Jurnal Teknik Informatika Vol. 1 September 2012 1 Information Economics System untuk Mengkaji Kelayakan Investasi Proyek Teknologi Informasi Lulu Hamidah 1, Satria Perdana arifin 2 & Rahmat Suhatman 3 1 Program Studi Sistem Informasi Politeknik Caltex Riau, Pekanbaru 28265, email:luluhamidahsiregar@gmail.com 2 Program Studi Sistem Informasi Politeknik Caltex Riau, Pekanbaru 28265, email:satria@pcr.ac.id 3 Program Studi Teknik Informatika Politeknik Caltex Riau, Pekanbaru 28265, email:rahmat@pcr.ac.id Abstrak Pentingnya dukungan teknologi informasi (TI) bagi kelancaran bisnis suatu perusahaan sudah merupakan hal yang lumrah. Namun, kebanyakan perusahaan menerapkan suatu proyek teknologi informasi diperusahaannya tanpa mengetahui manfaat yang diperoleh perusahaan dari proyek tersebut. Aplikasi ini akan membantu pekerjaan pihak manajerial dalam mengkaji manfaat dari suatu proyek teknologi informasi dengan menggunakan metode Information Economics. Information Economics sebagai salah satu metodologi untuk membantu pengguna dalam menentukan kelayakan investasi proyek TI. Proses perhitungan pada aplikasi ini dimulai dengan memasukkan data-data proyek, nilai manfaat nyata dan tidak nyata kemudian aplikasi akan menampilkan hasil sesuai dengan perhitungan menggunakan metode Information Economics. Aplikasi ini sudah berjalan sesuai dengan perhitungan metode Information economics yang dilakukan secara manual. Berdasarkan kuesioner terhadap beberapa perusahaan, diperoleh hasil sebanyak 76% responden menyatakan bahwa aplikasi memiliki peranan yang baik dalam mengkaji kelayakan investasi proyek teknologi informasi karena skor proyek dalam aplikasi ini tidak hanya ditampilkan tetapi juga diurutkan berdasarkan nilai skor proyek tertinggi. Kata kunci: Manajemen Investasi Teknologi Informasi, Information Economics, ASP.NET, MySQL Abstract Information technology (IT) support is the importance thing to facilitate business activities of a company. However, the most of companies are implementing an information technology project in their company without knowing the benefits gained from the project. This application will help the managerial job in assessing the benefits of an IT project using the Information Economics. Information Economics as a methodology to help users determine the feasibility of investment in IT projects. Calculations process in this application begins by entering the project data, the value of tangible and intangible benefits then the application will display the results in accordance with the calculation using the method of Information Economics. The application result is same with the manual calculation of Information economics method. Based on the questionnaire to some of the company, obtained the results as much as 76% of respondents stated that the application has a good role in assessing the feasibility of investment projects of information technology because the project score in this application is not only displayed but also sorted by the highest score of the project. Keywords: Management of information technology investment, information economics, ASP.NET, MySQL
2 1. Pendahuluan Teknologi Informasi adalah teknologi yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran informasi. Teknologi Informasi terdiri dari hardware dan software. Hardware dapat berupa computer, laptop atau notebook dilengkapi dengan perangkat pendukungnya seperti printer, jaringan, infocus, modem, LAN dan lain-lain. Sementara software adalah aplikasi-aplikasi dan sistem yang digunakan. Jenis aplikasi misalnya Microsoft, Oracle, dan sebagainya, sedangkan jenis sistem misalnya Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris. Saat ini teknologi informasi berkembang sangat cepat. Hampir semua bidang kehidupan dan industri sudah tersentuh oleh teknologi informasi, baik itu hiburan, kesehatan, pendidikan, asuransi, bank, pemerintahan dan bahkan dalam bidang bisnis pun teknologi informasi sudah banyak digunakan. Pentingnya dukungan teknologi informasi (TI) bagi kelancaran bisnis suatu organisasi atau perusahaan sudah merupakan