Standard Operating Procedure Pengesahan Fotokopi Akreditasi

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure Pengesahan Fotokopi Akreditasi Sub Bagian Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F /HK a/ November 2017 Pengesahan Fotokopi Akreditasi 01 Pengesahan Fotokopi Akreditasi Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Dewi Susanti, SE., M.SA 2. Pemeriksaan Lulut Endi Sutrisno, SE., M.AB Ka. Sub. Bagian Ka. Tata Usaha Ttd Ttd 3. Persetujuan Dr. dr. Wisnu Barlianto, M.Si, Med, Sp.A(K) Wakil Dekan Bidang 4. Penetapan Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes Dekan Ttd Ttd 5. Pengendalian dr. Siwipeni Irmawanti Rahayu, M.Biomed Ketua GJM Ttd Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran H.1. Format Laporan H.2. Kode Penomeran Pengesahan Hal. ii

4 A. Tujuan Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan pengesahan fotokopi akreditasi B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Pengesahan fotokopi akreditasi diterapkan pada semua mahasiswa yang telah lulus dari Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya C. Standar Mutu yang Terkait Output dari prosedur Pengesahan Fotokopi Akreditasi ini dapat menjadi dasar penyusunan Standard Operating Procedure Tracer Study D. Istilah dan Definisi 1. Pengesahan adalah proses pengakuan kebenaran dan keaslian berkas oleh pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang. 2. Akreditasi adalah bentuk akuntabilitas kepada publik yang dilakukan secara obyektif, adil, transparan, dan komprehensif dengan menggunakan instrumen dan kriteria yang mengacu pada Standar Nasional Pendidikan 3. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik Program Studi Pendidikan Dokter, Keperawatan, Ilmu Gizi, Pendidikan Dokter Gigi, Kebidanan, Farmasi, PPDS, Pasca Sarjana (S2 dan S3). 4. Sekretaris pimpinan adalah bagian adminstrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan. 5. Pimpinan adalah Wakil Dekan Bidang dan Dekan 6. Tidak Valid adalah tidak sesuai dengan aslinya. E. Urutan Prosedur 1. Alumni melakukan pembayaran biaya pengesahan berkas di bank yang telah ditunjuk 2. Alumni menyerahkan kwitansi asli dari bank sebagai tanda bukti pelunasan biaya pengesahan berkas 3. Alumni mengisi tracer study di komputer yang telah disediakan secara online dan mencetaknya (di print) 4. Alumni menyerahkan bukti telah mengisi tracer study dan melampirkan surat permohonan pengesahan akreditasi (ditujukan kepada dekan FKUB) 5. Subbag membuatkan nota untuk pengambilan Hal. 1

5 6. Subbag akademik mengkopi lembar akreditasi program studi dan memperoses pengesahan 7. Subbag memberikan penomeran dan tanggal pengesahan sesuai dengan nomor urut yang ada dibuku penomeran pengesahan akreditasi 8. Subbag akademik melampirkan hasil print out tracer alumni pada fotokopi akreditasi yang akan disahkan 9. Subbag akademik mendata fotokopi akreditasi yang akan disahkan di buku ekspedisi 10. KaSubbag akademik memberikan paraf pada fotokopi akreditasi yang akan disahkan 11. Subbag akademik menyerahkan fotokopi akreditasi yang akan disahkan ke Sekretaris Pimpinan 12. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan berkas 13. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses penandatanganan 14. Pimpinan menandatangani berkas, dalam hal ini dilakukan oleh Dekan 15. Pimpinan mengembalikan berkas yang sudah ditandatangani ke sekretaris pimpinan 16. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke Subbag 17. Subbag akademik menerima berkas yang sudah ditandatangani dan membubuhkan stempel fakultas 18. Alumni mengambil fotokopi akreditasi yang telah disahkan dengan menunjukkan nota pengambilan 19. Alumni dapat mengajukan pengesahan akreditasi kembali setelah 3 (tiga) bulan terhitung dari pengesahan sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI Hal. 2

6 F. Bagan Alir <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan> Mulai Alumni Melakukan pembayaran di Bank BNI Cab. Brawijaya No. Rek A.n. RPL 032 UB (maksimal 3 lembar) (15 menit) Bukti pembayaran dan fotokopi berkas Sub Bagian Fakultas Menerima kwitansi bukti pelunasan biaya pengesahan akreditasi dan berkas permohonan (5 menit) Bukti pembayaran dan surat permohonan Alumni Mengisi tracer study dan mengeprint bukti telah mengisi biodata alumni (10 menit) Tracer study Sub Bagian Memfotokopi lembar akreditasi Membuat nota pengambilan, rekap laporan harian Membubuhkan stempel pengesahan, memberikan tanggal dan nomor sesuai prodi masing-masing Melampirkan print out tracer study Menyerahkan ke Ka. Sub. Bagian untuk di paraf (1Jam). Berkas yang belum diparaf dan ditandatangani A Hal. 3

