BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam sebuah bisnis, setiap perusahaan mempunyai cara untuk menjalankan usahanya. Untuk dapat berkembang perlu adanya sebuah inovasi dalam proses bisnisnya. Sejalan dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, maka sangat menunjang sebuah proses bisnis berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Namun proses bisnis dengan bantuan teknologi belum tentu dapat menyelesaikan masalah-masalah yang muncul, karena tidak semua proses bisnis dapat didigitalisasikan. Untuk dapat berjalan dengan baik, proses bisnis juga harus memperhatikan pemasoknya. Karena tanpa pemasok, produksi tidak akan berjalan. Rantai pasokan harus dijaga dengan baik untuk menghindari pasokan bahan baku yang terlambat. Inflasi yang relatif masih cukup tinggi merupakan beberapa faktor penyebab daya beli masyarakat yang tidak mengalami peningkatan berarti sedangkan setiap perusahaan berusaha meningkatkan pendapatannya, karena biaya operasional perusahaan yang terus meningkat. Lambatnya pertumbuhan pendapatan perusahaan membuat perusahaan berusaha keras untuk mengurangi biaya operasional usahanya salah satunya adalah dengan mengelola operasional yang dimiliki perusahaan. Perusahaan memiliki persediaan bahan baku yaitu bahan baku yang dipersiapkan. Keadaan semacam ini antara lain disebabkan oleh bahan baku yang dipergunakan untuk proses produksi adalah semua dari jenis bahan tersebut. Selain itu jenis bahan baku yang dibutuhkan tidak hanya satu material, hal ini yang membuat jadwal pemesanan bahan baku tidak teratur. Jika penjadwalan pembelian tidak teratur akan menyebabkan membengkaknya biaya persediaan, maka diperlukan adanya suatu perencanaan pembelian material, agar dapat diketahui pengaruhnya terhadap pengendalian persediaan, sehingga perusahaan dapat menentukan kuantitas bahan baku yang akan dibeli sehingga dapat memenuhi kebutuhan proses produksi dalam jumlah yang tepat dan waktu yang tepat sehingga biaya total persediaan dapat dikurangi dengan adanya periode pesanan dan kuantitas pemesanan yang optimal (Purnomo:2005). Oleh karena itu setiap perusahaan selalu berupaya untuk mencapai tujuannya dengan memaksimalkan kinerja pada bagian yang terdapat dalam perusahaan tersebut, diantaranya bagian produksi, bagian pemasaran, bagian keuangan atau bagian personalia. Manajemen 1

2 2 perusahaan dituntut untuk mampu berproduksi secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan faktor produksi perusahaan secara tepat sehingga dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan kualitas yang diharapkan dengan biaya seminimal mungkin. Pencatatan persediaan pada suatu perusahaan di Indonesia sudah mulai bergerak kearah digital, dimana sistem menyumbang peranan besar dalam setiap proses bisnis perusahaan. Kebanyakan perusahaan menggunakan aplikasi intranet yang saling terhubung. Namun beberapa perusahaan yang ada mempunyai jarak yang cukup jauh antara kantor dan tempat produksinya, yang tidak memungkinkan dijalankannya sistem aplikasi, maka pilihan terbaiknya adalah dengan menggunakan sistem berbasis web. PT Aghaton Raya Teknikmandiri adalah perusahaan yang bergerak di bidang carrosserie manufacture, membuat badan belakang kendaraan besar seperti truk untuk mengangkut barang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan pelanggan yang bersangkutan. Untuk mengerjakan kustomisasi tersebut, diperlukan waktu sekitar satu hingga tiga minggu. Namun untuk menghemat waktu dan pekerja, dalam satu bulan dapat mengerjakan tiga kendaraan besar sekaligus. Namun, tidak semua material yang digunakan untuk membuat satu kustomisasi badan truk mudah dicari, beberapa material sulit dicari bahkan harus meng-impor langsung dari negeri lain. Karena itu perusahaan menyiasatinya dengan memesan untuk dapat disimpan sebagai persediaan. Hal ini menambahkan biaya penyimpanan untuk sebuah material yang ukurannya cukup besar. Penyimpanan bahan baku yang digunakan seperti besi dan baja disimpan dengan tempat yang baik, suhu yang baik untuk mencegah terjadinya karat dan mengurangi kualitas bahan baku tersebut. Pengajuan formulir yang diajukan oleh unit leader setelah disetujui tidak melalui prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan, beberapa kegiatan yang terjadi melewati proses dimana karyawan hanya mementingkan berjalannya proses bisnis, tidak melihat pentingnya pencatatan dan histori berjalannya pengadaan material yang terkadang memunculkan masalah baru bagi perusahaan yang menyebabkan habisnya waktu dalam mencari data yang seharusnya tersimpan dengan baik pada sistem. Solusi dari permasalahan yang dimiliki oleh PT. Aghaton Raya Teknikmandiri adalah dengan memilih perhitungan biaya persediaan yang tepat serta pengembangan sistem persediaan berbasis website yang memudahkan antara kantor dengan workshop dapat terhubung dengan baik.

