BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS Prosedur Terkait Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1. Prosedur Terkait Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber Prosedur Pemesanan Fiber 1. Bagian PPIC menerima Laporan Stock Fiber (LSF) dari Bag. Inventory (Bag. Accounting). 2. Berdasarkan bahan baku yang sudah hampir habis yang tercantum pada LSF, Bag. PPIC menulis ke Buku Purchase order, LSF diarsip Bag. PPIC sesuai tanggal. 3. Buku Purchase order tersebut diberikan ke Bag. Purchasing untuk dibuatkan PO. 4. Bag. Purchasing menerima Buku Purchase order lalu membuat Data Purchase Order menggunakan Excel dan diprint. 5. PO tersebut ditandatangani oleh PPIC, Purchasing, Top manager. 6. Sedangkan Direktur menyetujui dan menandatangani PO tersebut. 7. Setelah PO ditandatangani lalu dikirim ke supplier melalui fax, Buku Purchase order dikembalikan ke Bag. PPIC, untuk PO yang asli diarsip oleh Bag. PPIC Prosedur Penerimaan Bahan Baku Fiber 1. Supplier kirim barang dengan membawa dokumen Surat Jalan (SJ) dan Packing List. 18

2 19 2. Kemudian Security menerima informasi barang yang dibawa berdasarkan SJ 3 rangkap tersebut, lalu mencatat ke Buku Barang Masuk. 3. Kemudian Security menginformasikan ke Bagian PPIC melalui telefon untuk memastikan barang akan dibongkar di gudang bagian mana. 4. Bagian Gudang mengecek barang yang datang, aktual fisiknya sama dengan SJ atau tidak. 8. Jika sama, Bagian Gudang menandatangani SJ tersebut. 9. Jika tidak sama, dikonfirmasikan ke supplier melalui telefon dan tetap diterima dengan catatan di SJ tersebut. 10. Setelah barang diterima, Bagian Gudang mengisi Kartu Stock Fiber. 11. SJ rangkap 2 dan Packing List diberikan ke Bag. Inventory untuk diarsip sesuai tanggal dan dibuatkan Laporan Stock Bahan Baku Fiber, SJ rangkap 1 dan 3 dikembalikan ke Supplier. 12. Barang disimpan digudang sesuai nama type bahan baku Prosedur Pengeluaran Bahan Baku Fiber Untuk Di Produksi 1. Berdasarkan kebutuhan bahan baku yang tercantum di Surat Perintah Kerja (SPK) dari PPIC, Bag. Produksi meminta bahan baku yang dibutuhkan dan membuat Bukti Pengambilan Barang Intern (BPBI) 2 rangkap, lalu diserahkan ke Bagian Gudang, SPK diarsip oleh Bag. Produksi sesuai tanggal. 2. Bagian Gudang menerima BPBI 2 rangkap tersebut dan menyiapkan bahan baku fiber.

3 20 3. Setelah menyiapkan bahan baku, Bag. Gudang mencatat keluarnya bahan baku fiber di kartu stock fiber dan barang diserahkan ke Bagian Produksi untuk diproduksi. 4. Bukti Pengeluaran Barang Intern rangkap 1 diberikan ke Bag. Inventory untuk diarsip sesuai tanggal. Rangkap 2 diarsip oleh Bagian Gudang sesuai tanggal. 5. Setelah barang jadi, Bagian Produksi membuat Laporan Produksi Padding. Laporan Produksi Padding diserahkan ke Bagian Gudang. 6. Berdasarkan Laporan Produksi Padding dan barang jadi yang diterima dari Bagian Produksi, Bagian Gudang membuat Voucher Harian 2 rangkap. 7. Laporan Produksi Padding diserahkan ke Bag. PPIC untuk diarsip sesuai tanggal. 8. Voucher Harian rangkap 2 diarsip oleh Bagian Gudang sesuai tanggal, rangkap 1 diberikan ke Bagian Inventory (Bag. Accounting) untuk dibuatkan Laporan Keluar Masuk Barang Flowchart Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber PT Hilon Felt Prosedur Pemesanan Bahan Baku Fiber Lampiran 3. PPIC konfirmasi ke Bag. Purchasing Lampiran 4. Top manager dan Direktur mentandatangani PO Prosedur Barang Datang Dari Supplier Lampiran 5. Secutiry menerima barang masuk berdasarkan SJ dan Packing List

