PEMBENTANGAN LAPORAN AUDIT DALAM 2012 PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH Oleh: KETUA JURUAUDIT DALAM
SKOP AUDIT Semakan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Tindakan susulan terhadap hasil dapatan Audit Dalam dan Audit SIRIM Proses dan Perkhidmatan Persekitaran Penambahbaikan secara berterusan Prosedur baru
PELAKSANAAN AUDIT Pembukaan Audit Dalam : 9 Mei 2012 Proses Pengauditan : 9 18 Mei 2012 Penyediaan Laporan Audit Dalam : 21 23 Mei 2012 Pengauditan di PSZ UTM Kuala Lumpur : 10 11 Mei 2012 Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 24 Mei 2012 Follow-up Audit Dalam : 1 Jun 2012
HASIL DAPATAN AUDIT DALAM : KESELURUHAN NCR Elemen = 4 ISU = 12 OFI Elemen = 21 ISU = 76 4, 21; 27% 33% 8; 67% 55,73% JB KL KL JB
NCR MENGIKUT BAHAGIAN 5 5 4.5 4 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 2 1 BPK BSP BTK BKL
OFI MENGIKUT BAHAGIAN 25 21 20 15 13 10 8 9 8 5 5 5 5 2 0 BPA BPK BPM BPS BPT BSP BTK WP BKL
PERBANDINGAN NCR 2011 & 2012 8 7 8 7 6 5 4 4 4 JB 3 KL 2 1 0 2011 2012
PERBANDINGAN OFI 2011 & 2012 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 84 15 55 2011 2012 PSZJB 21 PSZKL
HASIL DAPATAN : ELEMEN Elemen Keterangan NCR OFI 4.2.3 Kawalan Dokumen 3 18 4.2.4 Kawalan Rekod 2 13 5.4.1 Objektif Kualiti 0 5 5.5.3 Komunikasi Dalaman 0 2 6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 0 2 63 6.3 Prasarana 0 1 6.4 Persekitaran Kerja 0 2 7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Produk 0 2 7.2.3 Komunikasi Pelanggan 0 1 7.2.3 (a) Komunikasi Pelanggan : Maklumat Produk 0 1
HASIL DAPATAN : ELEMEN Elemen Keterangan NCR OFI 7.4.1 Proses Pembelian 0 3 7.5.1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 4 3 7.5.1 (e) Pelaksanaan Pemantauan dan Pengukuran 0 1 7.5.1 (f) Pelaksanaan Pelepasan Produk, Aktiviti Hantar Serah dan Selepas Hantar Serah Produk 0 2 7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan 0 1 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 0 4 824 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 0 1 8.4 Analisis Data 3 7 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 0 4 8.5.2 Tindakan Pembetulan 0 1 8.5.2(c) Penilaian Keperluan Untuk Mengambil Tindakan Bagi Memastikan Ketakakuran Tidak Berulang 0 2 Jumlah keseluruhan 12 76
NCR & OFI AUDIT DALAM 2012 NCR OFI RUMUSAN
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian Prosedur NCR OFI Manual Kualiti 0 2 Prosedur Tanggungjawab dan Semakan Pengurusan 0 0 Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan 0 1 Prosedur Outsourcing Perpustakaan 0 1 Prosedur Audit Dalam 0 0 Prosedur Kawalan Dokumen 0 0 Prosedur Kawalan Rekod 0 0 Prosedur Tindakan Pembetulan 0 0 Prosedur Tindakan Pencegahan 0 0
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Latihan 1 3 Prosedur Penyenggaraan Bangunan PSZ 0 2 Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan dan Bahan 0 3 Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan 0 5 Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR 0 0
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran 0 4 Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ 0 1 Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar 0 2 Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas 0 2 Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik 0 1
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan 0 5 Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan 0 0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan 0 2 Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan 0 2 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL drp PSZ kpd PSZ Cawangan dan Institusi luar) Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kpd PSZ drp PSZ Cawangan dan Institusi luar) Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat 0 1 0 1 0 2
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 1 Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 1 0 Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 0 2 Prosedur Penyenggaraan dan Pemulihan Bahan dan Alat Media 2 2 Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan 1 3 Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian Maklumat Melalui Pangkalan Data Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran Pencarian Maklumat Penyelidikan 2 3 0 6
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian Prosedur NCR OFI Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi Perpustakaan Cawangan SPACE 0 4 2 2 Prosedur MenguruskanPenyusunanBuku 0 5 Prosedur Mengkatalog dan Proses Bahan bagi Perpustakaan Cawangan SPACE 1 2 Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 3 Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 0 3 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL drp PSZ kpd PSZ Cawangan dan Institusi luar) Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kpd PSZ drp PSZ Cawangan dan Institusi luar) 0 1 0 1
TINDAKAN HASIL AUDIT NCR dan OFI dikeluarkan oleh Juruaudit Dalam dengan mengunakan Borang Permintaan TindakanPembetulan (PSZ27.6a(Pin.1/2011) Pemilik proses mesti mengambil tindakan terhadap NCR dan OFI dan ditutup oleh juruaudit sebelum atau pada 1Jun 2012
KESIMPULAN Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius terhadap aktiviti yang tak akur (NCR) dan aktiviti yang cenderung ke arah ketidakpatuhan. Kt Ketua Bh Bahagian perlu memberi lbih lebih penekanan terhadap kefahaman dalam penyediaan laporan dan keperluan proses yang didokumenkan kepada Pemilik Proses dan staf yang terlibat dengan SPK.
KESIMPULAN NCR 4.2.3 - Kawalan Dokumen (3) 4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti (2) 7.5.1 - Kawalan ke atas Produk & Perkhidmatan (5) 8.4 - Analisis Data (3)
KESIMPULAN OFI yang perlu diberi perhatian supaya ia tidak menjejaskan SPK PSZ secara keseluruhan. 4.2.3 - Kawalan Dokumen (18) 4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti (13 ) 5.4.1 - Objektif Kualiti (5) 5.5.3 Komunikasi Dalaman (2) 6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran (2) 63 6.3 Prasarana (1) 6.4 Persekitaran Kerja (2) 722 7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Produk (2)
KESIMPULAN 7.2.3 Komunikasi Pelanggan (1) 7.2.3 (a) Komunikasi Pelanggan : Maklumat Produk (1) 7.4.1 Proses Pembelian (3) 7.5.1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (3) 7.5.1(e) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan : Perlaksanaan pemantauan dan pengukuran (1) 7.5.1 (f) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan : Perlaksanaan pelepasan produk, aktiviti hantar serah dan selepas hantar serah produk (1)
KESIMPULAN 7.5.3 - Pengenalpastian dan Kebolehkesanan (1) 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses (4) 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk (1) 8.4 Analisis Data (7) 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan (4) 8.5.2 Tindakan Pembetulan (1) 8.5.2 (c) Tindakan Pembetulan: Penilaian keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak berulang (2)
PENUTUP Walau bagaimanapun, PSZ telah melaksana dan mengekalkan SPK serta sentiasa berusaha membuat penambahbaikan berterusan bagi aktiviti yang terlibat secara langsung dengan perkhidmatan dan penghasilan produk.
Terima Kasih Di atas Komitmen Semua Staf PSZ