23 BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Catur Griya Naradipa adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan barang yaitu furniture. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 21 Maret 1998 bertempat di: Jl. Parung Km 32 Bogor Sawangan Depok dan kantor yang berada di Jl. Kebayoran Lama No. 165C Kelurahan Sukabumi Selatan, Jakarta Selatan. Adapun barang-barang yang diperdagangkan berupa produk-produk barang-barang keperluan rumah seperti tempat tidur, meja, kursi lemari, dan sebagainya. PT. Catur Griya Naradipa mengalami beberapa proses dan perkembangan serta permintaan pasar yang tinggi sehingga menambah jumlah hasil produksinya yang dikarenakan minat pasar yang cukup banyak.
24 3.2 Struktur Organisasi dan Jabaran Tugas dan Wewenang 3.2.1 Struktur Organisasi Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Catur Griya Naradipa : Direktur Utama Q.C Sekretariat Manager PEMASARAN Manager PABRIK Manager KEUANGAN Manager PERSONALIA Bag.Penjualan Bag.Produksi Bag.Akunting Bag. HRD Bag.Distribusi Bag.Gudang Bag.Keuangan Bag. Umum Bag.Teknik
25 3.2.2 Jabaran Tugas dan Wewenang Direktur Utama Merumuskan pokok-pokok kebijaksanaan secara umum untuk mencapai tujuan dan sasaran. Menyusun rencana kegiatan perusahaan dalam rencana jangka panjang dan jangka pendek. Melakukan koordinasi dan integrasi atas semua kegiatan dalam perusahaan. Manager Pemasaran Bertanggung jawab terhadap target penjualan yang telah ditetapkan. Bertanggung jawab atas penagihan penjualan kredit. Bertanggung jawab atas penempatan produk pada setiap pelanggan. Membuat dan mengatur jadwal untuk mengadakan promosi. Bekerjasama dengan bagian lain dalam kepentingan peningkatan penjualan. Manager Pabrik Bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap segala masalah produksi, buruh, dan teknik. Bertanggung jawab terhadap kelancaran proses produksi dan menjamin tersedianya hasil produksi dalam jumlah, mutu dan waktu yang diinginkan.
26 Mengkoordinir, membimbing dan mengawasi tugas-tugas sehubungan dengan produksi. Bertanggung jawab atas perbaikan dan perawatan mesin agar kelancaran produksi dapat terjamin. Memperhatikan kedisiplinan buruh. Manager Keuangan Bertanggung jawab terhadap pembukuan yang tertib dan teratur. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugas pembukuan Bertanggung jawab atas kebenaran, kelengkapan data dan laporan keuangan yang disiapkan. Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan yang disiapkan. Manager Personalia Melaksanakan penerimaan dan pemberhentian buruh. Bertanggung jawab atas kebersihan dan keamanan pabrik. Memperhitungkan gaji buruh secara bulanan. Bagian Penjualan Bertanggung jawab kepada Manager Pemasaran. Bertanggung jawab atas administrasi penjualan dan pengiriman barang dari gudang hingga ke pelanggan. Menangani permintaan barang dari pelanggan. Membuat note pesanan dan surat jalan. Membuat laporan hasil penjualan. Bagian Gudang
27 Bertanggung jawab kepada Manager Pabrik. Mengurus persediaan barang. Mengawasi dan mencatat masuk keluarnya barang. Mengantarkan barang pesanan ke pelanggan. Bertanggung jawab atas barang selama pengiriman. Bagian Produksi Bertanggung jawab kepada Manager Pabrik. Melaksanakan proses produksi sesuai dengan rencana produksi yang telah ditetapkan. Memperhatikan ukuran jenis dan kuantitas barang atau produk yang diproduksi. Membuat surat permintaan pembelian barang. Bagian Akunting Bertanggung jawab kepada Manager Keuangan. Melakukan pencatatan dan membukukan transaksi-transaksi yang terjadi serta mengalokasikan ke masing-masing perkiraan dan mengarsipkan bukti-buktinya. Membuat laporan keuangan perusahaan. Bagian Keuangan Bertanggung jawab kepada Manager Keuangan. Membuat cashflow perusahaan. Memegang uang kas dan menyimpan giro serta cek perusahaan. Menyetor dan mengambil uang ke bank.
