KURSUS PASCA AKRAB BENGKEL DAN PROJEK AKRAB

Transkripsi

1 KURSUS PASCA AKRAB BENGKEL DAN PROJEK AKRAB NORDIN YUSOFF JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

2 KAEDAH BENGKEL Pembahagian kumpulan Perbincangan dalam kumpulan Pembentangan 2

3 BEZA OPERASI DAN PROJEK Operasi ialah perkara-perkara yang sedang berjalan dan berulang-ulang Projek pula adalah perkara-perkara yang berbentuk sementara dan unik 3

4 APA DIA EMENTARA? Sementara bermaksud setiap projek mempunyai permulaan dan berakhir mengikut tempoh tertentu atau yang dihadkan ATAU Setiap projek ada permulaan dan tempoh tamat 4

5 APA ITU UNIK Unik bermaksud sesuatu produk atau perkhidmatan yang berbeza daripada kebanyakan perkara yang terdapat pada produk-produk atau perkhidmatan-perkhidmatan yang sama. 5

6 PROJEK Dilaksanakan pada pelbagai peringkat, baik perseorangan atau berkumpulan Projek memerlukan masa mungkin 100 jam atau 10,000,000 jam atau lebih Projek melibatkan satu organisasi atau pelbagai organisasi Ianya merupakan komponen penting bagi menentukan pencapaian sesebuah organisasi dalam mencapai strategi perniagaan 6

7 CONTOH PROJEK Memajukan sesuatu perkhidmatan atau produk Melibatkan perubahan kepada struktur, kakitangan, atau gaya bagi sesebuah organisasi Projek Kempen 3S (Senyum, Sapa, Salam) 7

8 FASA PROSES PENGURUSAN PROJEK PERMULAAN KAWALAN PERANCANGAN PELAKSANAAN PENAMATAN KAITAN ANTARA KUMPULAN PROSES 8

9 PERMULAAN Peringkat permulaan adalah peringkat kajian kemungkinan, cadangan konsep, penentuan dan mendapatkan kelulusan terutama kos bagi melaksanakan sesuatu projek 9

10 KONSEP PERANCANGAN STRATEGIK PERANCANGAN Perancangan merupakan satu tatacara atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu sistem membuat keputusan yang bersepadu. Berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan merupakan satu komponen penting dalam perancangan. (Mintzberg, 1994 p.12). STRATEGIK Definisi Strategik Kamus Dewan: Kebolehan dalam mengurus sesuatu dan mempunyai hala tuju yang jelas. Strategia : perkataan Greek yang membawa maksud seni seorang general.

11 PUNCA KUASA PELAKSANAAN 1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1/99 iaitu Panduan Mewujudkan Perkhidmataan Kaunseling di Agensi Awam. 2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005, Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. Garis Panduan Pelaksanaan Pengupayaan Kendiri. 3. Buku Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam: Konsep dan Aspirasi, Cetakan 2009 dan 2010.

12 PERANCANGAN Membuat perancangan teliti berdasarkan keperluan projek dari segi sumber-sumber yang ada berdasarkan skop, masa, kos, kualiti dan risiko yang bakal dihadapi. Perancangan yang tidak menitikberatkan keseimbangan dalam aspek tersebut akan mengakibatkan kegagalan dalam pelaksanaan projek 12

13 KAWALAN Kawalan merupakan aspek yang sangat penting dalam pelaksanaan projek yang mana perlu mematuhi segala perundangan dan prosedurprosedur yang telah ditetapkan. Seperti pematuhan kepada AP,EPU,Pekeliling KPKR, Pekeliling Perbendaharaan dsbnya. Tanpa kawalan, projek adalah berisiko tinggi untuk menemui kegagalan dan cara menyelamatkannya memerlukan kos yang tinggi dan menjadikan projek tidak berjaya. 13

14 PELAKSANAAN Kejayaan pelaksanaan bergantung kepada perancangan dan kawalan yang teliti berpandukan kepada proses-proses pengurusan projek yang seimbang dan bersepadu supaya pelaksanaan projek dapat diuruskan dengan betul dan teratur. 14

15 PENAMATAN Pelaksanaan projek mempunyai tempoh tertentu iaitu bermula dan tamat. Setiap projek yang diuruskan dengan betul dan dikawal dengan baik akan dapat disiapkan dengan sempurna dan digunakan sebagaimana yang telah dirancang. 15

