BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Permintaan produk yang tinggi dari pelanggan akan membuat perusahaan semakin giat untuk meningkatkan kinerjanya agar dapat memenuhi permintaan tersebut. Banyak perusahaan bersaing untuk merebut pasar dengan memanfaatkan keunggulan yang dimiliki. Persaingan yang semakin tinggi dan sulit dalam dunia usaha menjadi tantangan bagi para pengusaha untuk dapat terus bertahan dan memperoleh keuntungan. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat mendukung berkembangnya industri produksi. Penggunaan sistem informasi sebagai pendukung bisnis industri dapat menjadi kunci sukses suatu perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Perusahaan yang tidak dapat memanfaatkan perkembangan teknologi dalam proses bisnisnya mungkin tidak akan mampu bersaing dan bertahan di era sekarang ini. Pemakaian teknologi informasi oleh suatu perusahaan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan tersebut. Penerapan teknologi informasi yang dilakukan secara benar dan tepat akan dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan keuntungan dan pengurangan biaya. Salah satu permasalahan penting yang harus diperhatikan dalam perencanaan produksi ialah fluktuasi permintaan. Fluktuasi permintaan bisa menimbulkan kesulitan untuk mengetahui jumlah produksi yang optimal dalam memenuhi permintaan pelanggan. Fluktuasi permintaan ini dapat menyebabkan kekurangan ataupun kelebihan produksi pada perusahaan.
2 Peningkatan permintaan dan kekurangan produksi akan mengakibatkan banyak permintaan tidak terpenuhi dan tentunya mengecewakan pelanggan. Hal ini juga menyebabkan keuntungan yang diperoleh perusahaan berkurang. Selain itu, jika terjadi penurunan permintaan pada perusahaan maka akan mengakibatkan sumber daya dalam perusahaan menganggur, khususnya tenaga kerja yang berlebihan. Oleh karena itu perusahaan perlu melakukan perbaikan dalam perencanaan produksi dengan merencanakan dan mengatur sumber daya yang dimiliki perusahaan secara seksama sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan secara optimal. PT. Putra Jaya Gemilang juga mengalami permasalahan dalam perencanaan produksi tersebut, khususnya disaat permintaan yang sangat tinggi dari para pelanggan. Hampir setiap pesanan pelanggan tidak dapat dikerjakan seluruhnya oleh perusahaan sehingga perlu dilakukan penelitian mengenai optimalisasi proses produksi, agar perusahaan dapat memilih pesanan mana saja yang bisa dikerjakan secara maksimal untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal dan bisa sedapat mungkin menghindari kekecewaan pelanggan. Aplikasi teknologi informasi dengan memodelkan suatu formulasi linear programming yang terkait dengan kondisi produksi diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi dalam proses produksinya. Pemanfaatan teknologi informasi juga diharapkan dapat memberikan suatu sistem aplikasi yang dapat menyimpan semua informasi terkait proses produksi perusahaan.
3 1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan di atas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah: Bagaimana menentukan jumlah produksi yang optimal untuk tiap grade produk agar sesuai kapasitas produksi yang dimiliki oleh perusahaan? Bagaimana perusahaan merencanakan sumber daya produksinya? Bagaimana menentukan perencanaan produksi agar kegiatan produksi dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih optimal? Grade produk apa yang mampu memberikan keuntungan lebih baik untuk perusahaan sehingga dapat diprioritaskan? Teknologi informasi apa yang dapat diterapkan untuk permasalahan yang ada? 1.3 Ruang Lingkup Agar obyek penelitian dapat terfokus sesuai dengan yang diharapkan, maka dilakukan pembatasan ruang lingkup permasalahan dalam penulisan skripsi, yaitu : Penelitian dilakukan pada bagian produksi bordir PT. Putra Jaya Gemilang. Data yang digunakan untuk peramalan permintaan adalah data permintaan produk untuk periode 30 bulan terakhir, yaitu Januari 2006 sampai Juni 2008. Peramalan dilakukan dengan software crystal ball yang langsung dapat memberikan hasil peramalan terbaik, dimana metode peramalan yang digunakan adalah Double Moving Average, Single Moving Average, Single Exponential Smoothing dan Double Exponential Smoothing. Peramalan dilakukan pada tingkat ketelitian 95 % dan tingkat keyakinan 5%.
