PENGADILAN AGAMA PEKALONGAN Standard Operasional Prosedur (SOP) KEPEGAWAIAN mor SOP : W11-A9/580/0T.01.3/III/2012 Revisi...Tgl. : Tgl Ditetapkan : 9 Maret 2012 Halaman : 3 halaman 1. PROSEDUR PELAPORAN ABSEN/ DAFTAR HADIR PEGAWAI 1. Petugas daftar hadir menyiapkan blangko absen masuk, mengecek pegawai yang belum absen, menutup jam masuk sesuai aturan, menyiapkan blangko absen pulang 2. Mengecek dan merekap kehadiran pegawai harian 3. Mengecek dan merekap/ mengkonsep kehadiran pegawai selama sebulan, mengetik konsep rekap absen, mencetak hasil absen sidik jari, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 4. Mengarsipkan 5 menit Daftar hadir dan daftar pulang pegawai 25 menit Rekap hadir harian pegawai 1 Rekap absent pegawai PA. Pekalongan 2. PROSEDUR PELAPORAN PEMBUATAN SURAT DINAS ( Surat Tugas, surat dinas aktif, pasip 1. 1. Menerima surat masuk 2. Mempelajari surat masuk 3. Mengonsep surat keluar 4. Mengetik surat keluar 5. Memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan surat keluar 7. Mengirim surat keluar sesuai dg tujuan melalui Via Pos, Faximil, E-mail 8. Mengarsipkan surat masuk dan keluar sesuai dengan kode surat Umum Surat Dinas Luar 3. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU ASKES 1. 1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu ASKES 2. Membantu memproses pembuatan kartu ASKES, 3. Mengantar berkas ke kantor ASKES 4. Mengambil kartu ASKES 5. Mengkopy kartu askes untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 6. Menyerahkan kartu ASKES kepada ybs. 50 menit 50 menit Kartu ASKES 1
4. PROSEDUR PEMBUATAN IMPASSING 1. 1. Mendata pegawai yang akan Impassing tahun 2011 2. Mengonsep Impassing sesu 3. Mengetik Impassing 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan Impassing 7. Menyerahkan kepada ybs 8.Menyerahkan kepada Sub. Bag. Keuangan 1 bendel 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan 200 menit 400 menit Impassing Pegawai 5. PROSEDUR PEMBUATAN KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB) 1. 1. Mendata pegawai yang akan KGB tahun 2011 2. Mengonsep KGB sesuai dg TMT KGB-nya. 3. Mengetik KGB 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan KGB 7. Menyerahkan kepada ybs 8. Menyerahkan kepada Sub.Bag. Keuangan 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan 180 menit 5 menit KGB Pegawai 6. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU PEGAWAI (KARPEG) 1. 1. Mendata pegawai yang belum memiliki KARPEG 2. Membantu memproses pembuatan KARPEG 3. Mengonsep Pengantar, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 4. Mengantar berkas ke PTA 5. Mengambil KARPEG di PTA 6. Mengcopy KARPEG untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 7. Menyerahkan KARPEG 45 menit Karpeg 7. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ISTRI, KARTU SUAMI (KARIS, KARSU) 1. Menerima surat permohonan KARIS/ KARSU 2. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu Suami/ Istri 3. Membantu memproses pembuatan KARIS/KARSU 4. Mengonsep pengantar, meminta paraf dan tanda tangan pimpinan KARIS, KARSU 2
