BAB 2 LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN 2.1 Pengertian Pengendalian Persediaan Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2005,p4), Pengendalian persediaan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal. Pengendalian persediaan bertujuan mencapai efisiensi dan efektivitas optimal dalam penyediaan material. 2.2 Definisi dan Jenis Persediaan Persediaan merupakan salah satu aset terpenting dalam banyak perusahaan karena nilai persediaan mencapai 40% dari seluruh investasi modal. Manajer operasional sangat memahami bahwa persediaan merupakan hal yang krusial. Di satu sisi, perusahaan selalu berusaha mengurangi biaya dengan mengurangi tingkat persediaan di tangan (on-hand), sementara itu di sisi lain pelanggan menjadi sangat tidak puas ketika jumlah persediaan mengalami kehabisan (stockout). Oleh karena itu perusahaan harus mengusahakan terjadinya keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat layanan pelanggan dan minimisasi biaya merupakan faktor penting dalam membuat keseimbangan ini. Dalam kasus produk fisik, organisasi harus menentukan apakah produk dihasilkan sendiri atau dibeli. Persediaan didefinisikan sebagai barang-barang yang biasanya dapat dijumpai di gudang tertutup, lapangan, gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, 6
barang-barang untuk keperluan operasi, atau barang-barang untuk keperluan suatu proyek atau sejumlah material yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan ditatausahakan dalam buku perusahaan, itulah apa yang dikatakan oleh Indrajit dan Djokopranoto (2005,p3). Sedangkan menurut (Zulfikarijah 2005,p4), Persediaan secara umum didefinisikan sebagai stock bahan baku yang digunakan untuk memfasilitasi produksi atau untuk memuaskan permintaan konsumen Dan Schroeder mengatakan bahwa Persediaan atau inventory is a stock of materials used to facilitate production or to satisfy customer demands, yang artinya stock bahan baku yang digunakan untuk memfasilitasi produksi atau untuk memuaskan permintaan konsumen (Schroeder2003, p318),. Disini terdapat persamaan pendapat antara Schroeder dan Zulfikarijah mengenai definisi dari persediaan. Setiap perusahaan mempunyai jenis persediaan yang berbeda-beda bergantung pada usaha yang dikelolanya sebagai contoh, persediaan dalam bidang retail berupa barang-barang yang mereka jual, persediaan usaha pertamanan adalah bermacam-macam tumbuhan, bunga dan pohon-pohonan, persediaan agen persewaan mobil berupa mobil dan pemeliharaan rumah tangga berupa makanan, pakaian, obat-obatan pada perusahaan seringkali disamakan sebagai produk akhir yang siap dijual, tetapi juga berupa : bahan baku, komponen yang dibeli, tenaga kerja, produk dalam proses, modal kerja, peralatan, mesin dan perlengkapan. Dengan demikian persediaan dapat diklasifikasikan menjadi: 1 Persediaan bahan baku (raw material inventory) dibeli tetapi tidak diproses. Persediaan ini dapat digunakan untuk mendecouple 7
(yaitu, memisahkan) para pemasok dari proses produksi. Bagaimana pun, pendekatan yang lebih disukai adalah menghapuskan keragaman mutu, kuantitas, atau waktu pengiriman pemasok sehingga pemisahan tidak lagi diperlukan. 2 Persediaan barang setengah jadi (working in-process WIP inventory) adalah bahan baku atau komponen yang sudah mengalami beberapa perubahan tetapi belum selesai. Adanya WIP disebabkan oleh waktu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah produk (disebut silkus waktu- cycle time). Mengurangi siklus waktu berarti mengurangi persediaan. Sering kali tugas ini mudah : dalam sebagian besar waktu yang digunakan untuk membuat sebuah produk ketika sedang dibuat, sebenarnya produk tersebut tidak mengalami proses apapun, waktu pekerjaan yang sebenarnya atau waktu run hanyalah sebagian kecil dari waktu aliran material, mungkin hanya 5% 3 MRO(Maintenance/Repair/Operating) adalah persediaan yang diperuntukkan bagi pasokan pemeliharaan / perbaikan / operasi yang diperlukan untuk menjaga agar permesinan dan proses produksi tetap produktif. MRO tetap ada karena kebutuhan dan waktu pemeliharaan dan perbaikan beberapa peralatan tidak diketahui. Walaupun permintaan persediaan MRO sering merupakan sebuah fungsi jadwal pemeliharaan, permintaan MRO lain yang tidak dijadwalkan harus diantisipasi. 4 Persediaan barang jadi (finished goods inventory) adalah produk yang sudah selesai dan menunggu pengiriman. Barang jadi bisa saja disimpan Karena permintaan pelanggan di masa depan tidak diketahui. 8
2.2.1 Penyebab Timbulnya Persediaan Menurut (Baroto2002, p53), hal-hal yang menjadi penyebab timbulnya persediaan antara lain: Mekanisme Pemenuhan atas permintaan Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya. Untuk menyiapkan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan. Keinginan untuk Meredam Ketidakpastian Ketidakpastian terjadi akibat permintaan yang bervariasi dan tidak pasti, dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara 1 produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan Keinginan Melakukan Spekulasi Yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga di masa mendatang. 2.2.2 Tujuan dan Fungsi Persediaan Persediaan dapat membantu fungsi-fungsi penting yang akan menambah fleksibilitas operasi perusahaan.. Menurut (Zulfikarijah 2005,p6), Terdapat 7 tujuan penting dari persediaan yaitu : 1. Fungsi ganda Fungsi utama persediaan adalah memisahkan proses produksi dan distribusi. Pada saat penawaran atau permintaan item persediaan tidak teratur, maka 9