4 Perhitungan jumlah produksi optimal dilakukan untuk bulan Juli 2008. Kapasitas produksi yang dibahas adalah kapasitas bahan baku, kapasitas jam kerja tenaga kerja, dan kapasitas jam kerja mesin. Produk yang diamati adalah semua tipe produk bordir yang diklasifikasikan berdasarkan jumlah tusukan jarum bordir atau stich yaitu produk grade C, grade B, grade A, grade S, grade Z, yang semuanya memiliki proses produksi dan memanfaatkan sumber daya yang sama. Penelitian dilakukan pada tingkat ketelitian 95 % dan tingkat keyakinan 5%. Perhitungan biaya produksi yang diperhitungkan hanya mencakup biaya upah tenaga kerja langsung dan biaya bahan, baik bahan langsung maupun tak langsung. Sedangkan biaya lain dianggap telah diperhitungkan dalam harga jual. Perhitungan biaya produksi tidak dapat dilakukan secara mendalam karena merupakan kerahasiaan perusahaan. Permintaan produk selama ini ialah tetap stabil diatas kemampuan kapasitas produksi perusahaan dan diharapkan akan tetap stabil. Hasil optimalisasi produksi akan menjadi patokan bagi bagian design dan bagian produksi dalam menerima pesanan pelanggan. Design pelanggan akan dibuat menjadi grade produk yang sesuai dengan hasil optimalisasi produksi. Cara kerja bagian design dan produksi dalam menyesuaikan design pelanggan dengan grade produk yang diinginkan perusahaan adalah rahasia perusahaan, namun mereka selalu berhasil dalam penyesuaian yang mereka inginkan selama ini dan tetap menjamin kepuasan pelanggan. Jadi penerapan hasil optimalisasi produksi tidak akan menjadi kendala.
5 Pengolahan data optimasi yang digunakan adalah management operasional dengan model Linear Programming dengan menggunakan metode Simplex. Validasi model dilakukan untuk bulan Juli 2008. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai penulis adalah: 1. Menentukan jumlah produksi yang optimal pada setiap bulannya. 2. Mengetahui sumber daya perusahaan yang mengalami defisit ataupun surplus. 3. Mengetahui kapasitas produksi perusahaan sehingga dapat diperkirakan banyaknya pesanan yang sanggup ditangani pada periode tersebut. 4. Mengetahui biaya produksi dan keuntungan dari tiap grade produk. 5. Membuat sistem informasi yang mendukung proses perencanaan produksi agar kegiatan produksi dapat lebih optimal. Manfaat yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Perusahaan dapat membandingkan keuntungan dari produksi aktual dengan keuntungan yang didapat dari optimalisasi produksi 2. Perusahaan dapat mengatur sumber daya produksinya. 3. Perusahaan dapat semaksimal mungkin dalam melakukan produksi. 4. Perusahaan dapat menentukan produk mana yang dapat diprioritaskan dalam produksi. 5. Perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi perencanaan produksi yang optimal untuk memaksimalkan keuntungan.
6 1.5 Definisi Operasional 1.5.1 Sejarah Perusahaan PT. Putra Jaya Gemilang didirikan pada tahun 2001 oleh Bapak Gabriel Limento dengan lokasi di Daan Mogot Km.19,8 No.333, kawasan industri yang terletak di Batu Ceper Tangerang. Perusahaan ini didirikan dalam bentuk Perseroan Terbatas dengan bantuan Notaris Ingrid Lannwaty S.H. PT. Putra Jaya Gemilang mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor M-82-HT.03.01-Th.2001 tanggal 22 Maret 2001. Saat ini PT. Putra Jaya Gemilang menempati tanah seluas 1.500 m2. PT. Putra Jaya Gemilang bergerak di bidang pembordiran pakaian. Perusahaan ini melayani permbordiran pakaian dalam jumlah besar dengan desain yang telah dirancang sendiri oleh customer. Seiring dengan perkembangan waktu, PT. Putra Jaya gemilang terus berusaha mengembangkan berbagai aspek di perusahaan seperti kapasitas produksi, kuantitas dan kualitas produksi, teknologi dan mesin, sumber daya manusia. Semua itu ditingkatkan dengan tidak melupakan 3 pilar yang menjadi motto perusahaan, yaitu: a) Quality (kualitas) Kualitas produk yang terjamin dan konsisten b) Cost (harga) Harga yang bersaing untuk hasil kerja yang tinggi c) Delivery (pelayanan) Memberikan pelayanan pada konsumen dengan komitmen tertinggi yang dapat diberikan. PT. Putra Jaya Gemilang telah memanfaatkan perkembangan tekonologi yang ada, dimana perusahaan ini telah menggunakan mesin bordir berteknologi komputer atau computerized embroidery machine yang dapat meningkatkan efisiensi serta akurasi proses pembordiran.
