BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam sebuah bisnis, selalu terdapat kegiatan jual beli. Kegiatan jual beli ini bisa menjadi hal yang simple seperti penjualan di supermarket, atau bisa juga menjadi sesuatu yang kmpleks, Seperti misalnya penjualan senjata nuklir antar negara. Dalam bisnis yang melakukan penjualan kepada bisnis lain yang biasa disebut sebagai penjualan krprat, memiliki langkah langkah yang berbeda dari supermarket. Pada PT. Siemens Indnesia (PTSI), khususnya divisi Autmatin & Cntrl (A&C), langkah langkah penjualannya adalah sebagai berikut. Prduct Scializatin Inquiries Technical Prpsal Qutatin Purchase Order Delivery Gambar 1.1 prses penjualan PTIS, Divisi A & C. Pada langkah pertama, yang terjadi adalah prduct scicalizatin. Dimana penjual melakukan pengenalan prduk dan jasa yang ditawarkannya kepada caln pembeli. Langkah ini biasanya dilakukan leh tenaga penjual. Kegiatan yang biasa dilakukan adalah pemberian brsur dan presentasi prduk kepada caln pengguna prduk dan jasa. 1
2 Langkah kedua terjadi ketika caln pengguna merasa tertarik dengan prduk dan jasa yang ditawarkan. Pada perusahaan yang cukup besar, caln pengguna akan menghubungi bagian pembelian pada tempatnya bekerja untuk mengeluarkan inqueries kepada perusahaan penjual. Bagian pembelian akan membuat inqueries dan kemudian menyerahkannya pada tenaga penjual dari perusahaan penjual. Perusahaan penjual setelah menerima inqueries, akan melakukan langkah ke 3, yaitu pembuatan technical prpsal. Dimana tenaga penjual bersama dengan system engineer akan melakukan analisa terhadap permintaan caln pelanggan, dimana fase analisa tersebut biasanya memerlukan beberapa kali site visit dan diskusi dengan caln pengguna untuk menggali kebutuhan dasar caln pengguna sehingga system enginner dapat memberikan slusi yang ptimal kepada caln pengguna. Setelah terjadi kesepakatan dalam technical prpsal, system engineer akan menyusun qutatin untuk kemudian di apprve leh bagian engineering dan cmmerical. Setelah itu tenaga penjual akan menyerahkan qutatin tersebut kepada bagian pembelian dari perusahaan caln pembeli untuk didiskusikan dengan caln pengguna, dianalisa dan dibandingkan dengan qutatin dari penjual lain. Apabila caln pembeli merasa bahwa prduk dan jasa serta ketentuan dan kndisi yang ditawarkan leh penjual adalah slusi terbaik bagi bisnisnya, caln pembeli akan mengeluarkan Purchase Order (PO) dan menyerahkannya kepada tenaga penjual dari perusahaan penjual. Setelah itu kedua perusahaan akan melakukan penyerahan prduk, jasa dan pembayaran sesuai dengan ketentuan pada PO.
4 1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Prses penjualan pada PTSI Divisi A & C memiliki inti pada penyusunan technical prpsal dan qutatin. Technical prpsal akan membantu tenaga penjual untuk meyakinkan caln pengguna agar menggunakan prduk dan jasanya. Sementara qutatin yang memuat segala ketentuan mengenai pryek yang dibahas pada technical qutatin termasuk harga prduk dan jasa yang ditawarkan, akan menjadi bahan pertimbangan bagian pembelian untuk mengeluarkan PO atau tidak. Pada PTSI, Divisi A & C, Penyusunan Technical Prpsal dan qutatin ini dilakukan pada departemen Qutatin leh serang System engineer. System engineer ini akan membantu tenaga penjual untuk menterjemahkan kebutuhan custmer, kemudian menterjemahkannya menjadi suatu system yang akan memenuhi kebutuhan custmer. Kemudian system engineer akan menganalisa kebutuhan sistem hingga menghasilkan bill f Quantity (BQ). Dimana BQ adalah suatu daftar hal hal yang dibutuhkan untuk mengerjakan pryek tersebut. Termasuk di dalam BQ antara lain: Prduk, beserta kde rder dan jumlahnya. Man Pwer, beserta kualifikasi dan jumlahnya. Selain BQ, system engineer juga perlu menentukan: Additinal Cst, biasanya berupa persentase dari nilai pryek. Prediksi arus kas pryek, dan Jangka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pryek tersebut.
