iv Universitas Bina Nusantara Abstrak Jur usan Sistem Informasi Program Studi Komp uterisasi Ak untansi Skripsi Sarj ana Komputer Semester VIII tahun 2004/2005 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT PT. KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL Andrian Hery Affandi (0500553804) Hanes (0500553722) Kwan Ming Tjun (0500553741) Kelas /Kelompok : 08PAA / 08 Tujuan Pem buatan skrip si untuk m en ganalisa sistem inform asi penjualan tunai dan penjualan kredit PT. Kentanix supra International untuk m en getahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem tersebut, kemudian merancang sistem informasi p enjualan tunai dan penjualan kredit unt uk m en gatasi kelemahankelemahan pada sistem tersebut. Metode yang digunakan adalah Metode penelitian lapangan, metode pustaka, dan metode perancangan. Setelah melakukan wawancara dan memperoleh data, maka dilakukan anali sis terhadap data tersebut yang berguna untuk perancangan sistem yang baru. Dalam merancang si stem yang dilakukan pembuatan diagram aliran data, kamus data, diagra m entitas, bagan terstru ktu r, spesifi ka si mo du l serta ranca ngan masu kan dan keluaran. Hasil y an g dipero leh adalah Pengisisan data masih mengunakan tulisan tangan atau manual, dokumen yang tidak prenumbered, tidak adanya informasi mengenai piutang yang jatuh tempo dan tidak adanya laporan-laporan yang lebih rinci dan k uran gnya informasi yang dilaporkan kepada m anajem en, dan juga tidak adanya bagian penagihan. Kesimpulannya adalah Pengisisan secara manual mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi, terjadinya duplikasi nomor yang sama pada surat yang berbeda sehingga manajemen sulit mencari dokumen yang diinginkan, tidak adanya informasi mengenai piutang jatuh tempo sehingga sering terjadi keterlambatan penagihan, laporan yang dihasilkan kurang mendukung pengambilan keputusan manajemen. Kata Kun ci Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit iv
v PRAKATA Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Adapun maksud dan tujuan penulisan skripsi ini merupakan salah sat u syarat yang harus dip en uhi untuk m encapai gelar sar jana Komputer pada Jurusan Sistem Informasi, Program st udi Komputerisasi akuntansi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Dalam penyusunan dan penulisan skripsi ini, penulis memilih judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit PT. Kentanix Supra International. Selama Pembuatan skripsi ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : Alm. Ibu Ir. Theresia Widia Soeryaningsih,MM, selaku Mantan Rektor Universitas Bina Nusantara Yang telah memberikan wadah dan kesempatan kepada kami untuk mendapatkan pendidikan yang lebih tinggi. Bapak Envermy Vem, MSc selaku Pejabat Rektor Universitas Bina Nusantara. Bapak Idris Gautama, S.Kom, MM, MBA Selaku ketua Jurusan Komputerisasi akuntansi. Ibu Nelly, S.kom, MM, selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bim bingan, arahan, dan nasehat yang begitu besar dalam penyelesaian skripsi ini. Seluruh dosen dan staf pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis. Kedua orang t ua kami, serta kakak dan adik tercinta yang senantiasa memberikan dorongan dan mendoakan penulis dalam penyusunan skripsi ini. v