mengamankan persediaan merupakan keputusan yang terbaik. Sebagai contoh, jika permintaan produk yang tinggi hanya terjadi pada waktu tertentu, maka perusahaan akan berusaha memenuhi barang sesuai dengan permintaan dan perusahaan akan berusaha memproduksi barang tersebut pada saat permintaan rendah. Pemisahan produksi dari permintaan ini akan menghindarkan biaya jangka pendek serta menghindari stock-out (kehabisan barang). Dengan kata lain jika penawaran barang berfluktuasi, maka persediaan bahan baku merupakan input yang penting dalam proses transformasi karena itu proses produksi juga berfluktuasi dalam perusahaan. Pada saat hubungan dua proses ini tidak selaras, maka persediaan dapat dipisahkan menjadi dua proses yang akan dioperasikan sendiri-sendiri. 2. Mengantisipasi adanya inflasi Persediaan dapat mengantisipasi perubahan harga dan inflasi, penempatan persediaan kas dalam bank merupakan pilihan yang tepat untuk pengembalian investasi. Disisi lain, persediaan mungkin akan meningkat setiap saat. Pada saat seperti ini, maka persediaan merupakan investasi terbaik. Tentu saja, biaya dan resiko biaya penyimpanan harus dipertimbangkan. Dalam beberapa kebijakan, banyak perusahaan yang tidak melibatkan sumber daya manusia dalam hal ini. 3. Memperoleh diskon terhadap jumlah persediaan yang dibeli Fungsi persediaan yang lain adalah memanfaatkan keuntungan dari diskon terhadap jumlah persediaan yang dibeli. Banyak pemasok yang menawarkan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar. Pembelian dalam jumlah besar secara substansi dapat mengurangi biaya produksi. Akan tetapi dengan pembelian dalam jumlah besar kurang menguntungkan dalam hal: biaya penyimpanan yang lebih tinggi, terjadinya kerusakan, kemungkinan terjadinya 10
pencurian dan biaya asuransi. Investasi terhadap persediaan yang terlalu besar akan mengurangi kesempatan untuk melakukan investasi lain. 4. Menjaga adanya ketidakpastian Dalam sistem persediaan terdapat ketidakpastian dalam hal : permintaan, penawaran, dan waktu tunggu. Persediaan pengaman dijaga dalam persediaan untuk memproteksi adanya ketidakpastian. Jika permintaan pelanggan diketahui, akan layak (walaupun tidak selalu ekonomis) memproduksi pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dalam hal ini, tidak dibutuhkan persediaan barang jadi, akan tetapi pada saat terjadi perubahan permintaan, maka sistem harus segera dirubah untuk menyesuaikan kebutuhan pelanggan dan untuk melayani agar pelanggan puas. Namun demikian, persediaan pengaman barang jadi harus dijaga untuk mengantisipasi apabila terjadi perubahan. Dengan demikian persediaan pengaman bahan baku juga harus dijaga untuk mengantisipasi ketidakpastian pengiriman oleh penjual dan persediaan pengaman barang dalam proses juga harus dijaga untuk mengantisipasi terjadinya perubahan penjadwalan yang tepat. 5. Menjaga produksi dan pembelian yang ekonomis Sering terjadi memproduksi skala ekonomis pada bahan baku dalam lot. Dalam hal ini, lot diproduksi melebihi periode waktu dan tidak dilanjutkan ke produksi sampai lot mendekati habis. Kondisi ini tentu saja memungkinkan membengkaknya biaya persiapan (set-up) mesin produksi melebihi jumlah item yang besar dan ini juga akan terjadi dalam pengunaan peralatan produksi pada produk yang berbeda, hal serupa akan terjadi pada saat pembelian bahan baku. karena biaya pemesanan, diskon jumlah pembelian dan biaya transportasi seringkali lebih ekonomis pada pembelian dalam jumlah besar, maka sebagian 11
lot dapat dijadikan persediaan untuk penggunaan berikutnya. Hasil persediaan dari pembelian atau produksi bahan baku dalam lot disebut dengan siklus persediaan, dimana lot diproduksi atau dibeli dalam siklus dasar. Ini merupakan tren dalam industri saat ini, akan tetapi mengurangi waktu persiapan dan biaya yang demikian drastis merupakan alternatif produk atau proses yang pada akhirnya akan menghasilkan ukuran lot yang lebih kecil dan persediaan yang lebih rendah. 6. Mengantisipasi perubahan permintaan dan penawaran Terdapat beberapa jenis situasi yang apabila terjadi perubahan permintaan dan penawaran dapat diantisipasi yaitu pada saat harga atau kemampuan bahan baku yang diharapkan berubah. Sumber antisipasi lain adalah rencana promosi pemasaran yaitu sejumlah barang jadi dalam sejumlah besar stock untuk dijual. Dalam kondisi tertentu perusahaan seringkali mengantisipasi permintaan dikarenakan karyawannya dan persediaan juga dipergunkan untuk mengantisipasi permintaan atau penawaran yang berubah secara alamiah. 7. Memenuhi kebutuhan terus-menerus Persediaan transit terdiri dari bahan baku yang bergerak dari satu titik ke titik lainnya. Persediaan ini dipengaruhi oleh keputusan lokasi pabrik, secara teknis persediaan bergerak diantara tahapan-tahapan produksi dan di dalam pabrik dapat juga diklasifikasikan dalam persediaan transit. Kadangkala persediaan transit ini juga disebut dengan pipa saluran persediaan karena berada dalam distribusi pipa saluran. Melalui pengendalian sistem persediaan, efisiensi produksi dapat ditingkatkan. tentunya untuk mencapai efisiensi ini, diperlukan suatu upaya pengoptimalan fungsi 12
persediaan. Menurut (Baroto2002, p53) terdapat beberapa fungsi persediaan antara lain: 1. Fungsi Independensi Persediaan bahan baku diadakan agar departemen-departemen dan proses individual terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan yang tidak pasti. Permintaan pasar tidak dapat diduga dengan tepat, demikian pula dengan pasokan dari pemasok. Seringkali keduanya meleset dari perkiraan. Agar proses produksi dapat berjalan tanpa tergantung pada kedua hal ini (independen), maka persediaan harus mencukupi. 2. Fungsi Ekonomis Seringkali dalam kondisi tertentu, memproduksi dengan jumlah produksi (lot) akan lebih ekonomis daripada memproduksi secara berulang atau sesuai permintaan. 3. Fungsi Antisipasi Fungsi ini diperlukan untuk mengantisipasi perubahan permintaan atau pasokan. Seringkali perusahaan mengalami kenaikan permintaan setelah dilakukan program promosi. Untuk memenuhi hal ini, maka diperlukan persediaan produk jadi agar tidak terjadi kekurangan persediaan (stock out). Keadaan yang lain adalah bila suatu ketika diperkirakan pasokan bahan baku akan terjadi kekurangan. Jadi, tindakan menimbun persediaan bahan baku terlebih dahulu merupakan tindakan rasional. 13
