BAB 2 GAMBARAN UMUM OBJEK 2.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. BASF merupakan sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri pada produk kimia, dimana produk yang dihasilkan merupakan dispersi polimer yang digunakan sebagai bahan kimia untuk industri seperti kertas, tekstil, plastik dan industri kulit. Kapasitas produksinya untuk setahun mencapai 95000 ton dan disupplai ke pasar domestik dan ekspor, demikian pula dengan bahan mentah yang dipakai dalam proses produksi, ada yang berasal dari lokal dan ada yang berasal dari pabrik PT. BASF lain di luar negeri. PT. BASF mempunyai komitmen untuk membantu konsumennya untuk menjadi lebih sukses, membangun tim yang terbaik, serta pengembangan yang berkelanjutan baik dari segi ekonomis, perlindungan lingkungan dan juga tanggung jawab sosial. Dan diharapkan pada tahun 2015 PT. BASF masih tetap menjadi yang terdepan didalam industri kimia. Ketika memulai operasinya di tahun 1977, BASF Indonesia masih terdiri dari PT. BASF Indonesia Magnetics dan PT Remmert Indonesia yang pada saat itu hanya memproduksi pita magnetic, pigmen beserta pigmen preparasi. Pada tahun 1984, PT BASF Indonesia melakukan merger dengan PT Remmert Indonesia dan menjadi PT. BASF Indonesia. Walaupun PT. BASF Indonesia pernah memproduksi kaset audio selama hampir 20 tahun, namun sejak 1 Januari 1997 PT. BASF Indonesia tidak lagi
6 memproduksi kaset audio. Penghentian produksi tersebut memang sejalan dengan kebijakan BASF AG untuk menjual divisi magnetic di seluruh dunia dan mengkonsentrasikan diri pada bisnis inti yaitu kimia. Saat ini PT. BASF Indonesia memiliki satu lokasi produksi yang terletak di Jl. Daan Mogot KM 14, Cengkareng, Jakarta Barat dengan luas areal ± 11 hektar. Di Cengkareng PT. BASF Indonesia memproduksi bahan kimia seperti: 1. Dispersi Polimer (Polymer Dispersion) untuk berbagai keperluan industri antara lain industri cat, kertas, kulit, tekstil, dan bahan perekat untuk industri bahan bangunan. Kapasitas produksi sebesar 95 ribu ton/tahun 2. Dispersi Polimer dan kimia proses (Process Chemical) untuk menunjang industri pemrosesan kertas, tekstil dan kulit. Kapasitas produksi sebesar 18 ribu ton/tahun 3. Vitamin dan mineral premiks untuk industri pakan ternak seperti udang, ayam dan sapi. Kapasitas produksi sebesar 1200 ton/tahun Di pabrik Cengkareng berkantor para pimpinan, staf dan karyawan Production, Quality Assurance, Maintenance, Technical dan Administrasi, Warehouse & Distribution, Quality Management serta Personel & Industrial Relations. Berikut struktur organisasi yang ada di pabrik Cengkareng.
7 Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. BASF mempunyai divisi khusus (BDPS) yang bertanggung jawab akan pelaksanaan Lean Management. Divisi ini berfungsi untuk memimpin aktivitas Lean Management dalam pabrik, serta mengkoordinasikan dan mengkontrol aktivitas Lean Management dalam mencapai target. Target yang ingin dicapai adalah Right Quality, Lowest Cost, Shortest Lead Time, Best Safety, dan High Morale. 2.2 Prosedur Kerja Warehouse Raw Material Berawal dari datangnya material ke pabrik, kemudian material tersebut diterima oleh petugas warehouse, kemudian setelah itu sebelum material dipakai harus dilakukan pengecekan terlebih dahulu oleh pihak Quality Control (QC), kemudian material akan disimpan di gudang sampai material dipesan untuk dikirimkan ke bagian Produksi untuk dipakai.
8 Prosedur dapat dilihat pada Gambar 2.2 di bawah ini, Block pertama merupakan prosedur kerja untuk penerimaan material yang akan dibahas secara detail pada subbab 2.3. Block kedua adalah prosedur kerja untuk pengecekan material yang secara detail dibahas pada subbab 2.4. Block terakhir merupakan prosedur kerja untuk pengiriman material dan akan dibahas secara detail pada subbab 2.6.
