T/Tangan Muka Surat : 1 / 17 PENYEWAAN RUANG PK.UiTM..(P).08 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama Mohd Fairus Yusoff Dr. Arba'iyah Ab. Aziz Jawatan Prof. Dr Hj D zul Haimi Md. Zain (A.I.S) Pensyarah Timbalan Dekan (Akademik) Dekan 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016 1
REKOD PINDAAN Muka Surat : 2 / 17 Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. No. Para Muka Surat 12/01/2016 hadapan HALAMAN DIPINDA Bentuk Pindaan dan Tanda tangan digital dimasukkan Diluluskan 2
KANDUNGAN Muka Surat : 3 / 17 MUKASURAT 1. Objektif 4 2. Skop 4 3. Dokumen Rujukan 4 4. Definisi 5-6 5. Singkatan 6 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 7-15 15 8. Lampiran 16 3
1. OBJEKTIF Muka Surat : 4 / 17 Menjelaskan kaedah permohonan ruang dan penggunaan ruang pembelajaran seperti bilik kuliah, makmal Komputer, makmal/bengkel atau studio, galeri, auditorium dan ruang legar di. 2. SKOP Prosedur ini adalah rujukan Pengurusan, Koordinator Program, Pensyarah, Pelajar, Pelanggan, Pembantu Makmal, Juruteknik Komputer, Juruteknik dan Jawatankuasa Ruang dan Fasiliti bagi tujuan permohonan, penyewaan dan penggunaan ruang pembelajaran seperti bilik kuliah, makmal komputer, makmal/bengkel atau studio, galeri, auditorium dan ruang legar di. 3. DOKUMEN RUJUKAN MK.UiTM..01 Seksyen 6.0 Manual Kualiti Pengurusan Sumber Seksyen 8.0 PK.UiTM..(P).10 PK.UiTM..(P).25 Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Prosedur Pengendalian Bilik kuliah, Studio dan Makmal. Prosedur Penyelenggaraan Peralatan dan Ruang. 4
4. DEFINISI 4.1 Bilik Kuliah Muka Surat : 5 / 17 Adalah bilik yang digunakan untuk menjalankan aktiviti kuliah dan syarahan bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Bilik ini dilengkapi dengan kemudahan ICT seperti komputer, LCD, pemain cakera dan pembesar suara. 4.2 Makmal Komputer : Adalah merupakan tempat menjalani aktiviti yang berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran. Ianya melibatkan ruang dan peralatan komputer dan kemudahan ICT yang lain. 4.3 Makmal/Studio/Bengkel : Adalah merupakan tempat menjalani aktiviti projek yang berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran. Ia juga mempunyai ruang dan penyimpanan bahan-bahan mentah, peralatan-peralatan dan mesin yang berkaitan. 5
4.4 Galeri : Muka Surat : 6 / 17 Adalah merupakan tempat menjalankan aktiviti pameran dan ilmiah seperti forum, seminar, persidangan, diskusi dan arkib. Merangkumi ruang pameran, bilik persidangan dan storan karya seni. 4.5 Auditorium : Adalah merupakan tempat menjalankan aktiviti pengajaran dan pembelajaran, majlis rasmi, pementasan dan pertunjukan. Ianya sebuah ruangan besar yang dilengkapi dengan kemudahan ICT seperti komputer, LCD, pemain cakera dan pembesar suara. 4.4 Ruang Legar : Adalah merupakan ruang di sekitar kawasan fakulti yang berpotensi untuk melakukan aktiviti seperti pameran, jualan seni, persembahan dan lain-lain aktiviti. 6
