39 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia adalah sub dari Allianz Group, pemimpin penyedia asuransi dan servis keuangan di dunia. Berdiri pada tahun 1989 dengan dua partner local, yakni PT Asuransi Jasa Indonesia ( PT. Asuransi Jasa Indonesia adalah asuransi kerugian milik negara ( B.U.M.N ) yang tersebar di Indonesia ) dan PT Asuransi Wuwungan berdasarkan keputusan Presiden Republik Indonesia No.8 tahun 1974. Anggaran dasar perusahaan telah diperoleh pengesahannya dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia pada tanggal 20 November 1989. Sedangkan ijin usaha telah diperoleh dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia pada tanggal 1 Desember 1989. Kini, PT Asuransi Allianz Utama Indonesia adalah perusahaan asuransi terbesar di Indonesia. PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia menawarkan solusi asuransi yang lengkap, untuk individu, perusahaan kecil / menengah dan klien corporate / industri. Produk dari PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia sangat luas dimana tersedia mulai dari mobil, rumah, kecelakaan, asuransi travel, pembelian property, resiko industri, asuransi tenaga kerja, kargo dan asuransi kesehatan. PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia memiliki tujuh kantor cabang yang berlokasi di Jakarta, Bandung, Surabaya, Semarang, Medan, Makasar, Denpasar. Klien dari PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia adalah banyak yang merupakan market player di Indonesia yang paling terkemuka, dan termasuk
40 perusahaan local seperti Muara Tawar CCPP dan Paiton Power Plant, bahkan perusahaan multi nasional seperti Coca-cola, IBM, and Goodyear. Maksud dan tujuan perusahaan PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia adalah : 1. Perusahaan ini bertujuan turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional dengan menyelenggarakan usaha dalam bidang per - asuransian pada umumnya. 2. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan menyelenggarakan kegiatan - kegiatan sebagi berikut : a. Menerima pertanggung jawaban langsung dan segala macam asuransi, serta measuransikan resiko - resiko asuransi yang melampaui kemampuan sendiri dari perseroan. b. Menerima pertanggung jawaban tidak langsung ( reasuransi ) dan ko - asuransi dari dalam maupun luar negeri, untuk segala macam asuransi, untuk ditahan sendiri. 3. Perusahaan ini dapat pula mendirikan atau menjalankan usaha usaha lain yang berhubungan dengan bidang usaha perusahaan, baik secara sendiri maupun bersama sama selama perusahaan itu tidak melanggar peraturan undang undang yang berlaku dalam ketentuan dalam Anggaran Dasar Perusahaan PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia mempunyai visi untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer dalam sektor asuransi dengan
41 memberikan respon yang cepat sesuai kebutuhan untuk meng - cover non life insurance. Dan misinya : Untuk mengembangkan batas produk kami supaya dapat memenuhi kebutuhan customer akan produk yang inovatif dan kompetitif Untuk membuktikan delivery time perusahaan lebih lanjut seiring dengan kualitas dari staff dan sistem perusahaan Untuk mengembangkan jaringan distribusi untuk mendapatkan customer yang lebih di seluruh Indonesia
42 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
43 Tugas HRD Administrator : Mengawasi dan memonitor pola kerja dari HRD Administrator Staff Bertanggung jawab kepada Kepala R, GA, Legal dan Compliance Bertanggung jawab atas implementasi kerja dari Bagian HRD secara keseluruhan Tugas utamanya : - dalam administrasi, yaitu memastikan bahwa data data seperti data absensi pegawai ( kedatangan dan kepulangan ) serta data training pegawai selalu update - dalam hal pelayanan, yakni memastikan bahwa bagian HRD telah menyediakan pelayanan yang terbaik untuk semua departemen dalam hal : mendaftar training atau pendidikan, mengatur perjalanan bisnis dan lain - lain Memastikan bahwa semua laporan ( seperti absensi dan training ) dibuat tepat waktu serta tepat dan akurat menjamin tidak adanya komplain dari pegawai mengenai pelayanan dari team HR membuat target team yang harus dicapai dalam periode waktu tertentu dan memastikan bahwa target team tersebut tercapai
44 Tugas HRD Administration Staff : Bertanggung jawab kepada HRD Administrator Bertanggung jawab terhadap implementasi administrasi dari sumber daya manusia yang efektif Tugas utamanya : - dalam administrasi, yaitu memastikan bahwa data data seperti data absensi pegawai ( kedatangan dan kepulangan ) serta data training pegawai selalu update - dalam hal pelayanan, yakni menyediakan pelayanan yang terbaik untuk semua departemen dalam hal : mendaftar training atau pendidikan, mengatur perjalanan bisnis dan lain - lain Performa standard yang harus dimiliki : - menyediakan laporan absensi pegawai (kedatangan dan kepulangan) tepat waktu dan akurat - menyediakan laporan training atau pendidikan dan perjalanan bisnis tepat waktu dan akurat - menjamin tidak adanya komplain dari pegawai mengenai pelayanan dari team HR - bisa mencapai target team