7 Sumber : PT. Putra Jaya Gemilang Computerized Embroidery Machine Saat ini perusahaan telah dilengkapi dengan 20 mesin bordir berteknologi komputer untuk menghasilkan bordir yang sesuai permintaan pelanggan, dan perusahaan berencana untuk menambah lagi mesin yang telah ada karena permintaan yang tinggi dari pelanggan secara reguler tiap bulannya. Untuk kegiatan sehari-harinya PT. Putra Jaya Gemilang belum menggunakan sistem komputer secara keseluruhan. PT. Putra Jaya Gemilang saat ini telah didukung oleh 80 orang karyawan shift siang ( terdiri dari 70 karyawan produksi, 1 orang satpam, 2 orang kurir, 2 karyawan gudang, 5 orang staff kantor ) dan 74 orang karyawan shift malam ( terdiri dari 70 karyawan produksi, 2 orang satpam dan 2 karyawan gudang).
8 1.5.2 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi, bagian, posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Pada PT. Putra Jaya Gemilang, struktur organisasinya adalah berbentuk garis, artinya bahwa setiap garis yang menghubungkan seorang manajer dengan tingkat yang lebih rendah merupakan delegasi wewenang kepada bawahan dan tanggungjawab untuk melaporkan kepada atasan. Adapun pembagian uraian tugas dan tanggung jawab untuk setiap bagian tersebut adalah sebagai berikut : 1. Direktur Pada PT. Putra Jaya Gemilang, pemilik dan pimpinan perusahaan dipegang oleh dua orang (Direktur dan Wakil Direktur), dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan perusahaaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : a. Memberikan keputusan dan pengawasan terhadap semua kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional perusahaan. b. Membina hubungan kerjasama yang baik dengan para pemasok atau koresponden perusahaan. c. Membina kerjasama perusahaan dari tiap bagian yang ada agar terwujud kerjasama tim yang baik. d. Menganalisa dan mengevaluasi semua laporan yang masuk dari masingmasing bagian yang ada di dalam perusahaan.
9 2. General Manager Tugas dan tanggung jawab dari general manager PT. Putra Jaya Gemilang adalah sebagai berikut : a. Menerima pelaporan dari semua bagian di bawahnya, meliputi bagian produksi / operasional, bagian keuangan, Personalia, dan marketing b. Melaporkan kepada direktur atau wakil direktur bila terjadi sesuatu yang perlu ditindak lanjuti secara serius oleh perusahaan c. Mengambil keputusan yang rutin terjadi 3. Manajer Operasional Disebut juga manajer produksi, tugas dan tanggung jawabnya adalah : a. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional dan proses produksi dalam perusahaan, mulai dari bagian design, masalah software, quality control, mesin bordir dan masalah pengiriman barang. b. Melaporkan kepada Manager jika terjadi hal-hal yang tidak berjalan semestinya dalam operasional sehari-hari. 4. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawabnya adalah : a. Bertanggung jawab atas arus kas perusahaan dan pencatatan setiap transaksi perusahaan. b. Membuat anggaran keuangan dalam suatu periode tertentu. c. Mengatur penyediaan dan penggunaan dana secara tepat dan efisien. d. Mengawasi kegiatan penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan. e. Menyusun kebijakan dan prosedur kerja di bidang keuangan. f. Mempertanggungjawabkan dan menganalisa laporan keuangan.