4 21 Lampiran 6. Bagian Gudang menerima Barang, SJ dan Packing List Prosedur Barang Keluar Untuk Diproduksi Lampiran 7. Bagian Produksi Menerima SPK dari PPIC 4.3. Bagian Bagian Dalam Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan bahan baku di PT. Hilon Felt adalah: 1. Security Menerima informasi barang datang Mencatat SJ ke Buku Barang Masuk Menelepon Bagian PPIC untuk memastikan barang di bongkar di gudang mana 2. Bagian Gudang Mengecek barang, aktual fisiknya sama dengan SJ atau tidak Menerima SJ dan Packing List Menandatangani SJ Menginformasikan ke Supplier jika barang tidak sesuai dengan SJ dan Packing List Mengisi keluar masuknya bahan baku fiber ke Kartu Stock Fiber Menerima BPBI 2 rangkap Menyiapkan bahan baku fiber Mengarsip BPBI rangkap 2

5 22 Menerima Laporan Produksi Padding dari Bagian Produksi Membuat Voucher Harian 2 rangkap Mengarsip Voucher Harian rangkap 2 sesuai tanggal 3. Bagian PPIC Menerima Laporan Stock Fiber dari Bag. Inventory Menulis bahan baku yang dibutuhka ke Buku PO. Mengarsip LPP Menandatangani PO Mengarsip PO sesuai tanggal Menginformasikan kembali ke Security barang dibongkar di gudang mana Membuat SPK 4. Bagian Produksi Meminta bahan baku yang dibutuhkan dan membuat BPBI 2 rangkap Menyerahkan BPBI ke Bagian Gudang Menerima bahan baku fiber Membuat Laporan Produksi Padding Menyerahkan Laporan Produksi Padding ke Bagian Gudang 5. Bagian Purchasing Membuat PO menggunakan Microsoft Excel Menerima Buku PO dari Bagian PPIC Mengirim PO ke Supplier melalui fax 6. Bagian Inventory

6 23 Menerima SJ rangkap 2 dan Packing List Mengarsip SJ dan Packing List sesuai tanggal. Menerima BPBI rangkap 1 dan mengarsip sesuai tanggal Menerima Voucher Harian rangkap 1 dan membuat Laporan Keluar Masuk Barang 7. Top manager Menandatangani Purchase order 8. Direktur Menyetujui dan menandatangani Purchase order 4.4. Formulir dalam Sistem Persediaan Bahan baku Fiber Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Persediaan Bahan baku Fiber: 1. Laporan Stock Fiber, Laporan Stock Fiber yang dibuat oleh Inventory untuk mengetahui stock bahan baku yang tersedia digudang pada bulan itu 2. Purchase Order (PO), Purchase Order merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Purchasing untuk mengajukan pembelian bahan baku yang di inginkan oleh Bagian PPIC 3. Surat Jalan (SJ) 3 rangkap Surat Jalan merupakan dokumen yang diberikan Supplier yang berisi informasi tentang alamat pemesan dan penerima barang yang dikirim, nama sopir yang

