ABSTRAKSI. Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas. ABSTRACT

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TIKET PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) STASIUN KRANJI Yuka Adi Nugraha ( ) Fakultas Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Gunadarma, 2012 ABSTRAKSI Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Stasiun Kranji dan untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Stasiun Kranji sudah berjalan secara efektif. Dari hasil penelitian diketahui dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Stasiun kranji tidak berjalan secara efektif. Ini terlihat dari prosedur penerimaan kas hanya terdiri dari dua bagian yang terkait, yaitu bagian loket dan bagian kasir. Dalam bagian kasir terjadi penumpukan tugas dan tidak jelas dalam pembagian tugasnya sehingga dinilai dapat menimbulkan manipulasi data. Oleh karena itu, bagian yang diusulkan dalam penelitian sistem informasi akuntansi penerimaan kas terdiri dari prosedur bagian loket, prosedur bagian kasir, dan prosedur bagian akuntansi serta penulis juga merubah sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang semula manual menjadi terkomputerisasi dengan menambahkan database dalam penelitian yang dapat diharapkan agar sistem informasi akuntansi penerimaan kas dapat berjalan secara efektif. Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas. ABSTRACT The purpose of this study was to determine how cash receipts accounting information system that is running on the Kranji Station and to determine whether the accounting information system of cash receipts at Kranji station has been running effectively. The survey results revealed the accounting information system of cash receipts at Kranji station did not operate effectively. This is evident from the cash receipts procedure only consists of two related parts, the parts counter and the cashier. In the cashier section there is a concentration task and it is not clear in the division of duties so that votes can lead to data manipulation. Therefore, the research proposed in the accounting information system consists of cash receipts from the procedure section counter, the cashier procedures, and procedures for the accounting department and the author also change the accounting information system of the original cash receipt manually by adding a computerized database that can be expected in the study that cash receipts accounting information system can work effectively. Keywords: Design, Accounting Information Systems, Cash Receipts.

2 PENDAHULUAN PT. Kereta Api (Persero) yang merupakan Badan Usaha Milik Negara yang berada di bawah naungan Departemen Perhubungan PT. Kereta Api (Persero) ditunjuk oleh pemerintah untuk menyelenggarakan layanan jasa transportasi darat. PT Kereta Api Indonesia (Persero) memberikan layanan kereta api penumpang dan barang. Hampir semua jalur yang beroperasi memiliki layanan angkutan kereta api penumpang yang dijalankan secara teratur. Stasiun merupakan sarana/ tempat menaikan dan menurunkan penumpang. Dengan adanya stasiun, para pengguna (Penumpang) jasa kereta api akan dimudahkan dalam menggunakan transportasi darat tersebut. Dalam penjualan tiket di stasiun Kranji masih terdapat beberapa kelemahan yang bisa berdampak buruk bagi PT. Kereta Api. Masih manualnya pelayanan penjualan tiket kereta yang belum terkomputerisasi, kartu debit komet sering terjadi error sehingga penjualan tiket kereta menjadi terhambat. Penjualan merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang sangat rentan terhadap adanya penggelapan/ memanipulasi data. Penjualan merupakan suatu kegiatan operasional perusahaan yang akan berpengaruh terhadap asset perusahaan dalam hal ini adalah kas. Jika penjualan yang dilakukan perusahaan berhasil atau lancar maka kas yang dihasilkan pun akan besar dan berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan tersebut. Sebagaimana diketahui bahwa keberhasilan suatu penjualan tiket menentukan sangat besar atau kecilnya laba yang akan diperoleh PT.Kereta Api, dan laba merupakan salah satu penentu suatu perusahaan dalam melaksanakan kelangsungan kegiatan operasionalnya. Penghasilan utama suatu perusahaan adalah dari penjualan. Agar penjualan dapat dicatat secara wajar maka perlu diciptakan hubungan antara fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas keterangan-keterangan mengenai seluruh transaksi penjualan yang akhirnya disajikan dalam laporan keuangan. Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yang berinteraksi secara harmonis dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen yang terstruktur pula. Salah satu sistem akuntansi yang diperlukan perusahaan adalah sistem akuntansi penerimaan kas. Kas adalah aktiva yang paling liquid dalam arti paling sering berubah karena hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Pengertian kas dari sudut pandang akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan dan dapat pula diterima sebagai setoran ke bank sebesar nilai nominalnya atau disimpan di bank ataupun tempat lainnya yang dapat diambil sewaktuwaktu. Kas mempunyai beberapa fungsi dan salah satunya yang paling penting yaitu sebagai alat

3 pembayaran untuk kegiatan operasional perusahaan. Sitem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2005 : 4) sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan transaksi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Bisa disimpulkan sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan dari sumber-sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya kepada para pembuat keputusan. Untuk mendapatkan informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugastugas sebagai berikut: a. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya kedalam sistem. b. Memproses data transaksi. c. Menyimpan data untuk keperluan dimasa yang akan datang. d. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan dikomputer. e. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya. Sistem Development Life Cycle (SDLC) SDLC merupakan siklus pengembangan sistem. Pengembangan sistem teknik (engineering sistem development). SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analisis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi : a. Melakukan survei dan menilai kelayakkan proyek pengembangan sistem informasi. b. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan. c. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi. d. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik. e. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) f. Merancang sistem informasi baru. g. Membangun sistem informasi baru. h. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru. i. Memelihara dan melakukan perbaikan/penngkatan sistem informasi baru bila diperlukan. Dalam sebuah siklus SDLC terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah 1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis kerja manajemen yang sedang berjalan. 2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem.