16 ISU-ISU PELAKSANAAN AKRAB 1. Kehadiran dan kewujudan ahli-ahli AKRAB tidak dirasai oleh warga kerja Jabatan. 2. Kurang komitmen sebilangan di kalangan ahli-ahli AKRAB 3. Kos kewangan yang terhad untuk melaksanakan aktiviti AKRAB di jabatan. 4. Terdapat sebilangan ahli-ahli AKRAB yang perlukan motivasi dan sokongan pengurusan. 5. Tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk terlibat dan membuat perancangan Aktiviti AKRAB. 6. Terlibat dengan kes-kes yang boleh mencemarkan imej ahli-ahli AKRAB 7. Kurang keyakinan dan kemahiran dalam aktiviti membimbing rakan sekerja. 8. Tiada pengiktirafan yang khusus kepada ahli-ahli AKRAB yang menunjukkan komitmen yang tinggi. 9. AKRAB tidak mempunyai hala tuju yang jelas. 10. Terlalu formal menyebabkan tidak menepati visi dan misi penubuhan AKRAB

17 ASAS PERANCANGAN STRATEGI AKRAB KEMUDAHAN FIZIKAL AKRAB YANG BERSEDIA PROAKTIF DAN KERJASAMA PENGURUSAN ERAT BOLEH MENYUMBANG PERSONEL DAN KEMAHIRAN TERLALU FORMAL DAN EKSPEKTASI TINGGI KEKUATAN KELEMAHAN PELUANG HALANGAN KEWANGAN PENGLIBATAN KEPAKARAN

18 STRATEGI LAUTAN BIRU PUTRAJAYA: Datuk Seri Najib Razak mahukan setiap anggota pentadbiran awam menerapkan empat elemen penting yang terkandung dalam "Strategi Lautan Biru" dalam pengurusan tugas mereka. Empat elemen tersebut ialah "mengurang", "menghapus", "mewujud" dan "menambah peluang". Beliau berkata, dengan menerapkan elemen tersebut, pencapaian dan keberhasilan sektor pentadbiran awam akan terus meningkat. "Jadi dengan cara pendekatan seperti ini, saya percaya kita akan dapat melihat pendekatan kerajaan ini bukanlah melalui aspek agenda utama sahaja. MENGURANG MENGHAPUS MEWUJUD MENAMBAH PELUANG

19 MODEL PERANCANGAN AKRAB PENGURUSAN AKRAB RAKAN SEKERJA MBJ (PEKERJA)

20 PENCALONAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN KE URUSETIA JPA JUN-JULAI OGOSSEPTEMBER PENILAIAN BERTERUSAN PERINGKAT 2 PELANTIKAN PANEL PENILAIAN PERINGKAT 3 LAWATAN PANEL PENILAI KE AGENSI SEKIRANYA PERLU OKTOBER NOVEMBER PENILAIAN PERINGKAT 4 CALON PERINGKAT AKHIR MEMBUAT PEMBENTANGAN DI JPA PENILAIAN AKHIR DAN PENGUMUMAN DI MAJLIS TAULIAH PENYEDIAAN DOKUMEN DISEMBER

21 AKTIVITI PERBENGKELAN MELIBATKAN KUMPULAN KUMPULAN 1 TUGASAN PEMBINAAN IDENTITI (PERSONAL) KUMPULAN 2 - TUGASAN PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN NETWORKING (SOSIAL) KUMPULAN 3 - TUGASAN KEMAHIRAN PERUNDINGAN/MEMBIMBING (PROFESIONAL) KUMPULAN 4 - TUGASAN KEMPEN BUDAYA KERJA CEMERLANG (BUDAYA) KUMPULAN 5 - TUGASAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN AKRAB.