28 3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan 3.3.1 Tata Laksana Penjualan Tunai Prosedur Penjualan Bagian Penjualan : a. Menerima telepon dari pelanggan untuk konfirmasi harga. b. Jika menerima pesanan melalui telepon : - Mencatat ke dalam buku pesanan.. c. Jika menerima pesanan melalui fax : - Menerima Surat Order (SO) 2 rangkap dari pelanggan. d. Mengirimkan SO rangkap ke 2 ke bagian gudang. e. Menerima kembali SO rangkap ke 2 yang telah diberi keterangan dari bagian gudang. f. Jika persediaan tidak ada : - Konfirmasi ke pelanggan melalui telepon dan menanyakan apakah mau menunggu atau tidak. Jika tidak mau menunggu maka transaksi selesai tetapi jika pelanggan mau menunggu maka bagian penjualan akan mengkonfirmasi kembali saat barang telah ada. - Mengarsipkan SO secara sementara menurut nomor. - Membuat Note Produksi (NP). - Mengirimkan NP ke bagian produksi. g. Jika persediaan ada : - Membuat Surat Jalan (SJ) 3 rangkap. - Mengirimkan SJ rangkap ke 1 dan 2 ke bagian gudang.
29 - Mengarsipkan SJ rangkap ke 3 secara permanen menurut tanggal. - Mengarsipkan SO rangkap ke 2 yang telah diberi keterangan secara permanen menurut nomor. - Mengirimkan SO rangkap ke 1 ke bagian gudang. Bagian Produksi : a. Menerima NP dari bagian penjualan. b. Membuat Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) berdasarkan NP yang diterima. c. Mengirimkan SPPB ke supplier. d. Memproduksi barang sesuai dengan NP yang diterima. e. Mengirimkan barang ke bagian gudang. f. Mengarsipkan NP secara permanen menurut nomor. Bagian Gudang : a. Menerima SO rangkap ke 2 dari bagian penjualan. b. Memeriksa stok dan kemudian menginformasikan ke bagian penjualan mengenai stok dengan cara memberikan keterangan mengenai status stok apakah tersedia atau tidak. c. Mengirimkan SO rangkap ke 2 yang telah diberi keterangan stok ke bagian penjualan. d. Menerima barang dari bagian produksi. e. Menghubungi bagian penjualan bahwa persediaan telah ada. f. Memperbaharui stok persediaan barang. g. Menerima SJ rangkap ke 1 dan 2 dari bagian penjualan.
30 h. Menerima SO rangkap ke 1 dari bagian penjualan. i. Mencocokkan SJ rangkap ke 1 dan SO rangkap ke 1. j. Mengirimkan SJ rangkap ke 1 dan 2 ke bagian keuangan. k. Menerima kembali SJ rangkap ke 1 dan 2 yang telah ditandatangani oleh bagian keuangan. l. Berdasarkan SJ yang telah ditandatangani, maka pesanan barang dikirimkan ke pelanggan beserta SO rangkap ke 1 SJ rangkap ke 2. m. Mengarsipkan SJ rangkap ke 1 secara permanen menurut tanggal. Bagian Keuangan : a. Menerima SJ rangkap ke 1 dan 2 dari bagian gudang. b. Melakukan pengecekan pembayaran dari pelanggan, setelah pelanggan melakukan pembayaran maka SJ rangkap ke 1 dan 2 ditandatangani dan dikirim kembali ke bagian gudang. c. Membuat faktur 3 rangkap. d. Mengirimkan faktur rangkap ke 1 ke pelanggan. e. Mengirimkan faktur rangkap ke 2 ke bagian akuntansi. f. Mengarsipkan faktur rangkap ke 3 secara permanen menurut nomor. Bagian Akuntansi : a. Menerima faktur rangkap ke 2 dari bagian keuangan. b. Mencatat transaksi ke dalam Jurnal Umum. c. Mengarsipkan faktur rangkap ke 2 secara permanen menurut nomor.
