BAB 3. Gambaran Umum Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan

Transkripsi

1 BAB 3 Gambaran Umum Sistem Infrmasi Yang Sedang Berjalan 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang Perusahaan PT. Prima Sarana Slusi adalah sebuah perusahaan distributr dan penyedia aplikasi dan ptimasi WAN yang bergerak dalam bidang penjualan perangkat keras / hardware (bandwidth ptimizer). Dimana prduk-prduk yang dijual merupakan prduk yang diimpr dari Australia. Perusahaan ini didirikan leh Bapak Iwan Setiawan dan Bapak Irawan Mulyadi pada tahun PT. Prima Sarana Slusi berlkasi di Jalan Jenderal Sudirman Kavling 2 Karet Tengsin Tanah Abang,Gedung Arthalka Lantai 15 Jakarta Pusat dan merupakan distributr tunggal di Indnesia yang telah menjalin kerjasama dengan Exinda, sebuah perusahaan penyedia aplikasi dan ptimasi WAN di Australia dan mulai berkembang tahun 2008 sampai pada saat ini. Pelanggan PT Prima Sarana Slusi sebagian besar bukan sebagai pengguna akhir (end user) melainkan supplier sebagai penghubung jalur distribusi barang bandwidth ptimizer. PT. Prima Sarana Slusi tercatat telah membantu pelanggan untuk meningkatkan prduktivitas dan memperluas pasar mereka. Dengan kekuatannya dan hemat biaya prduk dan slusi bagi pelanggan perusahaan.

2 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Untuk menjadi pemimpin Business Slutin Prvider dengan menawarkan suatu terbsan dalam bidang Enterprise Business Slutins, Managed Services Enterprise, securities, dan infrastruktur IT di Indnesia Misi Perusahaan Untuk menjadikan perusahaan klien menjadi yang terbaik dan memungkinkan para pengambil keputusan di semua tingkatan perusahaan tersebut untuk meningkatkan data perusahaan yang terintegrasi dengan lebih baik, lebih cepat mengambil keputusan sehingga mendrng garis atas dan bawah pertumbuhan perusahaan.

3 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Uraian Jabatan Dalam menjalankan suatu usaha, setiap perusahaan selalu berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapaian tujuan tersebut membutuhkan kerja sama individu dalam perusahaan, baik vertikal maupun hrizntal. Agar kerja sama tersebut berjalan dengan baik dan tepat, maka perlu adanya pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing anggta dalam perusahaan yang telah terencana dan terstruktur dalam suatu struktur rganisasi perusahaan.

4 Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Direktur Tugas: Menyusun kebijakan-kebijakan yang akan digunakan di dalam perusahaan Menentukan langkah-langkah kebijakan yang akan diambil leh perusahaan. Menetapkan target yang akan dicapai leh perusahaan. Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam perusahaan secara menyeluruh agar sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan. Wewenang: Mengambil keputusan terhadap jalannya perusahaan yang dipimpin. Meminta pertanggungjawaban dari Manager atas pelaksanaan-pelaksanaan yang telah ditentukan sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku di dalam perusahaan.

5 2. Manager Tugas: Bertanggung jawab untuk mengkrdinir dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan leh masing masing bagian agar sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang ditetapkan leh perusahaan. Memberikan lapran yang dihasilkan leh seluruh bagian dan mendiskusikan keadaan perusahaan, masalah, dan rencana perusahaan dengan direktur. Wewenang: Memberikan persetujuan untuk mempekerjakan caln pegawai baru yang diperlukan perusahaan dan berwenang pula untuk memberhentikan pegawai tersebut apabila tidak menjalankan tugasnya dengan baik. 3. Divisi Marketing Tugas: Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan.

6 Merencanakan dan membuat strategi penjualan untuk mencapai jumlah penjualan yang maksimal. Wewenang: Menyampaikan pendapat kepada Manager tentang hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan di bagian penjualan. 4. Finance Tugas: Mengeluarkan uang dan transaksi-transaksi pembayaran. Membuat dan mencetak sales rder. Melakukan fllw up. Menghitung dan meng-input pajak. Wewenang: Menyampaikan pendapat kepada Manager tentang hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan di bagian finance. 5. Divisi Gudang Tugas: Menyimpan barang Mengirim barang

7 Wewenang: Menyampaikan pendapat kepada Manager tentang hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan di bagian gudang 6. Divisi IT Tugas: Mengawasi kinerja sistem di perusahaan terutama bila terjadi errr dalam sistem perusahaan dan bila terserang leh virus. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan sistem perusahaan. Wewenang: Memprteksi sistem bila terjadi penyusup dan ada virus yang menyerang sistem. Menyampaikan pendapat kepada Manager tentang hal hal yang berhubungan dengan kegiatan di bagian IT. 3.4 Sistem Yang Berjalan Uraian Prsedur Sistem yang berjalan yang sedang berjalan pada PT. Prima Sarana Slusi adalah sebagai berikut:

