SENARAI SEMAK PASTI PELAKSANAAN AKTIVITI PROGRAM : TARIKH : MASA : TEMPAT : PERASMI : BIL PERKARA TINDAKAN PERKEMBANGAN 1. BAHAGIAN URUS SETIA -Atur cara program -Atur cara Perasmian -Atur cara Penutup -Lantikan Pengacara Majlis -Skrip Pengacara Majlis -Lantikan Pembaca doa -Skrip Pembaca Doa -Buku Pelawat ( jika ada ) -Pen untuk Buku Pelawat -Persiapan peralatan/dokumen Dulang hadiah Alas dulang Air mineral Gelas Coaster / alas gelas Alas Meja Skirting Meja Bunga Meja Lain-lain -Teks ucapan Perasmi Wakil Universiti / Pengarah Pihak ketiga ( Jika ada ) -Teks ucapan pendua (backup) -Salinan teks-teks ucapan untuk wartawan / siding akhbar. -kata-kata Aluan Buku cenderamata Naib Canselor Timbalan Naib Canselor ( HEPA ) Perasmi Penasihat
Pengarah Program Lain-lain yang berkaitan -Gimik Perasmian Jenis gimik Plan pelaksanaan gimik Harga props gimik Peralatan tambahan Raptai (rehearsal) gimik Plan B (Backup) Langkah keselamatan -Jurugambar / juruvideo Atur cara program Jemputan jurugambar oleh Canseleri Jamuan jurugambar Tempat duduk jurugambar Tag nama jurugambar -Mesyuarat Jawatankuasa Induk Minit Mesyuarat -Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Minit Mesyuarat -Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Minit Mesyuarat 2. BAHAGIAN JEMPUTAN DAN PROTOKOL Surat Jemputan Draf kad jemputan Kad jemputan Senarai jemputan ( Sila rujuk Pegawai Protokol di Pejabat Canseleri ) Senarai kehadiran jemputan Jadual penerbangan jemputan Jadual penginapan jemputan Kedudukan tempat duduk VVIP / VIP ( Sila rujuk Pegawai Protokol di Pejabat Canseleri ) 3. BAHAGIAN SERANTA Bahan Press Kit (untuk wartawan) Artikel Atur cara majlis Risalah (phamplet) Teks-teks Ucapan Cenderamata Bilik Sidang Akhbar ( Press Conference ) ( jika Perlu )
Hebahan menerusi akhbar / tv / radio / internet Draf hebahan akhbar melalui canseleri Kelengkapan Tempahan tempat Sistem Siaraya ( PA System ) Bunga hiasan dewan Backdrop Logo Universiti Logo Penaja / kerjasama Logo program Susun atur kerusi / kelengkapan Rostrum Ucapan perasmi Sofa / kerusi VVIP Coffee table dan alas meja Bunga hiasan Coffee table Tagging nama pada kerusi VVIP dan VIP 4. BAHAGIAN BUKU CENDERAMATA Sebutharga buku cenderamata Draf reka bentuk buku cenderamata Susun atur kandungan buku Contoh cetakan buku cenderamata Naskah pruf buku cenderamata Pembayaran cetakan buku cenderamata Pembayaran cetakan buku cenderamata 5. BAHAGIAN CENDERAMATA Senarai jenis, anggaran harga, tulisan untuk engraving Survey / Memilih cenderamata Sebutharga cenderamata Menempah cenderamata Mengagihkan cenderamata Door gift ( Jika Perlu ) 6. BAHAGIAN SAMBUTAN Senarai Penyambut Tetamu Penyelarasan dengan bahagian protocol untuk senarai jemputan Senarai jemputan terkini Raptai aspek protocol dan etika ( Rehearsal )