10 5. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawabnya adalah : a. Bertanggung jawab atas tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas dan sesuai dengan tujuan perusahaan. b. Melakukan seleksi karyawan baru dan menetapkan peraturan tenaga kerja sesuai dengan peraturan pemerintah dan perusahaan. c. Mengevaluasi kinerja karyawan dalam suatu periode. d. Menjalankan kegiatan administrasi kepegawaian. e. Mengolah data absensi pegawai menjadi daftar perhitungan gaji. 6. Manajer Marketing Tugas dan tanggung jawabnya adalah : a. Mengkoordinasikan pengumpulan informasi pasar mengenai pesaing. b. Menentukan target penjualan, baik bulanan maupun tahunan. c. Melaporkan hasil dari kegiatan pemasaran kepada Direktur. d. Ikut mengawasi perkembangan pasar di berbagai wilayah pemasaran. e. Membina hubungan baik dengan para pelanggan. 7. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Melaporkan hasil pencatatan pengeluaran dan pemasukan bahan baku kepada General Manager b. Mengawasi kegiatan pembelian bahan baku c. Melakukan pengawasan terhadap proses dan pencatatan pengeluaran dan pemasukan bahan baku d. Memilih supplier dan membina hubungan baik dengan supplier
11 8. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas seluruh pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh Staff akuntansi perusahaan b. Memberikan laporan setiap periode maupun sesuai dengan permintaan General Manager Struktur Oganisasi pada PT. Putra Jaya Gemilang dapat terlihat lebih jelas pada Gambar 1.1 dibawah ini. Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Putra Jaya Gemilang
12 Hari kerja untuk karyawan pabrik bagian produksi adalah dimulai dari Senin hingga Minggu dalam arti 7 hari kerja dalam seminggu tidak ada libur dengan pengecualian di hari libur nasional atau kebijakan perusahaan. Dalam 1 hari kerja juga terdiri dari 24 jam yang langsung terbagi dalam waktu 2 shift kerja tanpa ada istirahat di saat pergantian shift. Jadi setiap shift kerja ialah selama 12 jam. Dimana dalam 1 shift ada 2 kali waktu istirahat yang terbagi sebagai berikut : Day Shift Kerja aktif : 07.00 19.00 Istirahat : 12.00 13.00 dan 16.00 17.00 Night Shift Kerja aktif : 19.00 07.00 Istirahat : 24.00 01.00 dan 04.00 5.00 Waktu total untuk istirahat dalam 1 shift ialah 2 jam, sehingga jam kerja bersih untuk produksi dalam 1 shift ialah 10 jam dan 1 hari ialah 20 jam. 1.5.3 Produk PT. Putra Jaya Gemilang memproduksi produk bordiran sesuai dengan design yang diminta pelanggan. Produk-produk ini dapat diklasifikasikan berdasarkan tingkat kerumitan designnya yang diukur dari banyaknya jumlah tusukan jarum atau stich yang dilakukan oleh jarum bordir pada satu produk. PT. Putra Jaya Gemilang menentukan sendiri klasifikasi produk yang akan diproduksi sehingga mudah dalam menjadwalkan proses produksi tersebut. Produk tersebut juga harus memberikan keuntungan kepada perusahaan secara optimal.
13 Berikut 5 produk utama dari perusahaan yang akan dibahas berdasarkan jumlah stich atau tusukan jarum mulai dari yang minimal hingga maksimal, yaitu : - Produk grade C, dengan jumlah tusukan jarum sekitar 80000 tusukan. - Produk grade B, dengan jumlah tusukan jarum sekitar 100000 tusukan. - Produk grade A, dengan jumlah tusukan jarum sekitar 125000 tusukan. - Produk grade S, dengan jumlah tusukan jarum sekitar 150000 tusukan. - Produk grade Z, dengan jumlah tusukan jarum sekitar 180000 tusukan. Para pelanggan biasanya meminta design mereka dibuat dengan stich serendah mungkin namun tetap dengan kualitas yang bagus, oleh perusahaan maka design dari pelanggan tersebut akan dianalisa dan dihitung dalam program, hasilnya ialah jumlah stich yang ideal untuk design tersebut. Selanjutnya pihak perusahaan akan menawarkan grade produk yang sesuai dengan design kepada pelanggan. Sumber : PT. Putra Jaya Gemilang Contoh Gambar Produk Bordir
