1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Pejabat Bendahari mengenai tatacara pembayaran gaji atau elaun Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembayaran gaji staf tetap dan sementara. 3.0. TATACARA TERPERINCI 3.1 Terima maklumat dalam talian dan dokumen dari pemohon / PTJ / agensi 3.1.1 Terima maklumat dalam talian dan dokumen seperti berikut dari Pejabat Pendaftar / pemohon / agensi bagi staf tetap:- (a) (b) (c) (d) Maklumat gaji dalam talian yang diinput oleh Pejabat Pendaftar melalui Sistem e-ihrms Penyata lantikan baru Arahan perubahan gaji. Arahan potongan gaji. (e) (f) Maklumat pendaftaran Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO) dari Pejabat Pendaftar Borang Arahan Kemasukan Gaji Bulanan Ke Akaun Bank/ Pertukaran Nombor Akaun Bank (SOK/KEW/BR020/BYR) (g) Borang Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa (SOK/KEW/BR021/BYR). (h) Borang Kelulusan Membuat Kerja Lebih Masa Melebihi 1/3 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 1 drp. 15
Daripada Gaji Pokok/Kerja Kecemasan (SOK/KEW/BR021/BYR). (i) (j) (k) Borang Tuntutan Elaun Basikal (SOK/KEW/BR021/BYR). Borang Tuntutan Elaun Motorsikal (SOK/KEW/BR036/BYR) Lain-lain arahan bayaran/potongan yang berkaitan dengan gaji. 3.1.2 Cop tarikh terima pada muka surat hadapan borang tuntutan/dokumen tersebut. 3.1.3 Semua maklumat dalam talian dan dokumen yang diterima sehingga ke tarikh yang ditetapkan di dalam Jadual Proses Gaji hendaklah diproses untuk bayaran gaji pada bulan yang berkenaan. 3.2 Peraturan dan tempoh pembayaran gaji 3.2.1 Gaji tetap perlu dibayar mengikut jadual yang diluluskan oleh Bendahari berasaskan pekeliling yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara pada setiap hujung tahun. 3.3 Semakan dokumen dan maklumat dalam talian 3.3.1 Pastikan jenis arahan dan kelaskan dokumen mengikut kategori seperti di langkah 3.1.1 di atas:- (a) Penyata lantikan baru. Pastikan:- i) Nombor staf. ii) iii) iv) Ejaan nama dan nombor kad pengenalan sama seperti salinan kad pengenalan yang dilampirkan. Status caruman KWSP/ SOCSO/ Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) / Pencen. Matagaji dan elaun adalah selaras dengan tangga gaji SSM dan lain-lain skim yang berkaitan TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 2 drp. 15
v) Tarikh lantikan sama dengan Surat Lapor Diri dari PTJ vi) vii) viii) Penyata telah disahkan oleh pegawai Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Butir-butir dalam Penyata Lantikan Baru adalah sama dengan maklumat dalam talian yang telah kemaskini oleh Pejabat Pendaftar melalui Sistem IHRMS. Untuk tindakan semakan sila rujuk Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-integrated Human Resources Management System (e-ihrms) (M011). Perkiraan tunggakan gaji dan elaun yang terperinci bagi pegawai lantikan baru yang tidak dapat menerima gaji pada bulan ia melaporkan diri (b) Arahan Perubahan Gaji merangkumi perkara-perkara berikut:- i) Bersara ii) iii) iv) Berhenti Meninggal dunia Dipinjamkan ke badan/ jabatan kerajaan yang lain v) Tahan gaji vi) vii) viii) ix) Cuti separuh gaji Cuti tanpa gaji Cuti belajar bergaji penuh Cuti belajar separuh gaji x) Maklumat dalam talian yang melibatkan perubahan matagaji. TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 3 drp. 15