vi Sahabat dan teman-teman penulis yang telah memberikan bantuan baik moril maupun material dalam peny usun an skr ipsi ini. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, baik isi, tata bahasa, maupun dari segi penyusunan yang disebabkan keterbatasan pengetahuan, kemampuan dan pengalaman penulis. Walaupun demikian, penulis ber usah a sebaik m un gkin dalam penyusunan skrip si in i sesuai dengan kemampuan yang dimiliki penulis. Akhir kata, penulis mohon maaf atas segala kekurangan dalam skripsi ini. Besar harapan pen ulis kiranya skrip si in i dapat diterim a dan berm anfaat bagi sem ua pihak yang membut uhkan dan memenuhi tujuan sebagaimana mestinya yang disyar atkan guna m encap ai gelar Sar jana Komputerisasi Ak untansi Univer sitas Bina Nusantara. vi
vii DAFTAR ISI Halaman Perset ujuan Har dcover Abstrak KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR i ii iii v ix BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 2 1.4 Metodologi Penelitian 3 1.5 Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori um um 2.1.1 Pengertian Sistem 5 2.1.2 Pengertian Informasi 5 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi 6 2.1.4 Kualitas Inform asi 6 2.1.5 Komponen Utama Sistem Informasi 7 2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 9 2.1.7 Alur Sistem Inform asi Akuntansi 9 2.1.8. Pengertian analisis Sistem 10 2.1.9 Pengertian Perancangan Sistem 11 2.1.10 Pengertian Sistem Pengendalian Intern 11 vii
viii 2.1.11 Lan gkah-lan gkah Untuk Meran can g Sistem 12 2.1.12 Alat-alat Perancangan Sistem 12 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pengertian Penjualan 18 2.2.2 Jenis-jenis Penjualan 18 2.2.3 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredit 19 2.2.4 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit19 2.2.5 Catatan Akuntan si Yan g Digunak an Dalam Sistem Penjualan Kredit 19 2.2.6 Contoh Jurnal Atas Transaksi 19 2.2.7 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit 20 2.2.8 Unsur Pen gen dalian Intern Dalam Sistem Penjualan Kr edit 20 2.2.9 Pengertian Piutang 22 2.2.10 Dokumen Pokok Yang Digunakan Sebagai Dasar Pencatatan Piutang 22 2.2.11 Catatan Akuntansi Yang Digunakan Unt uk Mencatat Piutang 23 2.2.12 Contoh Jurnal Atas Pembayaran Piutang 23 2.2.13 Metode Pencatatan Piutang 23 2.2.14 Pengertian Piutang Tak Tertagih 23 2.2.15 Metode Unt uk Mencatat Piutang Tak Tertagih 24 2.2.16 Standar Kr edit 25 2.2.17 Diagram Alir Data 26 2.2.18 Kamus Data 27 viii
ix 2.2.19 Normalisasi 28 2.2.20 Diagram Hubun gan Entitas 29 2.2.21 Bagan Terstrukt ur 29 BAB 3 ANALISI S SI ST EM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Singakat Perusahaan 31 3.2 Struktur Or gan isasi Perusahaan 35 3.3 Tata Laksana Sistem Yang Sedang Berjalan 40 3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram Hubungan 69 3.4.2 Diagram Nol 70 3.5 Permasalah an Yan g Dihadap i 71 3.6 Pemecahan Masalah 72 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YAGN DIUSULKAN 4.1 Rancangan Strukt ur Organisasi 74 4.2 Bagan Aliran Dokumen 74 4.3 Ran can gan Diagram Data Sistem 4.3.1 Rancangan Diagram Hubun gan 101 4.3.2 Rancangan Diagram Nol 102 4.3.3 Rancangan Diagram Rinci 103 4.4 Data Sistem 4.4.1 Rancangan Kam us Data 107 4.4.2 Normalisasi 111 4.4.3 Rancangan Spesif ikasi File 115 4.4.4 Rancangan Diagram Hubungan Entitas 119 ix
