PELATIHAN BERBASIS SEKRETARIS YUNIOR LEVEL III (JUNIOR ADMINISTRATIVE ASSISTANT) KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.3.III.01 DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan 1
KATA PENGANTAR Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja. Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia. Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta. Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI. Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK. Jakarta, Desember 2008 DIREKTUR STANDARDISASI DAN PROGRAM PELATIHAN Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc NIP.160044978 2
PROGRAM PELATIHAN BERBASIS 1. Judul/Nama Pelatihan : Sekretaris Yunior 2. Kode Program Pelatihan : K.72.9.0.1.2.3.III.01 3. Jenjang Program Pelatihan : Level III 4. Tujuan Pelatihan : Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten : 4. 1 Dapat menjalankan tugas administrasi seperti membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai 4. 2 Dapat menerima dan meneruskan telepon masuk kepada yang dituju 4. 3 Dapat menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo copy, dll. 4. 4 Dapat menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu 4. 5 Dapat berkomunikasi dengan pelanggan dengan berpedoman kepada etika bisnis 4. 6 Dapat melakukan pengarsipan dan memasukkan data dalam lingkup yang terbatas dibawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya 4. 7 Dapat mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam rangka pengelolaan Kas Kecil 4. 8 Dapat mengaplikasikan Prosedur K3 Perkantoran 5. Unit Kompetensi yang ditempuh : 5.1 Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi 5.2 Berkomunikasi melalui Telepon 5.3 Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan 5.4 Mengoperasikan Komputer 5.5 Menggunakan Peralatan Kantor 5.6 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak 5.7 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 5.8 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen 5.9 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen 5.10 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 5.11 Memelihara Data di Komputer 5.12 Melakukan Prosedur Administrasi 5.13 Menghasilkan Dokumen Sederhana 5.14 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 5.15 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 5.16 Mempersiapkan Dokumen 5.17 Mempersiapkan Kas Kecil 5.18 Menyiapkan Pekerjaan 5.19 Menjaga Kebersihan dan Peralatan Tempat Kerja 5.20 Meminimalisir Pencurian 6. Lama Pelatihan : 582 Jam Pelatihan (@45 menit) OJT : 320 Jam (@45 menit) Jumlah : 902 Jam Pelatihan 3
7. Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan : Minimal Tamat SMA/SMK 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja : - 7.3 Umur/Usia : Minimal 17 Tahun 7.4 Jenis Kelamin : Pria / wanita 7.5 Kesehatan : Sehat Jasmani 7.6 Test Kemampuan : General Test dan RPL 4
KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS NO UNIT KODE UNIT PENGETAHUAN KETERAMPILAN JUMLAH I KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Mengaplikasikan ADM.PK01.001.01 6 18 24 Keterampilan Dasar Komunikasi 1.2. Berkomunikasi melalui Telepon ADM.PK01.002.01 4 12 16 1.3. Bekerjasama dengan Kolega ADM.PK01.003.01 6 18 24 dan Pelanggan 1.4. Memberikan Pelayanan ADM.PK01.004.01 kepada Pelanggan 4 12 16 1.5. Mengoperasikan Komputer ADM.PK01.005.01 4 12 16 1.6. Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 6 18 24 Jumlah I 30 90 120 II KELOMPOK UNIT INTI 2.1 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak 2.2 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 2.3 Menghasilkan Dokumen Sederhana 2.4 Melakukan Prosedur Administrasi 2.5 Menangani Penerimaan Surat/ Dokumen 2.6 Menangani Pengiriman Surat/ Dokumen ADM.PK02.001.01 12 64 76 ADM.PK02.003.01 6 24 30 ADM.PK02.005.01 6 16 22 ADM.PK02.007.01 12 36 48 ADM.PK02.008.01 4 8 12 ADM.PK02.009.01 4 8 12 2.7 Mempersiapkan Dokumen ADM.PK02.012.01 4 12 16 2.8 Mengelola dan Menjaga ADM.PK02.013.01 8 36 44 Sistem Kearsipan 2.9 Memelihara Data di Komputer ADM.PK02.014.01 4 12 16 2.10 Membaca dalam Bahasa ADM.PK.02.020.01 8 24 32 Inggris pada TOD 2.11 Menulis dalam Bahasa Inggris ADM.PK.02.021.01 8 24 32 pada TOD 2.12 Mempersiapkan Kas Kecil ADM.PK.02.026.01 8 24 32 2.13 Menyiapkan Pekerjaan ADM.PK.02.029.01 4 16 20 Jumlah II 90 304 392 5
NO UNIT KODE UNIT PENGETAHUAN KETERAMPILAN JUMLAH III. KELOMPOK UNIT KHUSUS 3.1 Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja ADM.PK.03.001.01 6 12 18 3.2 Mengikuti K-3 perkantoran ADM.PK.03.002.01 6 12 18 3.3 Meminimalisir Pencurian ADM.PK02.005.01 6 12 18 Jumlah III 18 36 54 IV. EVALUASI PROGRAM LATIHAN 4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan - 4 12 16 Jumlah IV 4 12 16 Jumlah I s/d IV 140 442 582 V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1 Melakukan pekerjaan - Administrasi Perkantoran 320 di tempat kerja / Industri Jumlah V 320 Jumlah I s/d V 140 442 902 6
SILABUS PELATIHAN BERBASIS I. KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Kode Unit : ADM.PK01.001.01 Durasi Pembelajaran : 24 Jam @ 45 Menit ELEMEN Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Penget ahuan Ketera mpilan ELEMEN 01. Mengidentifi- fikasi proses komunikasi di tempat kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi Cara berkomunikasi yang baik dan benar. Pengembangan pendekatan proaktif untuk peningkatan pelayanan. Melakukan identifikasi persyaratan berkomunikasi di tempat kerja Bersikap ramah dan santun 3 3 1.2 Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. Dapat menggunakan sarana berkomunikasi yang tersedia Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega sesuai standari di tempat kerja 1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. Mengetahui cara mengumpulkan informasi secara efektif dan efektif Mampu memilah informasi yang diterima Penyampaian informasi efektif dan efisien 7
