MANUAL PROSEDUR WISUDA

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR WISUDA PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012

2 MANUAL PROSEDUR WISUDA PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : Revisi : 0 Tanggal : 5 April 2012 Dibuat oleh : Kepala Tata Usaha (KTU) PTIIK Dra. Endang Budha, M.AP. Dikendalikan oleh : Ketua GJM PTIIK Rekyan Regasari MP.,ST.,MT. Disetujui oleh : Ketua PTIIK UB Ir. Sutrisno, ST., MT.

3 I. Definisi dan Tujuan Wisuda adalah suatu prosesi pelantikan kelulusan mahasiswa yang telah menempuh masa studi di Universitas Brawijaya. Tujuan adalah memberikan wisuda di lingkungan PTIIK. petunjuk kepada mahasiswa tentang pelaksana rangkaian kegiatan II. Rujukan 1. Buku Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya. III. Ruang Lingkup Informasi yang mencakup proses administrasi sebelum, pada saat dan sesudah pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan wisuda. IV. Mekanisme dan Prosedur 1. Mahasiswa : 1.1 Mahasiswa Login ke SIAM Dengan syarat administrasi a. Lulus Skripsi & Nilai telah dimasukkan oleh operator Akademik. b. Dinyatakan Lulus oleh Fakultas melalui Yudisium. c. Bebas Tanggungan keuangan. 1.2 Jika gagal mengaakses menu aplikasi silakan lapor ke Fakultas di bagian Akademik. 1.3 a. Pilih menu APLIKASI di SIAM b. Mengisi Form Pendaftaran Wisuda c. Meng-upload foto berwarna - Format JPG dan ukuran maximal 500 kb 1.4 Cetak surat pernyataan dan tanda bukti terdaftar sebagai calon wisudawan online. 1.5 Mahasiswa ke Operator Fakultas untuk di Validasi. 1.6 Mahasiswa menyerahkan berkas dan surat pernyataan. 1.7 Mengambil formulir pendaftaran wisuda di Bagian Kemahasiswaan. 1.8 Menyerahkan formulir dilampiri dengan : Bukti pembayaran wisuda dari bank Foto 3x3 2 lembar Blanko lembar pengesahan ijazah Membayar iuran IKA 1.9 Membayar jaminan Toga di bagian Keuangan Foto alumni di Perpustakaan Pusat dengan membawa tanda bukti Data anggota Ikatan Alumni Universitas Brawijaya yang telah di tanda tangani oleh Kasubag Kemahasiswaan dan Alumni Menunggu pengumuman pelaksanaan wisuda Mengambil Toga di Bag. Umum dan Perlengkapan Mengambil Undangan wisuda di Bag. Kemahasiswaan Mengikuti Gladi Bersih tingkat Fakultas dan Universitas Menjalankan prosesi wisuda tingkat Fakultas dan Universitas.

4 1.16 Mengambil foto wisuda bersama Rektor di Bagian Kemahasiswaan. 2. Staf Administrasi : 2.1 Petugas menerima bukti pendaftaran bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah divalidasi dan terdaftar sebagai wisudawan. 2.2 Periode dan waktu pelaksanaan disesuaikan dengan jadwal yang telah ditentukan. 2.3 Menyerahkan formulir pendaftaran wisuda ke calon wisudawan. 2.4 Mengumumkan pelaksanaan wisuda. 2.5 Menyerahkan data wisuda ke kantor pusat. 2.6 Membagikan Undangan kepada wisudawan. 2.7 Menyiapkan acara Gladi Bersih di tingkat fakultas. 2.8 Menyiapkan acara pelepasan wisuda. 2.9 Membagikan foto wisuda bersama Rektor kepada alumni.

5 NO 1. AKTIFITAS MAHASISWA PELAKSANA STAF KEMAHASISWAAN STAF AKADEMIK KANTOR PUSAT PERSYARATAN/ PERLENGKAPAN WAKTU MULAI 2. Mengambil Formulir Pendaftaran wisuda di bagian Kemahasiswaan Pengambilan form. Formulir Pendaftaran 15 menit Formulir pendaftaran 3. Menyerahkan formulir dilampiri dengan Bukti pembayaran wisuda dari bank foto 3 x 3 (2 lembar) Pembayaran iuran IKA Penyerahan form. Form., bukti pembayaran bank, foto mhs. Formulir Pendaftaran, bukti pembayaran bank, foto 3x3 (2 lbr) 15 menit 4. Membayar Jaminan Toga Ke bagian Akademik Pembayaran 15 menit

6 6. Merujuk ke SOP Wisuda bagian akademik SOP wisuda bagian akademik 7. Foto alumni di gedung rektorat lantai 2 dengan membawa tanda bukti data anggota Ikatan alumni Universitas Brawijaya yang Telah di tandatangani oleh Kasubag Kemahasiswaan dan alumni Foto alumni Kuitansi data anggota IKA Tanda bukti data anggota IKA 10 menit 8. Menunggu pengumuman pelaksanaan wisuda Pengumuman 9. Mengambil Undangan Wisuda di Bagian Kemahasiswaan Pengambilan Undangan wisuda Undangan wisuda