x 4.5 Rancangan Proses 4.5.1 Rancangan Bagan Terstr uktur 120 4.5.2 Spesifikasi Proses 133 4.6 Rancangan Keluaran 189 4.7 Rancangan Masukan 205 4.8 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan 4.8.1 Kebutuhan Hardware 219 4.8.2 Kebutuhan Soft ware 220 4.8.3 Jadwal Implementasi Soft ware 220 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 221 5.2 Saran 221 DAFTAR PUSTAKA 223 RIWAYAT HIDUP FOTOCOPY SURAT SURVEI x
xi DAFTAR GAM BAR Gam bar 3.1 Str uktur Or gan isasi PT Kentanix Supr a International 36 Gambar 3.2 Flowchart Penjualan Tunai langsung 53 Gambar 3.3 Flowchart Penjualan Tunai langsung (lanjutan) 54 Gambar 3.4 Flowchart Penjualan Tunai langsung (lanjutan) 55 Gambar 3.5 Flowchart Penjualan Tunai langsung (lanjutan) 56 Gambar 3.6 Flowchart Penjualan Tunai Bertahap 57 Gambar 3.7 Flowchart Penjualan Tunai Bertahap (lanjutan) 58 Gambar 3.8 Flowchart Penjualan Tunai Bertahap (lanjutan) 59 Gambar 3.9 Flowchart Penjualan Tunai Bertahap (lanjutan) 60 Gambar 3.10 Flowchart Penjualan Kredit Dengan DP langsung 61 Gambar 3.11 Flowchart Penjualan Kredit Dengan DP langsung(lanjutan) 62 Gambar 3.12 Flowchart Penjualan Kredit Dengan DP langsung(lanjutan) 63 Gambar 3.13 Flowchart Penjualan Kredit Dengan DP langsung(lanjutan) 64 Gambar 3.14 Flowchart Penjualan Kredit Dengan DP Bertahap 65 Gambar 3.15 Flowchart Penjualan Kredit Dengan DP Bertahap(lanjutan) 66 Gambar 3.16 Flowchart Penjualan Kredit Dengan DP Bertahap(lanjutan) 67 Gambar 3.17 Flowchart Penjualan Kredit Dengan DP Bertahap(lanjutan) 68 Gambar 3.18 Diagram Hubungan 69 Gambar 3.19 Diagram Nol 70 Gam bar 4.1 Str uktur Or gan isasi PT Kentanix Supr a International Yan g diusulkan 75 Gambar 4.2 Flowchart Penjualan Tunai langsung Yang Diusulkan 76 Gambar 4.3 Flowchart Penjualan Tunai langsung Yang Diusulkan (lanjutan) 77 Gambar 4.4 Flowchart Penjualan Tunai langsung Yang Diusulkan (lanjutan) 78 xi
xii Gambar 4.5 Flowchart Penjualan Tunai langsung Yang Diusulkan (lanjutan) 79 Gam bar 4.6 Flo wchart Penjualan Tun ai Bertahap Yan g Diusulkan 80 Gambar 4.7 Flowchart Penjualan Tunai Bertahap Yang Diusulkan (lanjutan) 81 Gam bar 4.8 Flo wchart Penjualan Tun ai Bertahap Yan g Diusulk an (lanjutan) 82 Gambar 4.9 Flowchart Penjualan Tunai Bertahap Yang Diusulkan (lanjutan) 83 Gambar 4.10 Flowchart Penjualan Tunai Bertahap Yang Diusulkan (lanjutan) 84 Gambar 4.11 Flowchart Penjualan Kredit DP Langsung Yang Diusulkan 85 Gambar 4.12 Flowchart Penjualan Kredit DP Langsung Yang Diusulkan (lanjutan) 86 Gambar 4.13 Flowchart Penjualan Kredit DP Langsung Yang Diusulkan (lanjutan) 87 Gambar 4.14 Flowchart Penjualan Kredit DP Langsung Yang Diusulkan (lanjutan) 88 Gam bar 4.15 Flo wchart Penjualan Kredit DP Bertahap Yan g Diusulk an 89 Gambar 4.16 Flowchart Penjualan Kredit DP Bertahap Yang Diusulkan (lanjutan) 90 Gambar 4.17 Flowchart Penjualan Kredit DP Bertahap Yang Diusulkan (lanjutan) 91 Gambar 4.18 Flowchart Penjualan Kredit DP Bertahap Yang Diusulkan (lanjutan) 92 Gambar 4.19 Flowchart Penjualan Kredit DP Bertahap Yang Diusulkan (lanjutan) 93 Gambar 4.20 Flowchart Penjualan Kredit Company Yang Diusulkan 94 Gambar 4.21 Flowchart Penjualan Kredit Company Yang Diusulkan (lanjutan) 95 Gambar 4.22 Flowchart Penjualan Kredit Company Yang Diusulkan (lanjutan) 96 xii