02. Menerima & menyampaikan informasi 2.1 Pengamatan efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan info baik verbal maupun non verbal komunikasi yang tepat. Prosedur komunikasi yang efektif Dapat menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal dengan tepat. Dapat melakukan komunikasi dengan efektif. Berbicara ramah dan santun dalam menyampaikan dan menerima informasi 3 3 8
ELEMEN 2.2 Informasi tertulis dan verbal diterima, dipahami dan diketahui. 2.3 Dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibac Proses berkomunikasi baik verbal maupun non verbal Prosedur penanganan kelengkapan informasi di tempat kerja Menyeleksi informasi yang diterima sesuai tujuan Informasi yg diterima mendapat tanggapan dan terselesaikan. Informasi yang diterima atau disampaikan dapat diindentifikasi dan dipenuhi. Menerima dan memahami semua informasi yg diterima dengan benar Menyampaikan informasi yg diterima kepada orang yg tepat dengan benar 2.4 Informasi dan ide di diskusikan dengan cara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat. Dapat mengkategorisasi dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja Dapat mengkomposisi informasi dan ide untuk di diskusikan Melakukan pencatatan untuk melengkapi dokumentasi secara akurat. Dapat mendiskusikan ide dan informasi dengan menggunakan teknik komunikasi yang tepat. Kelengkapan dokumentasi rutin ditulis rapi dan mudah dibaca Melakukan diskusi terhadap ide dan informasi dengan cara jelas dan santun. 03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis sebagai Informasi 3.1 Prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi 3.2 Konsep tulisan disampaikan untuk diketahui sesuai dengan batas waktu 3.3 Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan di tempat kerja. Dapat mencocokkan prosedur dan format penulisan konsep yang relevan Dapat menyimpulkan konsep tertulis yang perlu diketahui. Dapat mengekspresikan bahasa verbal dan non verbal sesuai kebutuhan ditempat kerja. Dapat mengkoordinasikan relevansi prosedur dan format penulisan konsep. Konsep tulisan yang telah disimpulkan disampaikan pada orang yg dituju. Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tata bahasa yg baik. Mengapresiasi pro-sedur dan format penulisan konsep yg relevan Menyampaikan konsep tulisan tepat pada waktunya. Media komunikasi dipilih berdasarkan kebutuhan dan SOP 3 4 9
ELEMEN 04. Memilih Media Komunikasi 4.1 Prosedur pemilihan media komunikasi dipilih sesuai dengan kebutuhan dan SOP. Pemilihan media komunikasi sesuai SOP Memilih media komunikasi sesuai dengan kebutuhan dan standar Penggunaan media komunikasi yang dipilih sesuai dengan SOP 2 2 4.2 Seluruh kegiatan unjuk kerja dilakukan sesuai dengan acuan K3 Prosedur K3 Perkantoran Melakukan kegiatan unjuk kerja sesuai dengan acuan K3 Asesmen Asesmen Asesmen 10
1.2. Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui Telepon Kode Unit : ADM.PK01.002.01 Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Menerima Panggilan 1.1 Panggilan dijawab secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standar 1.2 Permohonan/ Permintaan dicatat secara akurat dan disampaikan kepada departemen/orang yang tepat untuk ditindak-lanjuti. Tata cara menerima penggilan telepon dipahami Cara mengangkat telpon Cara Mengucap salam Cara memberikan informasi yang tepat dan benar Prosedur pencatatan pesan telepon Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan telepon Mencatat dan menyampaikan permintaan pesan telepon pada lembar pesan telepon Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan telepon dengan sopan dan ramah Mencatat dan menyampaikan per-mintaan pesan telepon pada lembar pesan telepon sesuai dengan peraturan 2 3 1.3 Bantuan ditawarkan kepada penelpon secara bersahabat dan tujuan panggilan tertentu secara cepat Prosedur berkomunikasi di telepon Melakukan komunikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan Melakukan komu-nikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan dengan tepat 1.4 Uraian penelpon diulang secara rinci untuk memperkuat pengertian Prosedur melakukan konfirmasi di telepon Melakukan konfirmasi ulang terhadap uraian yang disampaikan Melakukan kon-firmasi ulang ter-hadap uraian yang disampaikan dengan sopan 1.5 Jika memungkinkan peluang digunakan untuk dapat menjelaskan produk-produk dan pelayanan Cara menggunakan peluang untuk menjelaskan produk dan pelayanan Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusa-haan dengan tepat 11
