BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1 Sejarah Singkat CV Cahaya Mulia merupakan suatu bentuk usaha dagang yang didirikan pada tanggal 16 September 2000 dengan kepemilikan Bapak Dasiman yang berlokasi di Hos Cokroaminoto No. 12 Larangan Utara, Ciledug. Toko cahaya Mulia merupakan suatu bentuk usaha dagang yang operasi kerjanya menjual barang barang kepada konsumen untuk di jual. Adapun barang barang yang diperjualkan seperti keramik, bak mandi, cat, keran, kloset, wastafel. CV Cahaya Mulia yang berbentuk usaha dagang ini bertujuan untuk memperoleh keuntungan dengan mendapatkan selisih antara harga yang dijual ke konsumen degan harga beli ke supplier dengan tidak mengabaikan kualitas barang yang di jual dan pelayanan kepada konsumennya Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu kerangka kerja yang menunjukkan suatu bentuk atau pola tetap dari kerja antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkungan kerja tertentu Struktur organisasi sangat memegang peranan penting dalam suatu perusahaan, perlu dibuat struktur organisasi secara jelas yang dapat menunjukan pembagian tugas dan wewenang setiap bagian, sehingga dapat dicapai dengan kondisi yang baik. Perbedaan struktur organisasi setiap perusahaan disebabkan oleh berbagai hal, seperti : jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang-cabang dan lain-lain. Struktur organisasi hendaknya dapat memisahkan funsi-fungsi operasional, pencatatan dan penyimpanan. Pemisahan fungsi ini diharapkan dapat mencegah kecurangan-kecurangan dalam 28

2 29 perusahaan. Fungsi-fungsi ini merupaka hubungan kerjasama dari macam-macam pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu yang merupakan suatu kerangka dasar secara menyeluruh dari struktur. Pembagian struktur organisasi bukan hanya untuk pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan tertentu, akan tetapi hatus mempunyai prinsip yang mantap agar keserasian kerja dapat tercapai secara efektif yang sekaligus mendapatkan suatu keuntungan yang diinginkan perusahaan. Adapun struktur organisasi pada toko Cahaya Mulia adalah sebagai berikut : PIMPINAN KARYAWAN ADMINISTRASI Pengiriman Gambar 3.1 Struktur Organisasi Cahaya Mulia Tanggung Jawab Setiap Bagian Berikut adalah tugas dan wewenang posisi-posisi yang ada pada Cahaya Mulia. 1) Pimpinan: o Sebagai Pemilik Toko o Merumuskan tujuan dan menentukan kebijaksanaan took secara menyeluruh o Memimpin dan mengawasi perkembangan toko melalui laporan laporan yang di terima dan mengambil keputusan yang diperlukan

3 30 o Mengkoordinasi semua bagian yang ada di dalam toko sehingga tercipta kerja sama yang harmonis dan tercapainya tujuan took 2) Karyawan: o Melakukan kegiatan penjualan kepada konsumen o Bertanggung jawab atas transaksi penjualan terhadap keakurasian data barang yang di jual ke konsumen 3) Administrasi: o Mencatat Transaksi keluar masuknya keuangan o Membuat laporan keuangan. o Menyimpan arsip-arsip perusahaan. o Memesan barang yang berkaitan dengan gudang ataupun bagian lainnya. o Bertanggung jawab atas pengeluaran untuk keperluan toko dan penerimaan kas hasil penjualan 4) Pengiriman: o Mengirimkan barang barang yang di pesan oleh pihak kosumen o Bertanggung jawab atas kualitas barang barang yang di bawa atau di pesan oleh pemesan

4 Flow Of Document yang berjalan Gambar 3.2 Flow Of Document yang berjalan

5 Kendala Sistem yang dihadapi Berdasarkan analisa penulis menemukan beberapa masalah dan Kelemahan yang dihadapi pada CV.Cahaya Mulia antara lain: a. Pencatatan dan Proses yang dilakukan masih dilakukan secara manual sehingga akan memakan waktu sehingga pelayanan penjualan pada CV. Cahaya Mulia kepada pelanggan menjadi lambat. b. Dengan keadaan system manual, laporan tidak tersedia secara tepat waktu karena perlu waktu yang cukup lama dalam penyusunannya, jika terjadi kesalahan akibat tidak telitinya perhitungan maka penyusunan laporan harus diulang. c. Banyak data transaksi yang tidak tersusun secara rapih, sehingga cukup sulit untuk mencarinya kembali. d. Perincian arsip / dokumen transaksi yang dirasakan terlalu lama dan pembuatan laporan yang sering terlambat. 3.2 Prosedur Sistem yang diusulkan Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan Sistem penjualan yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah rancangan Sistem Informasi untuk Penjualan Tunai yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Keseluruhan Sistem pada CV. Cahaya Mulia Tujuan sistem yang diusulkan Adapun system yang diusulkan ini dapat diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian penjualan, pelanggan maupun pimpinan