xiii Gambar 4.23 Flowchart Penjualan Kredit Company Yang Diusulkan (lanjutan) 97 Gambar 4.24 Flowchart Penjualan Kredit Company Yang Diusulkan (lanjutan) 98 Gambar 4.25 Flowchart Penjualan Kredit Company Yang Diusulkan (lanjutan) 99 Gambar 4.26 Flowchart Penjualan Kredit Company Yang Diusulkan (lanjutan) 100 Gambar 4.27 Rancangan Diagram Hubungan 101 Gambar 4.28 Rancangan Diagram Nol 102 Gam bar 4.29 Ran can gan Diagram Rinci 1 Ver ifikasi Pesan an 103 Gambar 4.30 Rancangan Diagram Rinci 2 Verifikasi Pesanan Kredit 103 Gambar 4.31 Rancangan Diagram Rinci 2.3 Otorisasi Kredit 104 Gambar 4.32 Rancangan Diagram Rinci 3 Buat Surat 104 Gambar 4.33 Rancangan Diagram Rinci 4 Transaksi Bayar 105 Gambar 4.34 Rancangan Diagram Rinci 5 Buat Jurnal 105 Gambar 4.35 Rancangan Diagram Rinci 6 Buat Laporan 106 Gambar 4.36 Rancangan Diagram Hubungan Entitas 119 Gam bar 4.37 Ran can gan Sistem Inform asi Penjualan Tun ai dan Penjualan Kredit 120 Gambar 4.38 Rancangan Bagan Terstruktur File 121 Gambar 4.39 Rancangan Bagan Terstruktur Transaksi 121 Gambar 4.40 Rancangan Bagan Terstruktur Surat 121 Gambar 4.41 Rancangan Bagan Terstruktur Report 122 Gambar 4.42 Rancangan Bagan Terstruktur Master 122 Gambar 4.43 Rancangan Bagan Terstruktur utilities 122 Gambar 4.44 Rancangan Bagan Terstruktur Transaksi Tanda Terima Sementara 123 xiii
xiv Gam bar 4.45 Ran can gan Bagan Terstr uktur Transaksi Sur at Persetujuan Pembelian 123 Gambar 4.46 Rancangan Bagan Terstruktur Transaksi Payment voucher 123 Gambar 4.47 Rancangan Bagan Terstruktur Transaksi Received Voucher 124 Gambar 4.48 Rancangan Bagan Terstruktur Transaksi Piutang Pelanggan 124 Gam bar 4.49 Ran can gan Bagan Terstr uktur Transaksi Piutang KP R 124 Gambar 4.50 Rancangan Bagan Terstruktur Surat Kontrak Kredit 125 Gambar 4.51 Rancangan Bagan Terstruktur Surat Tolak Kredit 125 Gambar 4.52 Rancangan Bagan Terstruktur kwitansi 125 Gambar 4.53 Rancangan Bagan Terstruktur Form Pembiayaan 126 Gambar 4.54 Rancangan Bagan Terstruktur Surat Penagihan DownPayment 126 Gambar 4.55 Rancangan Bagan Terstruktur Surat tagihan Cicilan Kredit 126 Gambar 4.56 Rancangan Bagan Terstruktur Laporan Tanda Terima Sementara 127 Gam bar 4.57 Ran can gan Bagan Terstr uktur Laporan Surat Perset ujuan Pembelian 127 Gambar 4.58 Rancangan Bagan Terstruktur Laporan Stat us Rumah 127 Gam bar 4.59 Ran can gan Bagan Terstr uktur Laporan Stat us Pem bayar an 128 Gambar 4.60 Rancangan Bagan Terstruktur Laporan Penjualan PerPelanggan 128 Gambar 4.61 Rancangan Bagan Terstruktur Laporan Penjualan Persalesman 128 Gambar 4.62 Rancangan Bagan Terstruktur Laporan Penjualan Rumah 129 Gam bar 4.63 Ran can gan Bagan Terstr uktur Payment Voucher 129 Gambar 4.64 Rancangan Bagan Terstruktur Recipt voucher 129 Gambar 4.65 Rancangan Bagan Terstruktur Laporan PiutangKPR 130 Gambar 4.66 Rancangan Bagan Terstruktur Laporan Piutang Pelanggan 130 Gambar 4.67 Rancangan Bagan Terstruktur Laporan Piutang Jatuh Tempo 131 xiv
