PROSEDUR PK.UiTM.APB.(P).02 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Tandatangan. Nama Nor Azliana Norli Bosirah Daud Prof. Datin Dr. Hajibah Osman Jawatan Pegawai Eksekutif Pen. Pendaftar Kanan Dekan Tarikh 20 Mei 2009 20 Mei 2009 20 Mei 2009
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran/ Para Surat Pindaan
BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 5 5.0 Singkatan 6 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6 7.0 Rekod Kualiti 10 8.0 Lampiran 10
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod di APB diwujudkan, dikawal dan diselenggarakan dengan teratur dan sistematik supaya mudah dikesan semula apabila diperlukan untuk rujukan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai di APB untuk mewujud, menyimpan, menyelenggara, mengawal dan melupus semua rekod bagi memastikan Sistem Pengurusan Rekod lebih kemas dan berkualiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1. MK.UiTM.APB.01 MANUAL KUALITI BIL. JENIS 3.1.1 Seksyen 4.2.3 Kawalan Dokumen Seksyen 4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti 3.2. Dokumen Sokongan BIL. JENIS 3.2.1 DS.UiTM.APB.25 Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran dan Arahan Perbendaharaan Bab 3 dan 4. 3.2.2 DS.UiTM.APB.27 Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan. 3.2.3 DS.UiTM.APB.01 Akta Arkib Negara 1966 dan Pekeliling- Pekeliling Pengurusan Rekod 3.2.4 DS.UiTM.APB.06 Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)
4.0 DEFINISI 4.1 Rekod Rekod yang diwujudkan untuk tujuan rujukan semula dan sebagai objective evidence yang disimpan, diselenggara, dikawal dan dilupuskan (jika perlu) dalam melaksanakan Sistem Kualiti. 4.2 Pelupusan Proses melupus rekod/dokumen kualiti yang melebihi tempoh yang telah ditetapkan, sebagaimana yang tercatat di dalam Akta Arkib Negara 1966. 4.3 Mengindeks Proses penyusunan rekod supaya ia lebih sistematik dan teratur. 4.4 Klasifikasi Rekod Adalah merujuk kepada nombor yang ditentukan berdasarkan klasifikasi dan identifikasi rekod. 4.5 Data Digital Adalah merupakan maklumat mengenai urusan pengajaran dan pembelajaran serta keputusan peperiksaan di dalam bentuk soft copy. 4.6 Server Adalah komputer utama yang menyimpan semua data digital SsPM dan ianya terletak di Bilik Operasi dan Pemantauan Makmal, Tingkat 9 Menara SAAS. Ketika ini server yang digunakan berjenama Compaq Proline dan sistem operasi adalah Microsoft Windows Server 2003.
4.7 Tape Adalah merupakan alat yang boleh menyimpan data digital dan boleh dicapai kembali serta boleh dipindahkan kembali ke mana-mana komputer yang mempunyai tape drive yang setaraf dengannya. Ketika ini tape yang digunakan adalah DS40G. 5.0 SINGKATAN UiTM : Universiti Teknologi MARA APB : Akademi Pengajian Bahasa D : Dekan TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) TD(P&A) : Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni) WP : Wakil Pengurusan KIT : Koordinator IT PPK/PD : Penolong Pendaftar Kanan/Pegawai Dokumen PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) PE(P) : Pegawai Eksekutif PB : Penolong Bendahari, Zon Kewangan Akademi Pengajian Bahasa JTK : Juruteknik Komputer PMK : Pembantu Makmal Kanan PM : Pembantu Makmal PTK : Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) PTO : Pembantu Tadbir (Operasi)
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN D 1. Arahkan PP/PD/PD/PE untuk mengenalpasti dan mewujudkan Sistem Rekod Kualiti mengikut Arahan Perkhidmatan Bab. 4. PPK/PD, PE(A)& PE(P) 2. 3. 4. Terima arahan daripada Dekan untuk mengwujudkan Sistem Rekod Kualiti. Kenalpasti rekod dan fail yang perlu diwujudkan. Arah PTO yang berkenaan untuk membuka fail baru apabila diperlukan. A. Pembukaan Fail PTO, PTK 5. 6. 7. 8. 9. Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi kategori Terbuka Tentukan nombor fail berdasarkan sistem fail APB. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail. Pastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas minit dan fail fastener yang tersedia. Catatkan tajuk surat dan dokumen yang berkaitan pada kertas minit. Catatan berwarna merah bagi surat masuk dan warna biru/hitam bagi surat keluar. Kemaskini Senarai Rekod Fail (Lampiran 1) 10. PTO/PTK 11. Pastikan rekod disimpan dalam kabinet di Pejabat Pentadbiran APB. B. Sistem Pengurusan Fail 1. Pengedaran Fail Terima arahan daripada Dekan/PP/PD/PD/PE(A),PE(P) untuk mendapatkan fail.