8 1. Pelanggan datang untuk melakukan pemesanan. Divisi Marketing akan mengecek ke dalam database apakah pelanggan tersebut adalah pelanggan baru atau pelanggan lama. Apabila pelanggan baru, maka divisi Marketing akan mencatat nama pelanggan ke dalam database. Setelah itu, divisi Marketing mencatat pesanan dari pelanggan. Setelah itu pesanan yang telah dicatat akan diberikan kepada bagian finance. 2. Divisi Finance membuat Sales Order rangkap 3 dan menagih pembayaran dwn payment 50% lama rder pemesanan selama 1minggu dimana: Rangkap 1 untuk diarsip leh divisi Finance. Rangkap 2 untuk dikirim kepada divisi Gudang. Rangkap 3 untuk diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembelian. 3. Ketika pelanggan harus membayar 50% DP sebagai tanda jadi, divisi Finance membuat invice sebagai tanda bahwa pelanggan telah melakukan pelunasan DP 50%. 4. Setelah barang datang, divisi Gudang membuat Surat Jalan sebanyak 2 rangkap dimana: Rangkap 1 untuk diserahkan kepada divisi finance sebagai barang bukti penagihan. Rangkap 2 untuk diarsipkan leh divisi gudang sebagai bukti bahwa barang telah keluar.

9 5. Setelah mendapatkan Surat Jalan (SJ) rangkap ke-1 dari divisi Gudang, maka divisi finance akan membuat Faktur Pengiriman dan Penagihan (FPP) sebanyak 2 (dua) rangkap dimana rangkap ke-1 untuk diarsipkan leh divisi finance, dan rangkap ke-2 diserahkan kepada divisi gudang untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. 6. Divisi gudang setelah mendapatkan FPP rangkap ke-2 maka langsung melakukan pengiriman barang dan melakukan penagihan. Dan disaat melakukan penagihan, pelanggan harus menunjukkan Sales Order rangkap ke-3 (tiga) dan saat itu juga pelanggan harus melunasi sisa pembayaran 50%. 7. Setelah mendapatkan sisa pembayaran 50%, maka divisi gudang menyerahkan uang pembayaran kepada finance untuk dicatat ke dalam jurnal. 8. Pada setiap akhir bulan, divisi finance akan mencetak lapranlapran berupa lapran penjualan, lapran neraca, lapran laba rugi, lapran pajak, sales rder, lapran transaksi-transaksi pembayaran, dan lapran pengeluaran kas.

10 3.4.2 Overview Activity Diagram Adapun Overview Activity Diagram (OAD) dari sistem infrmasi penjualan tunai dari PT Prima Sarana Slusi. Gambar 3.2 Overview Activity Diagram PT Prima Sarana Slusi

11 3.4.3 Rich Picture Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Infrmasi Berjalan PT Prima Sarana Slusi

12 3.4.4 Dkumen yang Digunakan Dkumen yang digunakan pada sistem penjualan yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Sales Order Sales Order di-input leh divisi finance. Sales rder yang di-input berdasarkan pesanan dari pelanggan ataupun caln pelanggan. 2. Dwn Payment Dwn Payment adalah pembayaran awal/uang muka terhadap barang yang dipesan leh pelanggan. 3. Surat Jalan Surat Jalan adalah surat yang dikeluarkan leh divisi gudang untuk disertakan dalam pengiriman barang. 4. Lapran Neraca Adalah lapran yang dibuat leh divisi finance untuk menunjukkan psisi keuangan perusahaan pada akhir peride tersebut. 5. Lapran Penjualan Lapran yang dibuat leh divisi finance untuk menjelaskan penjualan perbulan kepada manager. 6. Lapran Laba-Rugi Lapran yang dibuat untuk mengetahui apakah perusahaan mengalami defisit atau surplus.