Pelan tempat duduk VIP dan VVIP Menentukan pegawai pengiring ( Jika Perlu ) Taklimat kepada AJK penyambut tetamu Persembahan aluan (gimik) ketibaan perasmi Roset, Tanda nama, blazer dan vest petugas 7. BAHAGIAN JAMUAN Menyediakan menu jamuan Mendapatkan sebutharga jamuan Surat melantik penyaji makanan (catering) Bayaran pendahuluan ( Deposit ) Menyediakan minuman ringan ( refreshment ) untuk perasmi / VVIP di Bilik menunggu Menyediakan jamuan untuk petugas Pemandu Keselamatan Polis Pegawai Khas Kementerian Pegawai Pengiring Pegawai-pegawai lain 8. BAHAGIAN PENGANGKUTAN Jadual penggunaan kenderaan Pandu arah jalan Pandu Arah meletak kereta (parking) VIP Pandu Arah meletak kereta (parking) BAS Pandu Arah meletak kereta (parking) jemputan Menyediakan pengangkutan untuk VVIP SUK Johor Jabatan Kerajaan Polis Imigresen Lain-lain jabatan Menyediakan pengangkutan untuk petugas dan peserta. Bas peserta Bas AJK Pajero/Van Urusetia Ambulans UTM 9. BAHAGIAN PENGINAPAN Tempahan untuk VVIP
Tempahan untuk petugas Tempahan untuk peserta Tempahan untuk pegawai pengiring Tempahan untuk pemandu bas ( jika perlu ) Menyelesaikan bil-bil penginapan 10. BAHAGIAN MULTIMEDIA / VIDEO Menyediakan bahan tayangan / story board Kelulusan bahan dan konsep multimedia Menempah peralatan multimedia 11. BAHAGIAN KESELAMATAN Kawalan sepanjang majlis Kawalan lalu lintas Jaket keselamatan Tanda arah ke tempat majlis Kawalan tempat letak kereta ( parking ) EMS ( Ambulans / First Aid Kit ) Penyediaan Ruang Sakit ( Sick Bay ) 12. BAHAGIAN PERCETAKAN Reka Bentuk poster / sepanduk / panji-panji Kelulusan Unit Media Grafik, Canseleri Sebutharga poster / Sepanduk Bayaran pendahuluan (deposit) percetakan Menempah cetakan poster / Sepanduk / panji-panji Kebenaran menampal / menggantung oleh keselamatan Menyelesaikan bil-bil percetakan 12. BAHAGIAN PERSEMBAHAN Senarai persembahan bersama sebutharga persembahan Kelulusan dari unit Kebudayaan, Pejabat Canseleri Pembayaran pendahuluan (deposit ) kepada ketua persembahan Persediaan logistik kumpulan persembahan Kenderaan
Tiket kapal terbang Penginapan Makan / Minum Peralatan Audio Visual Peralatan muzik Latihan rehearsal Keselamatan artis Lain-lain keperluan
CARTA ALIR : PENUBUHAN PERSATUAN PELAJAR MULA PELAJAR Menyalin perlembagaan persatuan ke dalam pendrive / cd PEMBETULAN Menghantar permohonan untuk mendaftarkan persatuan PUSAT KEGIATAN PELAJAR Menyemak kandungan perlembagaan dan maklumat yang diperlukan TIDAK LENGKAP GAGAL LULUS Menyediakan Sijil Pendaftaran Persatuan dan nombor rujukan PELAJAR Menghantar perancangan aktiviti maklumat persatuan / kelab pada awal semester Melaksanakan Aktiviti Mengadakan mesyuarat Menghantar minit mesyuarat agong dan carta organisasi baru Rekod TAMAT
PROSES PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI DI POLITEKNIK MULA Pelajar merancang aktiviti. Rujuk kepada penasihat Persatuan Membuat kertas kerja / Borang C dan serah kepada Pejabat Timbalan Dekan (HEP & Alumni) < RM 1000 Kertas kerja / Borang C disemak dan diusulkan ke Mesyuarat Tabung Amanah Fakulti ( Bajet < RM 1000 diluluskan oleh Timb. Dekan HEP tanpa melalui Mesyuarat Tabung Amanah Fakulti. Surat kelulusan program dikeluarkan TIDAK LULUS LULUS Aktiviti dijalankan Menghantar laporan lengkap setelah program selesai Rekod TAMAT NOTA : Bagi program yang melibatkan kelulusan serta permohonan bajet daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar, Kertas kerja dan Borang C yang lengkap hendaklah dimajukan ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar setelah Fakulti meluluskan program.