22 RUMUSAN Walau apa pun, kita cuma merancang dan melaksana. Kepimpinan yang baik dan hubungan baik antara sesama manusia adalah sama penting dan mustahak untuk mencapai kejayaan. Kepimpinan yang kompeten dan keupayaan mengurus merupakan faktor-faktor lain yang sama penting untuk memastikan kejayaan pelaksanaan projek. 22

23 KURSUS PASCA AKRAB STRATGI PERANCANGAN PROGRAM DAN PELAKSANAAN AKRAB NORDIN YUSOFF JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

24 APA MAKNA PROJEK? PROJEK ADALAH SATU USAHA SEMENTARA YANG DILAKSANAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SATU PRODUK ATAU PERKHIDMATAN YANG UNIK 2

25 BEZA OPERASI DAN PROJEK Operasi ialah perkara-perkara yang sedang berjalan dan berulang-ulang Projek pula adalah perkara-perkara yang berbentuk sementara dan unik 3

26 APA DIA EMENTARA? Sementara bermaksud setiap projek mempunyai permulaan dan berakhir mengikut tempoh tertentu atau yang dihadkan ATAU Setiap projek ada permulaan dan tempoh tamat 4

27 APA ITU UNIK Unik bermaksud sesuatu produk atau perkhidmatan yang berbeza daripada kebanyakan perkara yang terdapat pada produk-produk atau perkhidmatan-perkhidmatan yang sama. 5

28 PROJEK Dilaksanakan pada pelbagai peringkat, baik perseorangan atau berkumpulan Projek memerlukan masa mungkin 100 jam atau 10,000,000 jam atau lebih Projek melibatkan satu organisasi atau pelbagai organisasi Ianya merupakan komponen penting bagi menentukan pencapaian sesebuah organisasi dalam mencapai strategi perniagaan 6

29 CONTOH PROJEK Memajukan sesuatu perkhidmatan atau produk Melibatkan perubahan kepada struktur, kakitangan, atau gaya bagi sesebuah organisasi Projek Kempen 3S (Senyum, Sapa, Salam) 7

30 FASA PROSES PENGURUSAN PROJEK PERMULAAN KAWALAN PERANCANGAN PELAKSANAAN PENAMATAN KAITAN ANTARA KUMPULAN PROSES 8

31 PERMULAAN Peringkat permulaan adalah peringkat kajian kemungkinan, cadangan konsep, penentuan dan mendapatkan kelulusan terutama kos bagi melaksanakan sesuatu projek 9

32 KONSEP PERANCANGAN STRATEGIK PERANCANGAN Perancangan merupakan satu tatacara atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu sistem membuat keputusan yang bersepadu. Berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan merupakan satu komponen penting dalam perancangan. (Mintzberg, 1994 p.12). STRATEGIK Definisi Strategik Kamus Dewan: Kebolehan dalam mengurus sesuatu dan mempunyai hala tuju yang jelas. Strategia : perkataan Greek yang membawa maksud seni seorang general.

33 PUNCA KUASA PELAKSANAAN 1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1/99 iaitu Panduan Mewujudkan Perkhidmataan Kaunseling di Agensi Awam. 2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005, Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. Garis Panduan Pelaksanaan Pengupayaan Kendiri. 3. Buku Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam: Konsep dan Aspirasi, Cetakan 2009 dan 2010.

34 PERANCANGAN Membuat perancangan teliti berdasarkan keperluan projek dari segi sumber-sumber yang ada berdasarkan skop, masa, kos, kualiti dan risiko yang bakal dihadapi. Perancangan yang tidak menitikberatkan keseimbangan dalam aspek tersebut akan mengakibatkan kegagalan dalam pelaksanaan projek 12

35 KAWALAN Kawalan merupakan aspek yang sangat penting dalam pelaksanaan projek yang mana perlu mematuhi segala perundangan dan prosedurprosedur yang telah ditetapkan. Seperti pematuhan kepada AP,EPU,Pekeliling KPKR, Pekeliling Perbendaharaan dsbnya. Tanpa kawalan, projek adalah berisiko tinggi untuk menemui kegagalan dan cara menyelamatkannya memerlukan kos yang tinggi dan menjadikan projek tidak berjaya. 13

36 PELAKSANAAN Kejayaan pelaksanaan bergantung kepada perancangan dan kawalan yang teliti berpandukan kepada proses-proses pengurusan projek yang seimbang dan bersepadu supaya pelaksanaan projek dapat diuruskan dengan betul dan teratur. 14