9 Gambar 2.2 Prosedur Kerja
10 2.3 Penerimaan Material Gambar 2.3 Penerimaan Material
11 1. Group Leader menerima Surat Jalan dari pembawa material unuk dicocokan dengan Purchase Order (PO) yang tercantum dalam surat jalan tersebut dengan data yang ada di List Open Purchase. Dengan batas toleransi yang dapat diterima adalah maksimum 10% dari jumlah yang dipesan. 2. Group Leader meminta COA (Certificate of Analysis) dari pengirim material untuk dicocokan dengan material yang diterima, jika material yang diterima sudah kadaluarsa maka material ditolak. 3. Setelah Surat Jalan cocok dengan data PO dan COA sesuai dengan material yang diterima maka selanjutnya Group Leader akan menerima material tersebut, menentukan lokasi pembongkaran, mengecek material secara global dan mempersiapkan personil serta perlengkapan kerja dan peralatan keselamatan kerja yang dibutuhkan. 4. Apabila material yang masuk tersebut PO-nya tidak tercantum dalam List Open Purchase Order, maka Supervisor akan menanyakan kepada Purchasing Department. Apabila ada masalah maka atasan akan diberitahukan untuk diselesaikan. 5. Setelah pembongkaran, Group Leader akan memerintahkan awaknya untuk menyusun material diatas pallet, menghitung dan menimbang secara acak dari total material yang diterima. Jika terdapat perbedaan antara jumlah material yang diterima dengan jumlah yang tercantum pada Surat Jalan, maka Supervisor meminta persetujuan kepada pengantar material atas perbedaan tersebut dengan mencantumkan pada Surat Jalan jumlah yang sebenarnya dan ditandatangani oleh kedua pihak. Jika tidak ada perbedaan maka Group Leader membubuhkan paraf dan menyerahkan pada Supervisor untuk
12 ditandatangani, kemudian Surat Jalan asli diserahkan kembali ke pengantar material dan yang copy diambil. 6. Group Leader mengisi Check List Penerimaan dan menandatangani dan disetujui oleh Supervisor. 7. Supervisor menyerahkan Copy Surat Jalan dan Check List Penerimaan kepada administrasi untuk dimasukkan datanya, sedangkan check List Penerimaan disimpan di Warehouse sebagai bukti penimbangan dan pengecekan material. 8. Administrasi akan menginput data yang ada pada Check List Penerimaan, status material adalah block, setelah itu akan data akan dimasukkan ke Receiving Report Raw Material dimana personel QC akan sekalu melihat file tersebut dan apabila ada material yang baru masuk, maka akan diambil sample dan hasil analisa dimasukkan ke dalam file sehingga Group Leader mengetahui apakah material sudah dapat dipakai (Release) atau belum. 9. Group Leader akan memerintahkan awaknya untuk memasang label dengan tinta merah dan tidak boleh dipergunakan tanpa sepengetahuan QC atau memo dari produksi. 10. Apabila terjadi penyimpangan seperti: label tidak ada atau susunan material tidak baik tapi material masih dapat diterima maka Supervisor akan membuat deviation report mengenai penyimpangan tersebut ditujukan kepada QM, Purchasing, MRP.
