ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA BENGKEL HONDA MITRA JAYA BEKASI PUTRI JAYANTI/ 25209602 Pembimbing: Dr. Herry Susanto
Latar Belakang Masalah Penerapan SIA (Sistem Informasi Akuntansi) dalam suatu perusahaan sangatlah penting, oleh karenanya perusahaan dituntut untuk menerapkan SIA yang sesuai dengan kondisi masing-masing perusahaan. Salah satu sistem yang digunakan oleh perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas. SIA pada perusahaan dibangun dengan tujuan utama untuk mengolah data keuangan yang berasal dari berbagai sumber menjadi informasi yang diperlukan oleh berbagai macam pemakai baik internal maupun eksternal. Soemarso (2004 : 172) mengemukakan bahwa penerimaan kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan bertumbuhnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil transaksi lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas.. Pengertian sistem penerimaan kas itu sendiri adalah suatu catatan yang dibuat untuk melakukan kegiatan penerimaan kas yang diterima perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan.
Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian Rumusan Masalah Bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada Bengkel Honda Mitra Jaya? Apakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada Bengkel Honda Mitra Jaya sudah berjalan dengan efektif? Bagaimanakah alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang efektif bagi Bengkel Honda Mitra Jaya? Tujuan Penelitian Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada Bengkel Honda Mitra Jaya. Untuk mengetahui efektivitas sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada Bengkel Honda Mitra Jaya. Untuk membuat bagaimana alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang efektif pada Bengkel Honda Mitra Jaya.
Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penulis menyesuaikan topik yang relevan, yaitu membatasi masalah hanya mencakup pada analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Bengkel Honda Mitra Jaya dengan menggunakan bagan alur dokumen (flowchart), DFD, ERD, Normalisasi dan dilanjutkan dengan perancangan database, input, dan output.
1. Sistem Analisis. Alat Analisis Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual penerimaan kas atas penjualan jasa dan penjualan spare part motor secara tunai pada Bengkel Honda Mitra Jaya. 2. Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
Hasil dan Pembahasan Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang di Terapkan Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan Kas yang Diusulkan Front Desk Mekanik Messager Customer Service Montir Kasir Keuangan Akuntansi kunci Mulai pelanggan yang datang kunci & STNK pelanggan Mecatat keluhan pelanggan Mengembalikan STNK kpd pelanggan Membuat WO 3 Lembar N 2 3 T Melakukan Pekerjaan Service Konfirmasi pergantian spare part kepada pelanggan Y Ada pergantian? Melakukan Test Drive Melakukan pergantian spare part Mencatat pergantian spare part pada BS N Selesai Menyetorkan uang ke Bank setiap 2-3 hari sekali Bukti Setor dari Bank Mencatat Jurnal Jurnal Mulai STNK Mecatat Keluhan Mengoperasikan Mesin Register Mengembalikan STNK kpd pelangggan WO 3 Membuat WO 3 Lembar 2 1 Kunci Kunci T Melakukan pekerjaan service sesuai Test Drive Ada Pergantian? Mencatat pergantian spare part pd Y Kunci WO 3 WO 3 Mcocokkan, WO 3 Menghitung biaya jasa service pembayaran dari pelanggan Membuat faktur pembayaran 3 lembar FP 1 Mcocokkan FP 1, dan uang Menyerahkan FP 1 & Menyetorkan uang ke bank setiap hari Bukti Setor dari Bank Menyerahkan Bukti Setor FP 1 WO1 FP 1,, dan BS Mcocokkan FP 1, dan BS Mencatat Jurnal Jurnal FP 1 BS BS WO 3 Kunci N FP 2 WO 3 N Mencocokkan & WO 3 Menghitung biaya jasa service dan menerima pembayaran dari pelanggan N Uang FP 3 Kunci Selesai kunci Membuat FP 2 lembar FP 1 2 Pimpinan Keterangan : WO = Work Order FP = Faktur Pembayaran BS = Bukti Setor FP 1