14 1.5.4 Proses Produksi Proses produksi bordir terdiri dari beberapa tahapan, dimana setiap tahapan proses tersebut dikerjakan oleh suatu bagian dalam perusahaan. Urutan tahapan proses dan bagian yang mengerjakannya adalah sebagai berikut : 1. Bagian Design Bagian design bertugas untuk menerima dan menganalisa design dari pelanggan dengan program komputer. Hasil analisa dari design tersebut akan memberikan informasi mengenai jumlah tusukan jarum atau stich yang diperlukan untuk menghasilkan produk bordir tersebut. Dengan program komputer yang digunakan perusahaan, design dari pelanggan juga dapat kita disesuaikan jumlah stichnya sesuai dengan yang diinginkan, sehingga perusahaan dapat mengatur design dari pelanggan tersebut untuk disesuaikan dengan klasifikasi dari grade produk yang ada pada perusahaan. Karena stich yang dapat disesuaikan dengan grade produk maka perusahaan dapat memberikan penawaran beberapa grade produk yang memungkinkan untuk dipilih oleh pelanggan. Contoh pekerjaan bagian design yaitu : pelanggan menyerahkan suatu design, setelah dianalisa dengan program komputer ternyata jumlah stich dari design tersebut ialah 131.000 stich/design. Maka seperti mengecilkan atau membesarkan pixel suatu foto, program komputer perusahaan juga dapat menyesuaikan jumlah stich sesuai dengan yang diinginkan, dalam kasus ini tentunya disesuaikan dengan klasifikasi grade produk yang ada pada perusahaan, dan yang paling mendekati ialah produk grade A dengan jumlah tusukan 125.000 stich/ design, tapi design tersebut bisa juga dikecilkan hingga menjadi produk grade B dengan jumlah tusukan 100.000 stich/ design.
15 Alasan perusahaan mengecilkan stich suatu design adalah untuk menghemat waktu produksi dan agar biaya lebih murah. Jika pesanan perusahaan sedang banyak maka biasanya stich design akan dikecilkan dan pelanggan biasanya bisa menerima hal tersebut karena perusahaan tetap menjamin kualitas produknya. Selama ini bagian design selalu berhasil dalam menyesuaikan design pelanggan dengan grade produk yang diinginkan pihak produksi perusahaan. Jumlah stich pada suatu design memang berpengaruh pada kualitas produk, makin optimal jumlah stich yang akan diproduksi tentunya akan makin bagus. Namun jika perbedaan stich yang akan diproduksi tidak begitu banyak dengan stich design aslinya, maka hasilnya tidak akan terlalu berbeda. Jumlah stich design asli dapat dikurangi sebanyak 40%, namun hasilnya tetap bagus untuk diproduksi. 2. Bagian Pembordiran Merupakan bagian utama dari proses produksi, pada bagian ini kain atau bahan yang akan dibordir diterima dari bagian quality control, selanjutnya kain tersebut diatur sedemikian rupa pada mesin bordir yang telah diprogramkan untuk menjahit model yang diinginkan. Jika kain sudah diatas mesin bordir, maka mesin dapat dijalankan untuk memulai proses produksinya. Walaupun mesin bordir akan bergerak secara otomatis, namun setiap mesin bordir yang bekerja akan diawasi oleh dua karyawan produksi yang bertujuan untuk menjaga kelancaran proses produksi bila saja ada kesalahan seperti benang yang putus atau habis. Setelah proses pembordiran selesai, maka produk akan dikirimkan ke bagian Quality Control untuk diperiksa kembali.
16 3. Bagian Quality Control Bagian ini menerima bahan atau kain yang akan dibordir dari pelanggan, bahan atau kain tersebut kemudian akan diperiksa jumlahnya sesuai dengan pesanan, bagian ini juga memeriksa kualitas bahan atau kain tersebut, tujuannya untuk mencegah adanya cacat pada barang yang diterima sebelum naik produksi. Setelah melalui proses bordir, produk jadi tersebut akan diperiksa kembali oleh bagian Quality Control ini, tujuannya untuk memeriksa apakah hasil bordiran dan kainnya sudah memenuhi standar kualitas yang baik dan memastikan tidak ada cacat, sekaligus juga mencocokkan kembali jumlah awal bahan sebelum naik produksi dan setelah menjadi produk jadi. 4. Bagian Finishing Bagian yang bertugas untuk merapikan produk. Hasil bordiran kadang menyisakan benang pada bagian belakang kain yang dibordir sehingga membuat produk menjadi kurang rapi. Bagian ini akan menerima produk jadi dari bagian quality control untuk kemudian dirapikan lagi sebelum dikirimkan kembali ke pelanggan.