13 7. Lapran Pajak Lapran yang dibuat untuk menghitung pajak yang harus perusahaan bayarkan kepada pemerintah. 8. Lapran Transaksi-Transaksi Pembayaran Lapran yang menunjukan pembayaran yang dilakukan leh pelanggan kepada perusahaan. 9. Lapran Pengeluaran Kas Lapran yang dibuat untuk menjelaskan pengeluaran perusahaan selama peride tertentu Spesifikasi Hardware, dan Sftware Spesifikasi Hardware PT.Prima Sarana Slusi memiliki beberapa kmputer sebagai berikut: 1. Menggunakan laptp HP tipe Presari CQ40-606TU (6 buah) Prcessr TypeIntel Cre 2 Du Prcessr Standard Memry 2 GB DDR2 SDRAM PC-6400 Hard Drive Type320 GB Serial ATA 5400 RPM 2. Macbk Apple tipe 466 (7 buah), spesifikasinya sebagai berikut: Platfrm : Intel Centrin Du Prcessr Technlgy Prcessr : 2.0GHz Intel Cre 2 Du Hard Drive : 160GB Serial ATA; 5400 rpm

14 3. Lima (5) Unit Kmputer Hme Office Prcessr : Intel Cre 2 Du PrcessrTechnlgy Intel Cre 2 Du CPU E 2.40 GHz Memry : 2048MB RAM Spesifikasi Sftware Operatin System Windws Vista Hme Premium versin Sftware yang digunakan untuk sistem penjualan adalah Accurate 2000 versin 3.4. Sftware yang digunakan untuk mengantisipasi virus adalah Kaspersky Internet Security Prtectin versin Sftware yang digunakan untuk Macbk Apple tipe 466 adalah: Operatin System Mac OS X v10.5 Lepard Sftware yang digunakan untuk HP Presari CQ35-109TU adalah Operatin System Windws Vista. 3.5 Keamanan, Operasinal, Bundary, Input, dan Output data Keamanan Data Pengendalian keamanan dilakukan untuk memastikan apakah sistem keamanan yang terdapat di dalam suatu perusahaan memenuhi standar yang telah ditetapkan leh perusahaan. Pengendalian keamanan

15 yang dilakukan berdasarkan data-data yang diperleh dari hasil bservasi, checklist,dan wawancara dengan divisi IT, manager dan manajemen gedung Operasinal Data Pengendalian perasinal di dalam suatu perusahaan perlu dilakukan untuk mengetahui apakah sistem perasinal perusahaan sudah berjalan dengan baik dan memenuhi prsedur yang berlaku. Pengendalian perasinal dilakukan dengan melakukan wawancara dengan divisi IT dan manager Bundary Data Untuk menjaga keamanan sistem perusahaan dari pihak pihak yang berkepentingan maka pada sistem kmputer dibuat pengamanan berupa identifikasi user, penggunaan PIN atau Passwrd yang diberikan pada bagian yang mendapatkan trisasi atau wewenang dalam penggunaan sistem. Bundary yang diterapkan berdasarkan hak akses pada tiap bagian yang berhubungan dengan penjualan adalah sebagai berikut : divisi Finance, divisi Marketing, divisi Gudang, Manager, dan divisi IT Input yang Dilakukan Pengendalian input dilakukan berdasarkan hasil peng-inputan data yang dilakukan leh divisi finance, marketing, dan gudang. Penginputan data dilakukan berdasarkan hasil transaksi yang dilakukan melalui sftware Accurate 2000 versi 3.4 yang langsung diakses melalui data master dan transaksi hasil penginputan data.

16 3.5.5 Output yang Dihasilkan Berdasarkan input yang dimasukan ke dalam sistem, maka menghasilkan utput yang akan diberikan ke divisi Finance yaitu sebagai berikut : Lapran Penjualan Lapran Rugi / Laba Lapran Neraca Sales Order Surat Jalan 3.6 User Manual Menu Lgin : Membuka database perusahaan. Lgin ke sftware dengan user id dan passwrd. User id dan passwrd harus benar. Jika user salah memasukkan user id dan passwrd, maka akan muncul message bx : gagal lgin. Menu Utama : Berkas Persiapan Daftar Aktifitas Lapran Jendela

17 Bantuan Buku Besar Kas Bank Persediaan Penjualan Pembelian Aktiva Tetap Daftar Menu Berkas : Data baru Membuka data Menutup data Simpan dengan alias Cadangan data Pakai data cadangan Perbaikan data Ekstratr Imprter Upgrade data versi 1 Impr data perusahaan Batal impr data perusahaan Tutup buku perusahaan Keluar

18 Menu Persiapan Inf perusahaan Preferensi Prfil pengguna Ubah kata kunci Persiapan singkat Rancangan daftar frmulir Mata uang Daftar akun Buku besar Bukti jurnal umum Histri buku besar Sald akun Anggaran akun Kas dan bank Buku bank Pembayaran lain Penerimaan lain Pelanggan Penjualan Pesanan penjualan Pengiriman pesanan Faktur penjualan

19 Retur penjualan Penerimaan pelanggan Pemask Pembelian Pesanan pembelian Penerimaan barang Faktur pembelian Retur pembelian Pembayaran pemask Barang dan jasa Pembiayaan pesanan Persediaan Daftar gudang Barang per gudang Pemindahan barang Penyesuaian Kategri barang Penyesuaian harga jual Aktiva tetap Tipe aktiva tetap pajak Tipe aktiva tetap Daftar aktiva tetap Daftar lain

