Standard Operating Procedure PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2 LEMBAR IDENTIFIKASI Nama Dokumen : Pembuatan Transkrip Akademik Kode Dokumen : UN10/F14/11/11/HK a/102 Revisi : 1 Tanggal : 1 Oktober 2017 Diajukan oleh : Kasubbag Akademik dan Kemahasiswaan Dikendalikan oleh Bambang Triwahyu Utomo, SH. : Ketua Jurusan Kedokteran Gigi Disetujui oleh Dr. Nur Permatasari, drg., MS : Dekan R. Setyohadi, drg., MS 1

3 DAFTAR ISI halaman LEMBAR IDENTIFIKASI 1 DAFTAR ISI 2 DAFTAR LAMPIRAN 3 A. Tujuan 4 B. Ruang Lingkup 4 C. Pihak Terkait 4 D. Referensi / Dokumen terkait 4 E. Definisi 4 F. Urutan Prosedur 5 G. Bagan Alir 6 LAMPIRAN 2

4 DAFTAR LAMPIRAN halaman 1. Tanda Bukti Penyerahan Berkas Untuk Ujian Dan Pemerosesan Ijazah Sarjana 7 2. Pendaftaran Ujian Skripsi (Model U-1) 9 3. Surat Pernyataan Bebas Peminjaman / Pembayaran (Model U7) Daftar Nilai Dan Kredit Kumulatif (Model U-2) Bukti Penyerahan Naskah Skripsi (Model U-8) Surat Keterangan Lulus Sarjana (Model U-9) Formulir Biodata Sarjana (Model U-10) Bukti Penyerahan Berkas Pemerosesan Ijazah (Model U-15) Data Peserta Wisuda Surat Pernyataan (Model U-17) Syarat Pengambilan Ijazah Dan Transkrip (Model U-11) 19 3

5 Standard Operating Procedure PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK Tujuan : Membuat bukti resmi perolehan nilai mahasiswa selama menempuh pendidikan pada Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya. Ruang Lingkup : Pembuatan transkrip akademik diterapkan pada semua mahasiswa yang terdaftar di Fakultas Kedokteran Gigi Pihak Terkait : 1. Dekan 2. Wakil Dekan I 3. Kasubbag Akademik 4. Bagian akademik 5. Mahasiswa Referensi / Dokumen Terkait : 1. Keputusan Rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Malang 2. Keputusan Dekan tentang Pedoman Pendidikan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya Malang 3. Keputusan Dekan tentang Pedoman Pendidikan Program Studi Sarjana Kedokteran Gigi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya Malang Definisi : 1. Transkrip akademik adalah daftar nilai keseluruhan hasil belajar dari setiap matakuliah yang diajarkan selama menempuh pendidikan pada program studi, beserta Indeks Prestasi Kumulatif, yang diberikan sebagai lampiran ijazah kepada Mahasiswa yang dinyatakan lulus 2. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) adalah bilangan dengan dua angka di belakang koma yang menunjukkan kualitas belajar keseluruhan dari materi program studi yang dihitung dengan menjumlah hasil perkalian nilai hasil belajar dengan bobot sks 4

6 dibagi dengan jumlah kredit yang ditetapkan untuk program studi yang bersangkutan. 3. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah kartu yang menunjukkan nilai dan prestasi mahasiswa pada semester tertentu yang dicetak dan disahkan oleh program studi 4. Pembuatan transkrip adalah proses pendataan, pengisian, verifikasi dan pengesahan daftar nilai final (hasil yudisium) prestasi akademik 5. Ketua Program studi Sarjana Kedokteran gigi adalah pimpinan unit struktural dalam organisasi Fakultas Kedokteran Gigi yang bertanggungjawab kepada Dekan Fakultas Kedokteran Gigi sebagai unit penyelenggara pendidikan Dokter Gigi 6. Mahasiswa adalah seseorang yang sedang menempuh pendidikan tinggi di sebuah universitas atau perguruan tinggi 7. Wakil Dekan I adalah Wakil Dekan dibidang akademik yang membantu Dekan untuk melancarkan pelaksanaan bidang akademik di fakultas 8. Dekan adalah pimpinan tertinggi di fakultas Urutan Prosedur : 1. Mahasiswa mempersiapkan formulir model-u yang telah diisi dan telah disyahkan oleh Ketua Program Studi, kemudian dikirim ke Bagian Akademik, dilengkapi dengan KHS yang telah diperoleh. 2. Bagian Akademik menerima model-u 3. Bagian Akademik mengajukan permohonan blanko transkrip 4. Universitas menerima permohonan blanko transkrip 5. Universitas menyiapkan blanko transkrip 6. Bagian akademik menerima blanko transkrip 7. Bagian Akademik memproses transkrip melalui on-line SIAKAD 8. Bagian Akademik mencetak transkrip berdasarkan Surat Keputusan dan Berita Acara Yudisium 9. Ketua Program Studi menandatangani transkrip 10. Dekan dan Wakil Dekan I menandatangani transkrip 11. Mahasiswa menerima transkrip asli 5