5 Setelah analisa dilakukan, system engineer akan melakukan penyusunan qutatin yang biasanya terdiri dari: Cvering Letter Biasanya sepanjang satu halaman mencantumkan maksud dari qutatin, nmr referensi inquiries, dan nmr kntak. Scpe f Supply Berisi deskripsi mengenai sistem dan slusi yang di tawarkan System Overview Mencantumkan gambaran sistem secara menyeluruh. Biasanya berupa tabel dan grafik. Technnical Terms and Cnditin Berisi ketentuan ketentuan technical dan batasan batasan pryek. Cmmercial Terms and Cnditin Berisi harga dan ketentuan ketentuan cmmercial seperti terms f payment, Cntract validity, penalty, delivery time, garansi dan batasan batasan cmmercial. Jika dilihat pada pekerjaannya, system enginer memerlukan kualifikasi yang cukup tinggi pada waktu melakukan analisa kebutuhan pelanggan. Hal ini dkarenakan perlunya penguasaan akan: Basic Engineering Prcess & Applicatin Engineering
6 Prduct Knwledge System design Riset Operasi, serta Manajemen Pryek Masalah yang timbul pada awal penelitian ini adalah penyusunan qutatin memerlukan keahlian yang berbeda dari daftar diatas. Pada penyusunan qutatin, yang pada dasarnya hanyalah memindahkan data dari BQ ke dalam bentuk tulisan agar mudah dan menyenangkan untuk dibaca leh pembacanya, keahlian yang dibutuhkan adalah data entry dan wrd prcessing. Manajemen Divisi A&C, PTSI, menilai bahwa hal ini adalah suatu inefficiency. Dimana serang system engineer yang nta bene dibayar dengan gaji yang cukup tinggi namun mengerjakan pekerjan yang clerical atau simple. Berangkat dari pandangan itu, divisi A&C mencba melakukan peningkatan effisiensi dengan mengeluarkan pekerjaan penyusunan qutatin dari deskripsi pekerjaan system engineer. Sehingga system engineer dapat lebih fcus pada pekerjaan yang lebih rumit. Pengeluaran pekerjaan ini menimbulkan pertanyaan siapa yang akan mengerjakan penyusunan qutatin?. Namun setelah dikaji secara mendalam, pilihan yang mungkin untuk dilakukan adalah membeli sebuah tl yang berupa sftware yang dapat menyusun qutatin tersebut secara tmatis (Alternativ 2) atau menyewa beberapa rang untuk menyusun qutatin (alternativ 3) dengan
7 menetapkan alternativ 1 adalah membiarkan keadaan sesuai dengan kndisi saat ini untuk perbandingan. Untuk membantu pihak manajemen dalam memutuskan alternativ mana yang harus dilakukan ditinjau dari aspek finansialnya, penulis mencba membuat suatu studi kelayakan mengenai pryek implementasi qutatin tl. Masalah yang timbul adalah apakah alternatif implementasi qutatin tl dapat memberikan penghematan yang terbesar ketika dibandingkan dengan kndisi saat ini dan alternatif penambahan pekerja? 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: Objek penulisan adalah implementasi qutatin tl pada PT. Siemens Indnesia, Divisi Autmatin & Cntrl sebagai salah satu pilihan yang mungkin dilakukan dalam meng-efisienkan prses bisnisnya. Penelitian yang dilakukan adalah mengenai kelayakan financial pryek pengembangan qutatin tl yang akan dibeli leh PT. Siemens Indnesia dari pengembang perangkat lunak. 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah untuk:
8 Mengetahui besarnya penghematan yang dapat dilakukan dengan mengimplementasikan perubahan ini. 1.4.2 Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah perusahaan dapat mengetahui: Apakah perubahan yang dilakukan pada departemen Qutatin ini akan dapat menurunkan biaya prses pembuatan qutatin. Slusi apa yang akan memberikan penghematan terbesar bagi perusahaan. 1.5 Gambaran Umum Perusahaan (bjek penelitian) Pada 12 ktber 1847, Werner vn Siemens, serang pria berkebangsaan jerman menemukan pinter telegraph pada usia 31. Bersama dengan rekannya Jhann Gerg Halske, mereka berdua mendirikan pabrik pinter telegraph di sebuah bangunan di Berlin. 1855, adalah awal mula pergerakan merek dagang Siemens di Indnesia. Yang kemudian mendirikan kantrnya di Surabaya pada 1909. Disambung dengan pembukaan kantr di Jakarta (dahulu Batavia) dan bandung. Sepanjang perjalanannya, Siemens telah banyak memberikan kemudahan bagi kehidupan manusia. Salah satunya adalah pembangunan jaringan telegraph dari erpa ke india pada tahun 1870 yang mengakibatkan penyampaian pesan dari Lndn, Inggris ke Calcuta, India berubah dari 1 bulan menjadi 28 menit. Sejak saat itu, Siemens merubah cara manusia melakukan kmunikasi jarak jauh.