ELEMEN 1.6 Panggilan telepon yang mengancam dan mencurigakan dicatat dan ditransfer kepada orang yangberwenang sesuai dengan prosedur Prosedur penanganan telepon yang mencurigakan Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan sesuai SOP 2. Melakukan panggilan telepon 2.1 Nomor telepon yang dituju diidentifikasi secara benar Prosedur melakukan hubungan telepon Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon dengan benar 2 3 2.2 Tujuan dari menelpon telah dirancang/ dibentuk secara tepat sebelum menelepon/ memanggil Aturan berkomunikasi di telepon Tujuan direncanakan menelepon menelepon sebelum Tujuan menelepon direncanakan sebelum menelepon dengan benar 2.3 Alat/sarana digunakan secara tepat Prosedur penggunaan alat/ sarana Menggunakan dengan benar sarana Menggunakan sesuai SOP sarana 2.4 Nama dan alasan menelepon disampaikan dengan tepat Prosedur penyampaian maksud menelepon Melakukan penyampaian maksud alasan menelepon dengan benar Alasan menelepon disampaikan dengan tepat 2.5 Sikap dan etika bertelepon adalah sopan dan ramah setiap saat Prosedur berkomunikasi di telepon Melakukan pembicaraan telepon dengan menggunakan kosakata dan percakapan yang tepat Melakukan pembicaraan telepon dengan menggunakan kosakata dan percakapan yang tepat sesuai SOP 3. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepon 3.1 Pembicaraan telepon yang akan berakhir dapat diidentifikasi Prosedur mengakhiri pembicaraan di telepon Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir dengan tepat 1 2 12
ELEMEN 4. Penyampaian Pesan Telepon 3.2 Salam penutup diucapkan dengan benar 3.3. Pesawat telepon ditutup dengan tepat dan benar 4.1 Penulisan pesan dalam lembar pesan telepon dilakukan dengan tepat dan benar Cara mengucap salam penutup pada akhir pembicaraan Cara meletakan gagang telepon yang benar Prosedur penulisan pesan pada LPT Mengucapkan kalimat yang benar untuk mengakhiri pembicaraan dengan ramah dan sopan Meletakan gagang telepon setelah memastikan hubungan telepon telah berakhir Menuliskan pesan telepon pada Lembar Pesan Telepon dengan benar Salam penutup diucapkan dengan sopan dan tepat Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan tidak bersuara Pencatatatan dilakukan sesuai dengan SOP pada lembar yang tepat dan benar 1 2 4.2 Pesan secara tepat disiarkan/disampaikan kepada orang yang dituju dengan batas waktu/ tenggang waktu Prosedur pesan telepon penyampaian Menyampaikan pesan pada orang yang dituju Menyampaikan pesan pada orang yang dituju segera 4.3 Penyampaian pesan kepada yang berkepentingan secara cepat dan tepat Cara penyampaian pesan dengan waktu yang tepat Penyampaian pesan disampaikan tepat waktu dengan benar Pesan disampai-kan sesuai waktunya. Asesmen Asesmen Asesmen 13
1.3. Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan Kode Unit : ADM.PK01.003.01 Durasi Pembelajaran : 16 jam @ 45 menit ELEMEN 1. Berkomunikasi di Tempat Kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi 1.2 Sarana untuk berkomu-nikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. Jenis Komunikasi di tempat kerja Jenis sarana komunikasi Melakukan komunikasi Melakukan identifikasi dalam berkomunikasi di tempat kerja Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi Memakai sarana yang benar dalam berkomunikasi 2 4 1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. Proses pemberian informasi Menyampaikan informasi secara efektif dan efisien Menyampaikan informasi dengan benar 1.4 Kepekaan akan kebuda-yaan dan kemasyarakatan diperlihatkan. Kultur Budaya Kultur sosial Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial sesuai dengan per-bedaan kultur dan budaya 1.5 Kemampuan mendengar-kan dengan aktif dan bertanya bila perlu, dilakukan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah. Komunikasi aktif dua arah Melakukan komunikasi Mendengarkan secara aktif. Menunjukkan kemampuan untuk memahami dan mendengarkan dengan baik 1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan. Prinsip dasar penanganan konflik dan pemecahan masalah Melakukan usaha pemecahan konflik atau kesalahpahaman Bertanggung jawab atas pemecahan masalah sesuai dengan kebijakan 14
ELEMEN 2. Memberikan bantuan kepada Pelanggan 2.1 Kebutuhan dan tujuan pelanggan, termasuk di dalamnya kebutuhan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pelayanan diberikan secara tepat. 2.2 Semua kebutuhan dan permintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam jangka waktu segera/tidak terlalu lama. 2.3 Kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan diidentifikasi dan dilakukan bilamana memungkinkan. 2.4 Ketidakpuasan/ keluhan pelanggan dapat segera dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur. 2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya. Kebutuhan pelanggan Jenis produk layanan Kualitas pelayanan Kualitas pelayanan Kebutuhan potensial layanan Pengembangan jasa kepada pelanggan Kualitas pelayanan Kebutuhan layanan potensial Proses penanganan keluhan pelanggan Memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan Melakukan pemenuhan permintaan pelanggan Mempergunakan peluang untuk senantiasa meningkatkan kualitas pelayanan Melakukan menangani pelanggan prosedur keluhan Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelanggan Menunjukan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan Menunjukkan kemampuan memenuhi permintaan pelanggan Melakukan peningkatan kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan Mengatasi keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan Menunjukkan kemampuan meme-nuhi permintaan pelanggan 2 4 Asesmen Asesmen Asesmen 15
