Muka Surat : 1/10 T/tangan PK.UiTM..(P).02 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba iyah Ab. Aziz Jawatan Prof. Dr. Hj. D zul Haimi Md Zain (A.I.S) Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016 1
Muka Surat : 2/10 PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan. MUKA SURAT DIPINDA No. No. Muka Ringkasan Pindaan Pindaan Para surat 21/9/2013 01 1 4 Penambahbaikkan pada objektif. 21/9/2013 01 2 4 Penambahbaikkan pada skop. 21/9/2013 01 4 5 Definisi 21/9/2013 01 6 7 Tanggungjawab tindakan 21/9/2013 01 7 10 Perubahan pada tempoh simpanan rekod kualiti 12/01/2016 02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan Diluluskan 2
Muka Surat : 3/10 ISI KANDUNGAN MUKASURAT 1. Objektif 4 2. Skop 4 3. Dokumen Rujukan 4-5 4. Definisi 5 5. Singkatan 6 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7-9 7. Rekod Kualiti 10 8. Lampiran 10 3
Muka Surat : 4/10 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod di dapat disediakan, dikawal dengan teratur dan sistematik. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai di untuk menyedia, menyimpan, dan mengawal semua rekod bagi memastikan sistem pengurusan rekod lebih kemas dan berkualiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN MK.. 02 - Manual Kualiti Seksyen 4.2.3 - Kawalan Dokumen Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod DOKUMEN SOKONGAN DS.UITM..05 - Perintah-perintah Am dan Arahan Perkhidmatan Arahan Perkhidmatan Bab 3 dan 4. DS.UiTM..03 - Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan. 4
Muka Surat : 5/10 DS.UiTM..06 - Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara UiTM. DS.UiTM..07 - Akta Rahsia Rasmi 4.0 DEFINISI 4.1 Rekod : Rekod yang disediakan untuk tujuan rujukan dan sebagai objective evidence yang disimpan, dikawal dan dilupuskan (jika perlu) dalam meaksanakan Sistem Kualiti. 4.2 Pelupusan : Proses melupus rekod/dokumen kualiti yang melebihi tempoh yang telah ditetapkan, sebagaimana yang tercatat di dalam Akta Arkib Negara 1996. 4.3 Mengindeks : Proses penyusunan rekod supaya ia lebih sistematik dan teratur. 4.4 Klasifikasi Rekod : Nombor rujukan yang ditentukan berdasar kepada klasifikasi dan identifikasi rekod. 5
Muka Surat : 6/10 5.0 SINGKATAN D - Dekan TP - Tombalan Pendaftar PE - Pegawai Eksekutif DS - Dokumen Sokongan - Pembantu Tadbir Operasi PYB - Pegawai yang berkenaan 6
Muka Surat : 7/10 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN D 1. Mengarahkan PYB untuk mengenalpasti dan mewujudkan Sistem Rekod Kualiti mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan Bab 5. PYB 2. Menerima arahan daripada D untuk mewujudkan Sistem Rekod. 3. Mengenalpasti rekod dan fail yang perlu diadakan. 4. Mengarah yang berkenaan untuk membuka fail baru sekiranya diperlukan. A. Pembukaan Fail 5. Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi kategori Terbuka. 6. Tentukan nombor fail berdasarkan kepada system fail UiTM. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail. 7. Fail-fail diklasifikasikan kepada 6 kategori: 100 Pentadbiran 200 Bangunan dan Harta 300 Peralatan dan Harta 400 Kewangan 500 Perjawatan 600 Hal Ehwal Peperiksaan dan Fungsi Khas 7
