UITM..(0).04 Muka Surat : 1/11 T/tangan PERANCANGAN DAN PK.UiTM..(O).04 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama En. Danuri Sakijan Dr. Arba iyah Ab Aziz Jawatan Pengerusi Misi Akademik Timbalan Dekan (Akademik) Prof. Dr. Hj. D zul Haimi Md. Zain (A.I.S) Dekan Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016 1
UITM..(0).04 Muka Surat : 2/11 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan. MUKA SURAT DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka surat Ringkasan Pindaan 01/09/13 02 4 5 Pindaan pada definisi Promosi. 01/09/13 02 4 5 Pindaan pada definisi Misi Akademik. 01/09/13 02 4 5 Penambahan definisi Unit Komunikasi Korporat. 01/09/13 02 5 6 Pindaan dalam format singkatan yang digunakan. 01/09/13 02 6 7 Pindaan pada tindakan. 01/09/13 02 6 7 Penambahan tanggungjawab dan tindakan Unit Komunikasi Korporat. 01/09/13 02 8 11 Penambahan jumlah lampiran: Carta Alir. 12/01/16 02 Muka Tarikh dan Tanda tangan surat hadapan digital dimasukkan Diluluskan 2
UITM..(0).04 Muka Surat : 3/11 ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4 2. Skop 4 3. Dokumen Rujukan 4-5 4. Definisi 5 5. Singkatan 6 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7-10 7. Rekod Kualiti 10 8. Lampiran 11 3
UITM..(0).04 Muka Surat : 4/11 1. OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan dalam merancang promosi program, menyediakan jadual promosi dan melaksanakan promosi mengikut ketetapan yang telah diluluskan bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti Fakulti dikenali dan dimanfaatkan oleh orang awam dalam menjalankan peranan sebagai gerbang utama (gateway) penyebaran maklumat. 2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh staf Fakulti semasa merancang, menyedia dan melaksanakan program promosi dengan menepati Sistem Pengurusan Kualiti. 3. DOKUMEN RUJUKAN Bil Jenis 3.1 MK.UiTM..01 Manual Kualiti 3.2 Perkara 7.0 Pengzahiran Produk 3.2 Seksyen 7.2.1 Penentuan keperluan yang berkaitan dengan produk 4
UITM..(0).04 Muka Surat : 5/11 3.3 Perkara 7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan 4. DEFINISI 4.1 Promosi : Promosi adalah program untuk memperkenalkan misi akademik fakulti melalui aktiviti-aktiviti seperti lawatan akademik ke sekolah, pameran, roadshow, demonstrasi hasilan seni dan hebahan (melalui media cetak dan elektronik, laman web, direktori, prospektus). 4.2 Misi Akademik Fakulti : Misi Akademik Fakulti melaksanakan promosi program akademik melalui aktivitiaktiviti peringkat Universiti dan Kementerian Pendidikan seperti Selangkah ke UiTM, Jom masuk U dan sesi taklimat akademik dan kerjaya secara berkala. Selain itu, Misi Akademik Fakulti juga turut melaksanakan promosi di atas permintaan/permohonan daripada pihak luar melalui Fakulti dengan kerjasama pihak Galeri Seni Nur Zahirah. 4.3 Unit Komunikasi Korporat : Unit Komunikasi Korporat membantu di dalam hal ehwal perlaksanaan program Fakulti atas arahan Dekan fakulti khasnya dari segi hebahan maklumat. 5
UITM..(0).04 Muka Surat : 6/11 5. SINGKATAN 5.1 UiTM : Universiti Teknologi Mara 5.2 : Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka 5.3 : Jawatankuasa Misi Akademik 5.4 KoKK : Koordinator Unit Komunikasi Korporat 5.5 UKK : Unit Komunikasi Korporat Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka 5.6 JKK : Jabatan Komunikasi Korporat 5.7 PrG : Pereka Grafik / Penolong Grafik / Pelukis Grafik 5.8 JK UKK : Ahli Jawatan Kuasa Komunikasi Korporat Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka 6