4 3. Perancangan Sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi. 4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan. 5. Penguji sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat. 6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat. METODOLOGI PENELITIAN Objek Penelitian Objek dari penelitian yang akan diteliti adalah sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tiket pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Stasiun Kranji yang beralamatkan di Jalan Jendral Sudirman, Kota Bekasi, Jawa Barat. Data / Variabel yang Digunakan Data yang digunakan dalam penelitian berupa data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang berupa keterangan keterangan dari bagian bagian yang terkait, seperti prosedur sistem informasi akuntansi yang sedang berjalan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Data sekunder yaitu data yang sudah tersedia sehingga kita hanya mencari dan mengumpulkan, seperti buku-buku yang mendukung penelitian. Alat Analisis Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan. Berdasarkan analisis yang telah dibuat kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan pemecahannya. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1.Sistem Analisis Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual penerimaan kas yang berasal dari penjualan tiket secara tunai pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero). 2.Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi, pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram) dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.

5 HASIL DAN PEMBAHASAN Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi BAGAN ALIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA STASIUN KRANJI KETERANGAN 1. Menerima dokumen 234 dari juanda. Serta menandatangani dokumen Bagian Kasir membuat dokumen 220 sebagai persediaan karcis. Kemudian bagian kasir mengeluarkan karcis dari gudang untuk diserahkan ke Bagian Loket sesuai dengan kebutuhan. 3. Bagian Loket mencatat sebagai dokumen 221 berdasarkan dokumen 220 sebagai persediaan karcis di loket. 4. Bagian Loket melakukan Open Shift, melakukan penjualan, memasukkan hasil penjualan ke dalam Dokumen Dasar (215) 5. Kemudian Mencatat Buku Setoran (501) berdasarkan DokDas (215). Kemudian menyetor Buku Setoran ke Bagian Kasir. BAGIAN KASIR 234 Menandatangani dokumen BAGIAN LOKET Bagian Kasir menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran). Kemudian membuat Dokumen (Catatan Kas) berdasarkan Buku setoran. Menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran) 7. Membuat berita acara atau bukti setor. Bukti setor dan dokumen 8. Kemudian membuat dokumen 576 (buku kas), B13 dan B15 berdasarkan dokumen setiap 4 hari. Membuat berita acara atau bukti setor 9. Membuat dokumen 570 (analisa gabungan piutang) setiap 1 bulan sekali.. Membuat dokumen 212 (neraca). 10. Kemudian mengarsip tetap dokumen, 576, 570, 212, BS. 576 B13 B N Gambar 1 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi

6 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Usulan BAGAN ALIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA STASIUN KRANJI USULAN KETERANGAN BAGIAN KASIR BAGIAN LOKET BAGIAN AKUNTANSI 1. Bagian Akuntansi menerima dokumen 234 dari juanda, serta menandatangani dokumen 234. Kemudian menyerahkan salinan 234 ke bagian Kasir untuk membuat daftar persediaan karcis Bagian Kasir membuat dokumen 220 sebagai persediaan karcis di gudang. kemudian menyesuaikan dokumen 234 dengan dokumen Bagian Loket mencatat sebagai dokumen 221 berdasarkan dokumen 220 sebagai persediaan karcis di loket. Bagian Loket melakukan Open Shift, melakukan penjualan, memasukkan hasil penjualan ke dalam Dokumen Dasar (215) 4. Kemudian Mencatat Buku Setoran (501) berdasarkan DokDas (215). Kemudian menyetor Buku Setoran ke Bagian Kasir. 5. Bagian Kasir menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran). Kemudian membuat Dokumen (Catatan Kas) berdasarkan Buku setoran. 6. Bagian Akuntansi membuat berita acara atau Bukti Setor. Bukti setor diserahkan ke bagian Kasir. Kemudian digunakan sebagai menyetor uang ke Bank. 7. Bagian Akuntansi menerima Bukti setor dan dokumen dari bagian kasir. Kemudian membuat dokumen 576, B13 dan B15 berdasarkan dokumen setiap 4 hari. 8. Membuat dokumen 570 setiap 1 bulan sekali.. Membuat dokumen 212. menyesuaikan dokumen 234 dengan dokumen Menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran) Menandatangani dokumen Membuat berita acara atau bukti setor Kemudian mengarsip tetap dokumen, 576, 570, 212, BS. B13 B15 Bank N Gambar 2 Bagan Alir Sistem Informasi Usulan