5. SINGKATAN Muka Surat : 7 / 17 : Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka D : Dekan KP : Koordinator Program PS : Pensyarah Kr : Kurator PnKr : Penolong Kurator UKWZ(12) : Unit Kewangan Zon 12 JK JWK : Jawatankuasa Jadual Waktu Kuliah JO : Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan (OSHCo) JTK : Juruteknik Komputer JT : Juruteknik PM : Pembantu Makmal JkRF : Jawatankuasa Ruang dan Fasiliti PgN : Pelanggan PL : Pelajar 7
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Muka Surat : 8 / 17 6.1 Permohonan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel/Studio. TANGGUNGJAWAB KP/PS/PL/ TINDAKAN A. Semasa permohonan: 1. Permohonan dibuat oleh pensyarah/ pelajar melalui borang permohonan tempahan atau surat rasmi kepada koordinator. Permohonan perlu dinyatakan bersama fasiliti dan jangka masa diperlukan serta tujuan penggunaan. KP/JK JWK 2. JK JWK akan dirujuk untuk menyemak kekosongan Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel/ Studio. 3. Sekiranya ruang yang dipohon tidak digunakan oleh pensyarah dan pelajar permohonan akan diluluskan oleh Koordinator. 8
JKT/JT/PM/JO PS/PL PS/PL/ JTK/JT/PM Muka Surat : 9 / 17 B. Setelah mendapat kelulusan: 1. Borang dan surat permohonan yang telah diluluskan perlu diserahkan kepada JTK/JT/PM/JO untuk pengesahan dan persediaan ruang yang dipohon. C. Semasa penggunaan: 1. Pemohon perlu bertanggungjawab keatas segala fasiliti yang digunakan serta kerosakan yang berlaku sepanjang tempoh penggunaan ruang. D. Selepas penggunaan: 1. Pemohon perlu memaklumkan kepada JTK/JT/PM setelah ruang selesai digunakan. 2. JTK/JT/PM perlu memastikan keadaan ruang dan fasiliti berkeadaan baik mengikut prosedur pengendalian Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel/ Studio. 9
6.2 Permohonan Galeri TANGGUNGJAWAB Kr/PS/PL/ PgN Kr/PnKr Muka Surat : 10 / 17 TINDAKAN A. Semasa permohonan: 1. Permohonan dibuat oleh pensyarah/ pelajar dan pelanggan melalui borang permohonan tempahan kepada Kurator. Permohonan perlu dinyatakan bersama fasiliti dan jangka masa diperlukan serta tujuan penggunaan. 2. PnKr akan menyemak kekosongan penggunaan ruang di Galeri dan memaklumkan kepada Kr. 3. Sekiranya ruang yang dipohon tidak digunakan, pihak Kurator akan meluluskan permohonan tersebut. 4. Bagi penyewa, perlu membuat bayaran pendahuluan sewaan sebanyak 50% kepada Unit Kewangan Zon 12. PnKr/JT/JTK B. Setelah mendapat kelulusan: 1. Borang dan surat permohonan yang telah diluluskan serta resit pembayaran perlu 10
PS/PL/ PgN PS/PL/ PgN/JT/JTK Muka Surat : 11 / 17 diserahkan kepada Juruteknik/ Juruteknik komputer untuk pengesahan dan persediaan ruang yang dipohon. C. Semasa penggunaan: 1. Pemohon perlu bertanggungjawab keatas segala fasiliti yang digunakan serta kerosakan yang berlaku sepanjang tempoh penggunaan ruang. D. Selepas penggunaan: 1. Pemohon perlu memaklumkan kepada JT/JTK setelah ruang selesai digunakan. 2. JT/JTK perlu memastikan keadaan ruang dan fasiliti berkeadaan baik mengikut prosedur pengendalian Galeri. 3. Pemohon/pelanggan perlu menjelaskan baki bayaran sewaan kepada Unit Kewangan Zon 12. 11