20 Kde pajak Syarat pembayaran Jasa pengiriman Tipe pelanggan Batasan kmisi Penjual Aktifitas Buku besar Buku jurnal umum Kas dan bank Pembayaran lain Penerimaan lain Reknsiliasi bank Penjualan Pesanan penjualan Pengiriman pesanan Faktur penjualan Retur penjualan Penerimaan pelanggan Pembelian Pesanan pembelian Penerimaan barang Faktur pembelian

21 Retur pembelian Pembayaran pemask Barang dan jasa Penyesuaian persediaan Pindah barang Set harga penjualan Grup Membuat gudang Pembiayaan pesanan Aktiva tetap baru Peridik Prses akhir bulan Pengingat Audit Lain lain Menu penjelajah Alat hitung Lapran Lapran Keuangan Lapran Keuangan Kustmisasi Grafik analisis keuangan Lapran keuangan (neraca) Lapran Keuangan (laba rugi)

22 Sistem dupnt Arus kas Lapran pemeriksanaan Buku besar Kas dan bank Aktiva tetap Lapran penjualan Piutang dan pelanggan Lapran pembelian Hutang dan pemask Persediaan Gudang Pembiayaan pesanan Lapran pajak Lapran lain-lain SPT tahunan PPN / PPN BM Lapran tersimpan Lapran terdesain Fast Reprt Files (*.frf) Jendela Berjajar Urut bertumpuk

23 Tutup semua Bantuan Accurate Tentang accurate Pendaftaran Print Screen Tampilan Sftware 1. Menu Lgin Gambar 3.4 Cnth Tampilan Menu Lgin Tampilan menu lgin PT. Prima Sarana Slusi berisikan id pengguna dan kata kunci dari pengguna sehingga pegawai dapat melakukan trisasi sesuai dengan kegiatan user dalam mendapatkan sumber infrmasi berdasarkan kewenangan.

24 2. Pesanan Penjualan Gambar 3.5 Cnth Tampilan Menu Pesanan Penjualan Tampilan menu pesanan penjualan PT. Prima Sarana Slusi berisikan tanggal, waktu, sales rder number, nama pelanggan, alamat pelanggan, nmr barang, nama barang, jumlah barang, harga barang, diskn dan ttal uang. Pada aplikasi menu pesanan penjualan terdapat juga cmmand buttn yang membantu user untuk mencari infrmasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.

25 3. Pengiriman Pesanan Gambar 3.6 Cnth Tampilan Menu Pengiriman Pesanan Tampilan menu pengiriman pesanan berisikan nmr pemesanan, nmr pengiriman, tanggal pengiriman, nama pelanggan, alamat pelanggan nama barang, jumlah barang, harga barang, diskn dan ttal uang. Pada aplikasi menu pengiriman pesanan terdapat juga cmmand buttn yang membantu user untuk mencari infrmasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan. 4. Faktur Penjualan

26 Gambar 3. 7 Cnth Tampilan Menu Faktur Penjualan Tampilan menu faktur penjualan berisikan nama salesman, id pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan purchase rder number, invice number, invice date, kurs nilai tukar, jenis penjualan, tanggal pengiriman, nama barang, jumlah barang, harga barang, diskn, descriptin dan ttal uang. Pada aplikasi faktur penjualan terdapat juga cmmand buttn yang membantu user untuk mencari infrmasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.

27 5. Penerimaan Pelanggan Gambar 3.8 Cnth Tampilan Menu Penerimaan Pelanggan Tampilan menu penerimaan pelanggan berisikan kde pelanggan, nama pelanggan, nmr frmulir, tanggal pembayaran, nama bank, jenis mata uang, cheque number, cheque date, mem, nmr invice, tanggal, tanggal diskn, ttal jumlah pembayaran. Pada aplikasi menu pesanan penjualan terdapat juga cmmand buttn yang membantu user untuk mencari infrmasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan

28 dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan. 6. Ringkasan daftar pesanan penjualan Gambar 3. 9 Cnth Tampilan Menu Daftar Pesanan Penjualan Tampilan menu daftar pesanan penjualan terdapat nmr pemesanan, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, nama pelanggan, jumlah, biaya kirim, ttal setelah biaya kirim, dan status pemesanan. Pada

29 aplikasi menu pesanan penjualan terdapat juga menu bar yang membantu user untuk mencari infrmasi berupa menu list yaitu mdifikasi, pilihan halaman, cetak, excel, buka, simpan, kirim dengan , memrize, refresh, desain, dan cari kata.