4. Fungsi Fleksibilitas Bila dalam proses produksi terdiri atas beberapa tahapan proses operasi dan kemudian terjadi kerusakan pada satu tahapan proses, maka akan diperlukan waktu untuk melakukan perbaikan. Berarti produk ini tidak akan dihasilkan untuk sementara waktu. Persediaan barang setengah jadi (work in process) pada situasi ini akan merupakan faktor penolong untuk kelancaran proses operasi. Hal lain adalah dengan adanya persediaan barang jadi, maka waktu untuk pemeliharaan fasilitas produksi dapat disediakan dengan cukup. 2.2.3 Biaya-Biaya Persediaan Menurut (Zulfikarijah2005,p13), biaya persediaan merupakan semua pengeluaran dan kerugian yang disebabkan oleh adanya persediaan. Biaya persediaan ini di dalam perusahaan secara umum dibedakan menjadi empat jenis, yaitu: 1. Biaya Pembelian (Purchasing cost) Biaya pembelian merupakan biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang, jumlahnya tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan harga perunit barang. Biaya pembelian ini menjadi sangat penting pada saat harga barang dipengaruhi oleh ukuran pembelian yaitu adanya diskon harga (price discount / price break) dimana harga perunit akan menurun pada saat jumlah pembelian meningkat dan sebaliknya. Konsep ini di dalam prakteknya jarang sekali dimasukkan dalam biaya total pembelian karena diasumsikan bahwa harga barang per unit tidak dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli, sehingga biaya pembelian untuk periode tertentu (satu tahun) adalah konstan dan tentu saja tidak berpengaruh pada pengoptimalan berapa banyak barang yang dipesan. 14
2. Biaya Pengadaan (Procurement cost) Biaya pengadaan merupakan biaya yang berhubungan dengan pembelian barang yang terdiri dari biaya pemesanan (ordering cost) apabila barang yang diperlukan berasal dari luar perusahaan. Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang disebabkan oleh adanya kegiatan mendatangkan barang dari luar, biaya ini meliputi: biaya menentukan pemasok, pengetikan pesanan, pengiriman pesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan, biaya pemeriksaan, biaya pengepakan, biaya telepon dan lain-lain. Biaya pemesanan ini diasumsikan konstan untuk setiap kali melakukan pemesanan. 3. Biaya Penyimpanan (Carrying cost / Holding cost) Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang disebabkan oleh adanya kegiatan menyimpan barang dalam periode waktu tertentu, biaya ini diwujudkan dalam bentuk prosentase nilai rupiah per unit waktu. Contohnya 15% biaya penyimpanan artinya 15 untuk setiap Rp 100 persediaan setiap tahun, besarnya biaya penyimpanan ini berkisar antara 15-30% per tahun. Biaya ini meliputi : biaya modal (cost of capital) biaya penyimpanan (cost of storage) biaya keusangan / kedaluwarsa (obselence cost) biaya kehilangan (loss cost) biaya asuransi (insurance cost) dan lain-lain. 4. Biaya Kekurangan Persediaan (Stockout Cost) Biaya kekurangan persediaan merefleksikan konsekuensi ekonomis yang disebabkan oleh adanya kehabisan persediaan. Kondisi ini sangat merugikan 15
perusahaan karena proses produksi akan terganggu dan kesempatan untuk memperoleh peluang / keuntungan akan hilang atau konsumen dapat pindah ke perusahaan lain karena permintaannya tidak terpenuhi yang pada akhirnya akan berpengaruh pada citra perusahaan. Adapun yang termasuk dalam biaya stockout adalah: Jumlah barang yang tidak terpenuhi. Waktu pemenuhan Biaya pengadaan darurat 2.3 Pengertian Peramalan Menurut Heizer dan Render(2005, p136) peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat subjektif. Atau bisa juga dengan menggunakan kombinasi model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer. Hanya sedikit bisnis yang dapat menghindari proses peramalan dan hanya menuggu apa yang terjadi untuk kemudian mengambil kesempatan. Perencanaan yang efektif baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek bergantung pada peramalan permintaan untuk produk perusahaan tersebut. 2.3.1 Meramal Horizon Waktu Peramalan biasanya diklasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang dicakupnya. Horizon waktu terbagi atas beberapa kategori: 16
1) Peramalan Jangka Pendek Peramalan ini mencakup jangka waktu hingga 1 tahun tetapi umumnya kurang dari 3 bulan. Peramalan ini digunakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja, dan tingkat produksi. 2) Peramalan Jangka Menengah Peramalan jangka menengah, atau intermediate, umumnya mencakup hitungan bulanan hingga 3 tahun. Peramalan ini berguna untuk merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas, dan menganalisis bermacam-macam rencana operasi. 3) Peramalan Jangka panjang Umumnya untuk perencanaan masa 3 tahun atau lebih. Peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan (litbang). 2.3.2 Tipe-tipe Peramalan Menurut Heizer dan Render (2005, p138), organisasi pada umumnya mengunakan tiga tipe peramalan yang utama dalam perencanaan operasi di masa depan. Ketiga peramalan tersebut antara lain: 1) Peramalan ekonomi (economic forecast) Peramalan ekonomi (economic forecast) menjelaskan siklus bisnis dengan memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan untuk membangun perumahan dan indikator perencanaan lainnya. 17
