INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Transkripsi

1 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012

2 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA KodeDokumen : Revisi : 1 Tanggal : 31 Oktober 2012 Dibuat oleh : Ketua GJM PTIIK ttd Dikendalikan oleh Rekyan Regasari MP.,ST.,MT. : Wakil Ketua I bidang Akademik PTIIK UB ttd Ir. Heru Nurwarsito, M.Kom. Disetujui oleh : Ketua PTIIK UB ttd Ir. Sutrisno, ST., MT

3 TIM PENYUSUN DOKUMEN Ketua Sekretaris Anggota : Rekyan Regasari MP. ST., MT. : Budi Darma Setiawan, S.Kom., M.Cs. : Ahmad Afif Supianto, SSi., M.Kom.

4 KATA PENGANTAR Dokumen Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen dan Rekaman ini diharapkan dapat memberikan gambaran proses bagaimana sebuah tindakan korektif dilakukan. Tindakan korektif disini harus mengacu terlebih dahulu pada tindakan pencegahan. Harapan kami, dokumen ini bisa memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan di Prodi, Program maupun Universitas.

5 DAFTAR ISI Tim Penyusun Kata Pengantar Daftar Isi Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen Internal Instruksi Kerja Pengendalian Rekaman Internal Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen Eksternal Instruksi Kerja Pengendalian Rekaman Eksternal

6 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL Pimpinan Program 1. mengesahkan dokumen yang telah dikaji oleh wakil ketua I dengan jalan menandatangani kolom tanda tangan di sampul/cover yang telah disediakan 2. Mengesahkan dokumen terkendali Kepala Tata Usaha 1. Bersama sama ketua GJM menyimpan dokumen baru dan yang lama dalam folder tersendiri dan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu Wakil Ketua I bidang akademik 1. mengkaji ulang dokumen yang diproses GJM 2. menerbitkan dokumen dengan memberi stempel ASLI dan menggandakan dokumen dengan memberi stempel SALINAN. 3. mendistribusikan dokumen kepada pelaksana kegiatan dengan mengacu pada daftar distribusi dokumen dan daftar revisi dokumen lama ke dokumen baru 4. setahun sekali meninjau daftar distribusi dokumen sesuai dengan kegiatannya. GJM 1. GJM menyerahkan dokumen baru atau dokumen yang telah direvisi kepada Wakil Ketua I Bidang Akademik/MR. 2. GJM memberi identitas dokumen sebagai berikut: Judul/Nama Kode Dokumen Revisi (berisi nomor revisi ke berapa dan/atau tanda DOKUMEN KADALUWARSA) Tanggal penerbitan Identitas pembuat dokumen Persetujuan yang berwenang

7 3. Bersama sama kepala tata usaha menyimpan dokumen baru dan yang lama dalam folder tersendiri dan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu 4. GJM mengendalikan dokumen baik yang berupa hard copy maupun soft copy dengan cara membuat Dokumen Kontrol yang memuat : Peta lokasi file dokumen (site map). Peta lokasi file rincian dokumen dan kegiatan pada masing-masing dokumen. 5. GJM melakukan pengkajian ulang dan atau perubahan pada dokumen dan/atau jika diperlukan setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. 6. GJM mengimplementasikan prosedur pengendalian revisi dokumen untuk identifikasi dokumen revisi terakhir guna mencegah penggunaan dokumen yang lama.

8 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN REKAMAN INTERNAL Penerima Distribusi Dokumen (pimpinan program, Kabag TU, Kasubag, Ketua BPP, BP, UUK BPP, program studi) 1. menyimpan daftar distibusi dokumen yang ada di bagiannya 2. melaporkan hasil rekaman setiap kegiatan akademis dan non akademis ke GJM berupa hard copy maupun softcopy 3. memberi identitas rekaman sebagai berikut: Judul/Nama Kode Dokumen/rekaman Revisi (berisi nomor revisi ke berapa dan/atau tanda DOKUMEN KADALUWARSA) Tanggal penerbitan Identitas pembuat dokumen/rekaman Persetujuan yang berwenang 4. mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file rincian Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing pihak Kepala Tata Usaha (KTU) 1. Bersama sama Ketua GJM melakukan tinjauan rekaman, filing, serta mengolah data yang akan disampaikan dalam laporan/borang. 2. Apabila ada yang kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai waktu retensinya, Kabag Tata Usaha dan atau staf serta GJM melakukan pemusnahan dengan disaksikan pimpinan jurusan sesuai dengan metode pemusnahannya. 3. Melaporkan Laporan/borang yang sudah disusun ke pimpinan fakultas.