7 BAGAN ALIR PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK Mahasiswa Formulir Model-U + KHS Bagian Akademik Universitas Blangko Transkrip Proses Transkrip via on-line SIAKAD Cetak Transkrip KPS Pengesahan Transkrip Wakil Dekan I Dekan Bagian Akademik 6

8 Lampiran 1 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI TANDA BUKTI PENYERAHAN BERKAS UNTUK UJIAN DAN PEMEROSESAN IJAZAH SARJANA Telah diserahkan berkas persyaratan untuk Ujian Skripsi dan penyelesaian Ijazah Sarjana sbb: N a m a :... N I M :... Jurusan :... Program Studi : Pendaftaran Ujian Skripsi (Model U-1) 3 Lembar ( ) 2. Daftar Nilai (Model U-2) 4 Lembar ( ) 3. Lembar Persetujuan Ujian Skripsi (Model U-3) di Jurusan ( ) 4. Penilaian Ujian Sarjana (Model U- 4) di Jurusan ( ) 5. Berita Acara Ujian Skripsi (Model U- 5) di Jurusan ( ) 6. Lembar Perbaikan (Model U- 6) di Jurusan ( ) 7. Surat Pernyataan Bebas Peminjaman / Pembayaran (Model U-7) 2 Lembar ( ) 8. Bukti Penyerahan Skripsi (Model U-8) 3 Lembar ( ) 9. Surat Keterangan Lulus Sarjana (Model U- 9) 2 Lembar ( ) 10. Biodata Sarjana (Model U- 10) 5 Lembar ( ) 11. Syarat Pengambilan Ijazah Dan Transkrip (Model U-11) 1 Lembar ( ) 12. Surat Pernyataan Skripsi (Model U-12) di Jurusan ( ) 13. Yudicium Ujian Sarjana Pertanian S-1 (Model U-13) di Jurusan ( ) 14. Bebas Laboratorium ( Model U-14 ) di Jurusan ( ) 15. Tanda Bukti Penyerahan Berkas Untuk Pemerosesan Ijazah (Model U-15) ( ) 16. Biodata Peserta Wisuda ( Model U-16 ) 2 Lembar ( ) 17. Surat Pernyataan ( ) 18. Pas Foto ukuran 3 x 4 = 10 lembar Dan Pas Foto ukuran 4x6= 6 lembar ( Pria : Lengkap Jas + Dasi, Wanita : Pakaian Nasional ). ( ) 19. KTM ( Kartu Tanda Mahasiswa ) Tahun Akademik Berlangsung ( ) 20. Foto Copy Ijazah SMU 2 ( ) 21. Foto Copy Ijazah dan Transkrip Alih Jenjang 2 lbr ( ) 22. Konsep Ijazah 1 Lembar ( ) 23. Biaya pelaksanaan Skripsi sebesar Rp ,- di Jurusan ( ) 24. Foto Copy TOEFL 2 Lembar ( ) 25. Berita Acara Seminar Proposal, Hasil, Daftar Hadir di Jurusan ( ) 7

9 26. Kartu Seminar Proposal, Hasil, Konsultasi di Jurusan ( ) 27. Naskah Skripsi Bersampul Map Plastik Hijau +Klip sejumlah 5 Eksemplar di Jurusan ( ) 28. Menyerahkan abstrak skripsi yang telah di revisi ( ) 29. Surat Pernyataan Pas Foto Memakai jilbab (bermaterai) ( ) CATATAN : 1. Surat Keterangan Lulus (SKL) dapat diproses 1 minggu setelah Yudisium 2. Pengurusan Ijazah Sarjana lebih dari 3 bulan tidak dapat diproses di Kantor Pusat Universitas Brawijaya 3. Judul Skripsi yang telah di Revisi ditulis pada Daftar Nilai / Transkrip Diterima Tanggal :... Malang,... Yang Menerima Koordinator Adm. Jurusan Yang Menyerahkan Mahasiswa, NIP. NIM. 8