Muka Surat : 8/10 8. Memastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas minit dan tali hijau yang tersedia. 9. Failkan surat dan dokumen yang berkaitan serta catatkan dalam kertas minit. 10. Kemaskini Senarai Rekod Fail (Lampiran 1). 11. Pastikan rekod disimpan di Bilik Fail. B. Pengedaran Fail 12. Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail yang dikehendaki. 13. Dapatkan fail berkenaan dari Bilik Fail dan catatkan pergerakan fail pada kulit dan doket fail (Lampiran 2). 14. Pastikan doket disusun mengikut kategori yang telah ditetapkan. 15. Serahkan fail yang diperlukan kepada PYB. 16. Pastikan fail yang berkenaan dikembalikan. C. Pemulangan / Penyerahan Fail 17. Terima fail daripada PYB. 18. Catatkan penerimaan fail pada kulit dan doket fail. 19. Pastikan fail disiman di tempat yang telah disediakan. D. Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara / Sampul Kecil. 20. Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100 helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm (yang 8
Muka Surat : 9/10 mana lebih awal). 21. Fail yang telah ditutup disimpan dalam Bilik Fail yang telah disediakan. 22. Buka fail jilid susulan. 23. Buka fail sementara/ sampul kecil jika fail asal tidak dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan dibuat. 24. Masukkan fail sementara/ sampul kecil ke dalam fail asal apabila fail asal ditemui. TP/ PE E. Pelupusan Fail 25. Kenalpasti dan arahkan untuk senaraikan fail yang perlu dilupuskan seperti Lampiran 3. Rujuk PK.UiTM.. (P). 11. 26. menghantar fail ke bahagian Arkib UiTM. 9
Muka Surat : 10/10 7.0 KUALITI Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh 1 Sistem Fail dan Perlaksanaan (Rekod Fail) 100- (PT.38/9) Bahagian Pentadbiran 2 Fail Rekod Aktif 100- (PT.38/9/1) Bahagian Pentadbiran 3 Fail Rekod Tutup 100- (PT.38/9/2) Bahagian 4 Fail Rekod Pelupusan 8.0 LAMPIRAN 100- (PT.38/9/3) Pentadbiran Bahagian Pentadbiran 8.1 Contoh Kad Keluar Fail - Lampiran 1 8.2 Contoh Kertas Minit Fail - Lampiran 2 8.3 Contoh Senarai Tutup Fail - Lampiran 3 8.4 Contoh Senarai Rekod Fail - Lampiran 4 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10
CARTA ALIR PK.UITM. (P). 02 Tanggung jawab Carta Alir Proses MULA Proses Kerja Rekod D PYB Penyediaan Dokumen Kualiti Arahkan PYB mengenalpasti dan mewujudkan Sistem rekod Kualiti mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan 5. Terima arahan daripada D untuk mewujudkan Sistem Rekod. Kenalpasti rekod dan fail yang perlu diwujudkan. Arah yang berkenaan untuk membuka fail baru apabila diperlukan. Pembukaan Fail Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi kategori Terbuka. Tentukan nombor fail berdasarkan system fail UiTM. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail. Failfail diklasifikasikan kepada 6 kategori. Pastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas minit dan tali hijau yang tersedia. Failkan surat dan dokumen yang berkaitan serta catatkan pada kertas minit. Kemaskini Senarai Rekod Fail. Pastikan rekod disimpan di Bilik Fail. Sambungan 11
Tanggung jawab Carta Alir Proses Sambungan Proses Kerja Rekod Pengedaran Fail Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail Dapatkan fail berkenaan dari Bilik Fail dan catatkan pergerakan fail pada kulit fail dan doket fail. Pastikan fail yang berkenaan dikembalikan setelah digunakan. Pemulangan / Penyerahan Fail Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail. Catatkan terimaan fail pada kulit fail dan doket fail. Pastikan fail disimpan di tempat yang disediakan. Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara / Sampul Kecil Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100 helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm (yang mana lebih awal). Fail tutup disimpan dalam Bilik Fail yang telah disediakan. Buka fail jilid susulan. Buka fail sementara/sampul kecil jika fail asal tidak dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan dibuat. Sambungan 12
Tanggung jawab Carta Alir Proses Sambungan Proses Kerja Rekod Pelupusan Fail Kenalpasti dan arahkan untuk senaraikan fail yang perlu dilupuskan. menghantar fail ke Bahagian Arkib UiTM. TAMAT PK. UITM.. (P). 11 13