6.3 Permohonan Auditorium 1 dan 2 TANGGUNGJAWAB JkRF/PS/PL/ PgN Muka Surat : 12 / 17 TINDAKAN A. Semasa permohonan: 1. Permohonan dibuat oleh pensyarah/ pelajar dan pelanggan melalui borang permohonan tempahan kepada JkRF. Permohonan perlu dinyatakan bersama fasiliti beserta jangka masa yang diperlukan serta tujuan penggunaan. 2. Pemohon juga perlu mengisi borang pinjaman peralatan. Bagi penyewa, perlu membuat bayaran pendahuluan sewaan sebanyak 50% kepada Unit Kewangan Zon 12. JkRF/ JK JWK/JT 3. JT/JK JWK akan menyemak kekosongan penggunaan ruang di auditorium dan memaklumkan kepada JkRF. 4. Sekiranya ruang yang dipohon tidak digunakan oleh mana-mana pihak. JkRF akan meluluskan permohonan yang diajukan oleh pihak luar dan dalam (keutamaan akan diberikan kepada permohonan pihak fakulti). 12
PS/PL/ PgN/JT/JTK PS/PL/ PgN PS/PL/ PgN/JT/JTK Muka Surat : 13 / 17 B. Setelah mendapat kelulusan: 1. Borang yang telah diluluskan perlu diserahkan kepada JT/JTK untuk pengesahan dan bagi tujuan persediaan ruang yang dipohon. C. Semasa penggunaan: 1. Pemohon perlu bertanggungjawab keatas segala fasiliti yang digunakan serta kerosakan yang berlaku sepanjang tempoh penggunaan ruang. D. Selepas penggunaan: 1. Pemohon perlu memaklumkan kepada JT/JTK setelah ruang selesai digunakan. 2. JT perlu memastikan keadaan ruang dan fasiliti berkeadaan baik mengikut Prosedur Pengendalian Auditorium. 3. Pemohon/pelanggan perlu menjelaskan baki bayaran sewaan kepada Unit Kewangan Zon 12. 13
6.4 Permohonan Ruang Legar Fakulti TANGGUNGJAWAB JkRF/PS/PL/ PgN JkRF/ KPem Muka Surat : 14 / 17 TINDAKAN A. Semasa permohonan: 1. Permohonan dibuat oleh pensyarah/ pelajar dan pelanggan melalui borang permohonan tempahan kepada JkRF. Permohonan perlu dinyatakan bersama fasiliti beserta jangka masa diperlukan serta tujuan penggunaan. 2. Pemohon juga perlu mengisi borang pinjaman peralatan. Bagi penyewa, perlu membuat bayaran pendahuluan sewaan sebanyak 50% kepada Unit Kewangan Zon 12. 3. JkRF akan menyemak kekosongan penggunaan ruang legar di fakulti dan memaklumkan kepada pemohon. 4. Sekiranya ruang yang dipohon tidak digunakan oleh pihak fakulti, JkRF akan meluluskan permohonan tersebut. 14
JkRF/JT/JTK/ KPem PS/PL/ PgN PS/PL/ PgN/JT/JTK/KPem Muka Surat : 15 / 17 B. Setelah mendapat kelulusan: 1. JkRF akan meminta KPem membuat persediaan tempat dan JT/JTK untuk penyediaan fasiliti seperti peralatan ICT. C. Semasa penggunaan: 1. Pemohon perlu bertanggungjawab diatas segala fasiliti yang digunakan serta kerosakan yang berlaku sepanjang tempoh penggunaan ruang. D. Selepas penggunaan: 1. Pemohon perlu memaklumkan kepada JT setelah ruang selesai digunakan. 2. KPemJT perlu memastikan keadaan ruang bersih dan fasiliti berkeadaan baik. 3. Pemohon/pelanggan perlu menjelaskan baki bayaran sewaan kepada Unit Kewangan Zon 12. 15
7.0 REKOD KUALITI Muka Surat : 16 / 17 Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh 7.1 Penggunaan Ruang & Bilik 200- (PT.3/3) 7.2 Sewa 200- (PT. 4/2) 7.3 7.4 Penyelenggaraan/ Kebersihan/ Kemudahan - Am Fail Penyelenggaraan dan Pembaikan 200- (PT. 8/1) 300- (PT.1/9) 7.5 Fail Pameran 100- (PT.8/6) 7.6 Laporan- Bangunan dan Harta Bangunan dan Harta Bangunan dan Harta Pentadbiran Am Pentadbiran Am 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun Kehilangan/Aduan/Kesela matan 100-(PT.19/1) 7.7 Kehilangan & Kerosakan 300- (PT. 1/3) 7.8 Pinjaman/ Penggunaan Peralatan 300- (PT. 1/7) Pentadbiran Am Peralatan dan Kelengkapan Peralatan dan Kelengkapan 5 tahun 5 tahun 5 tahun 16