1.4. Unit Kompetensi : Memberikan Pelayanan kepada Pelanggan Kode Unit : ADM.PK01.004.01 Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Memahami konsep pelayanan prima dan prinsip-prinsip pelayanan 2. Memahami unsur-unsur kualitas pelayanan prima 3. Memberikan pelayanan kepada pelanggan 1.1 Informasi pelayanan yang tersedia dipilih dan diberikan sesuai kebutuhan yang diinginkan 1.2 Prinsip-prinsip pelayanan prima dipahami dan diterapkan di unit kerja sesuai dengan SOP 2.1 Unsur-unsur kuallitas pelayanan prima dipahami secara cermat dan tepat 2.2 Kualitas pelayanan pelanggan dijaga dan ditingkatkan secara efektif dan efisien 1.1 Kebutuhan pelayanan diidentifikasi secara tepat, efektif dan efisien sesuai SOP Prosedur pemberian Memberikan informasi Memberikan informasi informasi kepada pelanggan kepada pelanggan sesuai kepada pelanggan sesuai 2 5 kebutuhan kebutuhan dengan tepat dan benar Prinsip-prinsip prima pelayanan Menerapkan prinsip-prinsp pelayanan prima Kualitas pelayanan prima Menerapkan unsur-unsur kualitas pelayanan prima Prosedur penerapan kualitas pelayanan pelanggan Kebutuhan pelanggan Jenis produk layanan Kualitas layanan Melakukan peningkatan terhadap kualitas pelayanan pelanggan secara berkesinambungan Memberikan layanan sesuai kebutuhan pelanggan Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan Menerapkan prinsip-prinsp pelayanan prima sesuai dengan SOP Menerapkan unsur-unsur kualitas pelayanan prima dengan cermat dan tepat Melakukan peningkatan terhadap kualitas pelayanan pelanggan secara berkesinambung-an sesuai dengan kebutuhan Menunjukkan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan 1 3 1 4 16
ELEMEN 1.2 Keluhan pelanggan ditangani secara baik dan tepat sesuai dengan prosedur 1.3 Hubungan dengan pelanggan dibangun untuk memberikan pelayanan yang maksimal sesuai dengan kebutuhan pelanggan 1.4 Bahasa dan sikap yang baik dan benar digunakan Proses penanganan keluhan pelanggan Cara membangun hubungan baik yang profesional dengan pelanggan Prosedur penggunaan bahasa dan sikap Melakukan prosedur menangani keluhan pelanggan Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelanggan Melakukan peningkatan hubungan baik dan profesional kepada pelanggan Menggunakan bahasa dan sikap yang sesuai Mengatasi keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan Melakukan peningkatan hubungan baik dan profesional kepada pelanggan sesuai SOP Menggunakan bahasa dan sikap yang sesuai dengan sopan dan ramah Asesmen Asesmen Asesmen 17
1.5. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer Kode Unit : ADM.PK01.005.01 Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi 1.1 Komputer dinyalakan sesuai dengan prosedur pemakaian 1.2 Fungsi dasar diidentifikasi berdasarkan pemakaian sistem informasi Prosedur Komputer pengoperasian Prosedur identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer Melakukan pengoperasian komputer Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer Melakukan pengoperasian komputer sesuai SOP Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer sesuai SOP 1 1 1.3 Informasi diidentifikasi dengan benar Prosedur informasi identifikasi Melakukan identifikasi informasi sebelum memulai penggunaan komputer Melakukan identifikasi informasi sebelum memulai penggunaan komputer sesuai prosedur 1.4 Metode pencarian secara tepat dipilih untuk penggunaan tipe informasi Prosedur pencarian metode Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih dengan tepat 1.5 Susunan perangkat keras disusun dengan benar Prosedur perangkat keras penyusunan Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar sesuai SOP 1.6 Tersedianya fasilitas bantuan (help) yang dapat digunakan jika dibutuhkan. Teknik penggunaan fasilitas bantuan (help) Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan sesuai SOP 18
ELEMEN 2. Menyimpan Data di Komputer 2.1 Bagian-bagian desktop sepenuhnya dipilih, dibuka dan ditutup untuk akses khusus dalam komputer (folder, file, perlengkapan network, recycle bin dan waste basket) 2.2 Fungsi yang berbeda dan bagian-bagian dari desktop diidentifikasi untuk tujuan tertentu Prosedur penyimpanan data di komputer Prosedur identifikasi dari fungsi-fungsi desktop komputer Melakukan penyimpanan data di Komputer Melakukan pengoperasian komputer dengan menge-nal fungsi-fungsi dari Desktop Melakukan penyimpanan data di Komputer sesuai SOP Melaksanakan pekerjaan pada tempatnya 1 2 2.3 Program dibuka, diubah ukurannya dan ditutup untuk tujuan navigasi Prosedur program pengoperasian Melakukan identifikasi program yang akan digunakan Melakukan identifikasi program yang akan digunakan sesuai SOP 2.4 Shortcuts dari desktop dibuat, jika perlu dengan bantuan dari orang-orang yang ahli. Teknik pembuatan shortcuts Membuat shortcuts dari desktop Membuat shortcuts dari desktop sesuai SOP 3. Mengatur petunjuk dasar dan struktur folder 3.1 Folder dengan petunjuk sub folder dibuat dan diberi nama yang sesuai 3.2 Atribut-atribut folder (ukuran, tanggal, dll) diidentifikasi Prosedur pembuatan folder dan nama folder Teknik identifikasi atribut folder (ukuran, tanggal, dll) Membuat folder dan judul folder Melakukan identifikasi atribut-atribut folder sesuai kebutuhan Membuat folder dan judul folder sesuai kebutuhan Mengenal penggunaan atribut-atribut folder sesuai kebutuhan 1 1 3.3 Sub folder dipindahkan diantara folder-folder Teknik pemindahan sub folder Melakukan pemindahan sub folder Melakukan pemindahan sub folder sesuai SOP 3.4 Folder diganti namanya apabila diperlukan Teknik penggantian nama folder Melakukan penggantian nama folder bila diperlukan Melakukan penggantian nama folder bila diperlukan sesuai SOP 19