31 3.4 Formulir yang digunakan Gambar 3.4.1 Formulir Surat Jalan
32 Bogor, 20 Kepada Yth... FAKTUR NO. : Banyaknya Nama Barang/Ukuran Harga Satuan Jumlah Jumlah Rp. Tanda Terima, Hormat Kami, (...) (...) Gambar 3.4.2 Formulir Faktur Penjualan
33 Bogor, 20 Surat Permintaan Pembelian Barang Kode Supplier : No.SPPB : Nama Supplier : Tanggal. SPPB : / / Alamat : Kota : Kode Pos : Telepon : Fax : No Kode Barang Nama Barang Satuan Qty Dikeluarkan Oleh, Disetujui Oleh, (...) (...) Gambar 3.4.3 Formulir Surat Permintaan Pembelian Barang
34 Bogor, 20 NOTA PRODUKSI Ditulis dengan tangan oleh bagian penjualan dan dikirim ke bagian produksi sebagai penanda bahwa stock barang hampir habis. Contoh penulisannya : Kepada : Bag. Produksi Tanggal: / / Harap produksi barang untuk dikirim ke bag.gudang: Kode barang : Nama barang : Jumlah : Kode barang : Nama barang : Jumlah : Dari : Bag.Penjualan Gambar 3.4.4 Formulir Note Produksi
35 3.5 Laporan yang digunakan Laporan PENJUALAN PT. Catur Griya Naradipa Laporan PENJUALAN Tahun 2004 No. KODE BARANG NAMA BARANG KWANTITAS HARGA (Rp) JUMLAH PENJUALAN (Rp) 1 RS 001N Ranjang Ukir 10,100 2.050.000 20.705.000.000 Super 2 RG 001G Ranjang GNN 1 10,150 1.855.000 18.828.250.000 3 RG 001H Ranjang GNN 2 10,234 1.700.000 17.397.800.000 4 MT 001a Meja TM 1 9,970 1.655.000 16.500.350.000 5 MT 001e Meja TM 2 8,900 1.475.000 13.127.500.000 6 MT 002a Meja TM 3 8,400 1.385.000 11.634.000.000 7 KR 002b Kursi 1 14,126 965.000 13.631.590.000 8 KR 002c Kursi 2 Model 10,067 715.000 7.197.905.000 GNN 9 LM 003a Lemari GNN 9,006 945.000 8.510.670.000 10 LM 003b Lemari 2 9,089 775.000 7.043.975.000 11 LM 003c Lemari 3 8,897 650.000 5.783.050.000 12 LM 004 Lemari 4 8,780 475.000 4.170.500.000 13 MBL 001a Meja Belajar 1 16,098 700.500 11.276.649.000 14 MBL 001b Meja Belajar 2 9,067 625.000 5.666.875.000 15 MBL 001c Meja Belajar 3 10,045 465.000 4.670.925.000 16 RKS 001a Rak Sepatu 1 7,734 375.000 2.900.250.000 17 RKS 001b Rak Sepatu 2 6,057 230.000 1.393.110.000 JUMLAH 156,620 17.040.000 170.438.399.000
36 3.6 Identifikasi Event Event Internal Agent Assuming Responsibility Starts When Menerima pesanan Bag. Penjualan Pelanggan kirim surat order Mengecek persediaan Memproduksi barang Menyiapkan barang Mengirimkan barang Bag. Gudang Bag. Produksi Bag. Gudang Bag. Gudang Terima Surat Order dari bgn. Penjualan Menerima Note Produksi Terima Surat Order rkp ke 1 dari bag. Penjualan Barang sudah disiapkan Membuat faktur Bag. Keuangan Menerima Surat Jalan rkp ke 1 dan 2 dari bag. Gudang Mencatat transaksi Bag. Akuntansi Terima faktur rkp ke 2 dari bag. Keuangan Activities in the Event - Menerima pesanan. - Meminta gudang untuk mengecek persediaan. - Membuat Note Produksi. - Membuat Surat Jalan - Mengecek stok. - Memberi keterangan. status stok. - Membuat SPPB. - Memproduksi barang. - Mengirimkan barang ke bag. Gudang - Terima Surat Jalan dari bgn. Penjualan. - Terima Surat Order dari bgn. Penjualan. - Mencocokkan Surat Jalan dan Surat Order. - Menyiapkan barang - Kirim barang ke pelanggan. - Memperbaharui persediaan barang - Terima Surat Jalan.. - Mengecek pembayaran. - Membuat faktur. - Mencatat transaksi ke Jurnal Umum.