7 A Ka. Sub Bagian Paraf oleh Ka. Sub. Bag. (15 menit). Berkas yang sudah di paraf Sub Bagian Mencatat nama alumni yang mengajukan pengesahan berkas ke dalam buku ekspedisi Menyerahkan berkas yang telah di paraf oleh Ka. Sub. Bag. ke sekretaris pimpinan (15 menit). Sekretaris Pimpinan Memasukkan data alumni yang mengajukan pengesahan berkas pada data base Menyerahkan legalisir ke pimpinan untuk ditandatangani (15 menit) Wakil Dekan Bidang Tandatangan oleh Wakil Dekan Bidang (1 hari) Berkas yang telah ditandatangani B Hal. 4

8 B Sekretaris Pimpinan Mengambil berkas yang telah ditandatangani oleh pimpinan Mendata kembali berkas alumni yang telah ditandatangani Menghubungi Bag. untuk mengambil berkas (30 menit). Berkas yang telah ditandatangani Sub Bagian Mengambil berkas Membubuhkan stempel Fakultas Kedokteran Mengurutkan dan menata berkas berdasar prodi dan tanggal (1 jam) Berkas yang telah ditandatangani Selesai Hal. 5

9 G. Referensi 1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya 4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2014 tentang Ijazah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi 5. Keputusan Rektor No.074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya Malang 6. Keputusan Rektor No. 455/SK/2013 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 7. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 39 Tahun 2016 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun 2016/ Keputusan Rektor Nomor 60 Tahun 2015 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dekan pada Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Periode Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No. 044/J /SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 10. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 22 Tahun 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Yudisium, Penerbitan Ijazah dan Sertifikat Profesi H. Lampiran H.1. Format Laporan Laporan Permintaan Pengesahan Ijazah / Transkrip / SKPI Program Studi... Tahun... Bulan... No Tanggal Nama Prodi Lembar Jumlah Dst Total Hal. 6

10 H.2. Kode Penomeran Pengesahan S.Ked (Ijazah) S.Ked (Transkrip) dr. (Ijazah) dr. (Transkrip) S.Kep (Ijazah) S.Kep (Transkrip) Ns. (Ijazah) Ns. (Transkrip) S.Gz (Ijazah) S.Gz (Transkrip) RD. (Ijazah) RD. (Transkrip) S.KG (Ijazah) S.KG (Transkrip) drg. (Ijazah) drg. (Transkrip) S.Farm (Ijazah) S.Farm (Transkrip) Apt. (Ijazah) Apt. (Transkrip) S.Keb (Ijazah) S.Keb (Transkrip) Bd. (Ijazah) Bd. (Transkrip) PPDS (Ijazah) PPDS (Transkrip) S2 (Ijazah) S2 (Transkrip) S3 (Ijazah) S3 (Transkrip) Akreditasi Lafal : /01a/Leg/UN10.7/AK/20. : /01b/Leg/UN10.7/AK/20. : /02a/Leg/UN10.7/AK/20. : /02b/Leg/UN10.7/AK/20. : /03a/Leg/UN10.7/AK/20. : /03b/Leg/UN10.7/AK/20. : /04a/Leg/UN10.7/AK/20. : /04b/Leg/UN10.7/AK/20. : /05a/Leg/UN10.7/AK/20. : /05b/Leg/UN10.7/AK/20. : /06a/Leg/UN10.7/AK/20. : /06b/Leg/UN10.7/AK/20. : /07a/Leg/UN10.7/AK/20. : /07b/Leg/UN10.7/AK/20. : /08a/Leg/UN10.7/AK/20. : /08b/Leg/UN10.7/AK/20. : /09a/Leg/UN10.7/AK/20. :.../09b/Leg/UN10.7/AK/20. : /10a/Leg/UN10.7/AK/20. : /10b/Leg/UN10.7/AK/20. : /11a/Leg/UN10.7/AK/20. : /11b/Leg/UN10.7/AK/20. : /12a/Leg/UN10.7/AK/20. : /12b/Leg/UN10.7/AK/20. : /13a/Leg/UN10.7/AK/20. : /13b/Leg/UN10.7/AK/20. : /14a/Leg/UN10.7/AK/20. : /14b/Leg/UN10.7/AK/20. : /15a/Leg/UN10.7/AK/20. : /15b/Leg/UN10.7/AK/20. :./Akr/Leg/UN10.7/AK/20. :../Lfl/Leg/UN10.7/AK/20... Hal. 7