ELEMEN 4. Mengatur file untuk pemakai (user) dan /atau keperluan pengaturan data 3.5 Folder dan sub folder diakses melalui jalan yang berbedabeda. 4.1 Tipe/Ekstensi yang lazim dipakai dari file dalam folder diidentifikasi 4.2 File dibuat dan diberi nama yang sesuai, bila perlu Teknik mengakses folder dan sub folder dengan metode berbeda Prosedur pengaturan data / file untuk pemakai (user) Prosedur membuat dan memberi nama file Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan metode berbeda Membuat pengaturan data/file untuk pemakai (user) Membuat dan memberi nama file Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan metode berbeda sesuai SOP Membuat pengaturan data/ file untuk pemakai (user) sesuai SOP Membuat dan memberi nama file sesuai kebutuhan 1 2 4.3 Kelompok file dipilih dan di buka serta diganti nama-nya apabila diperlukan Prosedur penggantian nama dan kelompok file Melakukan penggantian nama dan kelompok file Melakukan penggantian nama dan kelompok file sesuai SOP 4.4 File dicopy ke tempat penyimpan data (CD, Flash Disc, dll) atau dipilah dan dipindahkan melalui folder Prosedur menyimpan data ke media penyimpanan data (CD, flashdisc, dll) Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) sesuai SOP 4.5 File yang terhapus dapat diperbaiki/dikembalikan apabila perlu Prosedur memperbaiki / mengembalikan file yang terhapus Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus. Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus sesuai SOP 5. Mencetak data/informasi 4.6 Tools perangkat lunak digunakan untuk menempatkan file 5.1 Data/Informasi dicetak dari mesin printer yang telah diinstall Prosedur menggunakan tools perangkat lunak Prosedur mencetak data/ informasi dari mesin printer Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file Mencetak data/informasi dari mesin printer Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file sesuai SOP Mencetak data/informasi dari mesin printer sesuai prosedur 1 2 20
ELEMEN 5.2 Proses kerja pencetakan dilihat, diperiksa dan dibatalkan jika perlu 5.3 Kesalahan dalam pencetakan dapat diubah dalam daftar printer yang telah diinstalasi jika tersedia. Prosedur membatalkan pencetakan pada printer Prosedur mengubah pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall Melakukan pembatalan pencetakan pada printer Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall Melakukan pembatalan pencetakan pada printer sesuai prosedur Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall sesuai SOP 6. Mematikan Komputer 6.1 Menutup komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka 6.2 Komputer dimatikan sesuai ketentuan prosedur pemakaian. Prosedur mengakhiri pengoperasian komputer Prosedur mematikan komputer Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka Melakukan mematikan komputer sesuai ketentuan prosedur pemakaian Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka sesuai SOP Mematikan komputer sesuai SOP dengan benar 1 1 Asesmen Asesmen Asesmen 21
1.6. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK01.006.01 Durasi Pembelajaran : 24 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Memilih Peralatan 1.1 Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan digunakan dikuasai dan dipahami Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan. Menggunakan pakaian dan perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang 2 6 1.2 Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan. Jenis Peralatan serta operasional kerjanya Penentuan jumlah peralatan yang akan digunakan. Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan Memeriksa dan Mengamati ketidaksesuaian peralatan Penggunaan disesuaikan kebutuhan peralatan dengan 2. Mengoparasikan Peralatan 2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan Cara penggunaan peralat-an yang benar sesuai dengan fungsinya Mengoperasikan peralat-an kantor yang diguna-kan menurut Buku manual / SOP Mengoperasikan per-alatan kantor yang digunakan menurut fungsinya 3 8 2.2 Ketidaksesuaian diidentifikasi secara tepat dan benar Penanganan ketidak-sesuaian kerja Peralatan Melakukan identifikasi ketidaksesuaian per-alatan Ketidaksesuai peralatan ditangani dengan benar sesuai SOP 22
ELEMEN 3. Memelihara Peralatan 3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual Melakukan pemeliharaan peralatan yang digunakan Mentaati rambu-rambu penggunaan peralatan pada saat mengguna-kan 2 3 3.2 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai intruksi Cara Pencatatan pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentukan Menyimpan buku pemeliharaan pada tempatnya 3.3 Peralatan dan sarana disimpan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan menyimpanan menurut SOP cara sarana Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan peralatan 3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan Cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan kerusakan yang berat diserahkan kepada ahlinya Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan Asesmen Asesmen Asesmen 23
II. KELOMPOK UNIT INTI 2.1 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak Kode Unit : ADM.PK02.001.01 Durasi Pembelajaran : 76 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Mengakses aplikasi perangkat lunak 1.1 Pilihan aplikasi yang dibutuhkan diidentifi-kasikan dengan benar 1.2 Sistem digunakan secara benar dan efisien Cara memilih aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang benar Cara menggunakan sistem dengan benar Memilih aplikasi dengan benar sesuai kebutuhan Menggunakan sistem secara benar dan tepat Aplikasi yang dipilih benar dan tepat 4 8 Sistem digunakan secara benar dan tepat 1.3 Metode pencarian dipilih secara tepat dan cepat untuk penggunaan tipe informasi Cara memilih metode pencian secara benar dan cepat untuk penggunaan tipe informasi Memilih metode pencarian dilakukan dengan benar sesuai penggunaan tipe