Pastikan:- (i) Nama dan nombor staf adalah sama dengan rekod senarai staf di dalam e-ihrms. (c) (ii) Perubahan yang hendak dibuat samada perubahan gaji atau elaun serta bayaran tunggakan adalah mengikut senarai perubahan gaji yang dibenarkan. Arahan Perubahan Gaji yang diterima telah ditandatangani oleh pegawai Pejabat Pendaftar. (iii) Sediakan perkiraan terperinci jika perubahan melibatkan bayaran tunggakan. (iv) Semak arahan gaji yang melibatkan perubahan matagaji dan perubahan elaun dengan maklumat dalam talian yang telah diinput oleh pihak Pendaftar. Untuk membuat semakan, sila rujuk Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-integrated Human Resources Management System (e-ihrms) (M011). Arahan Potongan Gaji. Pastikan:- i) Nama, nombor staf, nombor kad pengenalan adalah sama dengan rekod senarai nama staf di dalam IHRMS ii) Potongan adalah tersenarai dalam jenis potongan yang dibenarkan. iii) iv) Perkiraan terperinci jika ada potongan tertunggak Cara potongan yang hendak digunakan iaitu samada berdasarkan :- Had Baki (potongan gaji secara ansuran setiap bulan sehingga baki kosong) atau Had Tarikh (potongan gaji secara ansuran sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) atau TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 4 drp. 15
potongan secara tetap. Potongan sekali sahaja. v) Arahan Potongan Gaji telah ditandatangani oleh pegawai Pejabat Pendaftar, agensi, KPTJ atau pegawai UPM sendiri. (d) Arahan bayaran yang lain/ maklumat KWSP/ SOCSO/ LHDN / penukaran nombor akaun. Pastikan :- i) Nama dan nombor staf adalah sama dengan rekod senarai staf. ii) iii) iv) Perubahan yang dibuat samada bayaran atau potongan adalah mengikut senarai perubahan/ potongan yang dibenarkan Perkiraan terperinci hendaklah disediakan jika arahan melibatkan bayaran atau potongan tertunggak. Arahan perubahan atau potongan gaji yang diterima telah ditandatangani oleh pegawai atau agensi/ pihak berkuasa yang mengeluarkan arahan. (e) Borang Tuntutan Lebih Masa untuk tuntutan lebih masa, pastikan Borang Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa (SOK/KEW/BR021/BYR) dan Borang Kelulusan Membuat Kerja Lebih Masa Daripada Gaji Pokok (SOK/KEW/BR022/BYR) jika perlu, yang telah lengkap diisi. 3.3.2 Sekiranya dokumen dan maklumat dalam talian yang mempunyai kesilapan atau tidak lengkap, kembalikan ke langkah 3.1 untuk tindakan pembetulan. 3.3.3 Bagi pegawai lantikan baru yang belum mepunyai nombor ahli KWSP/SOCSO hendaklah mengisi borang Pendaftaran ahli (KWSP 3 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 5 drp. 15
(AHL) dan borang Pendaftaran Pekerja (Borang 2) beserta salinan kad pengenalan. Hantar borang pendaftaran tersebut ke agensi yang berkaitan untuk mendapatkan nombor ahli. 3.3.4 Bagi pegawai lantikan baru sediakan Borang Pemberitahuan Pekerja Baru (CP22) dan hantarkan ke LHDN 3.4 Penyediaan dan pengesahan data 3.4.1 Semua maklumat perubahan gaji staf hendaklah dilengkapkan dalam borang /cop (Rujuk para 3.4.2) 3.4.2 Bagi gaji staf, sediakan borang/cop INPUT seperti berikut:- BLN/TAHUN: NAMA: ELAUN/POTONGAN KOD AMAUN TP/SK HB/HT CATITAN: DISAHKAN: INPUT GAJI : e-ihrms NO.STAF: DARI HINGGA TARIKH AKHIR DILULUSKAN: (a) Bulan/Tahun Masukkan bulan/tahun untuk bayaran gaji bulan berkenaan. BLN THN 0 4 2 0 1 0 TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 6 drp. 15
