BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 1.1. Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis melaksanakan magang pada perusahaan properti yang bernama PT. Agung Podomoro Land,Tbk tepatnya di Podomoro City Jl. Let. Jend. S. Parman Kav. 28 Jakarta. Pada pelakasanaan magang tersebut, penulis di tempatkan di bagian keuangan pada divisi rekrutmen dan waktu pelaksanaanya adalah selama 1.5 bulan yang dimulai pada tanggal 15 Juli 2013 s/d 30 Agustus 2013. Pada hari pertama penulis bertemu oleh Ibu Indah Damayanti selaku Head Office atau Manager pada divisi rekrutmen PT. Agung Podmoro Land, Tbk kemudian beliau menjelaskan kegiatan kerja khususnya bagian keuangan secara umum dan garis besarnya, sekaligus memberikan penjelasan atau tugas yang harus dikerjakan selama proses magang berlangsung. Selain itu dijelaskan tata tertib yang ada pada perusahaan yang harus ditaati dan wajib dilaksanakan oleh semua karyawan termasuk juga pada peserta magang. Kemudian penulis diperkenalkan dengan karyawan lain yang berada pada divisi rekrutmen. 38
Atas bimbingan dan arahan yang baik dalam menjalankan rutinitas kerja, dan suasana dalam lingkungan kerja yang nyaman dan bersahabat dari semua karyawan kantor maka mendorong penulis untuk dapat menyelesaikan tugas yang diberikan dengan baik. Dalam pelaksanakan magang pada divisi rekrutmen di PT. Agung Podomoro Land, Tbk penulis diberi tugas untuk mengelola kas kecil. Sebelumnya, pengelolaan kas kecil pada divisi rekrutmen sangatlah berantakan dikarenakan divisi rekrutmen tidak memiliki sumber daya manusia atau staff yang khusus mengelola kas pada divisi tersebut. Penulis melaksanakan tugas dalam mengelola kas kecil sesuai dengan prosedur yang diberikan oleh pembimbing di PT. Agung Podomoro Land, Tbk. Metode yang digunakan dalam pengelolaan kas kecil yakni dengan menggunakan metode dana berubah atau metode fluktuasi. Penggunaan metode tersebut dimaksudkan karena banyaknya pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya mendadak. Semua pengeluaran-pengeluaran telah dicatat sebagaimana mestinya yakni dengan menggunakan microsoft excel, akan tetapi lebih efektif jika penggunaannya menggunakan software yang dimiliki perusahaan sendiri. Sumber pendanaan kas kecil yang dimiliki divisi rekrutmen pada PT. Agung Podomoro Land, Tbk berasal dari dua sumber yaitu dari divisi keuangan dan dari jasa psikotest yang dilakukan oleh divisi rekrutmen. Sumber dana yang 39
berasal dari divisi keuangan ini dilakukan tiga bulan sekali sedangkan sumber dana dari psikotest rutin dilakukan apabila peserta psikotest melakukan pembayaran. Pembayaran dari peserta psikotest tersebut langsung masuk kedalam kas kecil dan dapat digunakan membayar pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin pada divisi rekrutmen. 1.2. Kegiatan Selama Magang Penulis melaksanakan magang mulai pukul 08 00 s/d 17 00 WIB yang dilaksanakan dalam 5 (lima) hari dalam seminggu yaitu mulai dari Senin sampai dengan Jum at. Selama kegiatan magang berlangsung banyak sekali pengetahuan, manfaat serta pengalaman-pengalaman dalam bekerja yang dapat penulis ambil. Ada dua kegiatan yang penulis kelompokkan selama kegiatan magang berlangsung, dianataranya : 1.2.1. Kegiatan Rutin Kegiatan rutin merupakan kegiatan yang dilakukan penulis setiap hari atau yang bersifat rutinitas pada divisi rekrutmen, antara lain : 40
1. Mengupdate buku kas umum. 2. Menginput bukti transaksi pengeluaran kas. 3. Mencocokkan buku kas umum dengan pencatatan pada komputer melalui Microsoft Excel 1.2.2. Kegiatan Non Rutin Selain kegiatan rutin yang setiap hari penulis lakukan, penulis juga melakukan kagiatan-kegiatan yang sifatnya non rutin. Kegiatan yang non rutin yang penulis kerjakan selama magang antara lain : 1. Melakukan penarikan tunai dari buku tabungan. 2. Printout buku tabungan/cetak rekening koran. 3. Merapikan dan mengupdate laporan keuangan yang akan dipresentasikan pada Rapat Koordinasi yang dilaksanakan setiap hari Jum at. 4. Fotocopy. 1.3. Masalah Pada Unit Kerja PT. Agung Podomoro Land, Tbk saat ini telah menjadi perusahaan properti terbesar di Indonesia, tentu hal itu dapat terwujud karena pengelolaan 41