5. Mengantar berkas ke PTA Yogyakarta 6. Mengambil kartu KARIS/KARSU 7. Mengcopy KARIS/KARSU untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 8. Menyerahkan KARIS/KARSU kepada ybs 45 menit 8. PROSEDUR PEMBUATAN CUTI 1. Menerima permohonan Cuti 2. Mendata pegawai yang sudah maupun yang belum mengambil Cuti Tahunan/ Cuti Sakit/ Cuti Alasan Penting/Cuti lain 3. Membantu pembuatan permohonan Cuti 4. Meneruskan Permohonan Cuti kepada pimpinan 5. Membuat Surat Keterangan Cuti yang sudah mendapat persetujuan pimpinan/ atasan langsung 6. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 7. Menggandakan Surat Keterangan Cuti 8. Menyampaikan kepada ybs, petugas absen. 9. Mencatat dalam buku kendali Cuti ybs. 10. Merekap keadaan Cuti setiap bulan 11. Menginformasikan keadaan cuti pegawai baik melalui papan pengumuman maupun Website/ kolom 12. Mengarsip Surat Cuti 9. PROSEDUR RAPAT BAPERJAKAT RAPAT BAPERJAKAT : 1. Mengagendakan rapat Baperjakat 2. Mempersiapkan data-data kepegawaian yang akan dirapatkan 3. Mempersiapkan absen kehadiran rapat baperjakat 4. Membuat berita acara rapat untuk ditanda tangani 5. Menindaklanjuti hasil rapat pra Baperjakat 6. Mengarsipkan hasil rapat pra Baperjakat 7. Rekap data pegawai Agenda Baperjakat 10. PROSEDUR PENATAAN ARSIP, MENSORTIR ARSIP PASIF KEPEGAWAIAN, MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN 1. 1. Menyisir Arsip pasip pada odner 2. Mengelompokkan arsip aktif dengan arsip pasif Penataan Arsip 2. 1. Mensortir Arsip / File 180 menit/ Penataan 3
2. Mengelompokkan jenis-berkas mutasi kepegawaian 3. Mengembalikan berkas pada arsip file triwulan Arsip File yang masih di pergunakan 11. PROSEDUR MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN 1. 1. Menerima peraturan kepegawaian 2. Mempelajari peraturan kepegawaian 3. Menggandakan peraturan kepegawaian Peraturan Kepegawai an terbaru 4. Mensosialisasikan peraturan kepegawaian 5. Mendokumentasikan aturan kepegawaian untuk dipedom 12. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT (Periode : 1 April 2011 dan 1 Oktober 2011) 1. 1. Mengecek pegawai PA yang akan naik pangkat 2. Memberitahu kepada pegawai yang akan naik pangkat 3. Menerima berkas Kenaikan pangkat 4. Memeriksa kelengkapan berkas KP 5. Menata isi urutan bekas KP 6. Mengonsep dan mengetik ta KP 7. Mengecek kebenaran ketikan 8. Memintakan paraf dan tanda tangan kepada Pimpinan 9. Mengirim berkas ke PTA 10. Mengarsipkan berkas 11. SK. terbit kemudian mengentry KP ybs dalam 30 ment 10 ment Surat Keputusan Kenaikan Pangka SIMPEG 13. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT (PENSIUN BUP/JANDA/DUDA) 1. Mengecek pegawai yang akan memasuki masa pensiun/ BUP 2. Memberitahu kepada ybs 3. Menerima berkas Pemberhentian dengan hormat/bup/janda/duda 4. Memeriksa kelengkapan berkas Pemberhentian dengan hormat/bup/janda/duda 5. Menata isi urutan bekas 6. Mengonsep dan mengetik Usulan Pemberhentian dengan hormat/bup/janda/duda 7. Membuat pengantar ke PTA 8. Mengecek kebenaran ketikan 9. Memintakan paraf dan tanda tangan kpd pimpinan 10. Mengirim berkas ke PTA SK Pensiun 4
11. Mengarsipkan berkas 12. Menayangkan pegawai yang akan memasuki masa pensiun (BUP) setiap periode melalui website 13. SK terbit kemudian Mengentry SK ybs dalam SIMPEG 14. PROSEDUR MENERBITKAN DP-3 1. 1. Menyerahkan data DP-3 tahun yang lalu kepada pejabat penilai. DP 3 2. Mengumpulkan konsep DP-3 dari pejabat penilai. 3. Mengetik sesuai konsep DP-3 dari pejabat penilai 4. Menyerahkan kembali ketikan DP-3 kepada pejabat penilai untuk ditandatangani 5. Memintakan tanda tangan kepada pegawai yang dinilai (DP-3), Atasan Pejabat Penilai 6. Menggandakan DP-3 yang sudah ditanda tangani. 7. Menyerahkan kps Ybs dan Mengarsipkan 15. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU 1. 1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu Kartu 2. Membantu memproses pembuatan kartu 3. Mengantar berkas ke kantor 4. Mengambil kartu 5. Mengkopy kartu untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 6. Menyerahkan kartu kepada ybs. Pekalongan, 9 Maret 2012 Ketua Pengadilan Agama Pekalongan ttd Drs. Masrur,S.H.M.H. NIP.150240554 5