6 33 1. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian penjualan dalam mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam menangani pengolahan informasi 2. ketelitian dan ketepatan pencarian data penjualan yang telah tersusun rapi. Daftar Harga Barang Yang Dijual Nama Barang Jenis Harga Masterina 40 / 40 Keramik Teras Rp Roman Gres 20/20 Keramik Dapur Rp Giant Tiles 33/33 Keramik Teras Rp Acura 20/20 Keramik Dapur Rp Grandmaster 20/20 Keramik Dapur Rp Royal Wall 25/33 Keramik Teras Rp Roman Wall 20/25 Keramik Dapur Rp Roman Gres 33/33 Keramik Teras Rp Masterina 20/25 Keramik Kamar Mandi Rp Essenza 30/30 Keramik Teras Rp Mulia 25/30 Keramik Kamar Mandi Rp Mulia 20/20 Keramik Dapur Rp Essenza 20/25 Keramik Kamar Mandi Rp Giant Tiles 40/40 Keramik Teras Rp Acura 10/15 Keramik Kamar mandi Rp Tabel 3.1 Daftar Harga Barang Yang Dijual

7 Flow Of Document yang diusulkan Gambar 3.3 Flow Of Document yang diusulkan

8 Data Flow Diagram Diagram Konteks Pelangan Data Pesanan Data Pelanggan Faktur Faktur Penjualan CV. Cahaya Mulia 0 Laporan Pimpinan Gambar 3.4 Diagram Konteks Diagram Zero Pelangan Data Pesanan Data Pelanggan Input Data Pelanggan & Input Pesanan 1.0 Data Pelanggan Data Barang Pelanggan Barang Data Pesanan Pesan Faktur Surat Jalan Bayar 2.0 Data Pesanan Surat Jalan Pimpinan Laporan Cetak Laporan 3.0 Data Pelanggan Data Pesanan Data Barang Gambar 3.5 Diagram Zero

9 36 Level 1 Proses 1 Gambar 3.6 Diagram Level 1 Proses 1 Level 1 Proses 3 Gambar 3.7 Diagram Level 1 Proses 3

10 Entity Relationship Diagram PELANGGAN PESAN BARANG Kd_Plng No_Psnan Kd_Brng Nm_Plng Tgl_Psnan Nm_Brng Almt_Plng Kd_Plng Jns_Brng Tlp_Plng Kd_Brng Hrg_Brng Jml_Psn Jml_Brng Hrg_Psn No_Nota No_SJ Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram

11 Normalisasi A. Unnormal / Normalisasi 1NF Gambar 3.9 Normalisasi 1NF B. Normalisasi 2NF Gambar 3.10 Normalisasi 2NF

12 39 C. Normalisasi 3NF Gambar 3.11 Normalisasi 3NF 3.5 Struktur File Dalam mengerjakan file data dapat disesuaikan menurut kebutuhan sesuai struktur file. File database terdiri dari 3 file terpisah yaitu : 1 Struktur File Pelanggan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : CahayaMulia.mdb Nama table : Pelanggan Primary Key : Kd_Plng No Nam Field Type Width Keterangan 1 Kd_Plng* Text 5 Kode Pelanggan 2 Nm_Plng Text 20 Nama Pelanggan 3 Alamat_Plng Text 35 Alamat Pelanggan 4 Tlp_Plng Text 12 Telpon Pelanggan Tabel 3.2 Struktur File Pelanggan