PTO/PTK 12. 13. 14. 15. 16. Dapatkan fail berkenaan dari kabinet pejabat APB dan catatkan pergerakan fail pada Log Pergerakan Fail dan Kad Edaran Fail (Lampiran 2A,2B). Pastikan Log Pergerakan Fail dan Kad Edaran Fail dikemaskini. Hantar fail kepada pegawai berkenaan dan dapatkan tandatangan perakuan penerimaan dalam Log Pergerakan Fail. Simpan satu salinan Kad Edaran Fail dalam Poket Fail satu salinan dalam Log Pergerakan Fail yang selamat dan mudah dikesan. Jika fail hilang/tiada rujuk PK.UITM.APB.(P).11 2. Pemulangan/Penyerahan Fail 17. Terima fail daripada Dekan/PP/PD/PD/PE(A)&PE(P). Catatkan terimaan fail pada Log Pergerakan Fail dan Kad Edaran Fail. 18. Pastikan fail disimpan di tempat yang betul dalam Kabinet Fail Pejabat Pentadbiran APB. C. Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan 19. 20. 21. 22. Fail Sementara/Sampul Kecil Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100 helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm atau yang lebih awal. Fail tutup disimpan dalam kabinet Fail APB di Pejabat Pentadbiran/Pengurusan. Buka fail jilid susulan Buka fail sementara/ sampul kecil jika fail asal tidak dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan dibuat.
23. Kandungkan fail sementara/sampul kecil dan masukkan ke dalam fail asal apabila fail asal ditemui. D. Pelupusan Fail PPK/PD, PE(A)&PE(P) 24. Kenalpasti dan arahkan PTO untuk senaraikan fail yang perlu dilupuskan seperti Lampiran 3. Rujuk PK.UITM.APB.(P).11. JTK/PMK/PM 25. E. Membuat Backup Data Digital 26. Terima arahan daripada KIT untuk membuat backup semua data digital yang terdapat di dalam server. Ianya di dalam direktori MSQL SERVER/BACKUP/SsPM mengikut tarikh terkini dengan menggunakan tape dan dilabel dengan perkataan BACKUP SsPM. Simpan tape di dalam laci yang berkunci di bilik KIT di Bangunan Korea, APB. 27. KIT 28. Letakkan satu lagi salinan backup data tersebut di dalam hardisk server berkenaan dan mempunyai rekod penyimpanan tersebut. Semak dan pastikan Backup dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan dan pastikan tape dan hardisk yang digunakan dalam keadaan baik serta boleh direkod bila diperlukan. 29. Sahkan dan simpan dengan selamat rekod backup.
7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD RUJUKAN LOKASI TEMPOH 7.1 Senarai Rekod Fail Senarai Fail APB Pejabat 5-7 Tahun 100-APB.(PT.38/2/1) Pentadbiran 7.2 7.3 7.4 Senarai Rekod Fail Pengurusan) Kad Edaran Fail Kad Edaran Fail (Pengurusan) Borang Rekod Fail Tutup Log Pergerakan Fail 100-APB.(PT.38/2/3) Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 7.5 Senarai Fail Tutup Pejabat 5-7 Tahun Akademi Pentadbiran 7.6 Borang Rekod Fail Tutup 100-APB (PT.38/2/5) (Pengurusan) 7.7 Laporan Rekod Backup Bilik KIT 5-7 Tahun 8.0 LAMPIRAN 8.1 Contoh Senarai Rekod Fail Lampiran 1 8.2 Contoh Kad Edaran Fail Lampiran 2 8.3 Contoh Senarai Fail Tutup APB Lampiran 3 8.4 Contoh Laporan Rekod Backup Lampiran 4