UITM..(0).04 Muka Surat : 7/11 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Misi Akademik Tanggungjawab dan Tindakan Tanggungjawab Tindakan 1. Merancang jadual untuk melaksanakan aktiviti promosi seperti yang ditetapkan. 2. Melaksanakan/memenuhi penjadualan promosi seperti : a. Mengenal pasti aktiviti, tarikh, tempat dan produk yang dipromosi bersesuaian dengan kumpulan pelanggan sasaran melalui: agihan tugas, jadual promosi dan jemputan/ demonstrasi dan pameran. 3. Menyediakan anggaran kos berdasarkan aktiviti yang dirancang. 4. Menyediakan bahan-bahan promosi seperti risalah, pen dan buku nota. 5. Mengenal pasti maklumat yang tepat dan terkini. 6. Melantik Ahli Jawatan Kuasa / petugas. 7. Menyediakan jadual bertugas. 8. Mengadakan mesyuarat dan mendapatkan pengesahan mesyuarat serta kelulusan Dekan. Setiausaha 9. Memohon peruntukan pembelian peralatan, bahan-bahan pameran dan sediakan borang PB, borang kenderaan, peruntukan makan (petugas) dan TAPA (Tabung Amanah Pelajar). 10. Menjalankan aktiviti promosi yang dirancang seperti penyediaan booth dan peralatan. 7
UITM..(0).04 Muka Surat : 8/11 11. Melaksanakan tugas berdasarkan jadual seperti yang ditentukan. 12. Menyediakan laporan keberkesanan hasil promosi untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Post-Mortem seperti berikut: a. Semak bahan promosi yang bercetak mengikut kerepatan maklumat dan reka bentuk. b. Semak bahan-bahan persembahan sama ada bertepatan dengan maklumat serta mengikut garis panduan yang bersesuaian dengan aktiviti promosi pada masa hadapan. c. Kenal pasti jenis-jenis aktiviti dan nilai tambah yang perlu diberi fokus pada masa hadapan. 13. Menilai keberkesanan hasil promosi melalui petunjukpetunjuk perbandingan semasa promosi berjalan. Pengerusi 14. Menyediakan laporan penilaian dan membentangkan kepada Dekan Fakulti. 8
UITM..(0).04 Muka Surat : 9/11 6.2 Unit Komunikasi Korporat Tanggungjawab Tindakan KoKK 1. Memantau keperluan penyelenggaraan dan penambahbaikan laman web fakulti. 2. Mengenalpasti aktiviti promosi / program fakulti. 3. Mendapatkan maklumat aktiviti promosi / program:- a) Aktiviti / Tarikh / Tempat / Masa b) Konsep c) VIP PrG 4. Membantu dalam mereka bentuk, penyelenggaraan dan penambahbaikan laman web fakulti. 5. Mengenalpasti keperluan khidmat rekaan grafik bagi tujuan hebahan (Borang Khidmat Rekaan Grafik). 6. Merekabentuk bahan-bahan yang diperlukan seperti banner, bunting, risalah, cenderahati & sijil. 7. Mendapatkan kelulusan Dekan untuk setiap rekaan yang dicadangkan. 8. Membentangkan rekaan yang telah diluluskan oleh Dekan bagi sebarang penambahbaikan sebelum dihebahkan melalui:- a) Media elektronik : Laman Web Fakulti, e-mel, dsb. b) Media cetak KoKK 9. Mengenalpasti keperluan sidang akhbar aktiviti / program. 10. Mencadangkan cenderahati korporat fakulti. 11. Menghubungi JKK bagi tujuan sidang akhbar. 9
UITM..(0).04 Muka Surat : 10/11 12. Menyediakan kit media aktiviti / program dan menyerahkan kit media kepada AJK yang berkenaan. 13. Mengenalpasti AJK yang ditugaskan untuk menyediakan teks ucapan. 14. Mendapatkan, mengedit teks ucapan serta mendapatkan kelulusan Dekan sebelum diserahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab:- a) Pengerusi Aktiviti / Program b) PA VIP 15. Menyediakan kompilasi media bercetak untuk diserahkan kepada Pengerusi sebagai laporan akhir. 16. Menyimpan satu salinan bagi simpanan UKK. JK KK 17. Bertindak sebagai wakil UKK di peringkat jabatan. 7.REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh 7.1 Fail Pameran/ Promosi 100- (PT.8/6) 5 tahun 10
UITM..(0).04 Muka Surat : 11/11 8. LAMPIRAN 8.1 Minit Mesyuarat Lampiran 1 8.2 Laporan Penilaian Lampiran 2 8.3 Risalah jabatan/ fakulti Lampiran 3 8.4 Carta Alir I. Carta Alir Proses Perancangan dan Promosi II. Carta Alir Pelaksanaan Promosi / Publisiti Program (Tanggungjawab Unit Komunikasi Korporat) III. Carta Alir Penyediaan Teks Ucapan (Tanggungjawab Unit Komunikasi Korporat) IV. Carta Alir Perhubungan Awam (Tanggungjawab Unit Komunikasi Lampiran 4 Korporat) V. Carta Alir Penyelenggaraan Laman Web VI. Carta Alir Proses Bahan Bercetak VII. Carta Alir Penyelenggaraan Cenderahati 11
