MUKA SURAT : 1 / 8 PROSEDUR PK.UiTM.APB.(P).12 Tandatangan Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh. Nama Aini Aziz Mohammad Radzi Manap Jawatan Pensyarah Koordinator IT Dekan Tarikh 21 Mei 2009 21 Mei 2009 21 Mei 2009 Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman
MUKA SURAT : 2 / 8 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran/ Para Surat Pindaan 21/5/ 09 01 6.0 7,8 Pertukaran perincian tanggungjawab dan tindakan bagi prosedure APB (P).12.
MUKA SURAT : 3 / 8 BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 5 5.0 Singkatan 6 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7 7.0 Rekod Kualiti 8 8.0 Lampiran 8
MUKA SURAT : 4 / 8 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod di APB diwujudkan, dikawal dan diselenggarakan dengan teratur dan sistematik supaya mudah dikesan semula apabila diperlukan untuk rujukan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai di APB untuk mewujud, menyimpan, menyelenggara, mengawal dan melupus semua rekod bagi memastikan Sistem Pengurusan Rekod lebih kemas dan berkualiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1. MK.UiTM.APB.01 MANUAL KUALITI BIL. JENIS 3.1.1 Seksyen 5.4.1 Objektif Kualiti 3.1.2 Seksyen 5.6 Kaji Semula Pengurusan 3.1.3 Seksyen 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 3.1.4 Seksyen 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 3.1.5 Seksyen 8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesikasi 3.1.6 Seksyen 8.4 Analisa Data
MUKA SURAT : 5 / 8 3.2. Dokumen Sokongan BIL. JENIS 3.2.1 PK.UiTM.APB.(P)01 Mesyuat Kaji Semula Pengurusan. 3.2.2 PK.UiTM.APB.(P)05 Tindakan Pembetulan 3.2.3 PK.UiTM..APB.(P)06 Tindakan Pencegahan 4.0 DEFINISI 4.1 Data Maklumat secara keseluruhan raw data. 4.2 Analisis Memproses dan menganalisa data untuk menghasilkan maklumat yang diperlukan. 4.3 Maklumat Segala data yang telah di analisis/dapatan daripada analisis.
MUKA SURAT : 6 / 8 5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.2 D Dekan 5.3 TDBI Timbalan Dekan Jabatan Bahasa Inggeris & Linguistik 5.4 TDAE,JPMP Timbalan Dekan Bahasa Asia Eropah, Pengajian Melayu dan Pengantarabangsaan 5.5 KP Ketua Program 5.6 K(A) Koordinator Akademik 5.7 PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab 5.8 PP(P) Penolong Pendaftar Pentadbiran 5.9 MKSP Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan 5.10 PE(P) Pegawai Eksekutif Pentadbiran 5.11 PL Pengerusi Latihan Pembangunan Staf 5.12 K(IT) Koordinator IT
MUKA SURAT : 7 / 8 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN D 1. Arahkan PYB mengumpul data yang perlu untuk membuat analisis terhadap pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti APB seperti berikut: 1.1-PDCA (WP) 1.2 - Keputusan peperiksaan (TD,KP,KIT,K(A)) 1.3 - Penilian SKT Staf 1.4 - Penilian Latihan Pembangunan Staf (PPK) 1.5 - Penilian pembelian (purchasing) (PPK) 1.6 - Penilian Pengurusan TD,KP,KIT,K(A) 2. Serah data analisa keputusan peperiksaan kepada WP untuk rujukan PDCA. PP (K) 3. Kemaskini dan analisa data penilian SKT staf dan failkan. PP (K) 4. Kemaskini dan analisa data terkini penilian pembelian dan failkan. PP (K) 5. Kemaskini dan analisa laporan Penilian Pengurusan (Bottom-up) dan failkan. PYB (AJK ISO) 6. Dapatkan maklumat berkaitan untuk menyediakan pembetangan Dekan (power point presentation) AHLI ISO, KIT 7. Pastikan data yang telah dikumpul, difailkan dan yang akan digunakan dalam pembetangan Dekan adalah yang terkini dan betul.
MUKA SURAT : 8 / 8 7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD RUJUKAN LOKASI TEMPOH 7.1 Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti Fail Analisis Data (PDCA) 600-APB.(PT.12/7/8) Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 7.2 Minit Mesyuarat MKSP Fail Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) 100- APB.(PT.36/5/10) Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 8.0 LAMPIRAN 8.1 Proses Analisis Data Lampiran 1