2) Peramalan Teknologi (technological forecast) Peramalan Teknologi (technological forecast) memperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik, yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. 3) Peramalan Permintaan (demand forecast) Peramalan Permintaan (demand forecast) adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut juga peramalan penjualan, yang mengendalikan produksi, kapasitas, serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia. 2.3.3 Model Peramalan Serial Waktu (Time Series) Menurut (Herjanto2004, p117), Model Peramalan Serial Waktu (deret berkala, time series) adalah metode yang digunakan untuk menganalisis serangkaian data yang merupakan fungsi dari waktu. Metode ini mengasumsikan bahwa beberapa pola atau kombinasi pola selalu berulang sepanjang waktu, dan pola dasar dapat diidentifikasi semata-mata atas dasar data historis dan serial itu. Tujuan analisis ini untuk menemukan pola deret variabel yang bersangkutan berdasarkan nilai-nilai variabel pada masa sebelumnya, dan mengekstrapolasikan pola itu untuk membuat peramalan nilai variabel tersebut pada masa datang. Sedangkan menurut Heizer dan Render(2005, p141), Model Time-series adalah suatu teknik peramalan yang menggunakan sekumpulan data masa lalu untuk melakukan peramalan. Model Time-series membuat prediksi dengan asumsi bahwa masa depan merupakan fungsi masa lalu. Dengan kata lain, mereka melihat apa yang terjadi selama kurun waktu tertentu, dan menggunakan data masa lalu tersebut untuk melakukan peramalan. Jika kita memperkirakan 18
penjualan mingguan mesin pemotong rumput, kita menggunakan data penjualan minggu lalu untuk membuat ramalan. 2.3.4 Jenis Pola Data dalam Serial Waktu Analisis serial waktu dimulai dengan memplot data pada suatu skala waktu, mempelajari plot tersebut dan akhirnya mencari suatu bentuk atau pola yang konsisten atas data. Pola dari serangkaian data dalam pola dasar sebagai berikut: 1. Konstan, yaitu apabila data berfluktuasi di sekitar rata-rata secara stabil. Polanya berupa garis lurus horizontal. Pola seperti ini terdapat dalam jangka pendek atau menengah, jarang sekali suatu variabel memiliki pola konstan dalam jangka panjang. 2. Kecenderungan (trend), yaitu apabila data dalam jangka panjang mempunyai kecenderungan, baik yang arahnya meningkat dari waktu ke waktu maupun menurun. Pola ini disebabkan antara lain oleh bertambahnya populasi, perubahan pendapatan, dan pengaruh budaya. 3. Musiman (seasonal), yaitu apablia polanya merupakan gerakan yang berulang-ulang secara teratur dalam setiap periode tertentu, misalnya tahunan, semesteran, kuartalan, bulanan atau mingguan. Pola ini berhubungan dengan faktor iklim / cuaca atau faktor yang dibuat oleh manusia, seperti liburan dan hari besar. 4. Siklus (cyclical), yaitu apabila data dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka panjang, seperti daur hidup bisnis. Perbedaan utama antara pola musiman dan siklus adalah pola musiman mempunyai panjang gelombang yang tetap dan terjadi pada jarak waktu yang tetap, sedangkan pola siklus memiliki durasi yang lebih panjang dan bervariasi dari satu siklus ke siklus yang lain. 19
5. Residu atau variasi acak, yaitu apabila data tidak teratur sama sekali. Data yang bersifat residu tidak dapat digambarkan 2.3.5 Metode Peramalan untuk Model Time-Series Pengolahan data kuantitatif dari serial waktu dapat dilakukan melalui metode peramalan kuantitatif yang menggunakan data masa lalu, yang terdiri dari: 1. Metode rata-rata Bergerak merupakan metode peramalan yang menggunakan rata-rata dari sejumlah (n) data terkini untuk meramalkan periode mendatang. Secara matematis, rata-rata bergerak sederhana dinyatakan sebagai: Rata-rata bergerak = Dimana: per min taan n periode sebelumya n n adalah jumlah periode dalam rata-rata bergerak 2. Metode Rata-rata Bergerak dengan pembobotan Saat ada tren atau pola yang terdeteksi, bobot dapat digunakan untuk menempatkan penekanan yang lebih pada nilai terkini. Praktik ini membuat teknik peramalan lebih tanggap terhadap perubahan karena periode yang lebih dekat mendapatkan bobot yang lebih berat. Pemilihan bobot merupakan hal yang tidak pasti karena tidak ada rumus untuk menetapkan mereka. Oleh Karena itu, penentuan bobot yang mana yang digunakan membutuhkan pengalaman. Sebagai contoh, jika bulan atau periode terakhir diberi bobot yang terlalu berat, peramalan dapat menggambarkan perubahan yang terlalu cepat yang tidak biasa pada permintaan atau pada penjualan. 20
Rata-rata bergerak dengan pembobotan dapat digambarkan secara matematis sebagai berikut Rata-rata Bergerak dengan pembobotan = ( bobot pada periode n)( per min taan pada periode n) bobot 3. Metode Penghalusan Eksponensial Penghalusan Eksponensial (Exponential Smoothing) merupakan metode peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan dimana data diberi bobot oleh sebuah fungsi eksponensial. Rumus Penghalusan Eksponensial dasar dapat ditunjukkan sebagai berikut: Peramalan baru = peramalan periode lalu + α (permintaan aktual periode lalu peramalan periode lalu) dimana α adalah sebuah bobot atau konstanta penghalusan (smoothing constant), yang dipilih oleh peramal yang mempunyai nilai antara 0 dan 1. persamaan diatas secara matematis dapat ditunjukkan sebagai berikut: Dimana: F t = F t 1 + α (A t 1 - F 1 t ) F t = peramalan baru F t 1 = peramalan sebelumnya α = konstanta penghalus (pembobot) (0 α 1) A t 1 = permintaan aktual periode lalu 21
2.3.6 Menghitung Kesalahan Peramalan Kesalahan peramalan mengatakan seberapa baik kinerja suatu model dibandingkan dengan model itu sendiri dengan menggunakan data masa lalu. Keakuratan keseluruhan dari setiap model peramalan rata-rata bergerak, penghalusan eksponensial atau lainnya dapat dijelaskan dengan membandingkan nilai yang diramal dengan nilai aktual atau nilai yang sedang diamati. Jika F t melambangkan peramalan pada periode t dan A t melambangkan permintaan aktual pada periode t, maka kesalahan peramalan (deviasi) adalah Kesalahan peramalan = Permintaan aktual Nilai Peramalan = A t - F t tiga dari perhitungan yang biasa digunakan untuk menghitung kesalahan peramalan (forecast error) total, dimana perhitungan ini juga dapat digunakan untuk membandingkan model peramalan yang berbeda, untuk mengawasi peramalan, untuk memastikan peramalan berjalan dengan baik yaitu: Deviasi rata-rata Absolut (Mean Absolute Deviation-MAD) MAD merupakan ukuran kesalahan peramalan keseluruhan untuk sebuah model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap kesalahan peramalan dibagi dengan jumlah periode data (n): MAD = aktual per min taan n Kesalahan rata-rata kuadrat (Mean Squared Error- MSE) MSE merupakan rata-rata selisih kuadrat antara nilai yang diramalkan dan yang diamati. Rumusnya adalah 22