37 3.7 Workflow Table Actor Event Activities Bag. Penjualan Menerima pesanan - Jika terima pesanan lewat telepon, maka mencatat pesanan pelanggan ke dalam catatan pesanan. - Jika terima pesanan lewat fax, terima surat order dari pelanggan 2 rangkap. - Kirim SO rkp ke 2 ke bgn gudang. - Menerima kembali SO yang telah diberi keterangan dari bgn gudang - Jika persediaan tidak ada: Konfirmasi pelanggan lewat telepon apakah mau menunggu atau tidak. Arsip SO rkp ke 2 yang telah diberi keterangan secara sementara menurut nomor. Buat Note Produksi Kirim note produksi ke bgn. Produksi - Jika persediaan ada : Buat SJ 3 rkp Kirim SJ rkp ke 1 dan 2 ke bgn. Gudang. Arsip SJ rkp ke 3 secara permanen menurut tanggal. Arsip SO rkp ke 2 yang telah diberi keterangan secara permanen menurut nomor. Arsip SO rkp ke 1 ke bgn. Gudang. Bag. Gudang Mengecek persediaan - Terima SO rkp ke 2 dari bgn. Penjualan. - Memeriksa stok. - Memberikan keterangan mengenai status stok apakah tersedia atau tidak pada SO rkp ke 2. - Kirim SO rkp ke 2 yang telah diberi keterangan ke bgn. Penjualan. Bag. Produksi Memproduksi barang - Terima note produksi dari bgn. Penjualan. - Membuat Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB). - Kirim SPPB ke supplier. - Memproduksi barang. - Kirim barang ke bagian gudang.
- Arsip Note Produksi secara permanen menurut nomor. Bag. Gudang Menyiapkan barang - Terima SO rkp ke 1 dari bagian gudang. - Terima SJ rkp ke 1 dan 2 dari bg. Penjualan. - Mencocokkan SJ rkp ke 1 dan SO rkp ke 1. - Menyiapkan barang. Bag. Gudang Mengirimkan barang - Kirim SJ rkp ke 1 dan 2 ke bgn. Keuangan. - Menerima kembali SJ rkp 1 dan 2 yang telah ditandatangani oleh bgn. Keuangan. - Kirim barang ke pelanggan beserta SO rkp 1 dan SJ rkp ke 2. - Arsip SJ rkp 1 secara permanen menurut tanggal. Bag. Keuangan Membuat faktur - Terima SJ rkp ke 1 dan 2 ke bgn. Gudang. - Mengecek pembayaran dari pelanggan. - Membuat faktur 3 rkp. - Kirim faktur rkp ke 1 ke pelanggan. - Kirim faktur rkp ke 2 ke bagian akuntansi. - Arsip faktur rkp ke 3 secara permanen menurut nomor. Bag. Akuntansi Mencatat transaksi - Menerima faktur rkp ke 2 dari bag. Keuangan. - Mencatat ke dalam jurnal umum. - Arsip faktur rkp ke 2 secara permanen menurut nomor. 38
39 3.8 Overview Diagram Pelanggan Penjualan Bgn. Produksi Gudang Bgn.Keuangan Bgn. Akuntansi memesan barang menerima pesanan SO memproduksi barang NP SJ menyiapkan barang mengirimkan barang (F) membuat faktur beserta SO dan SJ mencatat transaksi (F) (JU)
40 3.9 Analisis Hasil Temuan Survey Berdasarkan pembahasan pada bagian terdahulu, maka penulis dapat mengidentifikasikan beberapa permasalahan yang timbul akibat pemakaian sistem terdahulu. Permasalahan tersebut antara lain: 1. Belum adanya dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan. Adapun kriterianya yang harus dipenuhi oleh sebuah perusahaan dalam mencatat pesanan pelanggan yaitu sebaiknya setelah menerima pesanan dari pelanggan, karyawan yang menanganinya harus mencatatnya ke dalam sebuah dokumen Surat Pesanan. Selama ini perusahaan belum menerapkan hal tersebut karena perusahaan merasa hal tersebut akan menambah biaya dan perusahaan yakin kalau catatan pesanan yang selama ini dibuat mampu untuk menampung data-data pesanan pelanggan. Akibat dari hal tersebut, perusahaan tidak adapat mengidentifikasikan dengan jelas pesanan pelanggan karena ketidak lengkapan catatan pesanan yang dibuat. Selain itu, hal ini juga sering menimbulkan kesalahan pengiriman barang yang berdampak pada biaya operasional karena pengiriman dilakukan dua kali. Saran yang dapatkami rekomendasikan yaitu, perusahaan sebaiknya membuat dokumen untuk mencatat pesanan yang bernomor urut tercetak yang bisa digunakan untuk mencatat rincian data pesanan pelanggan. Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak merupakan salah satu unsur pengendalian intern dalam suatu organisasi.