xv Gambar 4.68 Rancangan Bagan Terstruktur Master Pelanggan 131 Gambar 4.69 Rancangan Bagan Terstruktur Master Salesman 131 Gambar 4.70 Rancangan Bagan Terstruktur Master Stock 132 Gambar 4.71 Rancangan Bagan Terstruktur Master Bank 132 Gambar 4.72 Rancangan Keluaran Tanda Terima Sementara 191 Gambar 4.73 Rancangan Keluaran Surat Persetujuan Pembelian 192 Gambar 4.74 Rancangan Keluaran Receipt Voucher 193 Gambar 4.75 Rancangan Keluaran Payment Voucher 194 Gambar 4.76 Rancangan Keluaran Surat Kontrak Kredit 195 Gambar 4.77 Rancangan Keluaran Surat Tolakan Kredit 196 Gambar 4.78 Rancangan Keluaran Kwitansi 196 Gambar 4.79 Rancangan Keluaran Form Pembiayaan 197 Gambar 4.80 Rancangan Keluaran Surat Tagihan Cicilan Kredit 197 Gambar 4.81 Rancangan Keluaran Laporan Stock Rumah 198 Gambar 4.82 Rancangan Keluaran Laporan Penjualan Per Pelanggan 198 Gambar 4.83 Rancangan Keluaran Laporan Penjualan Per Sales 199 Gambar 4.84 Rancangan Keluaran Laporan Penjualan Rumah 199 Gambar 4.85 Rancangan Keluaran Laporan Piutang Pelanggan 200 Gambar 4.86 Rancangan Keluaran Laporan Piutang Bank 200 Gambar 4.87 Rancangan Keluaran Laporan Piutang Jatuh Tempo 201 Gambar 4.88 Rancangan Keluaran Laporan St atus Pembayaran 201 Gambar 4.89 Rancangan Keluaran Joural Receipt Voucher 202 Gambar 4.90 Rancangan Keluaran Journal Payment Voucher 202 Gambar 4.91 Rancangan Surat Survei Kredit 203 Gambar 4.92 Rancangan Laporan Analisis Piutang Tak Tertagih 204 xv
xvi Gambar 4.93 Rancangan Menu Login 206 Gambar 4.94 Rancangan Menu Utama 206 Gambar 4.95 Rancangan Menu Transaksi Tanda Terima Sementara 207 Gambar 4.96 Rancangan Menu Transaksi Surat Perset ujuan Pembelian 208 Gambar 4.97 Rancangan Menu Transaksi Piutang Pelanggan 209 Gambar 4.98 Rancangan Menu Transaksi Piutang Bank 209 Gambar 4.99 Rancangan Menu Transaksi Payment Voucher 210 Gambar 4.100 Rancangan Menu Transaksi Receipt Voucher 210 Gam bar 4.101 Ran can gan Menu Surat Kontrak Kredit, Sur at Tolakan Kredit Surat Kontrak KPR, Surat Tolak KPR, Surat Penagihan DP, Surat Tagihan Cicilan Kredit, Surat Survei Kredit 211 Gambar 4.102 Rancangan Menu Surat Kwitansi 211 Gambar 4.103 Rancangan Menu Surat Form Pembiayaan 211 Gambar 4.104 Rancangan Menu Buat Tanda Terima Sementara 212 Gambar 4.105 Rancangan Menu Buat Surat Perset ujuan Pembelian 212 Gambar 4.106 Rancangan Menu Laporan St atus Rumah 212 Gambar 4.107 Rancangan Menu Laporan St atus Pembayaran 213 Gambar 4.108 Rancangan Menu Laporan Penjualan Per Pelanggan 213 Gambar 4.109 Rancangan Menu Laporan Penjualan Per Sales 213 Gambar 4.110 Rancangan Menu Laporan Penjualan Rumah 213 Gambar 4.111 Rancangan Menu Laporan Payment Voucher 214 Gambar 4.112 Rancangan Menu Laporan Receipt Voucher 214 Gambar 4.113 Rancangan Menu Laporan Piutang Bank 214 Gambar 4.114 Rancangan Menu Laporan Piutang Pelanggan 215 Gambar 4.115 Rancangan Menu Laporan Piutang Jatuh Tempo 215 xvi
xvii Gambar 4.116 Rancangan Master Pelanggan 216 Gambar 4.117 Rancangan Master Salesman 216 Gambar 4.118 Rancangan Master Stock 217 Gambar 4.119 Rancangan Master Bank 217 Gambar 4.120 Rancangan Manage User 218 Gambar 4.121 Rancangan Ganti Password 218 xvii