manajemennya yang baik, termasuk pada divisi rekrutmen. Perusahaan mampu menghasilkan tenaga kerja yang berkompeten dibidangnya sehingga dapat menghasilkan produk properti yang berkualitas tinggi. Namun dibalik kesuksesan tersebut, PT. Agung Podomoro Land, Tbk pasti pernah mengalami kesalahan ataupun masalah yang ditimbulkan baik dari pihak internal ataupun pihak eksternal dari perusahaan. Selama penulis melaksanakan magang di PT. Agung Podomoro Land, Tbk terdapat beberapa masalah didalam pelaksanaan pekerjaan perusahaan. Adapun masalah yang timbul diantaranya adalah berupa masalah kebijakan dan masalah operasional yang dapat menghambat efektivitas kerja karyawan dan perkembangan perusahaan. 1.3.1. Masalah Kebijakan Masalah kebijakan yang terjadi pada PT. Agung Podomoro Land, Tbk khususnya pada divisi rekrutmen adalah masalah mengenai pendapatan kas kecil yang terdapat dari dua sumber yaitu dari divisi keuangan dan dari jasa psikotest yang dilakukan oleh divisi rekrutmen. Namun, kas kecil yang didapat dari jasa psikotest tidak dilaporkan ke divisi keuangan sehingga tidak tercatat di pembukuan perusahaan dan dapat dengan mudah disalahgunakan oleh divisi yang bersangkutan. 42
1.3.2. Masalah Operasional Masalah Operasional yang terjadi pada PT. Agung Podomoro Land, Tbk khususnya pada divisi rekrutment antara lain : 1. Kesalahan dalam menginput data. 2. Sistem teknologi informasi yang kadangkala mengalami kerusakan atau hang (tidak berfungsi). 3. Keterambatan dalam penyampaian laporan keuangan karena masih menggunakan sistem manual dalam penginputan dan pemrosesan data transaksi baik pengeluaran maupun pemasukan. 4. Penyimpanan dokumen yang tidak teratur. 1.4. Pembahasan Pada Masalah Unit Kerja Di dalam hal ini penulis diharapakan dapat menemukan sumber-sumber atau penyebab-penyebab terjadinya masalah yang terjadi pada perusahaan tersebut, serta dapat mengemukakan berbagai alternatif pemecahan masalah tersebut dan juga dapat memberikan saran-saran dari masing-masing masalah yang ada. 1.4.1. Penyebab Masalah Adapun penyebab masalah dalam unit kerja yang terjadi pada PT. Agung Podomoro Land, Tbk khususnya pada divisi rekrutmen antara lain : 43
1. Masalah Kebijakan Masalah pendapatan kas kacil yang didapat dari jasa psikotest yang tidak dilaporkan oleh divisi human resource development (HRD) ke divisi keuangan ini bisa disebabkan karena dua hal, yaitu karena ketidaktahuan bahwa pendapatan yang diterima divisi rekrutmen harus dilaporkan ke divisi keuangan atau bisa juga karena unsur kesengajaan. 2. Masalah Operasional 1. Sering terjadi kesalahan dalam menginput data yang disebabkan kurangnya pengetahuan, ketelitian dan juga sumber daya manusia yang khusus mengelola keuangan pada divisi rekruitmen. 2. Jaringan sistem informasi yang digunakan kadang-kadang mengalami gangguan disebabkan kurangnya perawatan dari tim teknologi informasi perusahaan sehingga pada saat kegiatan operasional sedang berlangsung dapat terhalang. 3. Laporan keuangan sering terlambat disebabkan masih menggunakan sistem informasi sederhana yaitu microsoft excel sehingga proses penyusunan laporan keuangan membutuhkan waktu yang lebih lama dan perlu ketelitian dari pegawai. 44
4. Tidak teraturnya penyimpanan dokumen, disebabkan karena menumpuknya dokumen diatas meja yang dibiarkan begitu saja dan tercampur dengan dokumen lain. 1.4.2. Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja Dari masalah-masalah tersebut diatas, penulis akan menguraikan berbagai pemecahan masalah yang ada pada unit kerja tersebut, antara lain : 1. Masalah Kebijakan Masalah pendapatan kas kecil dari jasa psikotest yang tidak dilaporkan oleh divisi human resource development (HRD) ke divisi keuangan ini dapat diatasi dengan adanya pengendalian internal. Tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva yang tidak tepat yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Dengan cara ini diharapkan divisi human resource development (HRD) dapat melaporkan setiap pendapatan yang diterima ke divisi keuangan sehingga tercatat didalam pembukuan perusahaan. 45
2. Masalah Operasional 1. Masalah kesalahan dalam penginputan data dapat diatasi dengan menambah sumber daya manusia atau mengadakan pelatihan agar dapat mengelola keuangan menjadi lebih baik dan karyawan yang bertugas lebih cermat dalam mengatur dan mengelola keuangan. 2. Masalah sistem teknologi informasi dapat diatasi dengan pengendalian pemeriksaan dan pengendalian perbaikan. Pengendalian pemeriksaan membentuk lini pertahanan kedua. Ini adalah alat, teknik, dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi dan mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan. 3. Penggunaan sistem manual membutuhkan waktu dalam penginputan data dan proses penyusunan laporan keuangan. Masalah tersebut dapat diatasi dengan penggunaan software akuntansi yang dapat digunakan oleh karyawan yang bertugas pada divisi rekrutmen. 4. Penyimpanan dokumen yang tidak teratur dapat diatasi dengan memberikan nomor urut dokumen (kode) tertentu sehingga dapat memudahkan dalam proses pencarian. 46