(b) Nama Masukkan nama staf berkenaan berpandukan dokuman yang diterima. Contoh : Nur Fatimah binti Ahmad (c) Nombor Staf (d) Contoh : A02010 Ruang pertama sehingga ketiga boleh diisi dengan abjad berikut:- A - Perkhidmatan Pengurusan Dan Profesional NA - Perkhidmatan Sokongan T - Tutor SEM - Perkhidmatan Secara Sementara K - Perkhidmatan Secara Kontrak PX - Pekerja Am Rendah Elaun / Potongan. Dikhaskan untuk mengisi butir butir bayaran tungggakan gaji dan elaun. Butir butir yang diisi adalah seperti berikut:- i) Kod elaun ii) iii) Amaun Paymode:- TP : Bayaran tetap SK : Bayaran sekali HB : Had baki (bayaran sehingga ke satu jumlah yang ditetapkan HT : Had tarikh (bayaran sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 7 drp. 15
iv) Kod lebih masa seperti berikut:- Kod Gandaan Hari 101 1 1/8 Hari biasa siang 102 1.25 Hari biasa malam 103 1.50 Hari Ahad siang 104 1.75 Hari Ahad malam 105 2 Hari Kelepasan Am v) Tempoh Masukkan bulan dan tahun kerja lebih masa dibuat. vi) vii) viii) Jumlah Jam Masukkan jumlah jam berdasarkan borang tuntutan lebih masa mengikut kod yang dibenarkan. Tempoh Untuk diisi bagi paymode yang mengenakan Had Tarikh (HT) Kod potongan Dikhaskan untuk mengisi butir potongan:- (a) (b) Kod Rujukan (c) (d) Amaun Paymode TP SK HT : Tetap (potongan tetap) : Sekali (potongan sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) : Had Tarikh (potongan sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 8 drp. 15
HB : Had Baki (potongan secara ansuran sehingga baki selesai) ix) Kod potongan Dikhaskan untuk mengisi butir potongan:- (a) (b) Kod Rujukan (c) (d) Amaun Paymode:- TP SK HT : Tetap (potongan tetap) : Sekali (potongan sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) : Had Tarikh (potongan sehingga ke satu tarikh yang ditetapkan) HB : Had Baki (potongan secara ansuran sehingga baki selesai) x) Rujukan Ruang ini disediakan untuk mencatitkan nombor ahli dan nombor akaun potongan. xi) Amaun Gunakan ruangan ini apabila menggunakan cara HB dan jumlah yang tercatit adalah ansuran terakhir dan telah diselaraskan mengikut baki hutang. 3.4.3 Pembantu Tadbir Kewangan yang menyediakan input hendaklah memastikan laporan diluluskan oleh PK/PA/PTK yang telah diberi kuasa. 3.5 Kelulusan data 3.5.1 Dapatkan kelulusan setelah penyemakan keseluruhan dokumen/ borang dilakukan. TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 9 drp. 15
3.5.2 Sekiranya data didapati tidak lengkap atau mempunyai ralat, kembali semula ke langkah 3.3 untuk tindakan pembetulan. 3.6 Kemasukkan data melalui sistem e-ihrms 3.6.1 Masukkan data ke sistem e-ihrms berdasarkan Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-integrated Human Resources Management System (e-ihrms) (M011). 3.6.2 Pastikan Input gaji yang telah dimasukan ke sistem e-ihrms, hendaklah difailkan mengikut susunan fakulti, jabatan, nama mengikut abjad. 3.7 Cetak dan semak senarai edit transaksi 3.7.1 Cetak Senarai Edit Transaksi berdasarkan Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-integrated Human Resources System (e-ihrms) (M011). 3.7.2 Semak Laporan Transaksi dan pastikan maklumat pada laporan sama dengan input gaji seperti di proses 3.4. 