mor SOP : W11-A22/436/OT.01.1/II/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 1 dari 7 halaman 1. PROSEDUR PELAPORAN ABSENSI / DAFTAR HADIR PEGAWAI output 1. Petugas daftar hadir menyiapkan blanko absen masuk, mengecek pegawai yang belum absen, menutup jam masuk sesuai aturan, menyiapkan blanko absen pulang; 2. Mengecek dan merekap kehadiran pegawai harian 3. Mengecek dan merekap / mengkonsep kehadiran pegawai selama sebulan, mengetik konsep rekap absen, mencetak hasil absen sidik jari, memintakan paraf dan tanda tangan 4. Mengarsipkan; Daftar hadir dan daftar pulang pegawai 2 Rekap hadir harian pegawai 2 jam Rekap absen pegawai Pengadilan Agama Purwokerto; 2. PROSEDUR PELAPORAN PEMBUATAN SURAT DINAS ( Surat Tugas, surat dinas aktif dan pasif ) 1. 1. Menerima surat masuk; 2. Mempelajari surat masuk; 3. Mengonsep surat keluar; 4. Mengetik surat keluar; 5. Memintakan paraf dan tanda tangan 6. Menggandakan surat keluar; 7. Mengirim surat keluar sesuai dengan tujuan melalui via pos, faximil atau E- mail; 8. Mengarsipkan surat masuk dan keluar sesuai dengan kode surat; Umum 10 meni Surat dinas luar 3. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU BPJS I 1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu BPJS; 2. Membantu memproses pembuatan kartu BPJS; Kepegawain 20 menit Kartu BPJS 1
mor SOP : W11-A22/ 436/OT.01.1/II/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 2 dari 7 halaman 3. Mengantar berkas ke kantor BPJS; 4. Mengambil Kartu BPJS; 5. Mengkopi kartu BPJS untuk diarsipkan dalam file pegawai yang bersangkutan; 6. Menyerahkan kartu BPJS kepada yang bersangkutan; 50 menit 50 menit 4. PROSEDUR PEMBUATAN IMPASSING 1. 1. Mendata pegawai yang akan impassing; 2. Mengonsep impassing; 3. Mengetik impassing; 4. Mengecek kebenaran ketikan; 5. Memintakan paraf dan tanda tangan 6. Menggandakan impassing; 7. Menyerahkan kepada ybs; 8. Menyerahkan kepada Keuangan; 9. Mengentry dalam SIMPEG; 10.Mengarsipkan; 200 menit 400 menit 20 menit Impassing pegawai 5. PROSEDUR PEMBUATAN KENAIKAN GAJI BERKALA ( KGB ) 1. 1. Mendata pegawai yang akan KGB; 2. Mengonsep KGB sesuai dengan TMT KGBnya; 3. Mengetik KGB; 4. Mengecek kebenaran ketikan; 5. Memintakan paraf dan tanda tangan 6. Menggandakan KGB; 7. Menyerahkan kepada ybs; 8. Menyerahkan kepada Keuangan; 9. Mengentry dalam SIMPEG; 10.Mengarsipkan 180 menit 615menit 215menit KGB Pegawai 2
mor SOP : W11-A22/ 436/OT.01.1/II/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 3 dari 7 halaman 6. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU PEGAWAI ( KARPEG ) 1. 1. Mendata pegawai yang belum memiliki KARPEG; 2. Membantu memproses pembuatan KARPEG; 3. Mengonsep pengantar, memintakan paraf dan tanda tangan 4. Mengantar berkas ke PTA; 5. Mengambil KARPEG di PTA; 6. Mengkopy KARPEG untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs; 7. Menyerahkan KARPEG; 15 mrnit 4 Karpeg 7. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ISTERI DAN KARTU SUAMI ( KARIS DAN KARSU ) 1. 1. Menerima surat permohonan KARIS/KARSU; 2. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu suami/isteri; 3. Membantu memproses pembuatan KARIS/KARSU; 4. Mengonsep pengantar, meminta paraf dan tanda yangan 5. Mengantar berkas ke PTA; 6. Mengambil KARIS//KARSU di PTA; 7. Mengkopy KARIS/KARSU untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs; 8. Menyerahkan KARIS/KARSU kepada ybs; 60 mernit 4 Karis/Karsu 8. PROSEDUR PEMBUATAN CUTI 1. Menerima permohonan cuti; Kepegawain Surat Cuti 3