9 Siemens terkenal dengan panjangnya sejarah dan banyaknya hak paten yang telah memudahkan kehidupan manusia. Namun dilain sisi, Siemens juga memiliki masa lalu yang kelam. Kekelaman ini dikarenakan tragedy terbesar yang terjadi pada Siemens. Yaitu adalah keterkaitannya dengan pergerakan Nazi. Terkaitnya Siemens dengan nazi dikarenakan kegiatan bisnisnya yang mensuply kebutuhan tentara2 nazi. Termasuk diantaranya membangun ruang gas untuk eksekusi musuh nazi. Dan juga kebijakan perusahaan yang menggunakan pada tahanan nazi untuk bekerja di pabriknya. Pada akhir dari pergerakan nazi, Siemens mengalami kerugian yang amat besar karena asset-asetnya banyak dibakar leh massa. Kerugian Siemens saat itu mencapai 80% asset. Setelah tragedy tersebut, Siemens kembali membangun kerajaan bisnisnya hingga saat ini. Hingga pada tahun 1966, Siemens didaftarkan pada bursa efek Jerman. Saat ini, Siemens telah menjadi Knglmerasi Rekayasa (Engineering) terbesar di dunia. Dengan hak paten mencapai 50,700 hak paten, serta memperkerjakan lebih dari 450.000 tenaga kerja dari 190 negara, menghasilkan penjualan hingga 85 miliar Eur dan ttal asset mencapai 90 miliar Eur, dan Bergerak pada sektr Energi, Industri dan healthcare. Di Indnesia, Siemens saat ini berdiri dengan nama resmi PT. Siemens Indnesia. Yang berperasi pada sektr Industri, Pwer dan Medical. Divisi Autmatin & Cntrl (A&C) adalah salah satu divisi pada sectr industry dimana divisi A&C melakukan penjualan kepada industri industri di
10 indnesia. Penjualan tersebut dapat berupa suatu system industri ataupun prduk secara satuan. Untuk system, Divisi A & C menjual berbagai macam sistem industri pada sektr sektr industri sebagai berikut. Autmtive Chemical & Pharmaceutical Electrical, Electrnic and Semicnductrs Fd and Beverage Machine Building Metals and Mining Oil and Gas Pulp and Paper Transprtatin and Lgistics Water Sementara, prduk prduk siemens yang dipasarkan di indnesia melalui Divisi A & C adalah sebagai berikut. Industrial Autmatin Systems Adalah prduk siemens yang digunakan untuk membuat sistem tmasi pada pabrik. Cnthnya adalah PLC (prgramable Lgic Cntrl), HMI ( Human Machine Interface), DCS (distributed Cntrl System), MES (Manufacturing Executin System), dan lain lain.
11 Lw Vltage Cntrl and Distributin Adalah prduk siemens yang digunakan untuk mendistribusikan listrik pada tegangan rendah. Cnthnya adalah Circuit Breaker, Mtr Starter, Terminal Blck, Industrial Switch, dan lain lain. Electrical Installatin Technlgy Electrical installatin technlgi banyak bermain pada prduk prduk instalasi elektrik seperti busbar dan busbar supprt. Termasuk di dalamnya instrumen instrumen yang biasa dibutuhkan leh industri. Large Drives and Mtin Cntrl Large drive adalah klasifikasi prduk siemens untuk drive dan electric mtr dengan ukuran lebih besar dari 200kW. Sementara mtin cntrl adalah suatu sistem untuk melakukan kntrl pergerakan secara presisi. Cnth aplikasi ini adalah mesin cetak ffset, cntrller mesin CNC, dan lain lain. Mechanical Drives Mechanical drive bergerak pada prduk prduk yang mengkntrl pergerakan mtr menggunakan alat mechanical seperti misalnya gearbx. Sensrs and Cmmunicatin
3 Untuk lebih jelasnya,langkah langkah ini, bisa dilihat pada grafik 1.2. Gambar 1.2 Detail prses penjualan PTSI, Divisi A & C.
12 Prduk siemens pada klasifikasi sensr and cmmunicatin berfkus pada penjualan berbagai macam sensr yang digunakan dalam industri serta prduk prduk pendukung kmunikasi data. Seperti Industrial ethernet switch, kabel data khusus, kabel fiber ptik, beserta peralatan lain yang mendukung kmunikasi data. Standard Drives Standrad drive adalah klasifikasi prduk siemens untuk drive dan mtr yang lebih kecil atau sama dengan 200kW. Prduk prduk ini biasanya digunakan pada pmpa atau fan. Dimana tenaga yang dibutuhkan tidaklah besar serta kntrl yang dibutuhkan tidak terlalu presisi.