7 Model Logika dari Sistem yang Diusulkan Kantor Pusat Tiket Order 0 Sistem Penerimaan kas LPK Manajemen Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Penerimaan Kas Usulan Kantor Pusat Tiket Order 1 Proses Persd. Karcis Data persediaan 2 Proses entry data order Data Order 3 Proses Pembayaran Dok Das 4 Proses Penjurnalan Jurnal 5 Proses Cetak Lap LPK Manajemen F. Persediaan F. Pelanggan F. Tiket F. Pendapatan F. Transaksi F. Jurnal F. Laporan Normalisasi Gambar 4 Diagram Zero Sistem Penerimaan Kas Usulan

8 Gambar 5 Bentuk Unnormal Gambar 6 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

9 Desain Database yang Diusulkan Tabel Persediaan Gambar 7 Bentuk Normal Kedua (2NF) Tabel Pelanggan

10 Tabel Tiket No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan 1 no_karcis* 2 tgl_karcis Text 10 Nomor karcis Date/Time Short date 18/07/90 Tanggal karcis 3 jurusan Text 25 Jurusan 4 jns_kereta Text 15 Jenis kereta 5 hrg_karcis Currency Rp #,###.00 Harga karcis Tabel Pendapatan No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan 1 jml_tiket terjual* Number Byte Jumlah tiket terjual 2 jns_tiket Text 15 Jenis tiket 3 tgl_transaksi Date/Time Short date 18/07/90 Tanggal Transaksi 4 debet Currency Rp #,###.00 Debet 5 saldo Currency Rp #,###.00 Saldo Tabel Transaksi No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan 1 hrg_karcis* Currency Rp #,###.00 Harga karcis 2 no_karcis Text 10 Nomor karcis 3 jns_kereta Text 15 Jenis kereta 4 jurusan Text Jurusan

11 5 jml_tiket terjual Number Byte Jumlah tiket terjual 6 no_rek Number Byte 7 tgl_transaksi Date/Time Short date 18/07/90 8 saldo Currency Rp #,###.00 Saldo 9 id_petugas Text 30 Identitas Petugas Tabel Jurnal No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan 1 tgl_transaksi* Short date Tanggal Date/Time 18/07/90 transaksi 2 no_rek Nomor Number Byte rekening 3 keterangan 4 debet 5 kredit 6 saldo Text 50 Keterangan Currency Currency Currency Rp #,###.00 Rp #,###.00 Rp #,###.00 Debet Kredit Saldo Tabel Laporan No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan 1 no_persediaan* Nomor Text 10 persediaan 2 jns_kereta* 3 no_karcis* 4 jml_tiket terjual* Number Byte Text 15 Jenis kereta Text 10 Keterangan Jumlah tiket terjual 5 hrg_karcis* Currency Rp #,###.00 Harga karcis 6 tgl_transaksi* Date/Time Short date 18/07/90 Tanggal transaksi 7 saldo Currency Rp #,###.00 Saldo

12 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan dalam bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas dalam penjualan tiket yang saat ini sedang di terapkan distasiun kranji belum efektif karena masih banyak terdapat kelemahan yang terjadi di stasiun kranji. 2. Tidak terdapat keunggulan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas di stasiun kranji yang sedang di terapkan, tetapi terdapat kelemahan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang diterapkan. Kelemahan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang diterapkan antara lain : a. Tidak terdapatnya standar operasional perusahaan yang membuat pekerjaan tidak terorganisasi dengan baik. b. Terdapat kerangkapan tugas yang terjadi seperti di bagian kasir tidak ada perbedaan antara atasan dan bawahan. c. Terlalu sedikitnya bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas. d. Masih manualnya proses pencatatan penerimaan kas yang membuat waktu pengerjaan menjadi lama. 3. Peranan manajer terhadap kelangsungan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tiket yang saat ini sedang berlangsung belum begitu efektif karena masih belum terorganisasi dan terkoordinasi dengan baik setiap pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan. 4. Perlu diadakan pembaharuan dalam sistem informasi penerimaan kas yang lebih baik dalam menunjang pengembangan perusahaan karena masih manual dalam pencatatan akuntansinya yang belum terkomputerisasi. Karena dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat mengefektifkan sistem informasi penerimaan kasnya.

13 Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan maka saransaran yang dapat diajukan adalah sebagai berikut: 1. Perlunya diterapkan standar operasional perusahaan (SOP) dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas agar berjalan lebih efektif yang membuat pembagian tugas menjadi lebih jelas dan mengerjakannya sesuai dengan prosedurnya. 2. Stasiun kranji diharapkan mengembalikan bagian akuntansi dalam sistem penerimaan kas, yang berfungsi untuk menghindari tumpang tindih perkerjaan dalam bagian kasir yang menyebabkan kerangkapan tugas. 3. Manajer sebaiknya lebih memperhatikan kinerja dari setiap bagian-bagian yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas agar berjalan lebih efektif sehingga memiliki pegawai yang cakap serta kompeten yang baik terutama dalam hal perilaku atau attitude dan terorganisasi lebih baik agar tidak terjadi kerangkapan tugas serta tanggungjawab. 4. Stasiun kranji diharapkan membuat dan merancang sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang lebih baik dengan membuat sistem informasi akuntansi yang telah terkomputerisasi demi kelangsungan hidup perusahaan menjadi yang lebih baik.