mor SOP : W11-A22/436 /OT.01.1/II/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 4 dari 7 halaman 2. Mendata pegawai yang sudah maupun yang belum mengambil Cuti Tahunan/Cuti Sakit/Cuti Karena Alasan Penting /Cuti yang lain; 3. Membantu pembuatan permohonan cuti; 4. Meneruskan Permohonan Cuti kepada 5. Membuat surat keterangan cuti yang sudah mendapat persetujuan pimpinan/atasan langsung; 6. Memintakan paraf dan tanda tangan 7. Menggandakan surat keterangan cuti; 8. Menyampaikan kepada ybs, dan petugas absen; 9. Mencatat dalam buku kendali cuti ybs; 10. Merekap keadaan cuti setiap bulan; 11. Menginformasikan keadaan cuti pegawai baik melalui papan pengumuman maupun website/kolom kepegawaian; 12. Mengarsipkan surat cuti; 9. PROSEDUR RAPAT BAPERJAKAT 1. 1. Mengagendakan rapat baperjakat; 2. Mempersiapkan data-data kepegawaian yang akan dirapatkan; 3. Mempersiapkan absen kehadiran rapat baperjakat; 4. Membuat berita acara rapat untuk ditanda tangani; 5. Menindaklanjuti hasil rapat baperjakat; 6. Mengarsipkan hasil rapat baperjakat;; 7. Rekap data pegawai; 15 mernit Agenda Baperjakat 4
mor SOP : W11-A22/ 436/OT.01.1/II/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 5 dari 7 halaman 10. PROSEDUR PENATAAN ARSIP, MENSORTIR ARSIP PASIF, MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN 1. 1. Menyisir arsip pasif pada odner; 2. Mengelompokan arsip aktif dengan arsip pasif; 2. 1. Mensortir arsip / file kepegawaian 2. Mengelompokan jenis-jenis berkas mutasi kepegawaian; 3. Mengembalikan berkas pada arsip file 90 menit 90 menit 180 menit triwulan 90 menit Penataan Arsip Penataan Arsip yang masih dipergunakan 11. PROSEDUR MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN 1. 1. Menerima peraturan kepegawaian; 2. Mempelajari peraturan kepegawaian 3. Menggandakan peraturan kepegawaian 4. Mensosialisasikan peraturan kepega waian 5. Mendokumentasikan peraturan kepe gawaian untuk dipedomasi; 10 mernit Peraturan terbaru 12. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT ( Periode 1 April dan 1 Oktober ) 1 1. Mengecek pegawai yang akan naik pangkat ; 2. Memberitahu kepada pegawai yang akan naik pangkat; 3. Menerima berkas kenaikan pangkat; 4. Memeriksa kelengkapan berkas KP; 5. Menata isi urutan berkas KP; 6. Mengonsep dan mengetik nota KP; 7. Mengecek kebenaran ketikan; 8. Memintakan paraf dan tanda tangan kepada Surat Keputusan Kenaikan Pangkat 5
mor SOP : W11-A22/436/OT.01.1/II/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 6 dari 7 halaman 8. Mengirim berkas ke PTA; 9. Mengarsipkan berkas; 10. SK terbit kemudian mengentry Kenaikan Pangkat yang bersangkutan kedalam SIMPEG; 13. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT ( BUP/JANDA/DUDA) 1. 1. Mengecek pegawai yang akan memasuki masa pensiun/bup; 2. Memberitahu kepada ybs; 3. Menerima berkas pemberhentian dengan hormat/bup/janda/duda; 4. Memeriksa kelengkapan berkas pemberhentian dengan hormat/bup/janda/duda; 5. Menata isi urutan berkas ; 6. Mengonsep dan mengetik usulan pemberhentian dengan hormat/bup/janda/duda; 7. Membuat pengantar ke PTA; 8. Mengecek kebenaran ketikan; 9. Memintakan paraf dan tanda tangan kepada 10. Mengirim berkas ke PTA; 11. Mengarsipkan berkas; 12. Menanyangkan pegawai yang akan memasuki masa pensiun (BUP) setiap periode melalui website 13. SK terbit kemudian mengentry KP ybs kedalam SIMPEG; 30menit 30menit 15menit SK Pensiun 14. PROSEDUR PENERBITAN DP.3 1. 1. Menyerahkan data DP.3 tahun yang lalu kepada Pejabat lama; DP.3 6
mor SOP : W11-A22/ 436/OT.01.1/II/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 7 dari 7 halaman 2. Mengumpulkan konsep DP.3 dari pejabat penilai; 3. Mengetik sesuai konsep DP.3 dari Pejabat Penilai; 4. Menyerahkan kembali ketikan DP..3 kepada Pejabat Penilai untuk ditandatangani; 5. Memintakan tanda tangan kepada pegawai yang dinilai (DP.3) dan atasan pejabat penilai; 6. Menggandakan DP.3 yang sudah ditantatangani; 7. Menyerahkan kepada ybs dan mengarsipkan; 90 menit 15. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU TASPEN 1. 1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu TASPEN; 2. Membantu memproses pembuatan kartu TASPEN; 3. Mengantar berkas ke kantor TASPEN; 4. Mengambil kartu TASPEN; 5. Mengkopy kartu TASPEN untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs; 6. Menyerahkan kartu TASPEN kepada ybs; 20 menit Kartu TASPEN Purwokerto, 17 Pebruari 2015 Ketua ttd Drs. H. SYAFI UDDIN, SH. MH. 7
