BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Globalisasi dan perkembangan industri teknologi informasi dewasa ini telah meningkatkan tekanan terhadap perusahaan dan bisnis yang dijalankan untuk tetap dapat kompetitif dalam memberikan layanan terhadap pelanggannya. Setiap perusahaan baik yang menghasilkan produk dalam bentuk barang maupun jasa, dapat menggunakan suatu sistem informasi (SI) dalam menjalankan bisnis perusahaannya untuk membantu kelancaran proses bisnis dan mendukung berbagai aktivitas dalam perusahaan agar setiap proses bisnis dapat berjalan sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Selain itu, dengan menggunakan SI manajemen akan memiliki cukup informasi dalam mengambil keputusan terkait operasional dan bisnis. Hal ini dipertegas oleh pendapat Berisha-Namani et al. (2010) dalam jurnal The Role of Information Systems in Management Decision Making an Theoretical Approach, yang menyatakan bahwa SI merupakan bagian integral dari organisasi dan bisnis modern, dan dirancang untuk mendukung kegiatan manajemen, khususnya untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Pada perusahaan yang bisnisnya bergerak dalam bidang jasa dengan berbasiskan pekerjaan dalam bentuk proyek, kemajuan proyek-proyek yang tergolong kritis bagi kinerja bisnis perusahaan harus dapat dikelola dengan baik, direncanakan, dipantau, dikendalikan, dan dievaluasi. Agar dapat sukses, perusahaan harus dapat menyelesaikan proyek-proyek yang dijalankan tepat waktu, sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, memenuhi ruang lingkup, dan pengelolaan risiko yang dapat terjadi pada pelaksanaan suatu proyek. Hubungan antara penyelesaian suatu proyek dengan keberlangsungan bisnis untuk kesuksesan suatu organisasi dipertegas oleh pendapat McKnight, A. (2010) dalam White Paper of Project Management Institute yang berjudul The Value of Project Management, bahwa pencapaian hasil bisnis diwujudkan melalui keberhasilan proyek dan pada dasarnya adalah bahwa cara penerapan strategi manajemen proyek mendorong kesuksesan organisasi. Perusahaan yang menjalankan bisnis sebagai penyedia jasa dan sifat pendapatannya murni bergantung kepada proyek-proyek yang didapatkan dari klien, kesuksesan suatu proyek akan menjadi faktor yang secara langsung mempengaruhi pendapatan perusahaan. 1

2 2 Selain dengan menerapkan strategi manajemen proyek, organisasi tentunya juga membutuhkan SI yang dapat menyimpan dan menyediakan informasi tentang pelaksanaan setiap aktifitas dan tahapan dalam manajemen proyek agar manajemen dan pemangku kepentingan lainnya dapat memonitor operasional proyek tetap berjalan sesuai rencana, serta dapat mengambil keputusan yang lebih baik untuk mencapai hasil yang lebih maksimal. PT Mitra Integrasi Komputindo (MIK) merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa Teknologi Informasi, memiliki lini bisnis IT Professional Services yang fokus pada penyediaan jasa pengembangan sistem informasi yang bersifat product based dan custom development. Mayoritas yang menjadi klien MIK adalah institusi perbankan yang membutuhkan jasa pengembangan sistem informasi. Untuk memenuhi permintaan kliennya, MIK menjalankan setiap proyek berdasarkan metodologi proyek pengembangan sistem informasi yang dijalankan oleh seorang manajer proyek. Sejauh ini, proses manajemen proyek yang dijalankan masih banyak yang dilakukan secara manual. Begitu juga dalam hal komunikasi dan kolaborasi yang melibatkan fungsi bisnis lainnya di organisasi MIK. Dalam perencanaan sebuah proyek, manajer proyek di MIK memulai pekerjaannya dengan mengembangkan ruang lingkup pekerjaan (Scope of Work), dan diikuti dengan membuat jangka waktu proyek (timeframe) sesuai dengan ruang lingkup tersebut. Selanjutnya manajer proyek memulai menjalankan proyek yang ditandai dengan diadakannya Kick Off meeting bersama-sama klien dan strakeholder yang terlibat, dan proyek dijalankan sesuai dengan tahapan-tahapan dalam Software Development Life Cycle (SDLC) pengembangan sistem informasi (SI). Setelah proyek dijalankan, manajer proyek bertanggung jawab untuk memastikan proyek dapat berjalan sesuai dengan milestone dan timeframe yang telah disusun. Setiap pencapaian milestone dan penyampaian deliverable, manajer proyek akan menerbitkan sebuah dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST) yang ditandatangani oleh penanggungjawab dari pihak klien, dan akan digunakan sebagai lampiran dalam melakukan penagihan pembayaran. MIK dapat melakukan penagihan tahapan pembayaran dengan besaran masing-masing tahapan pembayaran yang sudah disepakati di dalam dokumen Perjanjian Kerja Sama/Purchase Order/Scope of Work. Selanjutnya manajer proyek akan membuat dokumen Advice To Bill (ATB) menggunakan Microsoft Excel yang berisi penjelasan tahapan pembayaran proyek serta jumlah yang harus ditagih. Dokumen ini diserahkan kepada bagian Finance