hal yang lumrah dan dipahami oleh setiap orang. Investasi TI, sebagaimana investasi lainnya, merupakan segmen yang menguras biaya dan tenaga, dimana biaya tidak hanya dihitung mulai dari pengadaan, tetapi terus berlanjut selama pemeliharaan atau selama investasi itu dipergunakan. Tidak seperti jenis investasi lainnya, seperti gedung perkantoran atau peralatan, investasi TI tidak dapat dipandang sebagai sesuatu yang terus berkurang nilainya seiring dengan waktu, karena konteks nilai pada investasi TI tidak hanya dapat dipandang sebagai suatu nilai nominal. Kebanyakan perusahaan mengganggap bahwa penerapan suatu proyek teknologi informasi akan meningkatkan keuntungan kompetitif sehingga tidak sedikit perusahaan yang telah menginvestasikan teknologi informasi secara besar-besaran. Namun, kebanyakan perusahaan justru mengalami kerugian karena perusahaan tersebut umumnya hanya menghitung berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk melakukan investasi tersebut serta hanya melihat hasil yang mungkin akan diperoleh dengan melihat sisi kinerja yang dapat langsung dilihat tanpa mempertimbangkan lebih lanjut keuntungan jangka panjang yang akan diperoleh perusahaan. Padahal, hal tersebut perlu lebih diperhatikan untuk hasil jangka panjang yang stabil dan efektif bagi perusahaan. Berdasarkan persoalan ini, Penilaian investasi teknologi informasi dimaksudkan untuk mengetahui apakah suatu proyek teknologi informasi dapat memberikan manfaat yang sebanding dengan biaya yang telah dikeluarkan. Penilaian investasi juga diperlukan untuk menentukan prioritas proyek-proyek TI yang dikerjakan pada suatu perusahaan. Namun, proses penilaian investasi tersebut masih dilakukan secara manual dimana pihak manajerial harus bekerja dengan lembaran kertas laporan proyek. Pihak manajerial harus mengkaji satu per satu laporan proyek yang masuk ke perusahaan untuk menentukan proyek yang layak untuk diterapkan dalam perusahaannya. Untuk itu akan dibangun sebuah aplikasi yang membantu pihak manajerial dalam mengkaji kelayakan investasi proyek teknologi informasi dengan menggunakan metodologi information economics sebagai salah satu metodologi untuk mendapatkan nilai ekonomis dari suatu proyek teknologi informasi. Tujuan dari sistem yang telah dibangun ini adalah : 1. Membangun sebuah aplikasi membantu pekerjaan pihak manajerial dalam mengkaji kelayakan investasi proyek teknologi informasi 2. Mengaplikasikan metodologi Information Economic untuk mengukur nilai ekonomis (skor proyek) dari investasi teknologi informasi, berdasarkan manfaat nyata maupun manfaat tidak nyata dari teknologi informasi yang diimplementasikan oleh perusahaan. Proyek akhir ini memiliki beberapa perumusan masalah, antara lain: 1. Bagaimana membangun aplikasi untuk membantu pihak manajerial dalam melakukan kajian evaluasi investasi proyek TI
3 2. Bagaimana mengaplikasikan metodologi Information Economic untuk mengukur nilai ekonomis dari investasi proyek teknologi informasi Proyek akhir ini memiliki manfaat diantaranya sebagai berikut: 1. Sebagai bahan pertimbangan bagi pihak manajerial dalam mengambil keputusan mengenai proyek yang akan diterapkan oleh perusahaan 2. Mempermudah pihak manajerial dalam mengukur manfaat proyek TI 2. Tinjauan Pustaka Information economics adalah metode perhitungan untuk mendapatkan nilai ekonomis dari suatu proyek pengadaan Teknologi Informasi(TI). Metode itu dikembangkan oleh Marilyn M. Parker pada tahun 1985 dan merupakan pengembangan metode Cost-Benefit-Analysis (CBA) tradisional. Selanjutnya, nilai ekonomis tersebut dan hasil penilaian menggunakan metode CBA tradisional yang diperoleh dengan cara mengkuantifikasikan biaya (cost) dan manfaat (benefit) dipergunakan sebagai bahan pertimbangan mendapatkan alternatif penentuan jenis peralatan TI yang akan dipergunakan. Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan perangkat keras, pembelian perangkat lunak, seluruh biaya perawatan, dan biaya tenaga kerja. Biaya itu harus ditentukan karena masing-masing investasi memiliki karakteristik yang berbeda terhadap nilai dan resiko. Latar belakang yang yang mendasari dibutuhkannya Information Economics adalah dalam mengevaluasi manfaat yang ditimbulkan oleh adanya sistem informasi ternyata berbedabeda sehingga nilai yang diperoleh juga berbeda-beda. Pada umumnya, sumber daya perusahaan yang dapat digunakan untuk membangun Sistem Informasi sangat terbatas. Perusahaan perlu melakukan keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya dengan cara yang paling efektif dengan mempertimbangkan hasil yang diperoleh atas alokasi biaya yang dikeluarkan. IE bertujuan untuk menjembatani aspek kuantitatif dan kualitatif dari manfaat teknologi informasi, isu tangible dan intangible, hal-hal yang penuh ketidakpastiaan baik secara strategis maupun operasional, dan terutama yang berkaitan dengan resiko yang dihadapi. Oleh karena itu, diperlukan keahlian spesifik karena sifatnya yang kompleks dan cukup memakan waktu. Pada IE, manfaat ditentukan melalui kombinasi dari analisis enhanced ROI, penilaian bidang bisnis, dan penilaian bidang teknologi. Parker menglasifikasikan manfaat SI/TI ke dalam tiga bagian (Parker, 1988) yaitu : tangible benefit, quasi benefit, dan intangible benefit.[1] 2.1 Tangible benefit Tangible benefit merupakan manfaat nyata atau yang berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan instansi. Sebagai contoh untuk meningkatkan profit, perusahaan dapat mengurangi penggunaan kertas, dan sebagainya. Perhitungan manfaat nyata (tangible benefit) dilakukan untuk mengetahui seberapa besar manfaat yang diperoleh dari pengadaan suatu proyek TI. Analisis terhadap tangible benefit atau yang bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode simple ROI- Traditional Cost-Benefit Analysis (TCBA). ROI ( Return On Investment) biasanya dinyatakan dalam bentuk prosentase. Prosentase tersebut menunjukkan pengembalian investasi yang mungkin diperoleh dalam jangka waktu tertentu. Adapun rumus ROI sebagai berikut :
4 Berikut ini merupakan kategori skor proyek berdasarkan nilai simple ROI[1] : Tabel 1 Skor Simple ROI Skor Simple ROI 0 0 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 900 2.2 Intangible benefit Manfaat tidak nyata atau yang dapat dilihat mempunyai dampak positif bagi instansi, tetapi tidak secara langsung berpengaruh pada keuntungan. Contohnya meningkatkan citra instansi, meningkatkan moral pegawai, dan sebagainya. Menurut Parker (1988), analisis terhadap intangible benefit menggunakan dua penilaian yaitu bussiness domain dan technology domain.[1] 1. Business Domain komponen-komponen penilaian dari domain bisnis antara lain[1]: a. Keselarasan Strategis (Strategic Match) Manfaat teknologi informasi diukur melalui seberapa besar dukungannya terhadap pencapaian tujuan strategis organisasi atau besarnya kontribusi terhadap kegiatankegiatan operasional untuk mencapai tujuan tersebut. b. Keunggulan Kompetisi (Competitive Advantage) Manfaat teknologi informasi diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian keuntungan kompetitif organisasi. Penggunaan potensial teknologi informasi adalah untuk menciptakan rintangan persaingan. Dengan demikian, proyek-proyek teknologi yang mendukung sistem antar organisasi (inter-organizational system) memiliki manfaat yang lebih tinggi.. c. Pengelolaan Informasi untuk Faktor-Faktor Penentu Kesuksesan (Management Information Support) Kategori ini menilai kontribusi proyek-proyek teknologi informasi terhadap kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan keputusan. d. Respon terhadap kompetisi (Competitive Response) Manfaat proyek-proyek teknologi informasi diukur melalui seberapa besar resiko persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi. e. Resiko Organisasi Bisnis (Project Or Organizational Risk) Kategori ini memberi penilaian pada sejauh mana organisasi ini mampu melaksanakan perubahan yang diperlukan oleh proyek. 2. Technology Domain Komponen-komponen penilaian dari domain ini antara lain[1]: a. Strategi Arsitektur TI (Strategic IS Architecture) Manfaat proyek SI/TI diukur melalui tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan.