10 Lampiran 2 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U Kepada Yth. Ketua Program Studi... Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya Malang PENDAFTARAN UJIAN SKRIPSI NAMA :... N I M :... PROGRAM STUDI :... Mendaftarkan diri untuk menempuh ujian Skripsi pada semester Ganjil/Genap Tahun Akademik... /... JUDUL SKRIPSI:... DOSEN PEMBIMBING: Malang,... Mahasiswa... NIM. Lembar I Lembar II Lembar III : Ketua Program Studi : Mahasiswa : Sub. Bag. Akademik 9

11 Lampiran 3 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U Kepada Yth. Ketua Program Studi... Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya Malang SURAT PERNYATAAN BEBAS PEMINJAMAN / PEMBAYARAN Yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan bahwa mahasiswa : NAMA :... NIM :... JURUSAN:... PROGRAM STUDI:... Telah bebas dari peminjaman/pembayaran selama Tahun Akademik... /... yang menyatakan : No. Uraian / Bagian Nama Petugas Tanggal 1. Perpustakaan Pusat Unibraw 2. Perpustakaan Program Studi 3. Lab. TIK 4. Lab. Bahasa 5. Lunas Iuran & Sumbangan 6. Lunas KOPMA Universitas Brawijaya 7. Lunas SPP Malang,... Mahasiswa... NIM. Lembar I Lembar II : Ketua Program Studi : Sub. Bag. Akademik 10

12 Lampiran 4 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U DAFTAR NILAI DAN KREDIT KUMULATIF NAMA :... (sesuai dengan Ijazah SMU) NIM :... Tempat/Tanggal Lahir :... (sesuai dengan Ijazah SMU) Program Studi :... No. Kode MK Nama Mata kuliah Smt SKS Nilai (N) SKS x N Judul Skripsi : (Yang telah di Revisi) SKS Kumulatif :... I P Kumulatif :... Predikat Kelulusan :... Lama Studi :... Tanggal Lulus :... Malang,... An. Dekan, Pembantu Dekan I Lembar I : Ketua Program Studi Lembar II : Mhs Ybs Lembar III : Sub. Bag. Akademik... NIP. 11

13 Lampiran 5 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U BUKTI PENYERAHAN NASKAH SKRIPSI NAMA :... NIM :... JURUSAN :... PROGRAM STUDI :... Menyerahkan naskah skripsi masing-masing satu eksemplar kepada : No. URAIAN 1. Dosen Pembimbing I 2. Dosen Pembimbing II 3. Dosen Pembimbing III 4. Instansi Tempat Penelitian 5. Perpustakaan UB ( Foto copy Skripsi ) 6. Perpustakaan Jurusan 7. Sub. Bag. Akademik ( Abstrak 5 eksemplar ) TANGGAL PENYERAHAN NAMA PENERIMA TANDA TANGAN Judul Skripsi : Malang,... Mahasiswa,... NIM. Lembar I : Ketua Program studi Lembar II : Mahasiswa Ybs Lembar III : Sub. Bag. Akademik 12

14 Lampiran 6 MODEL U - 9 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U Lampiran : Perihal : Lulus Sarjana Kepada : Yth. Pembantu Dekan I Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa mahasiswa : N A M A :... N I M :... JURUSAN :... PROGRAM STUDI :... Telah menempuh Ujian Skripsi dan dinyatakan LULUS sebagai Sarjana Pertanian (Program S1) Program Studi... pada : Hari :... Tanggal :... Dengan Nilai :... I P. Kumulatif :... Predikat Kelulusan :... Mahasiswa tersebut telah memperbaiki dan menyerahkan semua naskah skripsi dengan judul : Kepada yang bersangkutan kami mohonkan untuk diberikan Surat Keterangan Lulus Sementara sebagai pengganti Ijazah Asli yang masih dalam penyelesaian. Malang,... Ketua Jurusan... Lembar I : Sub. Bag. Akademik NIP. 13

15 Lampiran 7 LEMBAR II : Arsip Program Studi KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U FORMULIR BIODATA SARJANA DATA PRIBADI : 1. N a m a : N I M : Tempat/Tanggal Lahir : Agama : Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan 6. Status Perkawinan : Kawin / Belum Kawin 7. Alamat di Malang : Nama Orang Tua : Pekerjaan Orang Tua : Alamat Orang Tua :... RIWAYAT PENDIDIKAN : 1. Tahun Masuk Unibraw : Mhs. Asli/Pindahan/Tugas : Belajar / Alih Jenjang dari : Tgl. Seminar Proposal : Tgl. Seminar Hasil : Tgl. Ujian Skripsi : Tanggal Lulus : Gelar Yang Diperoleh : Sarjana Kedokteran Gigi (SKG) 9. Fakultas : Kedokteran 10. Program Studi : Nomor Ijazah :... /UB/FK/S1/... 14

