REFORMASI BIROKRASI DAFTAR ISI DAFTAR ISI... I 1. PENDAHULUAN... 1 2. LOGIN PROGRAM APLIKASI... 2 3. MENU-MENU PROGRAM APLIKASI... 3 3.1 BERANDA... 3 3.1.1 PERSURATAN... 4 3.1.2 UCAPAN SELAMAT DATANG... 4 3.1.3 BERITA... 5 3.1.4 ADMIN PANEL... 5 3.1.4.1 ADMIN PANEL-KONFIGURASI... 6 3.1.4.2 ADMIN PANEL- BAHASA... 7 3.1.4.3 ADMIN PANEL BAGIAN... 11 3.1.4.4 ADMIN PANEL - ROLE... 16 3.1.4.5 ADMIN PANEL PENGGUNA... 19 3.1.5 ONLINE... 26 3.1.6 ACCOUNT SAYA... 27 3.1.7 PERINGATAN... 29 3.2 PERSURATAN... 30 3.2.1 SURAT... 31 3.2.1.1 PERSURATAN - SURAT - SHOW... 32 3.2.1.2 PERSURATAN SURAT - HISTORY... 33 3.2.1.3 PERSURATAN SURAT - TAMBAH... 34 3.2.1.4 SURAT SURAT - FILTER... 37 3.2.2 PERSURATAN - DISPOSISI... 38 3.2.2.1 SURAT - DISPOSISI VIEW... 39 3.2.2.2 SURAT - DISPOSISI FILTER... 41 3.2.3 SURAT - NOTA DINAS... 41 3.2.3.1 SURAT - NOTA DINAS - SHOW... 42 3.2.3.2 PERSURATAN - NOTA DINAS - FILTER... 44 3.2.4 PERSURATAN - UNDANGAN... 44 3.2.4.1 SURAT UNDANGAN- VIEW... 45 3.2.4.2 SURAT UNDANGAN - TAMBAH... 46 3.2.4.3 PERSURATAN UNDANGAN - FILTER... 47 3.2.5 PERSURATAN KOTAK KELUAR... 48 3.2.5.1 PERSURATAN KOTAK KELUAR SHOW... 49 3.2.5.2 PERSURATAN KOTAK KELUAR FILTER... 50 3.2.6 PERSURATAN REFERENSI : PRIORITAS (DATA REFERENSI PRIORITAS SURAT)... 51 3.2.6.1 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS SHOW... 51 3.2.6.2 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS UBAH... 52 3.2.6.3 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS HAPUS... 52 3.2.6.4 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS TAMBAH... 53 3.2.6.5 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS FILTER... 53 3.2.7 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP... 54 3.2.7.1 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP SHOW... 55 3.2.7.2 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP UBAH... 55 3.2.7.3 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP HAPUS... 56 Pengembangan E-Government i
3.2.7.4 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP TAMBAH... 56 3.2.7.5 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP FILTER... 57 3.3 ORGANIZER... 57 3.3.1 ORGANIZER KALENDER... 58 3.3.2 ORGANIZER DISKUSI... 60 3.3.3 ORGANIZER LINK FAVORIT UMUM... 61 3.3.3.1 ORGANIZER LINK FAVORIT UMUM - VIEW... 62 3.3.3.2 ORGANIZER LINK FAVORIT UMUM - UBAH... 62 3.3.3.3 ORGANIZER LINK FAVORIT UMUM - HAPUS... 63 3.3.3.4 ORGANIZER LINK FAVORIT UMUM - TAMBAH... 63 3.3.3.5 ORGANIZER LINK FAVORIT UMUM - FILTER... 64 3.3.4 ORGANIZER LINK FAVORIT PRIBADI... 65 3.3.4.1 ORGANIZER LINK FAVORIT PRIBADI - VIEW... 65 3.3.4.2 ORGANIZER LINK FAVORIT PRIBADI - UBAH... 66 3.3.4.3 ORGANIZER LINK FAVORIT PRIBADI - HAPUS... 66 3.3.4.4 ORGANIZER LINK FAVORIT PRIBADI - TAMBAH... 67 3.3.4.5 ORGANIZER LINK FAVORIT PRIBADI - FILTER... 67 3.3.5 ORGANIZER BUKU ALAMAT UMUM... 68 3.3.5.1 ORGANIZER BUKU ALAMAT UMUM - VIEW... 68 3.3.5.2 ORGANIZER BUKU ALAMAT UMUM - UBAH... 69 3.3.5.3 ORGANIZER BUKU ALAMAT UMUM - HAPUS... 71 3.3.5.4 ORGANIZER BUKU ALAMAT UMUM - TAMBAH... 71 3.3.5.5 ORGANIZER BUKU ALAMAT UMUM - FILTER... 72 3.3.6 ORGANIZER BUKU ALAMAT PRIBADI... 73 3.3.6.1 ORGANIZER BUKU ALAMAT PRIBADI - VIEW... 74 3.3.6.2 ORGANIZER BUKU ALAMAT PRIBADI - UBAH... 75 3.3.6.3 ORGANIZER BUKU ALAMAT PRIBADI - HAPUS... 77 3.3.6.4 ORGANIZER BUKU ALAMAT PRIBADI - TAMBAH... 77 3.3.6.5 ORGANIZER BUKU ALAMAT PRIBADI - FILTER... 78 3.4 BERITA... 79 3.4.1 BERITA - BERITA... 80 3.4.1.1 BERITA BERITA - VIEW... 80 3.4.1.2 BERITA BERITA UBAH... 81 3.4.1.3 BERITA BERITA - HAPUS... 83 3.4.1.4 BERITA BERITA - TAMBAH... 83 3.4.1.5 BERITA BERITA - FILTER... 86 3.4.2 BERITA - REFERENSI: KATEGORI... 86 3.4.2.1 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - SHOW... 87 3.4.2.2 BERITA - REFERENSI : KATEGORI UBAH... 87 3.4.2.3 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - HAPUS... 