5 b. Ketidakpastian Definisi Teknologi Informasi (Defitional Uncertainty) Manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa besar ketidakpastian akibat perubahan dari target. c. Resiko Penerapan TI (Technical Uncertainty) Manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa besar ketergantungan proyek terhadap keahlian, perangkat keras, perangkat lunak dan sistem. d. Infrastructure Risk Manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa pentingnya investasi nonproyek untuk mengakomodasi proyek. Menurut Parker(1988:102), Kategori manfaat tangible dan quasi tangible dibuat dengan menggunakan pendekatan financial enhanced ROI, dimana hasil penilaiannya menghasilkan suatu nilai moneter dan skor angka sedangkan kategori manfaat ke-3 menggunakan pendekatan non-finansial (domain bisnis dan teknologi), dimana hasil penilaiannya adalah sebuah skor angka. Pada kategori ke-3 ini, skor berkisar dari 0-5 Dengan demikian, nilai proyek SI/TI diukur dengan formula berikut ini[1]: Gambar 1 Perhitungan skor proyek 2.3 Corporate Value Menurut Parker(1988:187), Corporate value merupakan nilai-nilai yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk mendapatkan corporate value diperlukan perhitungan pada proyek TI yang dijalankan. Ada beberapa cara untuk mendapatkan corporate value. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan melihat tingkat hubungan antara kondisi line of business dengan tingkat dukungan komputer terhadap bisnis yang dijalankan. Gambar berikut digunakan untuk menentukan kuadran dari suatu perusahaan, yaitu[1]: Gambar 2 Kuadran Corporate Value 1) Kuadran A (investment) menggambarkan suatu perusahaan yang line of business-nya kuat dengan tingkat dukungan sistem informasi yang lemah. 2) Kuadran B (strategic) menggambarkan suatu perusahaan yang line of business-nya kuat dengan tingkat dukungan sistem informasi yang kuat pula. 3) Kuadran C (infrastructure) menggambarkan suatu perusahaan yang line of business-nya lemah dengan tingkat dukungan sistem informasi yang lemah pula. 4) Kuadran D (breakthru:management) menggambarkan suatu perusahaan yang line of business-nya lemah dengan tingkat dukungan sistem informasi yang kuat.
6 2.4 Manfaat Bisnis Teknologi Informasi (TI) Ranti (2008) mengelompokkan manfaat bisnis teknologi informasi kedalam 13 kategori dan 73 sub kategori. Pada sistem ini hanya menggunakan satu kategori yaitu Penghematan Biaya (Reducing Cost) yaitu[2]: 1. Biaya telekomunikasi untuk aktifitas rutin 2. Biaya perjalanan 3. Biaya staf/operator/karyawan 4. Biaya rapat/pertemuan 5. Biaya kegagalan pelayanan 6. Biaya pengiriman 7. Biaya pelatihan karyawan 8. Biaya kerugian pada kesalahan pengiriman 9. Biaya uang 10. Biaya penyediaan alat kantor dan biaya pencetakan 11. Biaya langganan untuk materi rutin atau biaya langganan untuk karyawan 12. Biaya sewa kantor 13. Biaya sewa peralatan kantor 14. Biaya Inventori 15. Biaya kesalahan penelitian 3. Perancangan Perancangan yang telah dibuat pada sistem ini adalah perancangan flowchart, Usecase dan class diagram. Gambar 3 merupakan Flowchart algoritma Information Economics digunakan untuk menunjukkan proses metodologi Information Economics. Mulai Pilih subkategori manfaat Input perhitungan subkategori manfaat Hitung nilai manfaat Hitung nilai ROI Menentukan skor bussiness domain Menentukan skor technology domain Menghitung skor proyek Akhir Gambar 3 Flowchart Algoritma Information Economics
