MANUAL PROSEDUR Surat Keluar Ke Instansi Lain Untuk Keperluan Akademik

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR Surat Keluar Ke Instansi Lain Untuk Keperluan Akademik FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011 i

2 MANUAL PROSEDUR Surat Keluar Ke Instansi Lain Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 5 Tanggal : April 2014 Diajukan oleh : ttd Kepala Tata Usaha Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I Disetujui oleh : Dekan Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D i

3 KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) untuk pendidikan Sarjana S-1 yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Dalam Manual Prosedur ini dijelaskan tatacara penerapan SPMA. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMA maka disusun Manual Prosedur pelayanan surat ke instansi lain untuk keperluan akademik. Manual ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan bagi Fakultas Pertanian di dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa dalam pengurusan surat pengantar ke instansi lain untuk keperluan akademik seperti ijin penelitian, permintaan data, dan lain-lain. Malang, April 2014 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP ii

4 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Ruang lingkup 1 Pihak Orang Terkait 2 Uraian Prosedur 2 Tim Penyusun 3 Lampiran 3 Bagan alur 4 iii

5 PELAYANAN SURAT KE INSTANSI LAIN UNTUK KEPERLUAN AKADEMIK TUJUAN 1. Memberikan surat kepada mahasiswa ke instansi lain untuk keperluan : a. Studi literatur keperpustakaan, b. Permohonan Ijin Penelitian dan Kesbang c. Permohonan data d. Permohonan bahan e. Permohonan benih f. Peminjaman glass house, dll 2. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa di dalam mengurus surat ke instansi lain untuk keperluan tersebut diatas 3. Mempermudah di dalam melakukan monitoring dan peningkatan pelayanan kepada mahasiswa dalam pengurusan surat untuk keperluan tersebut diatas RUANG LINGKUP Surat ke instansi lain diberikan oleh Fakultas Pertanian kepada mahasiswa untuk kepentingan akademik / studinya. Pelayanan yang dilakukan mulai dari mahasiswa mengajukan permohonan, pemrosesan surat oleh bagian administrasi akademik hingga penyerahan kembali surat yang sudah selesai kepada mahasiswa. Pelayanan surat keterangan masih kuliah selesai maksimal 2 hari setelah pengajuan (apabila pimpinan ada di tempat). PIHAK ORANG TERKAIT 1. Pembantu Dekan I 2. Kasubbag Akademik 3. Koordinator Administrasi Jurusan 4. Bagian administrasi akademik 5. Mahasiswa 1

6 URAIAN PROSEDUR 1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat untuk ke instansi lain sesuai dengan keperluannya dengan mengisi Form secara online di Web : 2. Form di tulis sesuai untuk keperluanya : a. Studi literatur keperpustakaan b. Permohonan Ijin Penelitian dan Kesbang c. Permohonan data d. Permohonan bahan e. Permohonan benih f. Peminjaman glass house, dll 3. Mahasiswa melaporkan ke baagia akademik 4. Petugas akademik mencetak form surat pengantar dan diserahkan ke mahasiswa untuk di fotocopy rangkap 2 (dua) 5. Mahasiswa meminta Tanda tangan persetujuan dari koordinator administrasi jurusan 6. Mahasiswa menyerahkan form persetujuan dari koordinator administrasi jurusan ke loket sub bagian akademik dengan melampirkan KTM Asli 7. Bagian Administrasi Akademik memproses surat permohonan mahasiswa sesuai keperluannya, dan menyerahkan ke kasubbag akademik untuk diperiksa sebelum diserahkan kepada Pembantu Dekan I; 8. Pembantu Dekan I mengecek isi surat permohonan yang sudah dibuat oleh bagian administrasi akademik. Apabila sudah setuju, Pembantu Dekan I menandatangani surat permohonan tersebut; 9. Bagian administrasi akademik mengambil surat permohonan ke instansi lain yang sudah disetujui oleh Pembantu Dekan I; 10. Mahasiswa mengambil surat pengantar di subbagian akademik dan di perbanyak 5 (lima) lembar 11. Mahasiswa meminta nomor surat,tanggal,stempel di Sekretariat Dekan Lantai II FP.UB 2

7 12. Mahasiswa Menyerahkan Satu Lembar Surat Ke Staf Akademik Untuk Arsip 13. Surat Keterangan Sudah Dapat Dipergunakan Sesuai Keperluan TIM PENYUSUN 1. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 2. Staf Pembantu Dekan I 3. Dr, Ir. Sudarto, MS. 4. KaSubbag Akademik LAMPIRAN 1. Form isian permohonan surat ke instansi lain 3

8 DIAGRAM ALUR LAYANAN : Mahasiswa Mengisi Form Web : k Mahasiswa mengajukan permohonan surat untuk ke instansi lain dengan mengisi form online melalui Web Mahasiswa melaporkan ke bagian akademik Persetujuan form surat pengantar ke Koordinator Jurusan Masing - Masing Staf administrasi akademik mencetak form surat pengantar suart poermohonan dan menyerahkan ke mahasiswa untuk di fotocopy 2 lembar Mahasiswa Meminta Persetujuan form surat pengantar ke koordinator administrasi jurusan dan menyerahkan ke loket akademik dengan melampirkan KTM Asli Surat Diproses Oleh Staf Akademik Staf akademik memproses surat pengantar dan menyerahkan ke kasubbag akademik untuk di paraf Pengecekan isi surat permohonan oleh PD I Pengambilan surat permohonan Pembantu Dekan I mengecek isi surat permohonan yang sudah dibuat oleh bagian administrasi akademik Bagian administrasi akademik mengambil surat permohonan ke instansi lain yang sudah disetujui oleh Pembantu Dekan I 4

9 Mahasiswa Mengambil Surat Di Bagian Akademik Mahasiswa Menyerahkan Satu Lembar Surat Ke Staf Akademik Untuk Arsip. Mahasiswa mengambil surat dibagian akademik dan diperbanyak 5 lembar, meminta nomor surat tanggal dan stempel di sekretariat dekan lantai II FP UB Bagian Administrasi Akademik memfile 1 lembar surat permohonan ke instansi lain Surat Keterangan Sudah Dapat Dipergunakan Sesuai Keperluan 5

10 6