informasi Metode pencrian yang dipilih di-gunakan secara benar sesuai penggunaan tipe informasi 2. Menjalankan aplikasi perangkat lunak 2.1 Aplikasi perangkat lunak dipilih sesuai dengan kebutuhan 2.2 Aplikasi dijalankan sesuai dengan prosedur Cara memilih aplikasi perangkat lunak dengan benar Cara menjalankan/ mengoperasikan aplikasi sesuai prosedur Memilih aplikasi perangkat lunak dipilih dengan benar dan tepat Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak sesuai dengan prosedur pada buku manual Pemilihan aplikasi, tepat sesuai dengan Kebutuhan Perangkat lunak dioperasikan sesuai SOP 20 44 2.3 Peranan yang berbeda dari bagian-bagian dari aplikasi diidentifikasi untuk fungsi tertentu Cara mengidentifikasi Aplikasi untuk fungsi tertentu dan peranan yang berbeda dari bagian-bagian yang benar sesuai SOP Mengidentifikasi aplikasi untuk fungsi tertentu dan sesuai peranan yang berbeda dilakukan dengan benar Aplikasi diidentifika-si sesuai peranan dan fungsi yang berbeda sesuai kebutuhan Asesmen Asesmen Asesmen 24
2.2. Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana Kode Unit : ADM.PK02.003.01 Durasi Pembelajaran : 30 Jam @ 45 Menit ELEMEN 01. Menggunakan cara kerja praktis 1.1 Lembar kerja, peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis pengguna. 1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk pengoperasian komputer. Penggunakan komputer sesuai kondisi ergonomis Jenis pekerjaan apa saja yang dapat menggunakan komputer Mengatur lembar kerja pada tempat yang tepat Melakukan pengaturan pekerjaan sebelum mengoperasikan komputer Duduk dengan posisi yang benar 2 2 Jarak yang cukup antara mata dan monitor komputer 1.3 Bahasa teknis komputer dan program digunakan untuk meminimalkan yang tidak berhubungan dengan pengaturan dan permintaan. Kosa kata bahasa teknis komputer yang tepat untuk memperjelas tugas dan permintaan Menggunakan bahasa teknis dan program komputer yang tepat Bahasa teknis dan program digunakan sesuai kebutuhan 02. Menciptakan Lembar Kerja Sederhana 2.1 Permintaan pengaturan dan tugas dalam hubungannya dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan permintaan presentasi yang sesuai. Pengoperasian Komputer Pilihan pengoperasian komputer dilakukan sesuai dengan permintaan Pengoperasian dilakukan sesuai permintaan dan kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan 2 4 2.2 Menentukan perangkat lunak yang akan dipakai sesuai kebutuhan Pilihan perangkat lunak/ program Memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Pilihan perangkat lunak sesuai kebutuhan 2.3 Tampilan lembar kerja memungkinkan pemasukan data dan presentasi yang efisien. Format lembar kerja dibuat sesuai dengan format permintaan presentasi. Pengoperasian Komputer Menciptakan lembar kerja di komputer Lembar kerja dibuat sesuai dengan permintaan 25
ELEMEN 03. Menghasilkan Lembar Kerja 2.4 Rumus perangkat lunak telah diuji terlebih dahulu untuk mengkonfirmasikan hasil yang memenuhi persyaratan. 2.5 Rumus-rumus perangkat lunak yang akan dipakai dikonsultasikan untuk mendapat konfirmasi dari Penyelia 3.1 Data yang dimasukan, diperiksa ulang kesesuaiannya Pengoperasian komputer Cara mencari bantuan dari Manual, Help Cara melihat lembar kerja melalui Preview Membuat lembar kerja yang membutuhkan rumus program dengan tepat Dapat menyiapkan, menghasilkan pekerjaan menyimpan dalam waktu yang ditentukan Penggunaan rumus program sesuai SOP Teliti, memeriksa ulang pekerjaan 2 7 3.2 Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat waktu Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan, menamai file, memanggil kembali dalam waktu yang ditentukan 3.3 Buku pedoman, dokumentasi pengguna dan bantuan online digunakan untuk mengatasi masalah dengan design lembar kerja dan hasilnya. Pengoperasian komputer sesuai hasil yang diinginkan Menggunakan bantuan sesuai kebutuhan pada saat membuat lembar kerja Penggunaan bantuan dilakukan sesuai kebutuhan 3.4 Lembar kerja sebelum dicetak dipreview dan dicocokkan sesuai permintaan 3.5 Lembar kerja diberi nama dan disimpan, sesuai dengan permintaan dan pengaturan aplikasi agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Pengoperasian pencetakan Melakukan preview sebelum mencetak dokumen Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan data Lembar kerja diteliti dengan cermat sebelum dicetak Penyimpanan data dilakukan sesuai SOP 26
ELEMEN 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana 4.1 Permintaan dan tugas pengaturan ditentukan dalam hubungannya dengan pengetikan grafik dan keistimewaan grafik yang dimasukkan. 4.2 Pilihan dan design dari grafik memungkinkan gambaran yang berlaku dari data numerik dan mempertemukan tugas dan permintaan pengaturan 4.3 Grafik dipreview, pencocokkan dan pencetakan yang berhubungan dengan permintaan dan tugas pengaturan. Fasilitas Chart Wizard dan pilihan tipe grafik Membuat Grafik Mengubah bentuk Grafik bentuk Pie, mengganti Grafik menjadi bentuk Bar, Line dst. Dapat mengcopy grafik ke Word Dapat melihat tampilan grafik sebelum dicetak Dapat mencetak grafik 3 8 Asesmen Asesmen Asesmen 27