3.7.3 Sekiranya butir-butir di Laporan Transaksi dan input gaji didapati sama, sahkan Laporan Transaksi dengan menandatangani laporan berkenaan. Teruskan ke langkah 3.8. 3.7.4 Jika terdapat kesilapan maklumat apabila dibuat perbandingan antara laporan transaksi dengan input gaji, kembali ke langkah 3.6. 3.8 Proses Gaji, Cetak dan semak Laporan bayaran gaji. 3.8.1 Laksanakan proses gaji berasaskan manual Pemprosesan Gaji Melalui e-integrated Human Resources System (e-ihrms) (UPM/BEN/BYR/A011) 3.8.2 Cetak laporan bayaran gaji (Arahan Pembayaran) dan laporan laporan sokongan yang lain berdasarkan Manual Pemprosesan Gaji Melalui e-integrated Human Resources Management System (IHRMS) (M011). Laporan laporan yang dicetak adalah seperti berikut :- TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 10 drp. 15
a. Arahan Pembayaran. b. Laporan PT c. Laporan Penyediaan Cek d. Jadual Caruman KWSP e. Senarai Caruman PERKESO. f. Penyata Potongan Cukai. g. Senarai Potongan Lain h. Laporan Pencen. i. Senarai Caruman Pencen. j. Edit Jumlah Kawalan. k. Reconciliation Report. l. Penyata Gaji m. Vot Analisa. n. Senarai bank. o. Senarai Cek Persendirian p. Senarai Cek 413. q. Senarai Pendapatan Bulanan r. Senarai Lantikan Baru, Berhenti, Bersara dan Meninggal 3.8.3 Sekiranya jumlah debit dan kredit dalam laporan PT (General Ledger Posting Transaction) tidak sama, kembali ke proses 3.6 untuk tindakan pembetulan. 3.8.4 Pastikan jumlah AP (Arahan Pembayaran), Laporan PT dan laporan TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 11 drp. 15
penyediaan cek mestilah sama jumlahnya. Sekiranya terdapat ralat, kembali semula ke langkah 3.6 3.8.5 Semak penyata bayaran gaji serta laporan laporan sokongan bagi pembayaran gaji bulan berkenaan. Pastikan jumlah bayaran gaji dalam Arahan Pembayaran sama jumlah bayaran melalui cek termasuk jumlah jernal. 3.8.6 Sekiranya terdapat ralat di Arahan Pembayaran kembali ke langkah 3.6 untuk tindakan pembetulan. 3.9 Proses dan cetak laporan Penyata Pendapatan Tahunan (Borang EC), Penyata Potongan Tahunan dan Senarai Pendapatan Bulanan. 3.9.1 Laksanakan proses untuk mengeluarkan laporan-laporan seperti berikut :- a) Penyata Pendapatan Tahunan (Borang EC) b) Penyata Potongan Tahunan c) Senarai Pendapatan Bulanan 3.9.2 Laporan Senarai Pendapatan Bulanan hendaklah dicetak selepas sahaja proses selesai dilaksanakan. 3.9.3 Penyata Pendapatan Tahunan (Borang EC) dan Penyata Potongan Tahunan hendaklah dicetak dan diedarkan kepada staf sebelum 31 Mac pada tahun berikutnya. 3.10 Kemaskini data bayaran gaji dari sistem e-ihrms ke sistem SAGA. 3.10.1 Sekiranya tiada ralat, maklumkan kepada pihak IDEC untuk mengemaskini data bayaran gaji. 3.10.2 Data bayaran gaji yang telah dikemaskini ke dalam sistem SAGA hendaklah dibuat baucar melalui sistem SAGA bagi penyedian cek. 3.11 Penyediaan multiple jernal 3.11.1 Bagi pembayaran gaji staf sediakan multiple journal berpandukan TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 12 drp. 15