3 3 untuk selanjutnya dibuatkan invoice. Invoice yang diterbitkan oleh bagian Finance juga dibuat menggunakan aplikasi spreadsheet Microsoft Excel, dicetak dan selanjutnya dikirimkan ke klien agar dilakukan pembayaran. Manajer proyek bertanggung jawab memastikan status invoice sampai terbayarkan dan menyelesaikan setiap kendala yang terjadi dalam proses pembayaran. Setiap minggu manajer proyek akan membuatkan laporan status pendapatan proyek yang disampaikan kepada manajemen, sehingga manajemen dapat mengetahui besaran revenue yang sudah didapatkan, besaran yang dapat ditagih sampai proyek selesai, besaran invoice yang masih belum terbayarkan, serta jumlah revenue yang akan dicapai yang masih dalam tahap pengerjaan. Tanpa adanya peranan SI dalam pengelolaan manajemen proyek di MIK, menyebabkan manajer proyek melakukan pencatatan dan pelaporan perkembangan proyek secara manual. Selain itu belum mencakup tanggung jawab manajer proyek untuk melakukan perhitungan dan pengendalian besaran biaya. Manajer proyek hanya menyampaikan perkembangan pendapatan proyek (revenue). Besaran biaya proyek dari awal sampai selesai sepenuhnya dihitung oleh bagian Finance, dan manajer proyek tidak pernah mengetahui apakah biaya proyek yang dijalankannya sesuai atau jauh melebihi anggaran biaya yang telah direncanakan sebelumnya. Seharusnya manajer proyek dapat mengetahui besaran biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek, sehingga kinerja seorang manajer proyek dapat terukur pada aspek Gross Profit yang dihasilkan atas proyek yang dijalankan. Hal ini dipertegas oleh Rodriguez (2010) di dalam paper Impact of Revenue Recognition Methods in Project Cost Control through Earned Value, yang menyatakan bahwa salah satu masukan yang dipakai dalam Earned Value Management (EVM) untuk mendapatkan indikator tentang kinerja biaya suatu proyek adalah biaya yang dikeluarkan untuk proyek tersebut sampai pada tanggal tertentu. Biasanya, informasi tentang biaya yang dikeluarkan tersebut disediakan oleh bagian Finance organisasi. Manajer proyek tidak hanya perlu memastikan pendapatan yang dapat ditagih, tetapi juga perlu mengetahui dan memahami bagaimana bagian Finance menghitung dan mengukur biaya-biaya yang dikeluarkan. Dengan banyaknya proyek yang dijalankan oleh perusahaan, pencatatan pendapatan proyek yang masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel, selain itu manajer proyek tidak dapat mengetahui dan mengendalikan biaya selama proyek berjalan, disebabkan oleh tidak adanya sistem yang dapat membantu