37 PENAMATAN Pelaksanaan projek mempunyai tempoh tertentu iaitu bermula dan tamat. Setiap projek yang diuruskan dengan betul dan dikawal dengan baik akan dapat disiapkan dengan sempurna dan digunakan sebagaimana yang telah dirancang. 15

38 ISU-ISU PELAKSANAAN AKRAB 1. Kehadiran dan kewujudan ahli-ahli AKRAB tidak dirasai oleh warga kerja Jabatan. 2. Kurang komitmen sebilangan di kalangan ahli-ahli AKRAB 3. Kos kewangan yang terhad untuk melaksanakan aktiviti AKRAB di jabatan. 4. Terdapat sebilangan ahli-ahli AKRAB yang perlukan motivasi dan sokongan pengurusan. 5. Tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk terlibat dan membuat perancangan Aktiviti AKRAB. 6. Terlibat dengan kes-kes yang boleh mencemarkan imej ahli-ahli AKRAB 7. Kurang keyakinan dan kemahiran dalam aktiviti membimbing rakan sekerja. 8. Tiada pengiktirafan yang khusus kepada ahli-ahli AKRAB yang menunjukkan komitmen yang tinggi. 9. AKRAB tidak mempunyai hala tuju yang jelas. 10. Terlalu formal menyebabkan tidak menepati visi dan misi penubuhan AKRAB

39 ASAS PERANCANGAN STRATEGI AKRAB KEMUDAHAN FIZIKAL AKRAB YANG BERSEDIA PROAKTIF DAN KERJASAMA PENGURUSAN ERAT BOLEH MENYUMBANG PERSONEL DAN KEMAHIRAN TERLALU FORMAL DAN EKSPEKTASI TINGGI KEKUATAN KELEMAHAN PELUANG HALANGAN KEWANGAN PENGLIBATAN KEPAKARAN

40 STRATEGI LAUTAN BIRU PUTRAJAYA: Datuk Seri Najib Razak mahukan setiap anggota pentadbiran awam menerapkan empat elemen penting yang terkandung dalam "Strategi Lautan Biru" dalam pengurusan tugas mereka. Empat elemen tersebut ialah "mengurang", "menghapus", "mewujud" dan "menambah peluang". Beliau berkata, dengan menerapkan elemen tersebut, pencapaian dan keberhasilan sektor pentadbiran awam akan terus meningkat. "Jadi dengan cara pendekatan seperti ini, saya percaya kita akan dapat melihat pendekatan kerajaan ini bukanlah melalui aspek agenda utama sahaja. MENGURANG MENGHAPUS MEWUJUD MENAMBAH PELUANG

41 MODEL PERANCANGAN AKRAB PENGURUSAN AKRAB RAKAN SEKERJA MBJ (PEKERJA)

42 PENCALONAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN KE URUSETIA JPA JUN-JULAI OGOSSEPTEMBER PENILAIAN BERTERUSAN PERINGKAT 2 PELANTIKAN PANEL PENILAIAN PERINGKAT 3 LAWATAN PANEL PENILAI KE AGENSI SEKIRANYA PERLU OKTOBER NOVEMBER PENILAIAN PERINGKAT 4 CALON PERINGKAT AKHIR MEMBUAT PEMBENTANGAN DI JPA PENILAIAN AKHIR DAN PENGUMUMAN DI MAJLIS TAULIAH PENYEDIAAN DOKUMEN DISEMBER

43 AKTIVITI PERBENGKELAN MELIBATKAN KUMPULAN KUMPULAN 1 TUGASAN PEMBINAAN IDENTITI (PERSONAL) KUMPULAN 2 - TUGASAN PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN NETWORKING (SOSIAL) KUMPULAN 3 - TUGASAN KEMAHIRAN PERUNDINGAN/MEMBIMBING (PROFESIONAL) KUMPULAN 4 - TUGASAN KEMPEN BUDAYA KERJA CEMERLANG (BUDAYA) KUMPULAN 5 - TUGASAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN AKRAB.

44 RUMUSAN Walau apa pun, kita cuma merancang dan melaksana. Kepimpinan yang baik dan hubungan baik antara sesama manusia adalah sama penting dan mustahak untuk mencapai kejayaan. Kepimpinan yang kompeten dan keupayaan mengurus merupakan faktor-faktor lain yang sama penting untuk memastikan kejayaan pelaksanaan projek. 22