MSE = ( kesalahan peramalan) n 2 Kesalahan persen rata-rata absolute (Mean Absolute Percent Error- MAPE) MAPE merupakan rata-rata diferensiasi absolut antara nilai peramalan dan aktual yang dinyatakan sebagai persentase nilai aktual. MAPE dihitung sebagai berikut: MAPE = 100 n i= 1 aktual i ramalan n i aktual i 2.4 Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule-MPS) Menurut (Gasperz2002, p141), Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule) adalah satu set perencanaan yang menggambarkan berapa jumlah yang akan dibuat untuk setiap item akhir pada periode tertentu. Menurut (Herjanto2004, p260) Jadwal Produksi Induk merupakan gambaran atas periode perencanaan dari suatu permintaan, termasuk peramalan, backlog, rencana suplai / penawaran, persediaan akhir, dan kuantitas yang dijanjikan tersedia (Available To Promise, ATP). MPS mengendalikan MRP dan merupakan masukan utama dalam proses MRP. Sedangkan menurut Menurut Heizer dan Render(2005, p162),jadwal Produksi Induk dapat dinyatakan dalam istilah sebagai berikut: Pesanan pelanggan pada sebuah perusahaan dengan pusat kerja (membuat berdasarkan pesanan make-to-order) Modul pada sebuah perusahaan berulang (merakit berdasarkan persediaan assemble-to stock) 23
Sebuah barang jadi pada sebuah perusahaan berlanjut (membuat berdasarkan persediaan make-to-stock) 2.4.1 Fungsi Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule-MPS) Menurut (Gasperz2002,p142) Jadwal Produksi Induk pada dasarnya memiliki 4 fungsi utama, yaitu: a) Menyediakan atau memberi input utama kepada sistem perencanaan kebutuhan material dan kapasitas b) Menjadwalkan pesanan-pesanan produksi dan pembelian (production and purchase orders) untuk item-item jadwal produksi induk c) Memberikan landasan untuk penentuan kebutuhan sumber daya dan kapasitas d) Memberikan basis untuk pembuatan janji tentang penyerahan produk (delivery promises) kepada pelanggan 2.4.2 Masukan bagi Jadwal Produksi Induk(Master Production Schedule-MPS) Menurut (Gasperz2002, p142), Sebagai suatu aktivitas proses, penjadwalan produksi induk (Master Production Schedule-MPS) membutuhkan 5 input utama yaitu: 1) Data permintaan total Merupakan salah satu sumber data bagi proses penjadwalan produksi induk. Data permintaan total berkaitan dengan ramalan penjualan dan pesanan-pesanan 2) Status Inventory Berkaitan dengan informasi tentang on-hand inventory, stok yang dialokasikan untuk penggunaan tertentu (allocated stock), pesanan pesanan produksi dan pembelian yang dikeluarkan (released production and 24
purchase orders), dan Firm planned orders. MPS harus mengetahui secara akurat berapa banyak inventory yang tersedia dan menentukan berapa banyak yang harus dipesan. 3) Rencana Produksi Memberikan sekumpulan batasan kepada MPS. MPS harus menjumlahkannya untuk menentukan tingkat produksi, inventory, dan sumber daya lain dalam produksi itu. 4) Data perencanaan Berkaitan dengan aturan-aturan tentang Lot Sizing yang harus digunakan, shrinkage factor, stock pengaman (safety stock), dan waktu tunggu (lead time) dari masing-masing item yang biasanya tersedia dalam file induk dari item (Item Master File) 5) Informasi dari RCCP (Rough Cut Capacity Planning) Berupa kebutuhan kapasitas untuk mengimplementasikan MPS menjadi salah satu input bagi MPS 2.4.3 Format Penyusunan Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule-MPS) Bentuk umum dari MPS adalah sebagai berikut: 25
Tabel 2.1 Tabel Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule-MPS) MPS Lot size Lead Time : Safety Stock: Demand Time On Hand : Fences: Planning Time Fences Period 0 1 2 3 4 5 6 Forecast Scheduled Receipts Projected Available Balance Available to Promise Master Scheduled Sumber: Production Planning and Inventory Control Berdasarkan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21 Keterangan untuk tabel diatas adalah sebagai berikut: 1) Lead Time Menyatakan waktu yang dibutuhkan untuk memprediksi atau membeli suatu item 2) On Hand Adalah posisi inventory awal yang secara fisik tersedia dalam stock, yang merupakan kuantitas dari item yang ada dalam stock 3) Lot Size Adalah kuantitas dari item yang biasanya dipesan dari pabrik / pemasok 4) Safety Stock Adalah stock tambahan dari item yang direncanakan untuk berada dalam inventory yang dijadikan sebagai stock pengaman guna mengatasi fluktuasi dalam ramalan penjualan, pesanan-pesanan pelanggan dalam waktu 26
singkat, kebijaksanaan manajemen berkaitan dengan stabilisasi dari sistem manufacturing semakin stabil kebijaksanaan stock pengaman dapat diminimumkan 5) Demand Time Fences (DTF) Adalah periode mendatang dari Jadwal Produksi Induk(Master Production Schedule-MPS) dimana, dalam periode ini perubahan-perubahan terhadap MPS tidak diizinkan atau tidak diterima karena akan menimbulkan kerugian biaya yang besar akibat ketidaksesuaian / kekacauan jadwal. 6) Planning Time Fences (DTF) Adalah periode mendatang dari MPS dimana dalam hal ini, perubahanperubahan terhadap MPS dievaluasi guna mencegah ketidaksesuaian / kekacauan jadwal yang akan menimbulkan kerugian dalam biaya 7) Time Periods For display Adalah banyaknya periode waktu yang ditampilkan dalam format MPS 8) Sales plan (Sales Forecast) Merupakan rencana penjualan dan peramalan penjualan untuk item yang dijadwalkan itu. 9) Actual Orders Merupakan pesanan pesanan yang diterima dan bersifat pasti 10) Projected Available Balances (PAB) Merupakan proyeksi on-hand inventory dari waktu ke waktu selama horizon perencanaan Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule-MPS), yang menunjukkan status inventory yang diproyeksikan pada akhir dari setiap periode waktu dalam horizon perencanaan Jadwal Produksi Induk(Master Production Schedule-MPS) 27