4 4 manajer proyek melakukan pencatatan dan menyediakan informasi tentang pendapatan dan biaya proyek yang terintegrasi. Oleh karena itu, maka diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat membantu pelaporan pekerjaan manajer proyek, dan memberikan informasi kepada manajemen perusahaan terkait perkembangan proyek-proyek yang dijalankan perusahaan. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Proyek di PT. Mitra Integrasi Komputindo. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan dalam kegiatan penelitian dan penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Project Revenue, meliputi sub proses berikut: a. Proses pendaftaran proyek baru, pengelolaan tahapan dan aktifitas proyek, termin dan besaran pembayaran untuk setiap tahapan/deliverable proyek. b. Pengelolaan status tahapan dan aktifitas proyek, pembuatan dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST), dan proses pembuatan dokumen Advice to Bill (ATB). c. Pembuatan dokumen invoice yang bersesuaian dengan Advice to Bill, pengelolaan status pembayaran atas invoice yang telah dikirimkan, dan pemantauan terhadap invoice yang akan jatuh tempo. 2. Sistem Informasi Project Budget, meliputi sub proses berikut: a. Proses pencatatan biaya mandays untuk setiap role anggota proyek, dan perhitungan biaya mandays untuk total durasi proyek. Proses pencatatan perkiraan besaran fixed cost, variable cost, dan indirect cost yang dibutuhkan sampai waktu selesai proyek. 3. Sistem Informasi Project Cost, meliputi sub proses berikut: a. Proses pengajuan expense claim oleh anggota proyek sebagai biaya yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek. b. Pengendalian biaya proyek oleh manajer proyek atas setiap expense claim yang terjadi. 4. Sistem Informasi Project Report, meliputi sub proses berikut: a. Laporan status pekerjaan untuk setiap tahapan proyek. b. Laporan status pembayaran untuk setiap penagihan.

5 5 c. Laporan Project Revenue dan Project Cost. 5. Tidak membahas mengenai jurnal akuntansi, serta pencatatan General Ledger. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Menganalisis proses pengerjaan dan penyelesaian proyek pada IT Professional Services yang dijalankan oleh manajer proyek. 2. Menganalisis masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan pada penerimaan dan pengeluaran dalam pelaksanaan suatu proyek. 3. Mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam bentuk dokumen laporan terkait penerimaan dan pengeluaran proyek. 4. Merancang suatu sistem informasi manajemen proyek untuk memudahkan proses pelaksanaan tahapan proyek, administrasi proyek, penagihan pembayaran, dan pencatatan pengeluaran yang terjadi pada proyek-proyek yang berjalan Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini bagi PT Mitra Integrasi Komputindo ialah: 1. Memberikan informasi kepada manajemen terkait waktu penyelesaian suatu proyek dan ketepatan pelaksanaannya dengan timeframe yang telah ditetapkan. 2. Menyediakan informasi kolektabilitas pendapatan proyek dan membantu manajer proyek meningkatkan pengendalian terhadap pengeluaran proyek agar dapat memperlancar arus kas perusahaan. 3. Menyediakan informasi berupa dokumen dan laporan yang diperlukan manajemen untuk memantau jalannya suatu proyek, memantau revenue proyek, biaya proyek dan perkiraan revenue yang dapat dihasilkan dari proyek berjalan. 4. Menghasilkan perancangan aplikasi sistem informasi yang dapat memberikan kemudahan kepada pengembang sistem di PT Mitra Integrasi Komputindo untuk mengembangkan suatu sistem informasi Project Administration, sehingga aplikasi ini nantinya diharapkan dapat membantu menajemen mengambil keputusan dalam mengatasi masalah-masalah