45 3.3 Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem yang berjalan pada PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia saat ini, dalam hal perekrutan atau penerimaan data pelamar pekerjaan yang masuk adalah secara manual. Proses perekrutan pegawai ini melewati beberapa tahap dalam prosesnya, yakni : 1. Bagian Personalia / HRD mengumpulkan dan mengklasifikasikan surat - surat lamaran berdasarkan latar belakang pendidikan, pengalaman dan estimasi kebutuhan dari bagian yang ada di perusahaan. Dimana surat surat lamaran itu bisa bersumber dari pemasangan iklan ataupun pengiriman insidentil ( pelamar sendiri dengan sengaja mengirimkan ke bagian personalia / HRD ). 2. Kepala Unit / Bagian atas usul Kepala Seksi yang ada, dengan persetujuan Direkturnya mengisi Formulir penambahan Tenaga Kerja dan meminta Bagian Personalia / HRD menyediakan beberapa calon pegawai yang sesuai dengan kualifikasi khusus yang telah dijelaskan dalam formulir yang bersangkutan. 3. Setelah dipilih oleh Kepala Unit / Bagian surat surat lamaran yang telah diseleksi dikembalikan lagi ke bagian Personalia / HRD untuk selanjutnya disusun jadwal untuk wawancara dengan kepala Bagian Personalia / HRD dan Kepala Unit / Bagian. 4. Calon Pegawai yang terseleksi dari proses wawancara akan mendapat tes keahlian ( sumber dari Unit / Bagian ) dan tes komputer bila diperlukan.
46 5. Calon Pegawai yang terseleksi dari no. 4 harus melakukan wawancara dengan pihak perusahaan dengan urutan sebagai berikut : - Direktur dari Unit / Bagian - Direktur yang membawahi Bagian Personalia / HRD - Presiden Direktur Penyusunan jadwal pertemuan dilakukan oleh Bagian Personalia / HRD. 6. Tahap selanjutnya adalah medical check up yang dilaksanakan sebelum keputusan untuk menerima calon tersebut sebagai pegawai perusahaan diberikan kepada yang bersangkutan. 7. Setelah menerima hasil beserta kesimpulan medical check up, kepada calon pegawai akan diberikan letter of intent untuk memastikan bahwa perusahaan akan menerima yang bersangkutan sebagai pegawai perusahaan. Kemudian calon pelamar memberikan konfirmasi bahwa yang bersangkutan bersedia memenuhi kewajibannya untuk datang ke perusahaan dan mengirim kembali letter of intent yang telah ditandatangani ke perusahaan. 8. Calon pegawai diharuskan datang ke kantor untuk mulai bekerja pada tanggal yang telah ditetapkan dalam letter of intent. Lalu pegawai baru tersebut akan menerima employment agreement yang sudah disiapkan sebanyak 2 ( dua ) set, satu untuk pegawai baru ( bermateraikan perusahaan ) dan satu set lagi untuk perusahaan ( bermaterai di atas nama yang bersangkutan ). 9. Setiap pegawai baru harus melalui masa percobaan selama 3 ( tiga ) bulan, dan pada akhir bulan ke 2 ( dua ) diadakan review / evaluasi
47 terhadap hasil kerja yang dilakukan. Apabila yang bersangkutan tidak berhasil melewati masa percobaan tetapi perusahaan melihat adanya kemungkinan untuk mengadakan peningkatan, maka akan diusahakan untuk memberikan kesempatan dengan membuat perjanjian kerja dengan batas waktu tertentu. Gambar 3.2 Flow Chart Sistem Berjalan
48 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisa dan pengamatan terhadap PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia dalam hal pencatatan data pelamar pekerjaan, maka dapat disimpulkan bahwa sistem ini memiliki beberapa permasalahan. Permasalahan yang ditemukan adalah : sistem berjalan yang selama ini dilakukan saat ini masih secara manual besar kemungkinan untuk terjadinya kesalahan dan tidak efisien memakan waktu dan tenaga yang besar serta diperlukannya ketelitian Adanya data yang terselip bahkan hilang 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang disebutkan diatas, maka kami berusaha memberikan solusi atau usulan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Usulan yang kami tawarkan adalah sebuah sistem basis data ( yang terkomputerisasi ) untuk menangani masalah pencatatan data pelamar pekerjaan dan melakukan kontrol terhadap data data tersebut. Dengan sistem ini, user akan mudah untuk melihat data data yang pernah masuk ( history ) dan akan mudah untuk melakukan pemilihan sesuai berdasarkan kriteria permintaan. Bahkan user dapat dengan mudah meng - update data karyawan. Hal ini tentu saja dapat meningkatkan efisiensi, sehingga produktivitas karyawan pun lebih meningkat serta dapat mengurangi tingkat kesalahan. Usulan
49 yang kami tawarkan ini kami wujudkan melalui aplikasi sistem basis data yang dibuat dengan software Visual Basic.Net serta menggunakan Microsoft SQL 2005 sebagai databasenya.