8.0 LAMPIRAN Muka Surat : 17 / 17 8.1 Carta Alir Prosedur Permohonan Ruang Dan Penggunaan Ruang Pembelajaran Seperti Bilik Kuliah, Makmal Computer, Makmal/Bengkel Atau Studio di 8.2 Borang Permohonan Ruang 8.3 Borang Pinjaman Peralatan 8.4 Buku Inventori Kawalan Harta 8.5 Borang Pembaikan Aset 8.6 Buku Daftar Harta 17
LAMPIRAN 1 Carta Alir Prosedur Permohonan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel/Studio. Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula Sebelum kuliah KP/PS/PL/ KP/JK JWK KP JKT/JT/PM/JO PS/PL PS/PL/ JTK/JT/PM JTK/JT/PM Permohonan dibuat oleh pensyarah/ pelajar melalui borang permohonan tempahan atau surat rasmi kepada Koordinator Jadual dirujuk untuk menyemak kekosongan Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel/ Studio Meluluskan permohonan Penggunaan ruang Borang dan surat permohonan yang telah diluluskan perlu diserahkan kepada JTK/JT/PM/JO untuk pengesahan dan persediaan ruang yang dipohon Pemohon perlu bertanggungjawab keatas segala fasiliti yang digunakan serta sebarang kerosakan yang berlaku Pemohon perlu memaklumkan kepada JTK/JT/PM setelah ruang selesai digunakan JTK/JT/PM perlu memastikan keadaan ruang dan fasiliti berkeadaan baik mengikut Prosedur Pengendalian Ruang Pembelejaran Borang Permohonan dan Surat Rasmi Jadual Waktu Borang Permohonan Setelah mendapat kelulusan Fail Rekod Penggunaan Ruang Semasa penggunaan Selepas penggunaan Rekod Pengedalian Ruang Tamat KP = Koordinator Program P = Pensyarah PL = Pelajar JT = Juruteknik JKT = Juruteknik Komputer PM = Pembantu Makmal Kr = Kurator PnKr = Penolong Kurator Pgn = Pelanggan 18
LAMPIRAN 2 Carta Alir Prosedur Permohonan Galeri. Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula Semasa permohonan KP/PS/PL/ PgN Kr/PnKr Kr/ UKWZ12/PgN PnKr/JT/JTK PS/PL/ PgN PS/PL/ PgN/JT/JTK JTK/JT Permohonan dibuat oleh pensyarah/ pelajar dan pelanggan melalui borang permohonan tempahan kepada kurator Penolong kurator akan menyemak kekosongan penggunaan ruang di Galeri dan memaklumkan kepada kurator Meluluskan permohonan Penggunaan ruang. Bagi penyewa perlu membuat bayaran pendahuluan sewaan sebanyak 50% kepada Unit Kewangan Zon 12 Borang dan surat permohonan yang telah diluluskan serta resit pembayaran perlu diserahkan kepada Juruteknik/ Juruteknik komputer untuk pengesahan dan persediaan ruang yang dipohon Pemohon perlu bertanggungjawab keatas segala fasiliti yang digunakan serta sebarang kerosakan yang berlaku Pemohon perlu memaklumkan kepada Juruteknik/ Juruteknik komputer setelah ruang selesai digunakan. Borang Permohonan dan Surat Rasmi Rekod Penggunaan Ruang Borang Permohonan dan Resit bayaran Setelah mendapat kelulusan Fail Rekod Penggunaan Ruang Semasa penggunaan Selepas penggunaan Juruteknik/ Juruteknik komputer perlu memastikan keadaan ruang dan fasiliti berkeadaan baik mengikut Prosedur Pengendalian Ruang Galeri Rekod Pengedalian Ruang. PgN/UKWZ12 Pemohon/pelanggan perlu menjelaskan baki bayaran sewaan kepada Unit Kewangan Zon 12 Tamat Resit Bayaran 19