3 3 1.2 Formulasi Masalah Berdasarkan pada apa yang diuraikan di atas, masalah yang dihadapi PT. Aghaton Raya Teknikmandiri adalah: 1. Perusahaan menggunakan metode peramalan persediaan masih dengan cara tradisional seperti memperkirakan jumlah pemesanan dari pemesanan sebelumnya. 2. Penggunaan metode tradisional perusahaan dengan perkiraan pengeluaran biaya persediaan, namun tidak memasukkan beberapa faktor yang sesuai dengan teori manajemen seperti safety stock dan standar deviasi menyebabkan total pengeluaran melebih dari total biaya yang seharusnya dapat diminimalkan. Dengan peramalan perhitungan total biaya persediaan yang berdasarkan pemesanan sebelumnya tidak cukup akurat jika perusahaan mulai bertumbuh menjadi perusahaan yang berkembang. 3. Tidak adanya sistem informasi yang memastikan proses persediaan barang berjalan dengan efektif dan efisien, saat ini masih bersifat fisik atau manual. Formulir yang diajukan dan dibuat jika tidak berjalan sesuai dengan rencana, seperti pembatalan pemesanan material membuat karyawan harus mencari ulang data pengadaan dan pemesanan karena tidak disimpan dengan baik 1.3 Ruang Lingkup Dalam pembuatan laporan tugas akhir ini, ruang lingkup dibatasi pada beberapa hal berikut: 1. Penelitian dilakukan di dua tempat, yaitu kantor PT. Aghaton Raya Teknikmandiri yang berada di Karawaci dan workshopnya yang berada di Banten. 2. Pengumpulan data menggunakan metode wawancara dengan yang bersangkutan. 3. Data penjualan yang dikumpulkan dari awal tahun 2010 hingga 2014 periode ke Penelitian berfokus pada bagaimana perusahaan menjalankan pemesanan material ke supplier untuk pelanggan agar tepat waktu. 5. Penelitian menganalisis persediaan material dengan menggunakan lima metode peramalan moving average, weighted moving average, exponential smoothing, exponential smoothing with trend dan linear regression. 6. Analisis strategi supply chain management perusahaan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity), EOI (Economic Order Interval) dan Min-Max untuk

4 4 pengelolaan data persediaan yang dimiliki perusahaan dan membandingkan dengan metode yang digunakan perusahaan saat ini. 7. Perancangan sistem ini dibatasi untuk mendukung proses pengadaan, pemesanan, penerimaan, retur, dan permintaan barang dengan membahas arus barang dan informasi. 8. Perancangan sistem ini tidak membahas arus keuangan perusahaan serta sistem keamanan pada web persediaan material. 9. Perancangan sistem tidak membahas tentang database persediaan material. 10. Tidak membahas barang jadi hasil produksi. 1.4 Tujuan dan Manfaat Terdapat tujuan serta manfaat dari penelitian skripsi ini sebagai berikut : Tujuan Tujuan dari penyusunan laporan skripsi ini adalah : 1. Menentukan peramalan yang tepat dengan mengunakan metode peramalan antara moving average, weighted moving average, exponential smoothing, exponential smoothing with trend dan linear regression. 2. Menentukan metode EOQ (Economic Order Quantity), EOI (Economic Order Interval) atau Min-Max yang terbaik yang sebaiknya digunakan oleh perusahaan untuk meminimalkan jumlah biaya dalam melakukan perencanaan dan pengendalian material. 3. Menghasilkan suatu sistem persediaan berbasis web yang dapat membuat proses pengadaan, pemesanan, penerimaan, retur dan permintaan material menjadi lebih efektif dan efisien Manfaat Manfaat yang diharapkan dari perancangan sistem ini adalah : 1. Memberikan solusi atas proses bisnis yang dijalankan perusahaan yang terkait dengan keputusan persediaan material yang sulit dicari. 2. Hasil dari sistem persediaan yang berguna sebagai memperlancar proses bisnis dan informasi yang dilakukan perusahaan terutama dalam bidang persediaan material.

5 5 1.5 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut : 1. Metode analisis yang digunakan adalah dengan mengumpulkan data serta wawancara dalam ruang lingkup perusahaan menggunakan metode five Force Porters. Dengan analisis persediaan barang dan strategi SCM dengan konsep inventory management dengan metode peramalan antara moving average, weighted moving average, exponential smoothing, exponential smoothing with trend dan linear regression dan metode perhitungan EOQ (Economic Order Quantity), EOI (Economic Order Interval) dan Min-Max pada ROP dan Safety Stock perbandingan dengan metode tradisional yang digunakan perusahaan. 2. Metode perancangan yang digunakan untuk menggambarkan komponen penting dalam sistem adalah object oriented analysis and design (OOAD) yang diperjelas dengan diagram UML seperti : a. Perancangan Activity Diagram. b. Perancangan Usecase Diagram. c. Perancangan Usecase Description Diagram. d. Perancangan Class Diagram. e. Perancangan Sequence Diagram. f. Perancangan User Interface. g. Perancangan Persistant Object. 1.6 Sistematika Penulisan BAB 1. PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang pemilihan topik, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi yang digunakan dalam analisis dan perancangannya, serta sistematika penulisan di setiap bab pada skripsi ini. BAB 2. LANDASAN TEORI Bab ini membahas tentang teori-teori yang mendukung dan berkaitan dengan analisis dan perancangan sistem, serta memberikan solusi dari permasalahan yang dibahas dan kerangka pikir penulisan skripsi.

6 6 BAB 3. ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini membahas tentang riwayat perusahaan, struktur organisasi, proses bisnis yang berjalan di perusahaan dan lima metode peramalan serta tiga metode analisis persediaan yang menghasilkan beberapa solusi untuk masalah tersebut. BAB 4. PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas tentang perumusan solusi yang dibuat oleh penulis untuk menyelesaikan masalah yang ada di perusahaan tersebut dalam bentuk perancangan sistem dengan berbasis website. BAB 5. SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dari keseluruhan penelitian dan saran-saran yang diusulkan untuk pengembangan sistem di masa depan sehingga dapat mencapai hasil yang lebih baik.