ALIRAN KERJA PEMOHONAN DAN PENGURUSAN TAJAAN Pegawai bertanggungjawab Program Fakulti / Bahagian / Cawangan Dekan / Ketua / Pengarah Program Pelajar Penasihat Program MULA Permohonan Kelulusan Tajaan Penjelasan Permohonan tajaan program pelajar perlu disalurkan melalui Timbalan Naib Canselor HEP / HEA Program Fakulti / Bahagian / Cawangan Kuasa Naib Canselor Program Pelajar Kuasa Kem. Pengajian Tinggi. Program Fakulti / jab / Bahagian LULUS Program Pelajar LULUS Tajaan yang telah diluluskan perlu dimaklumkan kepada Jawatankuasa Amanah berkenaan Surat Kuasa di keluarkan oleh Bendahari Shah Alam Bahagian Akaun Amanah Surat Kuasa Mengutip Surat Permohonan Tajaan 1. Program Antarabangsa- Tandatangan naib Canselor Cawangan Bahagian Kewangan Cawangan Program Fakulti / Bahagian / Cawangan Dekan / ketua / Pengarah Program Pelajar Penasihat Program Surat Permohonan Tajaan 1 2. Program Nasional- Tandatangan Dekan / Ketua Bahagian / Pengarah Cawangan
Pegawai Bertanggungjawab Penjelasan Bahagian Akaun Amanah / Kewangan Cawangan 1 Surat Kuasa Mengutip Bayaran 1. Rekod Terimaan. 2. Keluarkan Resit 3. Makluman kepada Fakulti / Bahagian / Cawangan 4. Pengurusan bayaran berdasarkan pengesahan Fakulti / Ketua / Bahagian 5. Pelarasan terimaan dan bayaran Program Fakulti / Bahagian / Cawangan Bendahari Program Penyediaan penyata Program Pelajar Penasihat Program Bahagian Akaun Amanah / Cawangan Baki Pendapatan Tamat Lebihan pendapatan akan dimasukkan ke dalam akaun amanah berkenaan kekurangan pendapatan akan ditampung oleh akaun amanah fakulti / Bahagian/Am / cawangan
CARTA ALIRAN : PERMOHONAN KENDERAAN MULA PELAJAR Surat kelulusan aktiviti Isi borang tempahan kenderaan 2 minggu sebelum aktiviti Pengesahan dan hantar borang ke unit kenderaan LENGKAP UNIT KENDERAAN TIDAK YA Semak borang Semak penjadualan kenderaan Kelulusan dari unit kenderaan Pelajar buat susulan Dapatkan maklumat kenderaan dan pemandu Pegawai Pengiring ikut serta bersama pelajar Pelaksanaan aktiviti Penilaian dari pelajar mengenai perkhidmatankenderaan Rekod TAMAT
CARTA ALIR : PROSES PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN MULA PELAJAR Surat kelulusan program Isi borang permohonan Hantar borang kepada Penolong Pendaftar ( pentadbiran) untuk kelulusan HEP / PEJABAT PENTADBIRAN TIDAK Semak borang pinjaman dan surat kelulusan program YA Kelulusan pinjaman Pelajar mengambil peralatan Pemulangan peralatan oleh pelajar Pengesahan penerimaan oleh staf Tindakan jika tidak hantar peralatan Rekod TAMAT
CARTA ALIRAN KERJA MULA Mengisi borang permohonan pendahuluan setelah aktiviti diluluskan Serahkan borang yang telah diluluskan beserta salinan aktiviti TIDAK LULUS Proses kelulusan bayaran LULUS Penyediaan cek oleh Unit Kewangan Zon 4 ( Siap 7 hari bekerja dari tarikh penghantaran borang ) Penerimaan cek di kaunter Unit Kewangan Zon 4 TAMAT Rekod *Nota : Pelarasan pendahuluan hendaklah dibuat dalam masa satu (1) bulan dari tarikh penerimaan cek. Pemotongan gaji akan dibuat tanpa notis peringatan jika gagal membuat pelarasan.