Carta Alir Prosedur Permohonan Auditorium 1 dan 2. LAMPIRAN 3 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula Semasa permohonan JkRF/PS/PL/ PgN JkRF/ JK JWK/JT JkRF/ UKWZ12/PgN JkRF /JT/JTK PS/PL/ PgN PS/PL/ PgN/JT/JTK JTK/JT PgN/UKWZ12 Permohonan dibuat oleh pensyarah/ pelajar dan pelanggan melalui borang permohonan tempahan kepada JkRF Juruteknik/ Jawatankuasa Jadual Waktu akan menyemak kekosongan penggunaan ruang di Auditorium dan memaklumkan kepada JkRF Meluluskan permohonan penggunaan ruang. Bagi penyewa perlu membuat bayaran pendahuluan sewaan sebanyak 50% kepada Unit Kewangan Zon 12 Borang dan surat permohonan yang telah diluluskan serta resit pembayaran perlu diserahkan kepada juruteknik/ juruteknik komputer untuk pengesahan dan persediaan ruang yang dipohon Pemohon perlu bertanggungjawab keatas segala fasiliti yang digunakan serta sebarang kerosakan yang berlaku Pemohon perlu memaklumkan kepada juruteknik/ juruteknik komputer setelah ruang selesai digunakan Borang Permohonan dan Surat Rasmi Rekod Penggunaan Ruang dan Jadual Waktu Borang Permohonan dan Resit bayaran Setelah mendapat kelulusan Fail Rekod Penggunaan Ruang Semasa penggunaan Selepas penggunaan Juruteknik/ juruteknik komputer perlu memastikan keadaan ruang dan fasiliti berkeadaan baik mengikut Prosedur Pengendalian Ruang Auditorium Pemohon/pelanggan perlu menjelaskan baki bayaran sewaan kepada Unit Kewangan Zon 12 Rekod Pengedalian Ruang. Resit Bayaran Tamat 20
Carta Alir Prosedur Permohonan Ruang Legar Fakulti. LAMPIRAN 4 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula Semasa permohonan JkRF/PS/PL/ PgN JkRF/ JK JWK/JT JkRF /UKWZ12 JkRF /JT/JTK PS/PL/ PgN PS/PL/ PgN/JT/JTK JTK/JT Permohonan dibuat oleh pensyarah/ pelajar dan pelanggan melalui borang permohonan tempahan kepada Jawatankuasa Ruang Juruteknik/ Jawatankuasa Jadual Waktu akan menyemak kekosongan penggunaan ruang di auditorium dan memaklumkan kepada Jawatankuasa Ruang Meluluskan permohonan penggunaan ruang. Bagi penyewa perlu membuat bayaran pendahuluan sewaan sebanyak 50% kepada Unit Kewangan Zon 12 Borang dan surat permohonan yang telah diluluskan serta resit pembayaran perlu diserahkan kepada juruteknik/ juruteknik komputer untuk pengesahan dan persediaan ruang yang dipohon Pemohon perlu bertanggungjawab keatas segala fasiliti yang digunakan serta sebarang kerosakan yang berlaku Pemohon perlu memaklumkan kepada juruteknik/ juruteknik komputer setelah ruang selesai digunakan Borang Permohonan dan Surat Rasmi Rekod Penggunaan Ruang Borang Permohonan dan Resit bayaran Setelah mendapat kelulusan Fail Rekod Penggunaan Ruang Semasa penggunaan Selepas penggunaan Juruteknik/ juruteknik komputer perlu memastikan keadaan ruang dan fasiliti berkeadaan baik mengikut Prosedur Pengendalian Ruang Galeri Rekod Pengedalian Ruang. PgN/UKWZ12 Pemohon/pelanggan perlu menjelaskan baki bayaran sewaan kepada Unit Kewangan Zon 12 Tamat Resit Bayaran 21