7 24 membawa barang, nomor polisi kendaraan, serta nama barang dan berapa roll yang dikirim. Rangkap 1 dan 3 diberikan ke Supplier, rangkap 2 diarsip oleh PT. Hilon Felt 4. Packing List Packing List merupakan dokumen yang berisi nama pengirim dan penerima barang, nomor polisi kendaraan yang mengangkut barang tersebut. Type dan size barang yang dikirim. Serta bale number dan jumlah (kg) barang yang dikirim. Packing List diberikan ke PT. Hilon Felt untuk diarsip. 5. Surat Perintah Kerja (SPK) SPK merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian PPIC yang berisi informasi tentang jenis produk yang akan dihasilkan, Qty yds, roll, campuran fiber, ratio, campuran resin, dan rationya. Berdasarkan SPK tersebut, Bagian Produksi meminta bahan baku yang dibutuhkan untuk diproduksi ke Bagian Gudang. 6. Bukti Pengambilan Barang Intern (BPBI) 2 rangkap BPBI merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Produksi untuk mencatat bahan baku yang diperlukan dan diberikan ke Bagian Gudang. Rangkap 1 diberikan ke Bagian Inventory untuk diarsip, rangkap 2 diarsip Bagian Gudang sesuai tanggal. 7. Laporan Produksi Padding (LPP) LPP merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Produksi yang berisi jenis barang yang dihasilkan, berat padding, campuran fiber dan campuran resin yang telah digunakan. 8. Voucher Harian 2 rangkap (VH)

8 25 Voucher Harian merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Gudang yang berisi tentang nama barang yang dihasilkan dan Qty nya. Rangkap 1 berikan Bagian Inventory untuk dibuatkan Laporan Keluar Masuk Barang. Rangkap 2 diarsip Bagian Gudang sesuai tanggal Catatan dalam Sistem Persediaan Bahan baku Fiber Catatan yang digunakan dalam Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber adalah: 1. Kartu Stock Kartu Stock merupakan catatan yang dibuat oleh Bagian Gudang untuk mencatat keluar masuknya bahan baku. 2. Buku Barang Masuk Buku Barang Datang merupakan catatan yang diisi oleh Security untuk mencatat barang yang masuk ke pabrik. Catatan ini berisi nama sopir, expedisi, in out, nopol, no SJ, nama & jenis barang yang masuk ke pabrik. 3. Buku Purchase Order (PO) Buku Purchase Order merupakan catatan yng dibuat oleh Bag.PPIC untuk mencatat barang yang dibutuhkan dalam pembuatan PO dan diberikan ke Bagian Purchasing. Catatan ini berisi tgl, supplier, item, Qty, Harga, Paraf Aplikasi yang digunakan dalam Siste Persediaan Bahan Baku Fiber Aplikasi yang digunakan dalam sistem bahan baku fiber adalah : Microsoft Excel

9 26 Aplikasi ini digunakan untuk membuat Purchase Order (PO) yang dibuat oleh Bagian Purchasing. Dokumen ini digunakan untuk pengajuan pembelian bahan baku fiber ke Supplier Analis Kelebihan Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber PT. Hilon Felt Untuk pembelian bahan baku, perusahaan membeli sesuai dengan permintaan dari Bagian produksi, sehingga perusahaan tidak menyimpan bahan baku terlalu banyak dan tidak terlalu menghabiskan banyak biaya dalam pembelian bahan bahan baku. Pencatatan nilai persediaan dicatat oleh Bagian Inventory (Accounting) yang berarti mencegah manipulasi data oleh Bagian Gudang dalam penilaian Harga Pokok Persediaan. PT. Hilon Felt menggunakan metode First In First Out (FIFO) dalam pencatatan harga pokok persediaan. Sehingga laba yang dihasilkan lebih tinggi dibandingkan dengan metode lainnya, yang bisa membuat pandangan yang lebih baik terhadap performance perusahaan. Dan juga pengukuran stok akhir lebih tepat, dikarenakan menggunakan ongkos barang yang dibeli terlebih dahulu Kekurangan Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber PT Hilon Felt Dalam Bukti Pengambilan Barang Intern (BPBI), pada kolom Total dan Unit tidak diisi. Pada dasarnya kolom Total diisi dengan jumlah berat fiber yang telah dicatat. Sedangkan pada kolom Unit diisi dengan jumlah ball fiber yang

10 27 telah dicatat. Sehingga kolom-kolom tersebut telah menyimpang dari maksud pembuatan kolom tersebut. Untuk Voucher Harian (Masuk) pada kolom Keterangan hanya diisi Hasil Produksi Shift Malam / Pagi, sebenarnya kolom keterangan diisi berapa berat padding sesungguhnya. Sehingga kolom Keterangan telah menyimpang dari maksud pembuatan kolom tersebut.