88 3.4.2.4 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - TAMBAH... 88 3.4.2.5 BERITA BERITA - FILTER... 89 3.5 LOGOUT... 89 ii Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI 1. PENDAHULUAN Manual Pengoperasian ini disusun untuk memudahkan anda dalam mempelajari Sistem aplikasi e-office. Anda akan diperkenalkan bagaimana menggunakan sistem aplikasi ini, aplikasi terdiri dari manajemen surat-menyurat, buku alamat, bookmark atau favourite link, berita internal atau publikasi kegiatan yang ada di Depkominfo serta terdapat fasilitas untuk melakukan diskusi. E-Office juga memiliki fitur untuk manajemen menu, organisasi dan manajemen pengguna/pengguna aplikasi. Untuk manajemen pengguna, setiap pengguna diberikan hak akses dan password login, sehingga hanya pengguna yang memiliki login sistem saja yang dapat mengakses sistem aplikasi ini sesuai dengan hak akses yang telah diberikan sistem administrator. Sistem Aplikasi ini dapat memudahkan anda dalam administrasi aktifitas kegiatan perkantoran. Sistem aplikasi e-office ini terdiri dari beberapa menu yaitu : 1. Beranda, merupakan halaman depan aplikasi. Dihalaman ini terdapat welcome screen, berita, admin panel, serta Persurata yang masingmasing memiliki link sesuai dengan judulnya, daftar pengguna yang sedang online serta informasi mengenai akun pengguna yang terdapat dalam Akun Saya 2. Persuratan, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Surat, Disposisi, Nota Dinas, Undangan, Kotak Keluar, Referensi Prioritas dan Referensi Follow Up 3. Organizer, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Kalender, Diskusi, Link Favorit Umum, Link Favorit Pribadi, Daftar Buku Alamat Umum serta Daftar Buku Alamat Pribadi 4. Berita, menu ini terdiri dari beberapa sub menu yaitu Berita yang berguna untuk mengelola kontent berita dan Referensi Kategori 5. Keluar, untuk keluar dari sistem Pengembangan E-Government 1
2. LOGIN PROGRAM APLIKASI 1. Untuk memulai sistem aplikasi ini, komputer yang akan anda gunakan harus terhubung dengan internet maupun intranet diwilayah Departemen Komunikasi & Informatika R.I (Depkominfo). 2. Komputer yang akan anda gunakan harus terinstal web browser (mozilla firefox, netscape, opera, internet ekspolrer), dibuku panduan ini kami menggunakan mozilla firefox 3. Buka browser mozilla firefox, pada kolom alamat ketikkan alamat aplikasi ini http://e-office.lan.go.id:3000 (atau hubungi administrator aplikasi), kemudian tekan enter. Halaman login aplikasi akan muncul di layar monitor anda. Tampilan login akan muncul seperti gambar di bawah. Gambar : Tampilan Login Sistem Aplikasi e-office 4. Isi kolom Nama user dan Kata Kunci dengan login yang telah anda miliki, kemudian tekan enter atau tekan login. Jika kolom Ingat saya ada cek list maka secara otomatis login anda akan diingat oleh komputer, sehingga anda tidak perlu mengetikkan nama user dan kata kunci jika anda masuk kedalam sistem di waktu yang lain. Jika anda belum memiliki nama user dan kata kunci, untuk mendapatkannya anda dapat menghubungi administrator program aplikasi ini. 2 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI 5. Jika nama user dan kata kunci yang anda masukkan diterima sistem, maka akan muncul halaman beranda sbb : Gambar : Tampilan Beranda 3. MENU-MENU PROGRAM APLIKASI 3.1 BERANDA Beranda sebagai halaman depan sistem aplikasi e-office, merupakan halaman depan yang berisi informasi mengenai berbagai hal seperti : 1. Hyperlink ke menu Persuratan 2. Ucapan Selamat Datang 3. Berita 4. Admin panel 5. Online 6. Account saya Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : Pengembangan E-Government 3