13 40 2 Struktur File Barang, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : CahayaMulia.mdb Nama table : Barang Primary Key : Kd_Brng No Nam Field Type Width Keterangan 1 Kd_Brng* Text 5 Kode Barang 2 Nm_Brng Text 20 Nama Barang 3 Jns_Brng Text 20 Jenis Barang 4 Hrg_Brng Currency Harga Barang 5 Jml_Brng Nimeric Integer Jumlah Barang Tabel 3.3 Struktur file Barang 3 Struktur File Beli, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut: Nama File : CahayaMulia.mdb Nama table : Beli Primary Key : No_Psnan Foreign Key : Kd_Plng : Kd_Brng No Nam Field Type Width Keterangan 1 No_Psnan* Text 8 Nomor Pesanan 2 Tgl_Psnan Date/Time Tanggal Pesnan 3 Kd_Plng Text 5 Kode Pelanggan 4 Kd_Brng Text 5 Kode Barang 5 Jml_Psn Numeric Integer Jumlah Barang yang dipesan 6 Hrg_Psn Currency Harga Barang Pada saat pesan 7 No_Nota Text 8 Nomor Nota Pesanan 8 No. Surat Jalan Text 8 Nomor Surat Jalan Tabel 3.4 Struktur file Pembelian

14 Rancangan Input / Output Perancangan Input Struktur Menu Utama Gambar 3.12 Struktur Menu Utama

15 Form Menu Utama Gambar 3.13 Form Menu Utama Form Pelanggan Gambar 3.14 Form Pelanggan

16 Form Barang Gambar 3.15 Form Barang

17 Form Pesanan PESANAN X PESANAN NO. PESANAN No_Psnan BARANG TANGGAL Tgl_Psnan V KODE Kd_Brng V PELANGGAN NAMA Nm_Brng KODE Kd_Plng V JENIS Jns_Brng NAMA Nm_Plng HARGA Hrg_Psn ALAMAT Almt_Plng JUMLAH Jml_Psn NO. TELPON Tlp_Plng SUB TOTAL SUB TOTAL ISI PESANAN KODE NAMA JENIS HARGA JUMLAH SUB TOTAL DATA GRID TOTAL TOTAL SIMPAN EDIT HAPUS KELUAR Gambar 3.16 Form Pesanan

18 Form Nota NOTA X NOTA NO. NOTA No_Nota PESANAN NO. PESANAN No_Psnan V TANGGAL KODE PELANGGAN NAMA PELANGGAN ALAMAT Tgl_Psnan Kd_Plng Nm_Plng Almt_Plng V NO. TELPON Tlp_Plng ISI PESANAN KODE NAMA JENIS HARGA JUMLAH SUB TOTAL DATA GRID TOTAL TOTAL SIMPAN CETAK KELUAR Gambar 3.17 Form Nota

19 Form Surat jalan Gambar 3.18 Form Surat Jalan Form Cetak Laporan Penjualan PENJUALAN X TANGGAL Tgl_Awal S/D TANGGAL Tgl_Akhir V V CETAK KELUAR Gambar 3.19 Form Cetak Laporan Penjualan

20 Form Cetak Stock Barang STOCK BARANG X KODE BARANG S/D KODE BARANG V V CETAK KELUAR Gambar 3.20 Form Cetak Stock Barang

21 Perancangan Output Nota LOGO CAHAYA MULIA The House Of Tiles & Sanitary Jl. Dr. Cipto Mangunkusumo (H. Mencong)No. 100 Paninggilan Utara, Cileduk Tagerang Phone : (021) Fax : (021) Jakarta, : DD/MM/YYYY NO. NOTA : Kode Pelanggan : Nama : Alamat : No Telpon : BARANG KODE NAMA BANYAK HARGA SUB TOTAL X -5-X X -20-X TANDA TERIMA JUMLAH HARGA HORMAT KAMI Gambar 3.21 Nota

22 Surat Jalan Gambar 3.22 Surat Jalan

23 Laporan Penjualan LOGO CAHAYA MULIA The House Of Tiles & Sanitary Jl. Dr. Cipto Mangunkusumo (H. Mencong)No. 100 Paninggilan Utara, Cileduk Tagerang Phone : (021) Fax : (021) Jakarta, : DD/MM/YYYY NO. PESANAN : NO. NOTA : NO. Surat Jalan : Kode Pelanggan : Nama : Alamat : No Telpon : BARANG KODE NAMA BANYAK HARGA SUB TOTAL X -5-X X -20-X JUMLAH HARGA BAGIAN PENJUALAN PIMPINAN ( ) ( ) Gambar 3.23 Laporan Penjualan

24 Laporan Stock Barang Gambar 3.24 Laporan Stock Barang