BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penerapan Sistem informasi akuntansi pada perusahaan pada era globalisasi saat ini dianggap penting, dikarenakan informasi yang digunakan oleh manajemen perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat dan strategis agar dapat meningkatkan performa perusahaan dan bersaing dengan perusahaan lainnya. Suryanto (2011) dalam jurnalnya berjudul Design and Analysis: Payroll of Accounting Information System, CommIT, mengatakan penggunaan sistem informasi akuntansi sangat penting dan menentukan sebagai sistem berbasis komputer akan mendukung tugas keputusan dalam pengendalian kegiatan operasional di perusahaan. Rani, Singhal (2014) dalam jurnalnya berjudul Need of Accounting Information System in Present Market Scenario, International Journal of Management and Social Sciences Research mengatakan Sistem informasi akuntansi adalah sistem pencatatan transaksi bisnis dengan mempertahankan sistem akuntansi yang ada di dalamnya. Yang tadinya memakai proses berbasis kertas, sekarang dilakukan dengan terkomputerisasi dengan menggunakan aplikasi. Sistem informasi akuntansi menggabungkan studi dan praktek akuntansi dengan desain, implementasi, dan monitoring sistem informasi. Sistem tersebut menggunakan sumber daya dengan teknologi modern bersamaan dengan control akuntansi tradisional dan metode untuk memberikan informasi keuangan yang diperlukan pengguna untuk mengelola suatu organisasi. Satu hal yang paling penting di dalam perusahaan adalah sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki perusahaan. Hal ini dikarenakan tanpa adanya sumber daya manusia, perusahaan tidak mungkin dapat melakukan aktivitas operasionalnya untuk berbisnis, untuk itu sumber daya manusia yang ada di perusahaan harus dilatih untuk menjadi profesional agar kinerja di perusahaan dapat sesuai dengan yang diharapkan. Elekwa, Innocent (2013), dalam jurnalnya berjudul An Analysis of Computerized Accounting and Payrolling System on Monthly Emolument in Nigerian Local 1
2 Government, International Journal of Accounting Research mengatakan aktivitas penggajian merupakan proses pembayaran sejumlah uang kepada karyawan yang dipekerjakan oleh perusahaan tersebut. Untuk memotivasi para karyawan yang bekerja di perusahaan, maka perusahaan perlu memberikan gaji, bonus serta tunjangan dengan dasar kinerja karyawan tersebut memang sudah baik dan perlu adanya apresiasi. Maka dari itu, diperlukan perhitungan yang adil untuk kinerja karyawan jika memang karyawan tersebut mencapai target yang ditetapkan oleh perusahaan. Pemberian gaji merupakan aktivitas rutin perusahaan setiap bulannya, dan beban gaji dapat dikatakan nilai yang besar untuk perusahaan. Maka dari itu diperlukan sistem informasi akuntansi human resource management agar proses penggajian dapat berjalan baik, dan dapat mempermudah perusahaan untuk memonitoring pada aktivitas penggajian. PT. RMP JAYA PERKASA adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang fashion dan aksesoris yang berdiri sejak tahun 1998. Sampai tahun 2014, perusahaan ini telah memiliki lebih dari 300 karyawan yang bekerja yang tersebar di wilayah nusantara seperti di pulau Sulawesi, Jawa, Bali, Maluku, dan sekitarnya. Dari pengamatan yang telah dilakukan, sistem penggajian perusahaan ini masih memiliki beberapa kelemahan antara lain adanya sistem absensi manual, sehingga proses perhitungan gaji masih menyocokan antara daftar hadir karyawan dengan tunjangan yang akan diterima oleh karyawan tersebut per harinya. Masalah lainnya yaitu perhitungan gaji perusahaan dilakukan terpisah dengan perhitungan PPh pasal 21 yang diterima karyawan yang disebabkan perusahaan memakai jasa konsultan pajak, sehingga perusahaan harus melakukan perhitungan ulang untuk mendapatkan gaji bersih yang akan diberikan kepada karyawan. Dan karena jumlah karyawan yang cukup banyak juga tersebar di wilayah nusantara, maka membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menerima laporan serta perhitungan dalam memproses penggajian karyawan. Maka penulis tertarik untuk memilih topik sistem informasi akuntansi siklus penggajian dan pengeluaran kas yang diharapkan agar dapat memberikan solusi pada masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan saat ini di perusahaan PT RMP Jaya Perkasa.