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda 3.1.1 PERSURATAN Halaman beranda berisi shortcut untuk menu persuratan. Anda bisa mengetahui informasi mengenai menu surat disini, mulai dari sub menu surat, disposisi, nota dinas, undangan dan kotak keluar dengan mengklik pada angka untuk setiap jenis sub menu yang ada. Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman Beranda Persuratan Gambar : Tampilan Beranda - Persuratan 3.1.2 UCAPAN SELAMAT DATANG Ucapan selamat datang ini berisi informasi mengenai pengguna yang sedang login saat ini, mulai dari nama pengguna, tanggal dan waktu akses sistem serta alamat komputer yang digunakan untuk mengakses sistem aplikasi ini. Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda selamat datang 4 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Beranda Selamat Datang 3.1.3 BERITA Di beranda/ halaman depan pengguna dapat membaca berita-berita yang ada, yang pengaturannya diatur oleh sistem administrator. Dihalaman ini hanya terdapat informasi mengenai judul berita dan tanggal serta waktu dibuatnya berita ini oleh sistem administrator. Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini : o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman Beranda - Berita Gambar : Tampilan Beranda Berita Untuk membaca berita secara detail pengguna bisa melakukannya dengan mengklik pada judul berita yang akan dibaca. 3.1.4 ADMIN PANEL Jika kita login sebagai sistem administrator, maka kita dapat mengakses sub menu admin panel sebuah fasilitas yang sangat fundamental untuk sistem aplikasi e-office ini. Dalam admin panel kita dapat melakukan konfigurasi sistem, pengaturan Bahasa, pengaturan Bagian, Pengaturan Peran (Role) dan pengaturan Pengguna. Pengembangan E-Government 5
Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel 3.1.4.1 ADMIN PANEL-KONFIGURASI Sub menu Konfigurasi digunakan untuk mengatur konfigurasi sistem aplikasi e-office. Berbagai kolom konfigurasi terdapat dihalaman ini, seorang sistem administrator bisa merubah konfigurasi yang ada dan menyimpan hasil perubahan tersebut dengan mengklik tombol Save. Langkah-langkah untuk masuk di konfigurasi : o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda admin panel o Pilih Konfigurasi o Pada tampilan konfigurasi, anda dapat merubah data data yang ada dengan data baru kemudian, klik tombol save menyimpan perubahan yang telah anda lakukan untuk 6 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Konfigurasi 3.1.4.2 ADMIN PANEL- BAHASA Sub menu Bahasa digunakan untuk mengatur bahasa yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office. Terdapat berbagai macam pilihan bahasa dihalaman ini, seorang sistem administrator bisa merubah setting bahasa yang ada dan menyimpan hasil perubahan tersebut dengan mengklik tombol Save. Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan bahasa : o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda admin panel Pengembangan E-Government 7
o Pilih Bahasa o Jika dibutuhkan pada tampilan Bahasa, anda dapat merubah data data yang ada, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bahasa Dihalaman ini kita dapat melakukan penambahan nama/ daftar bahasa (istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office), menampilkan nama/ daftar 8 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI bahasa, ubah nama/ daftar bahasa serta menghapus nama/ daftar bahasa yang telah ada. 3.1.4.2.1 ADMIN PANEL BAHASA - VIEW Untuk melihat informasi secara detail kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bahasa View 3.1.4.2.2 ADMIN PANEL BAHASA - UBAH Untuk mengubah nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita ganti Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bahasa Ubah Pengembangan E-Government 9