mor SOP : W11-A22/ /OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : Halaman : dari halaman 13. PROSEDUR PELAPORAN ABSENSI / DAFTAR HADIR PEGAWAI output 1. Petugas daftar hadir menyiapkan blanko absent masuk, mengecek pegawai yang belum absent, menutup jam masuk sesuai aturan, menyiapkan blanko absent pulang; 2. Mengecek dan merekap kehadiran pegawai harian 3. Mengecek dan merekap / mengkonsep kwhadiran pegawai selama sebulan, mengetik konsep rekap absent, mencetak hasil absent sidik jari, memintakan paraf dan tanda tangan 4. Mengarsipkan; Daftar hadir dan daftar pulang; 2 Rekap hadir harian pegawai 2 jam Rekap absent pegawai Pengadilan Agama Purwokerto; 14. PROSEDUR PELAPORAN PEMBUATAN SURAT DINAS ( Surat Tugas, surat dinas aktif dan pasif ) 1. 9. Menerima surat masuk; 10. Mempelajari surat masuk; 11. Mengonsep surat keluar; 12. Mengetik surat keluar; 13. Memintakan paraf dan tanda tangan 14. Menggandakan surat keluar; 15. Mengirim surat keluar sesuai dengan tujuan melalui via pos, faximil atau E-mail; 16. Mengarsipkan surat masuk dan keluar sesuai dengan kode surat; Umum 10 meni Surat dinas luar 15. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU BPJS 1. 1. Mendata 30 Menit Kartu BPJS 8
pegawai yang belum memiliki kartu BPJS; 2. Membantu memproses pembuatan kartu BPJS; 3. Mengantar berkas ke kantor BPJS; 4. Mengambil kartu BPJS; 5. Mengkopi kartu BPJS untuk diarsipkan dalam file pegawai yang bersangkutan; 6. Menyerahkan kartu BPJS kepada yang bersangkutan; 20 Menit 50 Menit 50 Menit 5 Menit 16. PROSEDUR PEMBUATAN IMPASSING 1. 16. Mendata pegawai yang akan impassing; 17. Mengonsep impassing; 18. Mengetik impassing; 19. Mengecek kebenaran ketikan; 20. Memintakan paraf dan tanda tangan 21. Menggandakan impassing; 22. Menyerahkan kepada ybs; 23. Menyerahkan kepada Keuangan; 24. Mengentry dalam SIMPEG; 10.Mengarsipkan; 200 menit 400 menit 20 menit Impassing pegawai 17. PROSEDUR PEMBUATAN KENAIKAN GAJI BERKALA ( KGB ) 1. 10. Mendata pegawai yang akan KGB; 11. Mengonsep KGB sesuai dengan TMT KGBnya; 12. Mengetik KGB; 13. Mengecek kebenaran ketikan; 14. Memintakan paraf dan tanda tangan 15. Menggandakan KGB; 16. Menyerahkan kepada ybs; 17. Menyerahkan kepada Keuangan; 18. Mengentry dalam SIMPEG; 10.Mengarsipkan 180 menit 615menit 215menit 9
18. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU PEGAWAI ( KARPEG )l 1. 1. Mendata pegawai yang belum memiliki KARPEG; 2. Membantu memproses pembuatan KARPEG; 3. Mengonsep pengantar, memintakan paraf dan tanda tangan 4. Mengantar berkas ke PTA; 5. Mwngambil KARPEG di PTA; 6. Mengkopy KARPEG untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs; 7. Menyerahkan KARPEG; 15 mrnit 4 Karpeg 19. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ISTERI DAN KARTU SUAMI ( KARIS DAN KARSU ) 1. 1. Menerima surat permohonan KARIS/KARSU; 2. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu suami/isteri; 3. Membantu memproses pembuatan KARIS/KARSU; 4. Mengonsep pengantar, meminta paraf dan tanda yangan 5. Mengantar berkas ke PTA; 6. Mwngambil KARIS//KARSU di PTA; 7. Mengkopy KARIS/KARSU untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs; 8. Menyerahkan KARIS/KARSU kepada ybs; 60 mernit 4 20. PROSEDUR PEMBUATAN CUTI 1. 1. Menerima permohonan cuti; 2. Mendata pegawai yang sudah maupun yang belum 15menit 10