6 6 penyelesaian proyek, serta memberikan kemudahan kepada manajer proyek dalam pembuatan dokumen penagihan, pencatatan penerimaan, pengeluaran proyek, dan laporan perkembangan proyek kepada manajemen. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang akan digunakan selama proses penyusunan skripsi ini antara lain: 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang akan digunakan adalah: a. Studi Kepustakaan Dalam penelitian ini, penulis melakukan kegiatan pengumpulan data dan informasi-informasi yang relevan tentang sistem informasi manajemen proyek dengan mencari referensi dari buku-buku ilmiah dan karya-karya ilmiah sehingga dapat menjadi dasar pembahasan setiap masalah-masalah yang ditemukan. b. Studi Lapangan Studi lapangan yang dilakukan dalam pengumpulan data adalah dengan cara: 1) Wawancara Dilakukan dengan membuat daftar pertanyaan, kemudian wawancara dilakukan dengan berbagai pihak yang terlibat dalam setiap tahapan proyek. 2) Dokumentasi Dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti dokumentasi proyek. 2. Metode Analisis dan Perancangan. Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design) dengan pendekatan Unified Process (UP) berdasarkan teori dari Satzinger et al. (2010). Systems & Analysis Design in a Changing World. Metode analisis dan perancangan yang digunakan terdiri dari beberapa tahap, antara lain: a. Inception Tujuan dari fase ini adalah untuk mengembangkan perkiraan visi dari sistem yang baru untuk menunjukkan bagaimana sistem tersebut akan

7 7 memperbaiki operasi dan menyelesaikan masalah yang ada, kemudian membuat business case dan menentukan ruang lingkup (scope) dari sistem yang baru dengan tujuan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai apa yang akan dicapai dari pengembangan sistem yang baru. b. Elaboration Tujuan dari fase ini adalah perulangan yang akan melengkapi proses identifikasi dan pendefinisian kebutuhan sistem (requirement). Fase ini juga akan fokus terhadap analisis, desain, dan implementasi arsitektur utama dari sistem. c. Construction Fase ini meliputi beberapa perulangan yang melanjutkan desain dan implementasi dari sistem. Fase ini fokus terhadap bagian yang rutin dan dapat diprediksi dari sistem, seperti mengembangkan rincian dari pengendalian sistem, validasi data, memperbaiki rancangan antar muka (user interface), menyelesaikan fungsi pemeliharaan data, dan sebagainya. d. Transition Selama fase transisi, satu atau lebih perulangan lagi dilakukan pada pengujian penerimaan user dan pengujian versi beta, dan membuat sistem siap untuk dioperasikan. Setelah sistem ini berjalan, maka selanjutnya akan dibutuhkan aktifitas dukungan dan aktifitas pengelolaan. 1.5 Sistematika Penulisan Skripsi ini dibagi menjadi lima bab dan masing-masing memiliki beberapa sub bab. Pembagian dilakukan dengan tujuan agar penyajian menjadi lebih terstruktur dan memudahkan pemahaman pembaca. Secara umum, sistematika penulisannya adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang uraian latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat bagi perusahaan, metodologi penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI

8 8 Menjelaskan mengenai teori yang digunakan serta relevan dengan topik yang dibahas. Teori yang akan diuraikan pada bab ini diantaranya: penjelasan mengenai sistem, sistem informasi, analisis dan perancangan berorientasi objek, database, teori-teori manajemen proyek yang mencakup siklus hidup manajemen proyek, dan project management knowledge area. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini menjelaskan sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan pembagian tugas, wewengan, dan tanggung jawab, prosedur yang sedang berjalan, analisis teknologi informasi yang telah digunakan, subjek analisis kebutuhan data dan informasi, identifikasi masalah yang dihadapi perusahaan, dan pemecahan masalah yang sedang diusulkan. BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini akan membahas detail dari analisis permasalahan yang terjadi dan solusi yang diajukan melalui rancangan sistem dan database yang dibuat menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis And Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modeling Language (UML). BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan bab-bab sebelumnya atau hasil penelitian yang dilakukan dan disertai dengan saran-saran yang berguna bagi kelanjutan pengembangan sistem dan database pada proses manajemen proyek PT Mitra Integrasi Komputindo.