Perancangan Sistem yang Diusulkan (DFD) Diagram Konteks STNK Form Service FP 0 Sistem Penerimaan Kas LPK, LPT Manajemen Diagram zero FP STNK Form Service 1 Proses Pembuatan WO WO 2 Proses Pembuatan FP FP 3 Proses Pembuatan Jurnal LPK, LPT Manajemen F. F. Pembayaran F. Spare Part F. Rekening F. Jasa F. Jurnal F. Transaksi
Entity Relationship Diagram (ERD) nm_jasa kd_jasa* hrg_service Jasa N nm_plgn almt_plgn kd_plgn* M kd_plgn** Transaksi kd_brg** hrg_brg kd_brg* N M Spare Part tgl_byr** kd_byr kd_plgn* Pembayaran jns_mtr_plgn no_polisi_plgn kd_jasa** tgl_trans no_urut_trans* jmlh_brg nm_brg no_urut_trans** jmlh_byr tgl_trans* kd_rek** tgl_byr* N kd_rek* Jurnal Rekening saldo kredit debit perkiraan nominal nm_rek
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Normalisasi) 1. UNNORMAL kd_plgn nm_plgn almt_plgn jns_mtr_plgn no_polisi_plgn tgl_trans kd_jasa kd_plgn kd_brg no_urut_trans kd_jasa nm_jasa hrg_service kd_brg nm_brg jmlh_brg hrg_brg no_urut_trans tgl_byr kd_byr kd_plgn jmlh_byr tgl_byr kd_rek nominal tgl_trans kd_rek perkiraan debit kredit saldo
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Normalisasi) 2. Bentuk Normal (1NF) kd_plgn* nm_dpn nm_blkg nm_jln no_rmh nm_kota kd_pos jns_mtr_plgn no_polisi_plgn kd_brg* nm_brg** jmlh_brg hrg_brg kd_rek* nm_rek** nominal 3. Bentuk Normal (2NF) tgl_transaksi* kd_jasa** kd_plgn** kd_brg** no_urut_trans no_urut_trans* tgl_byr kd_byr kd_plgn jmlh_byr tgl_byr tgl_trans* kd_rek** perkiraan debit kredit saldo kd_jasa* nm_jasa hrg_service kd_plgn* nm_dpn nm_blkg nm_jln no_rmh nm_kota kd_pos jns_mtr_plgn no_polisi_plgn kd_brg* jmlh_brg hrg_brg nm_brg** no_urut_trans* tgl_byr kd_byr jmlh_byr tgl_byr kd_plgn** tgl_byr* kd_byr kd_plgn jmlh_byr no_urut_trans** kd_jasa* nm_jasa hrg_service kd_rek* nominal nm_rek** tgl_trans perkiraan Debit Kredit saldo kd_rek**
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Database) 1. Tabel Field Properties No. Field Name Data Type Field Size Caption 1. kd_plgn Text 7 Kode 2. nm_dpn Text 20 Nama Depan 3. nm_blkg Text 20 Nama Belakang 4. nm_jln Text 30 Nama Jalan 5. no_rmh Number Byte Nomer Rumah 6. nm_kota Text 20 Nama Kota 7. kd_pos Number Integer Kode Pos 8. jns_mtr_plgn Text 10 Jenis Motor 9. no_polisi_plgn Text 9 Nomer Polisi 2. Tabel Transaksi Field Properties No. Field Name Data Type Field Size Caption 1. tgl_trans Date 8 Tanggal Transaksi 2. kd_jasa Text 7 Kode Jasa 3. kd_plgn Text 7 Kode 4. kd_brg Text 7 Kode Barang 5. no_urut_trans Number Byte Nomer Urut Transaksi
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Database) 3. Tabel Jasa Field Properties No. Field Name Data Type Field Size Format Caption 1. kd_jasa Text 7 - Kode Jasa 2. nm_jasa Text 10 - Nama Jasa 3. hrg_service Currency - Rp #,### Harga Service 4. Tabel Spare Part Field Properties No. Nama Field Data Type Field Size Format Caption 1. kd_brg Text 7 - Kode Barang 2. nm_brg Text 7 - Nama Barang 3. jmlh_brg Number Byte - Jumlah Barang 4. hrg_brg Currency - Rp #,### Harga Barang 5. Tabel Pembayaran Field Properties No. Field Name Data Type Field Size Format Caption 1. no_urut_trans Number Byte - Nomer Urut Transaksi 2. tgl_byr Date 8 - Tanggal Bayar 3. kd_byr Text 7 - Kode Bayar 4. kd_plgn Text 7 - Kode 5. jmlh_byr Currency - Rp #,### Jumlah Bayar