mengambil Cuti Tahunan/Cuti Sakit/Cuti Karena Alasan Penting. Cuti lain; 3. Membantu pembuatan permohonan cuti; 4. Meneruskan Permohonan Cuti kepada 5. Membuat surat keterangan cuti yang sudah mendapat persetujuan pimpinan/atasan langsung; 6. Memintakan paraf dan tanda tangan 7. Menggandakan surat keterangan cuti; 8. Menyampaikan kepada ybs, dan petugas absen; 9. Mencatat dalam buku kendali cuti ybs; 10.Merekap keadaan cuti setiap bulan; 11.Menginformasikan keadaan cuti pegawai baik melalui papan pengumuman maupun website/kolom kepegawaian; 12.Mengarspkan surat cuti; 10. 15 mernit 21. PROSEDUR RAPAT BAPERJAKAT 1. 8. Mengagendakan rapat baperjakat; 9. Mempersiapkan data-data kepegawaian yang akan dirapatkan; 10. Mempersiapkan absen kehadiran rapat baperjakat; 11. Membuat berita acara rapat untuk ditanda tangani; 12. Menindaklanjuti hasil rapat baperjakat; 13. Mengarsipkan hasil rapat baperjakat;; 14. Rekap data pegawai; 15 mernit Agenda Baperjakat 22. PROSEDUR PENATAAN ARSIP, MENSORTIR ARSIP PASIF, MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN 1. 3. Menyisir arsip pasif pada odner; 4. Mengelompokan arsip aktif dengan arsip pasif; 2. 3. Mensortir arsip / file kepegawaian 4. Mengelompokan jenis-jenis berkas 90 menit Penataan Arsip 90 menit 180 menit Penataan arsip file yang masih 11
mutasi kepegawaian; 5. Mengembalokan berkas pada arsip file; triwulan di pergunakan; 23. PROSEDUR MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN 1. 1. Menerima peraturan kepegawaian; 2. mempelajari peraturan kepegawaian 3. Menggandakan peraturan kepegawaian 4. Mensosialisasikan peraturan kepega waian 5. Mendokumentasikan peraturan kepe gawaian untuk dipedomasi; 10 mernit 12. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT ( Periode 1 April dan 1 Oktober 2015 ) 1 11. Mengecek pegawai yang akan naik pangkat ; 12. Memberitahu kepada pegawai yang akan naik pangkat; 13. Menerima berkas kenaikan pangkat; 14. Memeriksa kelengkapan berkas KP; 15. Menata isi urutan berkas KP; 16. Mengonsep dan mengetik nota KP; 17. Mengecek kebenaran ketikan; 18. Memintakan paraf dan tanda tangan kepada 19. Mengirim berkas ke PTA; 20. Mengarsipkan berkas; 21. SK terbit kemudian mengentry KP ybs kedalam SIMPEG; 180 menit 615menit 215menit 13. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT ( BUP/JANDA/DUDA) 1. 25. Mengecek pegawai yang akan memasuki masa pension/bup; 26. Memberitahu kepada ybs; 27. Menerima berkas pemberhentian SK PENSIUN 12
dengan hormat/bup/janda/duda; 28. Memeriksa kelengkapan berkas pemberhentian dengan hormat/bup/janda/duda; 29. Menata isi urutan berkas ; 30. Mengonsep dan mengetik usulan pemberhentian dengan hormat/bup/janda/duda; 31. Membuat pengantar ke PTA; 32. Mengecek kebenaran ketikan; 33. Memintakan paraf dan tanda tangan kepada 34. Mengirim berkas ke PTA; 35. Mengarsipkan berkas; 36. Menanyangkan pegawai yang akan memasuki masa pension (BUP) setiap periode melalui website 37. SK terbit kemudian mengentry KP ybs kedalam SIMPEG; 30menit 30menit 15menit 38. PROSEDUR PENERBITAN DP.3 1. 1. Menyerahkan DP.3 tahun yang lalu kepada pejabat penilai; 2. Mengumpulkan konsep DP.3 dari pejabat penilai; 3. Mengetik sesuai konsep DP.3 dari pejabat penilai; 4. Menyerahkan kembali ketikan DP.3 kepada pejabat penilai untuk ditandatangani; 5. Memintakan tandatangan kepada pegawai yang dinilai ( DP.3 ) Atasan Pejabat Penilai; 6. Menggandakan DP.3 yang sudah ditantatangani; 7. Menyerahkan kepada ybs dan mengarsipkan; 90 menit DP.3 39. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU TASPEN 1. 7. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu TASPEN; 8. Membantu memproses pembuatan kartu TASPEN; 9. Mengantar berkas ke kantor TASPEN; 10. Mengambil kartu TASPEN; 20 menit Kartu TASPEN 13
11. Mengkopy kartu TASPEN untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs; 12. Menyerahkan kartu TASPEN kepada ybs; Purwokerto, 2 Pebruari 2015 Ketua ttd Drs. H. SYAFI UDDIN, SH. MH. 14