3.12 Penyediaan baucar SOKONGAN Arahan Kerja Penyediaan Jernal (OPR/BEN/AKN024/AKN) 3.12.1 Bagi pembayaran gaji staf, kumpulkan semua laporan yang dicetak dilangkah 3.8. 3.13 Batching 3.12.2 Sediakan baucar gaji menggunakan Baucar Pembayaran (BEN/BYR/DF01) berasaskan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Cash Book (M005). 3.12.3 Untuk pengesahan dan kelulusan baucar, rujuk Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW-BYR/P009). 3.13.1 Kumpul baucar mengikut Payment Entry. Pastikan setiap baucar telah disahkan dan diluluskan serta laporan Arahan Pembayaran, laporan PT dan laporan penyediaan cek dilampirkan. 3.13.2 Rekod dalam buku daftar batching baucar/ jernal perkara-perkara berikut:- (a) (b) Nombor Payment Entry (c) Jumlah Payment Entry Bilangan Baucar (d) Tarikh Batching (e) Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Seksyen Perakaunan Kewangan. 3.13.3 Salinan asal bersama dokumen sokongan hendaklah di hantar kepada Seksyen Perakaunan Kewangan. 3.13.4 Salinan ke dua untuk simpanan fail pembantu tadbir kewangan bagi rujukan. TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 13 drp. 15
3.14 Kemaskini Baucar 3.14.1 Baucar yang telah dibatching akan di hantar ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk tujuan kemaskini. Baucar dikemaskini berpandukan Arahan Kerja Kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN). 3.15 Penyediaan Cek 3.15.1 Bagi tatacara penyediaan cek, rujuk Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005). 3.15.2 Bagi pembayaran melalui cek dan bank teruskan ke langkah 3.16 untuk tatacara penyediaan disket kepada bank dan agensi-agensi lain. 3.16 Penyediaan disket 3.16.1 Sediakan disket mengikut panduan yang diberikan oleh bank berkenaan:- a) CIMB Bank Berhad- Customer Autopay Kit b) Maybank Autocredit System c) Affin Bank Berhad Autopay Affin Bank Berhad 3.16.2 Rujuk Manual Output ke Disket (M029) bagi lain-lain potongan bayaran gaji kepada agensi lain seperti Lembaga Tabung Haji, Lembaga Hasil Dalam Negeri, Biro Perkhidmatan Angkasa, SOCSO, KWSP, Etiqa Takaful / Insuran, Takaful Malaysia, Pinjaman Perumahan, Koperasi UPM, Perbadanan Persaraan dan Pusat Zakat Selangor. 3.17 Penyerahan cek dan disket 3.17.1 Disket, cek dan penyata bayaran hendaklah diserahkan kepada pihak bank sekurangnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh gaji dibayar. TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 14 drp. 15
3.17.2 Simpan satu (1) salinan surat penyerahan ke bank dalam fail bank. 3.18 Pengedaran cek 3.18.1 Bagi staf yang tidak mempunyai akaun bank, serahkan cek individu kepada pegawai yang berkenaan dan tandatangan di Senarai Bayaran Melalui Cek. 3.18.2 Hantar cek kepada agensi-agensi berikut pada tarikh yang ditetapkan;- (a) KWSP - sebelum atau pada 15 haribulan berikutnya (b) LHDN - sebelum atau pada 10 haribulan berikutnya (c) SOCSO - sebelum atau pada 30 haribulan berikutnya 3.19 Pengesahan KPTJ ke atas senarai pendapatan 3.19.1 Senarai pendapatan mengikut PTJ perlu dihantar kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) untuk pengesahan dalam tempoh satu (1) hari bekerja sebelum tarikh gaji staf dibayar. Simpan satu (1) surat kepada PTJ dalam Fail Senarai Pendapatan Bulanan. 3.19.2 Sekiranya terdapat perubahan selepas mendapat pengesahan KPTJ, pegawai yang bertanggungjawab perlu menyemak dan mengambil tindakan susulan. 3.20 Kemaskini fail rekod pegawai 3.20.1 Failkan input-input pembayaran gaji staf bagi bulan berkenaan ke dalam fail rekod individu bayaran gaji pegawai mengikut abjad. Fail hendaklah disimpan sepanjang tempoh perkhidmatan pegawai. TARIKH KUATKUASA : 22/08/2011 15 drp. 15