2.3. Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen Sederhana Kode Unit : ADM.PK02.005.01 Durasi Pembelajaran : 22 Jam @ 45 Menit ELEMEN 01. Mempersiapkan Peralatan 1.1 Peralatan Komputer dipersiapkan sesuai dengan SOP 1.2 Perangkat lunak/program dipilih melalui Menu sesuai dengan kebutuhan Prosedur Komputer penggunaan Jenis program perangkat lunak Mempersiapkan peralatan komputer Menentukan jenis program yang akan digunakan Bekerja sesuai prosedur/ SOP 2 4 Jenis program yang akan digunakan sesuai kebutuh-an 1.3 Media penyimpanan telah diformat Prosedur memformat media penyimpanan data Melakukan format media penyimpanan data Melakukan format media penyimpanan data sesuai SOP 1.4 Nama file diakses sesuai kebutuhan Pengaksesan judul file Melakukan akses judul file Melakukan akses judul file sesuai kebutuhan 1.5 Dokumen yang akan diproduksi diklarifikasikan dengan unit terkait Prosedur dokumen memproduksi Mengklarifikasi dengan unit terkait dokumen Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait sesuai SOP 1.6 Perangkat alat cetak diidentifikasi kelayakannya Prosedur dokumen pencetakan Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen sesuai SOP 1.7 Bahan untuk mencetak disiapkan sesuai kebutuhan Mempersiapkan bahan untuk mencetak Mempersiapkan bahan untuk mencetak sesuai kebutuhan 28
ELEMEN 02. Memastikan akan kebutuhan Dokumen 03. Mencetak dokumen 2.1 Tujuan dokumen, pembaca dan kebutuhan presentasi diklarifikasi dengan pihak yang memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan 2.2 Kebutuhan organisasi yang berhubungan dengan surat menyurat seperti model surat, seberapa besar kapasitas penyimpanan menyimpan dan aspek keamanannya teridentifikasi 3.1 Dokumen yang akan dicetak diperiksa ulang ketepatan tatabahasa dan formatnya Teknik membuat surat bisnis Membuat surat untuk keperluan Jenis bentuk surat dan cara penyimpanannya Format dan tatabahasa Membuat surat dengan bentuk yang diminta Ketepatan tata bahasa surat dan formatnya diperiksa ulang sebelum dicetak Melakukan pekerjaan sesuai SOP 2 6 Membuat surat dengan bentuk yang diminta sesuai kebutuhan Ketepatan tata bahasa surat diperiksa ulang sebelum dicetak sesuai SOP 2 8 3.2 Memastikan bahwa alat cetak beroperasi dengan baik Alat cetak Memeriksa alat cetak sebelum digunakan Memeriksa alat cetak sebelum digunakan sesuai SOP 3.3 Dokumen dicetak sesuai dengan instruksi dan kebutuhan Cara mencetak Mencetak dengan format yang benar Mencetak dengan format yang benar sesuai kebutuhan organisasi 3.4 Tampilan, penyesuaian, dan pencetakan dokumen- dokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tugas. Asesmen Asesmen Asesmen 29
2.4. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK.02.007.01 Durasi Pembelajaran : 48 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Proses dokumendokumen kantor 1.4 Dokumen diproses sesuai dengan pro-sedur dengan batas waktu. 1.5 Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen. 1.3 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Prosedur penggunaan peralatan kantor untuk memproses dokumen Prosedur penanganan kerusakan pada peralatan kantor Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur Menggunakan peralatan kantor untuk memproses dokumen dengan benar. Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur Menggunakan peralatan kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar sesuai prosedur Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor sesuai prosedur 4 8 2. Dasar surat menyurat 2.1 Format surat diidentifikasi sesuai dengan prosedur Macam-macam jenis surat dan format surat Membuat surat dengan format yang sesuai Membuat surat dengan aturan yang ditentukan 4 18 2.2 Kalimat / kata-kata ditulis secara tepat dan benar dan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas Teknik penulisan kalimat/katakata pada surat Membuat surat dengan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas Penggunaan kalimat /kata-kata tepat dan benar 30
ELEMEN 2.3 Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar Teknik penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar Mengidentifikasi penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat. Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan 2.4. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim. Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim 3. Mengurus / menjaga system dokumen 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusaha-an Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur 4 10 3.2. Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur Prosedur melakukan modifikasi referensi dan sistem indeks Melakukan modifikasi referensi dan sistem Melakukan modifikasi referensi dan sistem sesuai prosedur Asesmen Asesmen Asesmen 31
2.5. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK02.008.01 Durasi Pembelajaran : 12 Jam @ 45 Menit ELEMEN 01 Mengidentifikasi surat/ dokumen yang diterima 1.1 Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur Pengetahuan cara mengidentifikasi surat/dokumen sesuai prosedur Melakukan pengidentifikasian surat/dokumen yang diterima Melakukan pengidentifikasian surat/ dokumen yang diterima 1 1 1.2 Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya Prosedur penerimaan surat/ dokumen Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/dokumen Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi Prosedur pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Penanganan surat/ dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai SOP 1.4 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama sesuai prosedur. Prosedur pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama sesuai prosedur Melakukan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama Pengidentifikasi keakuratan surat elektronik sesuai prosedur 32