Lampiran 8.4.1: CARTA ALIR PROSES PROMOSI Tanggung jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod MULA Penyediaan awal : Rancang aktiviti program Sediakan penjadualan, guna 2 minggu tenaga khidmat, alatan dan produk yang dipohon. Sediakan anggaran kos aktiviti. Sediakan bahan-bahan promosi yang mencukupi. 2 minggu Memastikan bahan maklumat yang tepat dan mencukupi. Lantikan petugas Panggil mesyuarat. Jemput Dekan/TD untuk hadir 2 minggu bersama. Mohon peruntukan dan sediakan Borang Permohonan Jalankan aktiviti yang dirancang. Kertas kerja Kertas kerja Kertas kerja 7 hari Adakan post-mortem Kertas kerja Kertas kerja Surat lantikan Surat jemputan & minit mesyuarat Borang Borang Permohonan Gambar Minit mesyuarat 3 hari Laporan penilaian kepada Dekan Laporan bertulis SELESAI
Lampiran 8.4.2: CARTA ALIR PELAKSAAN PROMOSI / PUBLISITI PROGRAM (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT) Tanggun g jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod MULA KoKK / JK KK PrG KoKK / JK KK JKK / UP JKK / UP JKK / UP JKK / UP / KoKK / JK KK 7 hari 7 hari Mendapatkan maklumat dan perincian program Menentukan bahan promosi dan publisiti Mendapatkan khidmat rekaan grafik Semakan Kelulusan oleh KoKK / JK KK Membuat permohonan / menghantar rekaan dan spesifikasi Semakan Permohonan diluluskan Bahan publisiti dipamerkan dan dikumpulkan oleh JK KK bagi tujuan kompilasi Kertas kerja Kertas kerja Borang Khidmat Grafik Dokumen maklum balas (e-mel rasmi) Borang JKK BPW/UiTM/JKK bil (1) 2013 / Sebut harga oleh UP Dokumen maklum balas (e-mel rasmi) dan bahan publisiti / promosi SELESAI
Lampiran 8.4.3: CARTA ALIR PENYEDIAAN TEKS UCAPAN (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT) Tanggung jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod KoKK KoKK / PTJ KoKK KoKK KoKK/ JK KK KoKK/ JK KK 3 hari MULA Mengenalpasti & mendapatkan teks ucapan Suntingan oleh PTJ Semakan oleh KoKK Kelulusan KoKK Serahan kepada Pengerusi JK program dan PA VIP Kompilasi SELESAI Kertas kerja Draf teks ucapan Draf teks ucapan Draf teks ucapan Draf teks ucapan
Lampiran 8.4.3: CARTA ALIR PERHUBUNGAN AWAM (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT) Tanggung jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod MULA KoKK / JKK KoKK Dekan / Tim. Dekan /KoKK Dekan / Tim. Dekan /KoKK KoKK / JK KK KoKK / JK KK 7 hari Menghubungi JKK dan menyerahkan ringkasan maklumat program Menyediakan kit media Semakan Kelulusan oleh Dekan / KoKK Menyerahkan kit media kepada pihak media Kompilasi SELESAI Dokumen rasmi (e-mel) Kit media / kertas kerrja Kit media Kit media Kit media Kit media
Lampiran 8.4.5: CARTA ALIR PENYELENGGARAAN LAMAN WEB Tanggung jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod MULA KoKK KoKK / JK KK PrG / KoKK KoKK PrG / KoKK/ JK KK 3 hari Pemantauan (setiap 3 bulan) Cadangan penambahbaikan Semakan (jika perlu) Kelulusan KoKK Dimuatnaik SELESAI Website Standard Checklist / ver. 3 / 5 April 2010 Borang Khidmat Grafik Dokumen maklumbalas (e-mel rasmi) Dokumen maklumbalas (e-mel rasmi) Laman web
Lampiran 8.4.6: CARTA ALIR PROSES BAHAN BERCETAK Tanggung jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod MULA / KoKK / JK KK UP PrG / JK KK UP//KoK K/JK KK Dekan UP /KoKK/J K KK 30 hari Menentukan konsep / idea / isi Mendapatkan sebut harga mengikut spesifikasi rekaan Khidmat rekaan grafik Semakan / Rundingan Kelulusan Dekan Percetakan Serahan bahan bercetak SELESAI Kertas kerja Sebut harga Draf rekaan / Borang Khidmat Grafik Draf rekaan / Borang Khidmat Grafik Bahan bercetak
Lampiran 8.4.5: CARTA ALIR PENYEDIAAN CENDERAHATI Tanggung jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod MULA KoKK / PrG KoKK / pembekal KoKK / Pembekal Dekan Pembekal KoKK/JK KK 30 hari 30 hari 30 hari Menentukan konsep / idea / isi Mendapatkan sebut harga mengikut spesifikasi rekaan Rundingan Kelulusan oleh Dekan Proses penghasilan Serahan kepada UKK SELESAI Lakaran /Model/Mock up Sebut harga Sebut harga & spesifikasi Surat kelulusan Borang Pembelian Borang penerimaan