41 2. Kurangnya laporan penjualan yang dihasilkan seperti laporan penjualan harian, laporan penjualan bulanan, laporan penjualan per pelanggan. Adapun kriteria yang harus dipenuhi yaitu perusahaan harus memiliki laporan penjualan harian, bulanan, laporan penjualan per pelanggan yang bertujuan untuk menggambarkan peningkatan atau penurunan penjualan dari waktu ke waktu. Selain itu juga untuk mempermudah manajemen dalam pengambilan keputusan. Masalah tersebut disebabkan oleh banyaknya pesanan dalam jumlah besar sehingga karyawan merasa kesulitan untuk membuat laporan penjualan harian. Akibatnya menimbulkan kesulitan bagi manajemen uintuk mengambil keputusan. Saran yang dapat kami rekomendasikan yaitu dibuat laporan penjualan harian, laporan penjualan bulanan, laporan penjualan per pelanggan dan laporan retur penjualan per pelanggan untuk memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan dengan efisien dan efektif. 3. Tidak adanya penomoran dokumen pada surat jalan. Adapun kriteria yang harus dipenuhi yaitu setiap dokumen yang digunakan dalam transaksi harus diberikan nomor yang berurut cetak. Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa dokumen tersebut hanya digunakan sekali pakai saja sehingga perusahaan merasa tidak perlu memberikan penomoran pada dokumen tersebut. Akibatnya perusahaan mengalami kesulitan jika ingin mencari dokumen tersebut. Saran yang dapat kami rekomendasikan yaitu perusahaan sebaiknya memberikan nomor yang berurut cetak pada setiap dokumen yang digunakan untuk mempermudah
42 dalam pencarian dokumen. Selain itu, hal ini juga merupakan salah satu unsur pengendalian internal dalam suatu organisasi. 4. Perusahaan belum mempunyai prosedur retur penjualan padahal perusahaan sudah menerapkan sistem retur kepada beberapa pelanggan. Adapun kriteria yang sebaiknya harus dipenuhi yaitu perusahaan sebaiknya membuat sebuah prosedur retur penjualan untuk menangani retur barang yang dilakukan oleh pelanggan. Hal tersebut disebabkan karena pelanggan yang melakukan retur jumlahnya tidak terlalu banyak dan waktunya tak menentu sehingga menyebabkan perusahaan merasa tidak perlu untuk membuat prosedur retur penjualan. Akibatnya perusahaan tidak dapat mengotorisasi retur yang dilakukan oleh pelanggan karena ketiadaan prosedur retur penjualan pada perusahaan. Saran yang dapat kami rekomendasikan yaitu sebaiknya perusahaan membuat sebuah prosedur penjualan untuk retur barang yang dilakukan oleh pelanggan. Selain itu, dengan adanya prosedur retur penjualan ini juga dapat diketahui bagianbagian mana saja yang bertanggung jawab atas prosedur retur tersebut.