ELEMEN 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen masuk 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada 2.2 Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur 2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui. Prosedur penerimaan surat/ dokumen Proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Prosedur penerimaan surat/ dokumen yang ditujukan kepada karyawan lainnya Melakukan pencatatan surat/ dokumen yang diterima Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Melakukan distribusi surat/ dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya Melakukan pencatatan surat/ dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya sesuai tujuannya 2 3 03 Mendistribusikan surat/ dokumen masuk 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu 3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur 2 3 3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat apabila diperlukan. Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Melakukan salinan pembuatan Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan Asesmen Asesmen Asesmen 33
2.6. Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK02.009.01 Durasi Pembelajaran : 12 Jam @ 45 Menit ELEMEN 01 Mengidentifikasi surat / dokumen untuk dikirim 1.1 Surat/dokumen yang akan dikirim didentifikasi sesuai prosedur Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim Melakukan proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim dilakukan sesuai SOP 1 1 1.2 Surat/dokumen di seleksi sesuai dengan tujuannya Proses penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya Melakukan proses penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya Penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur Prosedur pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim 1.4 Berita dalam surat elektronik yang akan dikirim diperiksa keakuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur. 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada Prosedur pengiriman surat melalui elektronik Prosedur pengiriman surat/ dokumen Melakukan pemeriksaan dan penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/ dokumen yang akan dikirim Pengecekan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur Surat/ dokumen yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi sesuai prosedur 1 2 34
ELEMEN 2.2 Surat yang bersifat penting/ rahasia ditangani untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan sesuai dengan prosedur 03 Mendistribusikan surat/ dokumen 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera 1 2 3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur 3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Melakukan salinan pembuatan Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan 04 Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur 4.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hatihati dan sesuai prosedur Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama Proses penyeleksian pilihan pengiriman Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur Proses penyeleksian pilihan pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur 1 1 35
ELEMEN 4.3 Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik 4.4 Pengambilan surat - surat penting dikelola dan ditindaklanjuti. Proses penyeleksian pilihan pengiriman Prosedur pengelolaan surat-surat penting untuk ditindaklanjuti Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting Proses penyeleksian pilihan pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat -surat penting sesuai prosedur 05 Mengelola dan Mengirim e-mail 5.1 Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur Proses pendistribusian surat/ dokumen Melakukan proses persiapan daftar distribusi surat/ dokumen Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai prosedur 1 2 5.2 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur Prosedur pengiriman surat elektronik Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur 5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur Prosedur pengiriman surat elektronik Melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim Pencatatan dan penyimpanan surat elektronik sebelum dikirim sesuai prosedur Asesmen Asesmen Asesmen 36
2.7. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Dokumen Kode Unit : ADM.PK02.012.01 Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Mengidentifikasi Dokumen yang diperlukan 1.1 Dokumen yang diperlukan diidentifikasi sesuai kebutuhan Jenis dokumen dalam kegiatan bisnis Melakukan identifikasi terhadap jenis dokumen yang diperlukan Dokumen yang diperlukan diidentifikasi sesuai kebutuhan 2 3 1.2 Bantuan dari bagian lain dapat diperoleh apabila diperlukan Peranan dan tanggung jawab pekerjaan Melakukan identifikasi terhadap peranan dan tanggung jawab pekerjaan rekan kerja Bantuan dicari sesuai kebutuhan 2. Mempersiapkan Dokumen 2.1 Struktur dan isi dokumen disiapkan untuk tujuan yang jelas 2.2 Isu penting dikenali dan dianalisa 2.3. Rekomendasi untuk mengambil tindakan disertakan apabila diperlukan 2.4 Kualitas isi dokumen diperiksa dan ditingkatkan apabila diperlukan Jenis dokumen dalam kegiatan bisnis Pemahaman struktur dan isi dokumen Melakukan identifikasi terhadap struktur dan isi dokumen sesuai tujuan Menganalisa hal-hal penting yang terkait dengan dokumen sesuai kebutuhan Melakukan klarifikasi terhadap kualitas isi dan ketepatan teks dokumen Memperhatikan struktur dan isi dokumen Hal-hal penting yang terkait dengan dokumen dianalisa sesuai prosedur Kualitas isi dan ketepatan dokumen diklarifikasi sesuai prosedur 2 4 2.5 Teks diperiksa untuk kebenarannya sebelum tahap akhir 37