3 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup penulisan yang akan adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi akuntansi dalam proses penggajian dimulai dari pencatatan absensi karyawan yang masuk kerja, penerimaan laporan absensi karyawan / SPG (Sales Promotion Girl) dari departemen store yang bekerja sama, Perhitungan gaji karyawan, yang meliputi Gaji Pokok, Tunjangan, Lembur, bonus akhir tahun, serta perhitungan PPh pasal 21, bukti pengeluaran kas untuk pembayaran gaji karyawan. 2. Dokumen, catatan perusahaan yang dipakai perusahaan yang mencakup dengan siklus penggajian seperti laporan absensi karyawan. 3. Pencatatan transaksi pengeluaran kas pada jurnal umum dan jurnal khusus. 4. Pembuatan laporan pengeluaran kas dan laporan PPh pasal 21 atas transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran gaji karyawan tersebut. 5. Tidak membahas tentang perekrutan karyawan baru, pemutusan hubungan kerja, pembayaran pesangon, pensiun karyawan 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai, yaitu : 1) Menganalisis sistem penggajian yang telah berjalan pada saat ini di PT. RMP JAYA PERKASA 2) Mengidentifikasi masalah-masalah dalam siklus penggajian, perhitungan PPh 21 3) Memberikan usulan perbaikan untuk memperbaiki kelemahan dan masalah yang dihadapi oleh PT. RMP JAYA PERKASA 4) Merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang baru untuk
4 PT. RMP JAYA PERKASA untuk memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan dalam aktivitas penggajian kepada karyawan. 1.3.2 Manfaat Manfaat yang diharapkan, yaitu : 1) Menghasilkan laporan yang relevan, cepat, dan akurat pada siklus penggajian karyawan perusahaan. 2) Membantu manajemen untuk memonitor perhitungan gaji dan pengeluaran kas perusahaan. 3) Meminimalisir kecurangan yang terjadi pada proses penggajian karyawan. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam skripsi ini meliputi : 1. Metode pengumpulan data a. Studi pustaka Studi pustaka merupakan cara memperoleh informasi untuk penelitian dan membuat penulisan skripsi ini yang diperoleh dari buku buku referensi, dan internet yang berhubungan dengan topik terkait. b. Studi lapangan Pada studi lapangan, penulis memperoleh informasi dengan cara: 1) Observasi Datang ke perusahaan langsung ke perusahaan langsung untuk melihat proses penggajian yang berlangsung. 2) Wawancara Melakukan tanya jawab langsung pada staff perusahaan yaitu
5 bagian Human Resource yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi proses penggajian yang diperlukan untuk mebuat sistem yang sesuai dibutuhkan perusahaan. 3) Dokumentasi Meminta data atau dokumen yang dimiliki perusahaan untuk dianalisis seperti pelaporan absensi karyawan, sample perhitungan gaji karyawan, bukti pengeluaran kas, bukti pelaporan PPh 21. 2. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan adalah metode object oriented analysis menurut Satzinger, Jackson, dan Burd. (2005) yang terdiri atas: a) Inception Fase ini merupakan tahap awal dari analisis proses bisnis yang berlangsung untuk melihat apa saja user requirement agar sistem baru yang akan dibuat dapat menyelesaikan permasalahan yang dialami perusahaan, menentukan ruang lingkup / scope, memperkirakan hasil kasar untuk biaya yang dikeluarkan, jadwal pengerjaan. Tahap ini digambarkan pada activity diagram dan event table. b) Elaboration Fase ini menjelaskan untuk mengidentifikasi dan menjelaskan ruang lingkup, desain, merincikan seberapa risiko sistem yang akan dibangun serta mengestimasikan yang lebih realitstis biaya dan waktu untuk sistem tersebut dibangun. Dalam tahap ini dibuat domain class
6 diagram, use case diagram, use case description, sequence diagram, user interface. c) Construction Fase ini menjelaskan mengimplementasikan sistem baru yang dibangun dimana aplikasi sistem yang dibuat sesuai dengan rencana awal yang telah direncanakan dan diuji untuk validitas data serta menyesuaikan user interface dengan user. d) Transition Fase ini melakukan pengujian sistem terakhir / beta test, agar sistem yang baru dibuat benar benar siap dioperasikan. 3. Metode akuntansi Metode akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan menggunakan SAK- ETAP (Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Tanpa Akuntanbilitas Publik) merupakan entitas yang tidak memiliki akuntanbilitas publik yang signifikan serta menerbitkan laporan keuangan untuk tujuan umum bagi pengguna eksternal. Dimana metode akuntansinya dengan basis akrual merupakan pengeluaran diakui atau dicatat ketika transaksi terjadi. 4. Metode pencatatan jurnal Metode pencatatan jurnal yang diterapkan oleh perusahaan adalah metode periodik dimana pencatatan pemberian gaji kepada karyawannya dilakukan secara periodik. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun dalam lima bab dan terdapat subbab dalam setiap masing-masing bab. Hal ini bertujuan untuk memudahkan
7 pembaca mengikuti alur pembahasan pada penulisan ini. Gambaran umum sistematika penulisan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan membahas latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan secara keseluruhan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan membahas landasan teori yang menjadi landasan dalam membahas permasalahan penelitian, mencakup teori mengenai analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang, kebijakan umum yang berlaku di perusahaan, kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan penggajian, dan identifikasi masalah yang dihadapi perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan membahas perancangan untuk aktivitas penggajian yang diusulkan untuk memperbaiki kelemahan saat ini dan disajikan dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD). BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan mengenai hasil penelitian dan perancangan sistem serta saran yang mungkin dapat berguna bagi perkembangan dan kemajuan perusahaan di masa datang.