7 10. Mengikuti Gladih Bersih di Fakultas maupun Universitas Gladhi resik 11. Mengambil Toga Di bagian Akademik Pengambilan toga 12. Merujuk ke SOP Wisuda bagian akademik SOP wisuda bagian akademik 13. Menjalankan prosesi wisuda tingkat Fakultas dan tingkat Universitas Prosesi wisuda 14. Mengambil foto wisuda di Bagian Kemahasiswaan Pengambilan Foto wisudawan Foto wisudawan

8 15. Menyerahkan Formulir Pendaftaran wisuda ke wisudawan Penyerahan form. Formulir pendaftaran 10 menit Form. pendaftaran 16. Menerima formulir pendaftaran beserta kelengkapanya Form. pendaftaran Form. pendaftaran 17. Memasukan data calon wisudawan melalui online Entry data calon wisudawan 10 menit 18. Mengumumkan pelaksanaan wisuda Pengumuman 19. Menyerahkan data wisudawan ke kantor pusat Data wisudawan Kuitansi wisuda 10 menit 20. Merujuk ke SOP Wisuda kantor pusat SOP wisuda kantor pusat

9 21. Membagikan undangan kepada wisudawan Pembagian Undangan wisudawan Undangan 22. Menyiapkan acara gladih bersih di tingkat fakultas Persiapan 23. Menyiapkan acara pelepasan wisuda Pelepasan wisuda 24. Membagikan foto wisuda bersama rektor kepada alumni SELESAI

10 Lampiran 1, Instruksi Kerja Pendaftaran Wisuda Online 1 Petugas menerima bukti pendaftaran bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah divalidasi dan terdaftar sebagai wisudawan 2 Periode dan waktu pelaksanaan disesuaikan dengan jadwal yang telah ditentukan 3 Menyerahkan formulir pendaftaran wisuda ke calon wisudawan. 4 Mengumumkan pelaksanaan wisuda. 5 Menyerahkan data wisuda ke kantor pusat. 6 Membagikan Undangan kepada wisudawan. 7 Menyiapkan acara Gladi Bersih di tingkat fakultas. 8 Menyiapkan acara pelepasan wisuda. 9 Membagikan foto wisuda bersama Rektor kepada alumni Jumlah halaman : Tanggal disahkan : Revisi ke : Dibuat oleh : Dikendalikan oleh : Disetujui oleh : Ketua Ir. Sutrisno, ST., MT

11 Lampiran Lampiran Blanko Wisuda : BIODATA WISUDAWAN PTIIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Periode : I/II/III/IV/V A. Identitas Wisudawan : 1. Nomor Induk Mahasiswa : 2. Nama Peserta : 3. Jenis kelamin : 4. Nama Ayah : 5. Pekerjaan : Nama Ibu : 7. Pekerjaan : Tempat/Tgl. Lahir : Agama : 10. Alamat Asal/No.Tlp : 11. No. Tlp/Hp : 12. Alamat

12 B. Informasi Surat Keterangan Penyusunan Skripsi/Tugas Akhir: 12. Tanggal Mulai ( SK Penyusunan ) : 13. No.SK.Bimb. Skrips/Tesis/Disertasi : 14. No. SK. Ijazah : 15. Judul Skripsi/Tesis/Disertasi : 16. Nama Dosen Pembimbing I : 17. NamaDosenPembimbing II : 18. Predikat : 19. Nilai Ujian Skripsi/Tesis/Disertasi : C. Data Prestasi Akademik: 20. IP Komulatif : 21. Jumlah SKS Komulatif : 22. Jumlah Mata Kuliah : D. Data Kelulusan : 23. Tanggal Lulus Yudisism : 24. Jumlah Terminal : 25. Lama Studi :...

13 26. Prestasi Akademik/Non Akademik Yang pernah diperoleh :... Malang Wisudawan, *) menyerahkan Foto dalam Bentuk Soft Copy (CD) (...)

14 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG Jl. Veteran, Malang Telp Fax BUKTI TANDA TERIMA Nama : NIM : Fakultas : Jurusan : Program Studi : Jenjang : PeriodeWisuda : WaktuPelaksanaa n : Malang, Mengetahui dan Menyetujui: (...) Penting :Simpan Bukti pendaftaran ini baik-baik. Bukti pendaftaran ini akan digunakan sebagai syarat untuk mengambil undangan wisuda. Terima kasih.

15 KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG Jl. Veteran, Malang Telp Fax PERNYATAAN PENDAFTARAN WISUDA Saya yang bertandatangan dibawah ini adalah Calon Peserta Wisuda Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2011 / 2012 Nama : NIM : Angkatan : Fakultas : Jurusan : Program Studi : Jenjang : Alamat : Demikian Surat Pernyataan PendaftaranWisuda ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Terima kasih. Mengetahui dan Menyetujui: Malang, Yang menyatakan, FOTO UKURAN 4X6 Materai Rp (...) ( )