesuatu organisasi. Antara lain adalah isu-isu dan cabaran seperti berikut: Kesemua isu-isu yang dinyatakan diatas merupakan penghalang kepada organisasi yang cemerlang. Kaedah dan langkah yang sesuai perlu bagi mengatasi cabaran ini. SWOT analisis KEKUATAN faktor kekuatan dalaman yang dimiliki oleh sesebuah organisasi.
KELEMAHAN faktor kelemahan dalaman yang dimiliki oleh sesebuah organisasi. PELUANG faktor luaran yang membantu dan memberi peluang kepada sesebuah organisasi. ANCAMAN faktor luaran yang sukar diatasi. MATLAMAT STRATEGIK berfokus kepada isu-isu dan analisis (swot). Kemudian tentukan matlamat strategik yang boleh dicapai. Gunakan pendekatan pengurusan smart. NILAI-NILAIUTAMA nilai-nilai utama yang hendak diterapkan di dalam organisasi semasa melaksanakan perancangan yangstrategik. PELAN DAN TINDAKAN Nyatakan visi, misi, isu-isu dan analisis kkpa (swot). Kemudian tentukan matlamat strategik yang boleh dicapai dan tetapkan program dan projek yang boleh menyelesaikan isu serta tentukan masa dan pihak yang mengambil tindakan. PERANAN Objektif kualiti dicapai melalui pelaksanaan aktiviti-aktiviti penambahbaikan. Oleh itu jabatanjabatan perlu mengenalpasti aktiviti-aktiviti penambahbaikan yang bersesuaian dengan operasioperasi kerja yang dijalankan. Aktiviti ini mungkin merupakan rangkaian tindakan untuk; penyemakan semula sistem kualiti; pembaikan kepada prosedur kerja; peningkatan standard-
standard operasi dan sebagainya. Aktiviti-aktiviti penambahbaikan perlu dirancang dengan terperinci supaya mudah dilaksanakan. Ia juga perlu mempunyai jadual pelaksanaan bagi membolehkan pihak pengurusan mengesan kemajuannya dari semasa ke semasa. Perkara-perkara ini meliputi: a. Tujuan aktiviti penambahbaikan. b. Tempat di mana aktiviti akan dijalankan. c. Jadual pelaksanaan. d. Kakitangan yang akan Terlibat e. Methodologi yang akan digunakan. PENUTUP Perancangan strategik bagi sesebuah organisasi akan lebih berkesan jika dirancang bersama secara permuafakatan oleh ahli warganya. Rahsia kejayaan perancangan strategik bergantung besar kepada jenis strategi (program dan projek), pelaksanaan, perubahan cara-gaya pengurusan dan memenuhi kehendak pelanggan.