11) Available To Promise (ATP) Merupakan informasi yang sangat berguna bagi departemen pemasaran untuk mampu memberikan jawaban-jawaban yang tepat terhadap pernyataan pelanggaran tentang Kapan anda dapat mengirimkan item yang telah dipesan itu? nilai ATP memberikan informasi tentang berapa banyak item atau produk tertentu yang dijadwalkan pada periode waktu itu tersedia untuk pesanan pelanggan sehingga berdasarkan informasi itu bagian pemasaran dapat membuat janji yang tepat pada pelanggan. 12) Master Schedule Merupakan jadwal produksi / manufacturing yang diantisipasi (anticipated manufacturing Schedule) untuk item tertentu 2.5 Daftar Kebutuhan Bahan (Bill OF Material BOM) Menurut (Herjanto2004, p260) Daftar Kebutuhan Bahan (Bill OF Material BOM) adalah daftar dari produk dan komponen yang diperlukan untuk dirakit atau dicampur agar menjadi produk akhir. Sedangkan menurut Heizer dan Render(2005, p164) Daftar Kebutuhan Bahan (Bill OF Material BOM) adalah sebuah pembuatan daftar komponen, komposisi, dan jumlah dari setiap bagian yang diperlukan untuk membuat satu unit produk. 2.6 Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) Menurut Heizer dan Render(2005, p160) perencanaan kebutuhan material (Material Requirement Planning MRP) merupakan sebuah teknik permintaan terikat yang menggunakan daftar kebutuhan bahan, persediaan, penerimaan yang diperkirakan, dan jadwal produksi induk untuk menentukan kebutuhan material. 28
Sedangkan menurut (Herjanto2004, p257) perencanaan kebutuhan material (Material Requirement Planning MRP) adalah suatu konsep dalam manajemen produksi yang membahas cara yang tepat dalam perencanaan kebutuhan barang dalam proses produksi, sehingga barang yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai dengan yang direncanakan. 2.6.1 Tujuan Perencanaan Kebutuhan Material (MRP) Menurut (Herjanto2004, p258), secara umum, sistem Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) dimaksudkan untuk mencapai tujuan sebagai berikut: Meminimalkan persediaan Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) menentukan berapa banyak dan kapan suatu komponen diperlukan disesuaikan dengan jadwal produksi induk (Master Production Schedule). Dengan menggunakan metode ini, pengadaan (pembelian) atas komponen yang diperlukan untuk suatu rencana produksi dapat dilakukan sebatas yang diperlukan saja sehingga dapat meminimalkan biaya persediaan Mengurangi resiko karena Keterlambatan Produksi atau Pengiriman Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) mengidentifikasi banyaknya bahan dan komponen yang diperlukan baik dari segi jumlah dan waktunya dengan memperhatikan waktu tenggang produksi maupun pengadaan atau pembelian komponen, sehingga memperkecil resiko tidak tersedianya bahan yang akan diproses yang mengakibatkan terganggunya rencana produksi. 29
Komitmen yang realistis Dengan Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP), jadwal produksi diharapkan dapat dipenuhi sesuai dengan rencana, sehingga komitmen terhadap pengiriman barang dilakukan secara lebih realistis. Hal ini mendorong meningkatnya kepuasan dan kepercayaan konsumen. Meningkatkan Efisiensi Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) juga mendorong peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktu produksi, dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik sesuai dengan jadwal produksi induk 2.6.2 Kemampuan Sistem MRP Menurut (Nasution2003, p129) ada empat kemampuan yang menjadi ciri utama dari sistem MRP, yaitu: 1) Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat Maksudnya adalah menentukan secara tepat kapan suatu pekerjaan harus diselesaikan atau kapan material harus tersedia untuk memenuhi permintaan atas produk akhir yang sudah direncanakan pada jadwal produksi induk 2) Membentuk kebutuhan minimal untuk setiap item Dengan diketahuinya kebutuhan akan produk jadi, MRP dapat menentukan secara tepat sistem penjadwalan (berdasarkan prioritas) untuk memenuhi semua kebutuhan minimal setiap item komponen 30
3) Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan Maksudnya adalah memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan terhadap pesanan harus dilakukan, baik pemesanan yang diperoleh dari luar atau dibuat sendiri. 4) Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang diinginkan, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melakukan rencana penjadwalan ulang dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis. Jika penjadwalan masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan, berarti perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan konsumen, sehingga perlu dilakukan pembatalan atas pesanan konsumen tersebut. 2.6.3 Masukan Bagi Perencanaan Kebutuhan Material (MRP) Menurut (Gasperz2002, p178) Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) membutuhkan lima sumber informasi utama yaitu: Jadwal Produksi Induk(Master Production Schedule-MPS) Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule-MPS) merupakan suatu pernyataan definitive tentang produk akhir apa yang direncanakan perusahaan untuk diproduksi, berapa kuantitas yang dibutuhkan, pada waktu kapan dibutuhkan dan bilamana produk itu akan diproduksi Daftar Kebutuhan Bahan (Bill OF Material BOM) Daftar Kebutuhan Bahan (Bill OF Material BOM) merupakan daftar dari semua material, parts, dan subassemblies, serta kuantitas dari masingmasing yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk atau parent assembly. Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning 31