16 DATA AKHIR PENDIDIKAN : 1. JUDUL SKRIPSI : Dosen Pembimbing : Nilai Skripsi : I P. Kumulatif : Lama Studi :... Tahun... Bulan 6. Predikat Kelulusan : Lulus Semester : Semester Ganjil Tahun Akademik.../... Semester Genap Tahun Akademik... /... Malang,... Ketua Jurusan/Sekretaris... NIP. Lembar I : Ketua Program Studi 15

17 Lampiran 8 Lembar II : Sub. Bag. Akademik KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U BUKTI PENYERAHAN BERKAS PEMEROSESAN IJAZAH Telah diserahkan berkas persyaratan untuk penyelesaian Ijazah atas nama : N A M A :... N I M :... JURUSAN :... PROGRAM STUDI :... Berkas pemrosesan Ijazah Sarjana dari masing-masing Prodi ke Sub. Bag. Akademik : No. Berkas No. Berkas 1. Model U 1 s/d U Fotocopy Ijazah SMU 2. KTM 7. Fotocopy Ijazah & Transkrip Nilai 3. Konsep Ijazah 8. Surat Pernyataan Pas Foto Berjilbab 4. Fotocopy Sertifikat TOEFL 9. Pas Foto ukuran 3x4 = 4 lembar 5. Biaya Legalisir Rp ,- Diterima Tanggal Pas Foto ukuran 4x6 = 2 lembar Malang,... Yang Menerima Sub. Bag. Akademik Yang Menyerahkan Koordinator Adm. Jurusan NIP. NIK. Lembar I : Koordinator Adm. Prodi Lembar II : Sub. Bag. Akademik 16

18 Lampiran 9 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI DATA PESERTA WISUDA 1. BIODATA WISUDAWAN : a. N a m a :... b. Nomor Induk Mahasiswa :... c. Tempat, Tanggal Lahir :... d. Nomor Peserta :... e. Nama Bapak :... f. Nama Ibu :... g. Alamat Asal :... h. Kode Pos :... i. Telepon : SURAT KETERANGAN PENYUSUNAN SKRIPSI : a. Tanggal Lulus :... b. Judul Skripsi :... c. Dosen Pembimbing I :... d. Dosen Pembimbing II :... e. Nilai Skripsi : DATA PRESTASI AKADEMIK : a. IP. Kumulatif :... b. SKS Kumulatif :... c. Jumlah Mata Kuliah : DATA KELULUSAN : a. Tanggal Lulus :... b. Jumlah Terminal :... c. Lama Studi :... Malang,... Mengetahui, Ketua Prodi... Fakultas Kedokteran Unibraw Wisudawan, NIP. NIM. 17

19 Lampiran 10 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U SURAT PERNYATAAN Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama :... N I M :... Jurusan/Prog. Studi :... Judul Skripsi : Dengan ini menyatakan bersedia menyelesaikan revisi/perbaikan skripsi saya tepat pada waktunya yaitu selama 1 (satu) bulan terhitung mulai tanggal...s/d... Apabila dalam jangka waktu tersebut saya tidak dapat menyelesaikan Revisi dan tidak dapat mengikuti Yudicium pada tanggal..., maka saya bersedia menempuh Ujian Ulang Skripsi. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Malang,... Yang membuat pernyataan,... NIM. Mengetahui : No. URAIAN NAMA TTD 1. Ketua Majelis Penguji Pembimbing I 2. Lembar I : Mahasiswa yang bersangkutan 18

20 Lampiran 11 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U SYARAT PENGAMBILAN IJAZAH DAN TRANSKRIP Nama :... N I M :... Tempat / Tanggal Lahir :... Jurusan/Prog. Studi :... Judul Skripsi : Telah memenuhi syarat Pengambilan Ijazah dan transkrip : No. URAIAN PETUGAS NAMA TERANG 1. SPP SEMESTER TERAKHIR 2. IKUT WISUDA 3. LUNAS SUMBANGAN 4. BUKTI LUNAS IKA UB TANDA TANGAN Malang,... Kasub. Bag. Akademik... NIP. 19