7 Gambar 4 merupakan use case pada perancangan aplikasi ini validasi login tambah member konfirmasi data member admin login status member konfirmasi status member ubah rumus konfirmasi data rumus member login tentukan line of business masukkan data proyek pilih dan masukkan perhitungan sub kategori manfaat tentukan skor business domain ubah data profil konfirmasi ubah data profil tentukan skor technologi domain validasi_login pilih proyek output rangking skor proyek Gambar 4 Usecase Diagram Information Economics System
8 Gambar 5 merupakan ERD pada perancangan aplikasi ini password nama_lengkap username judul nama_subkategori status id_user id_judul jmlh_proyek id_subkategori sub_kategori rumus user 1 memiliki m 1 judul memiliki nama_komponen id_kp tipe_penilaian biaya_investasi id_proyek Komponen_penilaian m skor m m proyek nama_proyek tanggal ROI id_skor skor skor_proyek Gambar 5 ERD Information Economics System line_of_bisnis 4. Pengujian dan Analisa Berikut ini adalah hasil dari pembuatan sistem yang telah dibangun. Gambar 6 adalah halaman untuk membuat perhitungan proyek dengan memasukkan data proyek seperti judul proyek, jumlah proyek, biaya investasi, dan nama proyek. Gambar 6 Halaman Tambah Proyek Gambar 7 adalah halaman kuisioner manfaat nyata. Pengguna harus memilih satu diantara limabelas manfaat penghematan yang didapat dari pengimplementasian proyek TI.
9 Gambar 7 kuisioner manfaat nyata Gambar 8 adalah halaman perhitungan manfaat nyata. Pada halaman ini pengguna memasukkan perhitungan manfaat penghematan dari proyek. Gambar 8 perhitungan manfaat nyata Gambar 9 adalah halaman manfaat dari domain bisnis. Pada halaman ini, pengguna wajib memilih sub kategori penilaian. Gambar 9 manfaat domain bisnis Gambar 10 adalah halaman manfaat dari domain teknologi. Pada halaman ini, pengguna wajib memilih sub kategori penilaian.
10 Gambar 10 manfaat domain teknologi Gambar 11 adalah halaman hasil perangkingan proyek. pada halaman ini terdapat skor proyek, rangking proyek, bobot dari domain bisnis, dan bobot dari domain teknologi. Gambar 11 halaman hasil perangkingan
11 Gambar 12 Grafik Analisa Kuisioner Pengguna Dari hasil pengujian kuesioner yang terlihat pada gambar 12, yang dilakukan kepada 4 perusahaan didapatkan 80% responden berpendapat mengenai tampilan aplikasi secara keseluruhan adalah baik. 76% responden berpendapat mengenai kelengkapan informasi dari hasil perangkingan yang diberikan aplikasi adalah baik. 76% responden berpendapat mengenai peranan aplikasi dalam mengkaji kelayakan investasi proyek teknologi informasi adalah baik. 76% responden berpendapat mengenai penanganan error pada aplikasi ini adalah baik. Dan 88% responden berpendapat mengenai fasilitas bantuan dalam penggunaan aplikasi ini adalah sangat baik. 5. Kesimpulan Setelah dilakukan proses pengujian pada Proyek Akhir ini, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa: 1. Aplikasi ini sudah berjalan sesuai dengan hasil perhitungan metodologi information economics yang dilakukan secara manual. 2. Berdasarkan hasil kuisioner, kelengkapan informasi dari hasil perangkingan yang diberikan aplikasi ini tergolong baik, dengan persentase penilaian 80%. 3. Berdasarkan hasil kuesioner, peranan aplikasi dalam mengkaji kelayakan investasi proyek IT tergolong baik dengan persentase penilaian 76%. Daftar Pustaka [1] Parker, Marilyn, Robert J.Benson, H.E.Traino. 1988. Information Economics : Linking Business Performance to Information Technology. New Jersey: Prentice-Hall. [2] Ranti, Benny. 2008. The Generic IS/IT Business Value Category: Cases in Indonesia. Jakarta : Universitas Indonesia.
12