MRP) menggunakan Daftar Kebutuhan Bahan (Bill OF Material BOM) sebagai basis untuk perhitungan banyaknya setiap material yang dibutuhkan untuk setiap periode waktu. Item Master Item Master merupakan suatu komponen file yang berisi informasi status tentang material, parts, subassemblies, dan produk-produk yang menunjukkan kuantitas on-hand, kuantitas yang dialokasikan (allocated quantity), waktu tunggu yang direncanakan (planned lead time), ukuran lot (Lot size), stok pengaman, kriteria lot sizing, toleransi untuk scrap atau hasil, dan berbagai informasi penting lainnya yang berkaitan dengan suatu item. Pesanan pesanan (Orders) Pesanan pesanan (Orders) akan memberitahukan tentang berapa banyak dari setiap item yang akan diperoleh sehingga akan meningkatkan stockon-hand dimasa mendatang. Pada dasarnya terdapat dua jenis pesanan, yaitu shop orders or work orders or manufacturing orders berupa pesanan pesanan yang akan dibuat atau diproduksi di dalam pabrik, dan purchase orders yang merupakan pesanan pesanan pembelian suatu item dari pemasok eksternal. Kita juga dapat mengkategorikan pesanan pesanan yang datang (incoming orders) apabila dari shop orders atau purchase orders dalam bentuk yang berbeda, yang memberitahukan apakah pesanan pesanan itu telah dikeluarkan (released orders) atau apakah pesanan itu masih berupa rencana yang belum dikeluarkan (planned orders) 32
Kebutuhan-kebutuhan (Requirements) Kebutuhan-kebutuhan (Requirements) akan memberitahukan tentang berapa banyak dari masing masing item itu dibutuhkan, sehingga akan mengurangi stock-on-hand di masa mendatang. Pada dasarnya terdapat dua jenis kebutuhan, yaitu: kebutuhan internal yang biasanya digunakan dalam pabrik untuk membuat produk lain kebutuhan eksternal yang akan dikirim ke luar pabrik berupa : pesanan pelanggan (customers orders), service parts, dan sales forecast. Suatu catatan kebutuhan biasanya berisi informasi tentang: nomor item yang dibutuhkan, kuantitas yang dibutuhkan, waktu yang dibutuhkan, kuantitas yang telah dikeluarkan dari stockroom, dan lain-lain. 2.6.4 Proses Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) Menurut (Herjanto2004, p263) kebutuhan untuk setiap komponen yang diperlukan dalam melaksanakan MPS dihitung dengan menggunakan prosedur sebagai berikut: 1. Netting, yaitu jumlah kebutuhan bersih dari kebutuhan kasar dengan memperhitungkan jumlah barang yang akan diterima, jumlah persediaan yang ada, dan jumlah persediaan yang akan dialokasikan. 2. konversi dari kebutuhan bersih menjadi kuantitas kuantitas pemesanan 3. menempatkan suatu pelepasan pemesanan pada waktunya yang tepat dengan cara menghitung mundur (backward scheduling) dari waktu yang dikehendaki 33
dengan memperhitungkan waktu tenggang, agar memenuhi pesanan komponen yang bersangkutan 4. menjabarkan rencana produksi produk akhir ke kebutuhan kasar untuk komponen komponennya melalui daftar material 2.6.5 Format Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) Tabel 2.2 Tabel Perencanaan Kebutuhan Material (MRP) Lead Time : MRP Description: Lot size: On Hand : Safety Stock : Period 0 1 2 3 4 5 6 Gross Requirement Scheduled Receipts Project On Hand Net Requirement Planned Order Receipts Planned Order Release Sumber: Production Planning and Inventory Control Berdasarkan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21 Keterangan untuk tabel di atas adalah sebagai berikut: 1) Lead time Merupakan jangka waktu yang dibutuhkan sejak MRP menyarankan suatu pesanan sampai item yang dipesan itu siap untuk digunakan 2) On Hand Merupakan inventory on hand yang menunjukkan kuantitas dari item yang secara fisik ada dalam stock room 34
3) Lot Size Merupakan kuantitas pesanan (Order Quantity) dari item yang memberitahukan MRP berapa banyak kuantitas yang harus dipesan serta teknik Lot-Sizing apa yang dipakai. 4) Safety Stock Merupakan stok pengaman yang ditetapkan oleh perencana MRP untuk mengatasi fluktuasi dalam permintaan (demand) dan atau penawaran (supply) 5) Gross Requirement Merupakan total dari semua kebutuhan, termasuk kebutuhan yang diantisipasi (anticipated requirements) untuk setiap periode waktu 6) Schedule Receipts Adalah jumlah item yang akan diterima pada suatu periode tertentu berdasarkan pesanan yang dibuat. 7) Net Requirement Adalah jumlah kebutuhan bersih dari suatu sistem yang diperlukan untuk dapat memenuhi kebutuhan kasar pada suatu periode yang akan datang 8) Planned Order Receipts Menyatakan kuantitas pesanan pengisian kembali (pesanan manufacturing dan atau pesanan pembelian) yang telah direncanakan oleh MRP untuk diterima pada periode tertentu guna memenuhi kebutuhan bersih (Net Requirement). 9) Planned Order Release Merupakan kuantitas planned order release yang ditempatkan atau dikeluarkan dalam periode tertentu, agar item yang dipesan itu akan tersedia pada saat dibutuhkan. Item yang tersedia pada saat dibutuhkan tidak lain adalah kuantitas planned order receipts yang ditetapkan menggunakan lead time off set. 35
2.6.6 Teknik Penentuan Ukuran Lot (Lot Sizing) Menurut (Herjanto2004, p271) terdapat beberapa teknik penentuan ukuran lot, yang terdiri dari: 1. Lot For Lot (LFL) Metode Lot For Lot (LFL) atau metode persediaan minimal berdasarkan pada ide menyediakan persediaan (memproduksi) sesuai dengan yang diperlukan saja, jumlah persediaan diusahakan seminimal mungkin. Jika pesanan dapat dilakukan dalam jumlah berapa saja, pesanan sesuai dengan jumlah yang sesungguhnya diperlukan (Lot For Lot) menghasilkan tidak adanya persediaan. Biaya yang timbul hanya berupa biaya pemesanan. Metode ini mengandung resiko yang tinggi. Apabila terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang, mengakibatkan terhentinya produksi, jika persediaan itu berupa bahan baku, atau tidak terpenuhinya permintaan pelanggan apabila persediaan itu berupa barang jadi. Namun, bagi perusahaan tertentu seperti yang menjual barang-barang yang tidak tahan lama, metode ini merupakan satusatunya pilihan yang terbaik. 2. Economic Order Quantity (EOQ) Apabila menggunakan pendekatan EOQ, ukuran lotnya sebagai berikut EOQ = 2 D S H Dengan D S H = jumlah kebutuhan barang = Biaya pemesanan = Biaya Penyimpanan 36