Perancangan Sistem Yang Diusulkan (Database) 6. Tabel Rekening Field Properties No. Field Name Data Type Field Size Format Caption 1. tgl_byr Date 8 - Tanggal Bayar 2. kd_rek Number Byte - Kode Rekening 3. nm_rek Text 30 - Nama Rekening 4. Nominal Currency - Rp #,### Nominal 7. Tabel Jurnal Field Properties No. Field Name Data Type Field Size Format Caption 1. tgl_trans Date 8 - Tanggal Transaksi 2. kd_rek Text 10 - Kode Rekening 3. Perkiraan Text 30 - Perkiraan 4. Debit Currency - Rp #,### Debit 5. Kredit Currency - Rp #,### Kredit 6. saldo Currency - Rp #,### Saldo
DESAIN INPUT YANG DIUSULKAN FORM SERVICE BENGKEL HONDA MITRA JAYA Jl. Jend.Sudirman No.99 Kranji - Bekasi Telp. 021-888854053 Fax. 021-36655181 No. Urut : No. Polisi : Tanggal : No. Mesin : Nama : Jam : Alamat : Type/Thn : Tlp. Rumah : Km : HP. : Nama Montir : Keluhan : Pergantian Spare Part/ Oli: Estimasi Biaya: Menyetujui, Pemilik/ Pembawa Montir, Kendaraan, ( ) ( )
DESAIN OUTPUT YANG DIUSULKAN 1. Jurnal Penerimaan Kas Tgl Perkiraan yang di kredit Ref Debit Kredit Kas Potongan Penjualan Penjualan Piutang Dagang Serba-Serbi Total 2. Jurnal Penjualan Tanggal Keterangan Ref Debit (Rp) Kredit (Rp) Debit (Rp) Saldo Kredit (Rp) BENGKEL HONDA MITRA JAYA LAPORAN PENERIMAAN KAS Periode Transaksi : dd/mm/yyyy Tanggal Cetak : dd/mm/yyyy No Tgl No. Faktur Ket. Jumlah Saldo BENGKEL HONDA MITRA JAYA LAPORAN PENJUALAN TUNAI Periode : Tanggal Cetak : No Tgl Barang Kuantitas Harga Satuan Total
KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN 1. Dari hasil penelitian yang didapat ada tiga bagian inti mengenai sistem akuntansi diantaranya bagian front desk, bagian messager, dan bagian mekanik Namun pada prosedur bagian front desk hanya dilakukan oleh satu orang yang sama. 2. Pada SIA penerimaan kas pada perusahaan Bengkel Honda Mitra Jaya yang diterapkan penulis menemukan kerangkapan tugas pada fungsi yang terkait sehingga dapat disimpulkan kurang efektif, kerangkapan tugas dan tanggung jawab yaitu terletak pada pada bagian front desk yang hanya dilakukan oleh satu orang yang sama, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi penerimaan kas, dan laporan yang dihasilkan yang belum terkomputerisasi atau masih dilakukan secara manual. Kelemahan tersebut dapat memicu terjadinya kecurangan dan manipulasi data yang mungkin saja dilakukan oleh karyawan. 3. Alternatif perancangan SIA penerimaan kas yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas tersebut menghasilkan beberapa file atau database yang diolah menjadi laporan seperti laporan penerimaan kas dan laporan penjualan. Dengan perancangan sistem tersebut, penulis dapat mengetahui apa saja yang seharusnya diperbaiki agar sistem penerimaan kas berjalan dengan efektif, tepat, lengkap, akurat dan terkomputerisasi. SARAN 1. Perusahaan sebaiknya membuat pemisahan tugas dan tanggung jawab agar tidak ada lagi kerangkapan tugas dari fungsi yang terkait. 2. Memperbaiki pengarsipan dokumen pada masing-masing fungsi yang terkait, mencetak dokumen yang dibutuhkan, menghasilkan laporan yang terkait dalam sistem penerimaan kas.. 3. Mempertimbangkan untuk menggunakan sistem penerimaan kas yang terkomputerisasi. Diharapkan dengan pertimbangan pemakaian SIA penerimaan kas yang terkomputerisasi dapat membantu pihak manajemen & pimpinan dalam mengambil keputusan dan membantu tugas dan tanggung jawab karyawan menjadi lebih efektif dan efisien
TERIMA KASIH