MANUAL PROSEDUR LEGALISIR TRANSKRIP IJAZAH PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012
MANUAL PROSEDUR LEGALISIR TRANSKRIP IJAZAH PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 01500 04118 Revisi : 1 Tanggal : 31 Oktober 2012 Dibuatoleh : Kepala Tata Usaha (KTU) PTIIK ttd Dra. Endang Budha, M.AP. Dikendalikanoleh : Ketua GJM PTIIK ttd RekyanRegasari MP.,ST.,MT. Disetujuioleh : Ketua PTIIK UB ttd Ir. Sutrisno, ST., MT
DAFTAR ISI Daftar Isi... i I. Tujuan dan Pengertian... 1 II.Pihak-pihak yang terkait... 2 III. Referensi... 3 IV. Ruang Lingkup... 3 V. Mekanisme dan Prosedur... 4
I. Tujuan dan Pengertian Tujuan Manual Prosedur legalizir transkrip ijazah ini adalah sebagai acuan bagi pihak terkait dalam melakukan pelayanan legalisir ijasah/transkrip akademik dan pengurusan ijasah/transkrip akademik bahasa inggris kepada alumnus PTIIK Universitas Brawijaya Dalam Manual Prosedur ini terkait beberapa pengertian : 1. Alumnus : mahasiswa yang telah menyelesaikan studi dan dinyatakan lulus dan menerima ijazah serta transkrip asli dari Universitas Brawijaya. 2. Bagian kemahasiswaan : unit kerja yang bertugas melaksanakan administrasi kemahasiswaan. 3. Bagian akademik : unit kerja yang bertugas melaksanakan administrasi akademik mahasiswa. 4. Wakil Ketua I : Wakil ketua program yang bertugas memimpin bidang akademik. II. Pihak-pihak yang terkait 1. Alumnus 2. Bagian kemahasiswaan 3. Bagian akademik 4. Wakil Ketua I 5. Ketua Program 6. Dosen pembimbing
7. Kaprodi III. Referensi 1. Buku pedoman pendidikan PTIIK 2012/2013 2. Buku pedoman pendidikan Universitas Brawijaya 2012/2013 IV. Ruang Lingkup Pelayanan legalisir ijazah transkrip ini diterapkan untuk alumnus Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer Universitas Brawijaya. V. Mekanisme dan Prosedur a. Legalisir transkrip ijazah 1. Alumnus mengisi data alumni /tracer study secara online di http://tracerstudy.ub.ac.id/alumni/ 2. Alumnus meminta bukti pengisian data alumni/tracer study ke sub bagian kemahasiswaan. 3. Sub bagian kemahasiswaan memeriksa mahasiswa apakah sudah melakukan online tracer study. Jika sudah terdaftar, sub bagian kemahasiswaan memberikan bukti pengisian data alumni. 4. Alumnus menyerahkan bukti pengisian tracer study dari sub bagian kemahasiswaan ke sub bagian akademik
5. Alumnus membawa foto copi ijasah/transkrip yang akan dilegalisir masing-masing maksimal 10 lembar ke bagian akademik. 6. Bagian Akademik mengecek berkas yang akan dilegalisir, apakah sudah lengkap/sesuai, kemudian membubuhkan stempel tanda legalisir dan Ka SubBag Akademik memberi paraf. 7. Bagian Akademik meminta paraf kepada KTU. 8. Berkas yang telah diparaf, diserahkan kepada Wakil Ketua I (Berkas Ijazah diparaf dan Berkas Transkrip ditandatangani). 9. Berkas legalisir ijasah ditandatangani oleh Ketua Program. 10. Alumnus mengambil berkas legalisir ke bagian akademik dan membayar biaya legalisir sesuai jumlah copy berkas. 11. Bagian akademik menerima pembayaran legalisir dan membuatkan kuitansi, mencatat penerimaan dan mengagendakan legalisir yang dilayani. 12. Kasubag Akademik membuat rekapitulasi penerimaan pembayaran legalisir dan menyerahkan pemabayaran legalisir kepada KaSubBag Keuangan setiap bulan.
b. Ijasah/Transkrip Akademik Bahasa Inggris 1. Alumnus yang telah diwisuda mengajukan permohonan kepada bagian akademik PTIIK untuk pembuatan ijasah/transkrip akademik bahasa inggris. 2. Bagian akademik memberikan blangko permohonan ijasah/transkrip akademik dalam bahasa inggris. 3. Alumnus meminta persetujuan dosen pembimbing dan kaprodi atas permohonan ijasah/transkrip akademik bahasa inggris. 4. Dosen pembimbing dan kaprodi mengoreksi kebenaran judul dalam bahasa inggris serta menandatanganinya. 5. Alumnus menyerahkan blangko yang telah ditandatangani kepada bagian akademik. 6. Bagian akademik membuat ijasah/transkrip dalam bahasa inggris yang ditandatangani oleh ketua program. 7. Alumnus mengambil ijasah/transkrip bahasa inggris di akademik.
Diagram Alir Legalisir transkrip ijazah PELAKSANA NO AKTIVITAS BAGIAN ALUMNUS KEMAHASISWAAN BAGIAN AKADEMIK 1 Alumnus mengisi data alumni secara online di http://tracerstudy.ub.ac.id/alumni MULAI KETUA PROGRAM PERSYARATAN/ PERLENGKAPAN WAKTU mengisi data alumni/ tracer study 2 Alumnus meminta bukti pengisian data alumni/ tracer study ke bagian kemahasiswaan. Meminta bukti pengisian data alumni 3 Bag. kemahasiswaan memeriksa mahasiswa apakah sudah melakukan online tracer study. Apabila sudah terdaftar, bag.kemahasiswaan memberikan bukti pengisian data alumni Memeriksa mahasiswa yang melakukan online tracer study, dan memberikan bukti pengisian data alumni 4 Alumnus menyerahkan bukti pengisian tracer study dari bagian kemahasiswaan ke bagian akademik Menyerahkan bukti tracer study 5 Alumnus membawa fotokopi ijazah/transkrip yang akan dilegalizir masing-masing maksimal 10 lembar ke bagian akademik Fokopi ijazah/transkrip maksimal 10 lembar 6 Bag.akademik mengecek berkas yang akan dilegalisir. Apabila sudah lengkap, KaSubag akademik memberi paraf Mengecek berkas dan meminta paraf kasubag akademik 7 Bagian akademik meminta paraf kepada Ka. Tata Usaha Meminta paraf KTU 8 9 Bagian akademik menyerahkan berkas yang telah diparaf kepada Wakil Ketua I Berkas legalisir ijazah ditandatangani oleh Ketua Program Menyerahkan berkas yang sudah diparaf ke WKI Tanda tangan legalisir ijazah/transkrip 10 Alumnus mengambil berkas legalisir ke bagian akademik dan membayar biaya legalisir sesuai jumlah fotokopi berkas Mengambil legalisir ijazah/transkrip Selesai