3. Period Order Quantity (POQ) Metode ini sering disebuit juga dengan metode uniform order cycle, merupakan pengembangan dari metode EOQ untuk permintaan yang tidak seragam dalam beberapa periode. Rata-rata permintaan digunakan dalam model EOQ untuk mendapatkan rata-rata jumlah barang setiap kali pemesanan. Angka ini selanjutnya dibagi dengan rata-rata jumlah permintaan per periode dan hasilnya dibulatkan ke dalam angka integer. Angka terakhir menunjukkan jumlah periode waktu yang dicakup dalam setiap kali pemesanan. Perhitungan di atas dapat diselesaikan dengan rumus, sebagai berikut: POQ = 2. S D. H Dengan D = rata-rata kebutuhan 4. Part Period Balancing (PPB) Metode ini merupakan salah satu pendekatan dalam menentukan ukuran lot untuk suatu kebutuhan material yang tidak seragam menjadi lot-lot yang dapat memperkecil total biaya persediaan. Meskipun tidak menjamin diperolehnya biaya total yang minimum, metode ini memberikan pemecahan yang cukup baik. Metode ini mirip dengan model EOQ yang berusaha membuat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan. Namun, berbeda dengan model EOQ, metode ini dapat menggunakan jumlah pesanan yang berbeda untuk setiap pesanan, yang dikarenakan jumlah permintaan setiap periode tidak sama. Ukuran Lot dicari denagn menggunakan pendekatan periode bagian yang ekonomis (economic part period, EPP), yaitu dengan membagi biaya pemesanan (biaya set-up) dengan biaya penyimpanan per unit per periode. 37
EPP = biaya pemesanan( set up) biaya penyimpanan perunit / periode 2.7 Kerangka Pemikiran Penjelasan kerangka Pemikiran: Untuk mengusulkan suatu sistem Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning MRP) yang merupakan sebuah teknik permintaan terikat yang menggunakan daftar kebutuhan bahan, persediaan, penerimaan yang diperkirakan, dan jadwal produksi induk untuk menentukan kebutuhan material, diperlukan sejumlah data sebagai masukan, terutama Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule-MPS), dimana jadwal induk produksi merupakan gambaran atas periode perencanaan dari suatu permintaan, termasuk peramalan, backlog, rencana suplai / penawaran, persediaan akhir, dan kuantitas yang dijanjikan tersedia (available to promise, ATP). Untuk menyusun Jadwal Produksi Induk(Master Production Schedule-MPS) ini, memerlukan sejumlah data yang harus diolah dulu, seperti data penjualan yang akan diplotkan untuk mengetahui polanya, lalu digunakan untuk meramalkan permintaan pada periode 6 bulan mendatang dari akhir periode penjualan yang diteliti, lalu dari data biaya (yang berisi besarnya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan untuk bahan baku kertas carbon less baik yang import maupun lokal), catatan persediaan (yang berisi jumlah persediaan akhir masing-masing bahan baku pada periode penelitian berjalan, untuk keperluan perbandingan jumlah persediaan antara persediaan dengan sistem yang selama ini berjalan dalam perusahaan dengan jumlah persediaan yang didapat melalui penerapan sistem MRP ), lalu Daftar Kebutuhan Bahan (Bill OF Material BOM) adalah sebuah pembuatan daftar komponen, komposisi, dan jumlah dari setiap bagian yang diperlukan untuk membuat satu unit produk(yang berisi bahan baku 38
penyusun kertas carbon less). Setelah MRP disusun, total biaya persediaan (terutama yang terdiri dari biaya pemesanan dan biaya penyimpanan) yang diperhitungkan dari masing-masing metode MRP dibandingkan guna mendapatkan metode MRP yang memberikan Total Biaya Persediaan yang paling minimal. Setelah didapatkan suatu metode MRP yang memberikan total biaya persediaan yang paling minimal, lalu hasil biaya persediaan tersebut dibandingkan lagi dengan total biaya persediaan pada sistem pengendalian persediaan bahan baku kertas carbon less yang terjadi di perusahaan, untuk mengetahui apakah dengan sistem pengendalian yang selama ini digunakan sudah menghasilkan biaya persediaan yang minimum, kalau belum dan bila hasil dari perhitungan MRP ini menghasilkan biaya persediaan yang lebih minimum maka, sistem MRP ini cocok untuk diusulkan ke perusahaan guna memberikan kontribusi bagi perusahaan, kalau dengan sistem tersebut perusahaan memperoleh kesempatan untuk menginvestasikan biaya yang berlebih ke bidang lain atau untuk biaya pemeliharaan mesin produksi dan lainnya. Selain itu jika sistem MRP ini menghasilkan total biaya persediaan yang lebih minimum dari sistem pengendalian yang ada, maka ukuran lot yang dihasilkan juga mengindikasikan bahwa dengan sejumlah itu maka perusahaan dapat beroperasi lebih optimal dimana permasalahan kelebihan dan persediaan bahan baku kertas carbon less dapat diminimalisir. Lalu dianalisis pengaruh penerapan metode MRP, jika hasilnya berdampak positif bagi perusahaan maka dibuat rencana implementasi dan sebaliknya. 39
Data Penjualan Daftar Kebutuhan Bahan / Struktur Produk dan Data Biaya Data Persediaan Peramalan Permintaan Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule MPS) Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning -MRP) MRP Lot For Lot MRP EOQ MRP POQ MRP PPB Analisis Perbandingan Total Biaya Persediaan (yang terdiri dari biaya penyimpanan dan biaya pemesanan ) yang dihasilkan antara metode berjalan dengan metode MRP (dengan Total Biaya Persediaan yang paling kecil diantara ke-4 metode) Analisis Pengaruh Penerapan MRP Bagi PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills Positif negatif Tanpa rencana untuk implementasi Usulan perbaikan melalui Rencana Implementasi 40