9 Ketua GJM 1. Bersama sama KTU melakukan tinjauan rekaman, filing, serta mengolah data yang akan disampaikan dalam laporan/borang. 2. Apabila ada yang kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai waktu retensinya, Kabag Tata Usaha dan atau staf serta GJM melakukan pemusnahan dengan disaksikan pimpinan jurusan sesuai dengan metode pemusnahannya. 3. Melaporkan Laporan/borang yang sudah disusun ke pimpinan fakultas.

10 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL GJM 1. menyerahkan dokumen baru kepada Wakil Ketua I Bidang Akademik/MR 2. memberi identitas dokumen sebagai berikut: Judul/Nama No dokumen eksternal Tanggal penerbitan Identitas pembuat dokumen Persetujuan yang berwenang 3. bersama sama dengan Bagian Tata Usaha menyimpan dokumen baru dan yang lama dalam folder tersendiri dan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu 4. mengendalikan dokumen baik yang berupa hard copy maupun soft copy dengan cara membuat Dokumen Kontrol yang memuat : Peta lokasi file dokumen (site map). Peta lokasi file rincian dokumen dan kegiatan pada masing-masing dokumen. 5. melakukan pengkajian ulang dan atau perubahan pada dokumen dan/atau jika diperlukan setelah satu tahun dari tanggal penerbitan

11 6. mengimplementasikan prosedur pengendalian revisi dokumen untuk identifikasi dokumen revisi terakhir guna mencegah penggunaan dokumen yang lama. Wakil Ketua I bidang akademik 1. mengkaji ulang dokumen baru dari GJM 2. menerbitkan dokumen yang sudah disahkan ketua program dengan memberi stempel ASLI dan menggandakan dokumen dengan memberi stempel SALINAN. 3. mendistribusikan dokumen kepada pelaksana kegiatan dengan mengacu pada daftar distribusi dokumen dan daftar revisi dokumen lama ke dokumen baru. 4. setahun sekali meninjau daftar distribusi dokumen sesuai dengan kegiatannya Ketua Program 1. mengesahkan dokumen yang sudah ditinjau wakil ketua I dengan jalan menandatangani kolom tanda tangan di sampul/cover yang telah disediakan 2. Mengesahkan Dokumen terkendali dengan mencantumkan stempel program Bagian Tata Usaha 1. bersama sama dengan GJM menyimpan dokumen baru dan yang lama dalam folder tersendiri dan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu Penerima Distribusi Dokumen (pimpinan program, Kabag TU, Kasubag, Ketua BPP, BP, UUK BPP, program studi) 1. mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu

12 2. bertanggung jawab untuk memperbaharui dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja apabila terjadi perubahan atau dianggap tidak sesuai dengan kondisi, dengan melaporkan terlebih dahulu kepada Wakil Ketua I Bidang Akademik/MR dan GJM

13 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN REKAMAN EKSTERNAL Penerima Distribusi Dokumen (pimpinan program, Kabag TU, Kasubag, Ketua BPP, BP, UUK BPP, program studi) 1. menyimpan daftar distibusi dokumen yang ada di bagiannya 2. melaporkan hasil rekaman setiap kegiatan akademis dan non akademis ke GJM berupa hard copy maupun softcopy 3. memberi identitas rekaman sebagai berikut: Judul/Nama Kode Dokumen/rekaman Revisi (berisi nomor revisi ke berapa dan/atau tanda DOKUMEN KADALUWARSA) Tanggal penerbitan Identitas pembuat dokumen/rekaman Persetujuan yang berwenang 4. mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file rincian Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing pihak Kepala Tata Usaha (KTU) 1. Setiap enam bulan sekali Bersama sama Ketua GJM melakukan tinjauan rekaman, filing, serta mengolah data yang akan disampaikan dalam laporan/borang. 2. Apabila ada yang kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai waktu retensinya, Kabag Tata Usaha dan atau staf serta GJM melakukan pemusnahan dengan disaksikan pimpinan jurusan sesuai dengan metode pemusnahannya. 3. Melaporkan Laporan/borang yang sudah disusun ke pimpinan fakultas.

14 Ketua GJM 1. Setiap enam bulan sekali bersama sama KTU melakukan tinjauan rekaman, filing, serta mengolah data yang akan disampaikan dalam laporan/borang. 2. Apabila ada yang kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai waktu retensinya, Kabag Tata Usaha dan atau staf serta GJM melakukan pemusnahan dengan disaksikan pimpinan jurusan sesuai dengan metode pemusnahannya. 3. Melaporkan Laporan/borang yang sudah disusun ke pimpinan fakultas.