13 2.4 Pengecekan Material Gambar 2.4 Pengecekan Material
14 2.5 Penyimpanan Material 1. Material disimpan sesuai dengan ketentuan berdasarkan sifat material dan jenis kemasan. Sifat Material dapat dilihat pada Tabel 2.1 2. Papan atau label dipasang pada satu nama produk dan satu collie. 3. Material yang belum diperiksa oleh QC dikelompokkan kedalam Pending Stock, material ini tidak diberi stiker tapi label ditulis dengan tinta merah. 4. Material yang telah diperiksa oleh QC dan hasilnya bagus dikelompokkan dalam Good Stock, diberi stiker warna hijau dan label akan ditulis dengan tinta hitam atau biru. 5. Material yang ditolak setelah pemeriksaan QC akan dimasukkan kedalam kelompok Rejected Stock dan akan diberi stiker warna merah dan label ditulis dengan tinta hitam atau biru. Tabel 2.1 Sifat-sifat Khusus Material Sifat Oksidator Flammable Toxic Harmful Corrosive Irritant Pollutant Sensitizing Penjelasan Mudah terbakar walau tidak kontak dengan bahan yang mudah terbakar, sifat bahan melepas oksigen Mudah terbakar pada suhu kamar untuk extremely, <21 derajat untuk highly, dan 21-55 derajat untuk flammable Setelah terhirup, tertelan atau terabsorbsi melalui kulit dalam jumlah sedikit menyebabkan gangguan kesehatan serius Setelah terhirup, tertelan dan terabsorbsi oleh kulit dapat menyebabkan gangguan kesehatan yang bersifat akut atau kronis Merusak jaringan tubuh Dapat menyebabkan peradangan Menyebabkan bahaya bagi air, tanaman, binatang, dan biota tanah Menyebabkan alergi
15 Tabel 2.2 Ketentuan Berkaitan dengan Sifat Khusus Raw Material Flammable Liquid Flammable Solid Oxidizing Toxic Corrosive Pollutant Flammable Liquid Y Y ^ Y Y Y Flammable Solid Y Y * Y Y Y Oxidizing ^ * Y * ^ Y Toxic Y Y * Y Y Y Corrosive Y Y ^ Y Y Y Pollutant Y Y Y Y Y Y Keterangan: Y = boleh disimpan bersamaan dengan ^ = boleh dibawa dengan kendaraan yang sama * = terpisah sejauh 3 meter
16 2.6 Pengiriman Material Gambar 2.5 Pengiriman Material 1. Permintaan material oleh bagian produksi dilakukan dengan menggunakan Internal Stock Movement dan waktu pengirimannya berdasarkan Cumulative Production Report.
17 2. PPC mengeluarkan dokumen Internal Stock Movement sebagai dokumen yang memberitahukan bahwa ada permintaan material untuk diproses di Produksi. Internal Stock Movement tersebut diterima oleh Group Leader melalui printer yang ada di warehouse. 3. Group Leader membaca Cumulative Production Report untuk mengetahui jadwal Production Order mana saja yang akan dibatch. 4. ISM (dalam hal ini berupa MR) diterima oleh Group Leader dalam rangkap 2 dan setelah diperiksa kebenaran datanya seperti nomor produk, nama produk, nomor kolli, jumlah, lokasi dsb,. Pengecekan stok Raw Material juga dilakukan sehingga apabila tidak ada dapat dikomunikasikan dengan pihak terkait. 5. Group Leader mempersiapkan personil lengkap dengan peralatan kerja dan keselamatan. 6. Pengeluaran material harus bersifat FEFO (First Expired First Out), kecuali ada permintaan khusus dari produksi atau QC, berdasarkan memo atau catatan pada ISM. 7. Dalam melakukan penimbangan, harus diperhatikan angka timbangan menunjukkan angka nol dan material yang masih ada sisa dikemas kembali dengan rapi menggunakan kemasan plastik dan mencantumkan sisa jumlah material. 8. Operator batching harus menuliskan jumlah material yang ditimbang pada setiap kemasan sebelum dipasang label oleh Group Leader agar tidak terjadi kesalahan pemasangan label. 9. Sebelum diserahkan ke produksi harus dicek ulang apakah sudah benar.
18 10. Hal yang dilakukan setelah batching adalah mencuci peralatan sampai bersih, lokasi batching harus dalam keadaan bersih dan rapih. 11. Setelah material yang diminta sesuai dengan ISM tersebut dipersiapkan selanjutnya Group Leader mengirimkannya ke Bagian Produksi bersamaan dengan dokumen pengiriman tersebut. Group Leader dan Bagian Produksi menanda tangani ISM setelah material diterima 12. Setelah penyerahan, senior Material Handler harus merubah data-data material yang telah diambil yang tertera pada papan atau label sehingga terlihat sisa stok sebenarnya. 13. Dokumen PO diserahkan ke administrasi untuk di-input datanya. 14. Apabila ada perbedaan fisik dan dokumen atau pemberitahuan dari bagian produksi bahwa ISM tersebut dibatalkan baik secara keseluruhan atau material tertentu.