Isi kolom yang ada, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah, sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik 3.1.4.2.3 ADMIN PANEL BAHASA - HAPUS Untuk menghapus nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik OK jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bahasa Hapus 3.1.4.2.4 ADMIN PANEL BAHASA - TAMBAH Untuk menambah nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb : 10 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bahasa Tambah Isi kolom-kolom yang ada, kemudian klik untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik. 3.1.4.3 ADMIN PANEL BAGIAN Seorang sistem administrator memiliki hak untuk memanage Bagian yang ada. Bagian berisi divisi-divisi yang ada di Departemen Informasi & Telekomunikasi (Depkominfo). Bagian ini bisa ditampilkan, dirubah, dihapus, dicetak, dicari berdasarkan filter tertentu serta bisa dilakukan penambahan bagian Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan bagian : o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda admin panel Pengembangan E-Government 11
o Pilih Bagian o Jika dibutuhkan pada tampilan Bagian, anda dapat merubah data data yang ada, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan 3.1.4.3.1 ADMIN PANEL BAGIAN - VIEW Untuk melihat informasi mengenai bagian secara detail kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan bagian yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bagian View 3.1.4.3.2 ADMIN PANEL BAGIAN - UBAH Untuk mengubah BAGIAN yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita ganti 12 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bagian Edit Isi kolom yang akan ubah, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah, sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik 3.1.4.3.3 ADMIN PANEL BAGIAN - HAPUS Untuk menghapus Bagian yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan bagian yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah. Sebaiknya perintah hapus bagian ini tidak dilakukan, kami sangat merekomendasikan anda merubah data bagian jika terdapat perubahan mengenai suatu bagian, dikarenakan jika bagian dihapus maka datadata yang menggunakan bagian ini juga akan mengalami gangguan. Pengembangan E-Government 13
Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bagian Delete 3.1.4.3.4 ADMIN PANEL BAGIAN UP & DOWN Kita bisa melihat bagian yang lebih rendah serta bagian atas dari sebuah bagian dengan mengklik tombol Up untuk menampilkan bagian yang berada diatas sebuah subbagian dan dengan mengklik tombol Down bagian dari sebuah bagian yang ada. untuk menampilkan sub 3.1.4.3.5 ADMIN PANEL BAGIAN EXPAND Kita bisa menampilkan struktur organisasi/ bagian yang ada dalam sebuah Direktorat, misalnya : Pada baris Direktorat Jenderal Aplikasi Telematika (Dirjen Aptel) kita klik tombol maka akan ditampilkan bagian-bagian yang berada dibawah Dirjen Aptel, demikian seterusnya. 14 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan ketika klik tombol Expand pada baris Ditjen Aptel 3.1.4.3.6 ADMIN PANEL BAGIAN - TAMBAH Untuk menambah bagian yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb : Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Bagian Tambah Pengembangan E-Government 15
Isi kolom nama dengan data baru, kemudian klik untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik. 3.1.4.4 ADMIN PANEL - PERAN Sub modul ini berisi list Peran atau tingkat aturan yang dikenal oleh aplikasi. Dihalaman ini bisa dilakukan pencarian peran, penambahan, view, mengubah peran bahkan menghapus peran yang ada. Akan tetapi hal ini hanya dapat dilakukan oleh Sistem administrator. Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan Role : o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda admin panel o Pilih Peran o Jika dibutuhkan pada tampilan peran, anda dapat merubah data data yang ada, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan 16 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Peran 3.1.4.4.1 ADMIN PANEL PERAN - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu peran kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan peran yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Role View 3.1.4.4.2 ADMIN PANEL PERAN - UBAH Untuk mengubah peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan peran yang ingin kita ganti Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Role Ubah Isi kolom yang ada title dan description, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah, sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik 3.1.4.4.3 ADMIN PANEL PERAN - HAPUS Untuk menghapus peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah Pengembangan E-Government 17
Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Peran Delete Sebaiknya perintah hapus Peran ini tidak dilakukan, kami sangat merekomendasikan anda merubah data peran jika terdapat perubahan mengenai suatu peran, dikarenakan jika bagian dihapus maka data-data yang menggunakan peran ini juga akan mengalami gangguan (error) 3.1.4.4.4 ADMIN PANEL PERAN - TAMBAH Untuk menambah peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb : Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Peran Tambah 18 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Isi kolom title dan description dengan data peran baru, kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel. 3.1.4.4.5 ADMIN PANEL PERAN - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian peran dengan menggunakan fasilitas filter, pencarian bisa dilakukan dengan mengetikkan kata/teks pada kolom yang tersedia. Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel peran Filter Untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear. 3.1.4.5 ADMIN PANEL PENGGUNA Sub modul ini berguna untuk menambah pengguna, menghapus pengguna, menampilkan data pengguna, mengganti data pengguna serta mencari data pengguna Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan Pengguna : o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda admin panel o Pilih Pengguna o Jika dibutuhkan pada tampilan Pengguna, anda dapat merubah data data yang ada, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan o Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik Pengembangan E-Government 19
halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan. Gambar : Tampilan Pindah Halaman Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Pengguna 3.1.4.5.1 ADMIN PANEL PENGGUNA - VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai data pengguna sistem aplikasi ini kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan pengguna yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close menutup tampilan untuk 20 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Pengguna View 3.1.4.5.2 ADMIN PANEL PENGGUNA UBAH Untuk mengubah data pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita ganti, Isi kolom yang ada, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik perhatikan tampilan dibawah ini :, sedangkan untuk menutup. Untuk lebih jelasnya Pengembangan E-Government 21
Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Pengguna Edit 22 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI 3.1.4.5.3 ADMIN PANEL PENGGUNA - HAPUS Untuk menghapus pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Pengguna Delete 3.1.4.5.4 ADMIN PANEL PENGGUNA UP & DOWN Kita dapat mengubah urutan Display Name pada tampilan pengguna dengan mengklik tombol Up mengklik tombol Down untuk menaikkan urutan display name dan dengan untuk menurunkan urutan display name 3.1.4.5.5 ADMIN PANEL PENGGUNA - TAMBAH Untuk menambah pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb : Pengembangan E-Government 23
Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Pengguna Tambah Ada beberapa kolom yang harus diisi, sedangkan ada kolom yang bersifat optional, perhatikan keterangan sbb : Kolom-kolom yang harus diisi : 1. Nama User : Masukkan nama pengguna baru dikolom ini 2. Email : Masukkan alamat email pengguna baru dikolom ini 3. Masuk : Masukkan login yang akan diberikan kepada pengguna baru dikolom ini 4. Kata Kunci : Masukkan kata kunci pengguna baru 24 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI 5. Konfirmasi Kata Kunci : Ulang password yang telah anda ketikkan pada kolom password sekali lagi Kolom-kolom yang tidak harus diisi (optional) : 1. Bagian : Pilih bagian/ divisi user baru 2. Level Akses : tentukan level akses pengguna baru (perhatikan keterangan mengenai role pengguna pada gambar dibawah ini : Gambar : Level Akses 3. Alamat : Masukkan alamat pengguna dikolom ini 4. Kota : Masukkan nama kota 5. Ulang tahun : Masukkan tanggal lahir pengguna baru 6. Gambar : Isi dengan foto pengguna, pastikan ukuran gambar 60x60 pixel Isi kolom-kolom yang ada, kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel. 3.1.4.5.6 ADMIN PANEL PENGGUNA - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian dengan menggunakan fasilitas filter, pencarian bisa dilakukan dengan memilih kolom departemen, Pengembangan E-Government 25
mengetikkan kata/teks pada kolom yang tersedia atau dengan mengisi kolom departemen dan teks Gambar : Tampilan Beranda Admin Panel Pengguna Filter Untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear. 3.1.5 ONLINE Kita bisa mengetahui banyaknya pengguna yang sedang membuka sistem aplikasi e-office ini (online), dengan melihatnya dibagian bawah sub menu online ini. Hanya akan ditampilkan lima pengguna yang sedang online, jika pengguna yangsedang online lebih dari lima orang kita bisa menampilkan informasinya dengan mengklik tombol More pengguna yang sedang online., selanjutnya akan ditampilkan list 26 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI 3.1.6 ACCOUNT SAYA Dalam Account saya ini berisi informasi detail mengenai account pengguna, penetapan hak akses ditentukan oleh sistem administrator. Akan tetapi pengguna umum bisa melakuan perubahan pada accountnya, dengan mengisi kolom-kolom yang ada. Perubahan yang bisa dilakukan adalah mengubah nama user, alamat email, password, alamat, kota, tanggal lahir dan gambar pengguna. Pengguna bisa melakukan perubahan accountnya, setelah perubahan selesai dilakukan klik tombol sedangkan untuk kembali kehalaman sebelumnya tanpa menyimpan hasil perubahan klik tombol Pengembangan E-Government 27
Gambar : Tampilan Account Account Saya 28 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI 3.1.7 PERINGATAN Kolom peringatan ini akan muncul secara otomatis untuk mengingatkan pengguna bahwa ada tugas yang belum diselesaikan. o Peringatan ini bisa mengingatkan bahwa anda mengirimkan disposisi kepada seseorang dan tenggat waktu disposisi tersebut mendekati waktu tujuh hari kerja (peringatan akan muncul pada H-7 dst) o Peringatan akan muncul jika anda menerima surat yang harus diselesaikan pada tanggal waktu tertentu dan tenggat waktu disposisi tersebut mendekati waktu tujuh hari kerja (peringatan akan muncul pada H-7 dst) Skenario : o o o o Sekpri Dirjen aptel mengirimkan surat perintah untuk membangun gedung bertingkat 100. Surat ini dikirimkan kepada Dirjen Aptel Dirjen Aptel mendisposisikan surat ini kepada Direktur e-bussiness, Direktur SIPLK Kemudian Direktur SIPLK mendisposisikan lagi surat ini kepada Kasubdit Perangkat Lunak Maka masing-masing pengguna tersebut jika masuk kedalam sistem akan menerima peringatan dari sistem bahwa tenggat waktu yang telah ditentukan tinggal x hari lagi dari tanggal yang telah ditentukan Pengembangan E-Government 29
3.2 PERSURATAN Menu Persuratan ialah modul yang disediakan untuk mengatur surat-surat yang masuk dan keluar terdapat informasi mengenai nomor agenda surat, tanggal dan waktu surat, pengirim surat, perihal surat, nomor surat serta sifat surat. Selain itu dapat dilakukan penanganan surat yang masuk atau keluar tersebut seperti menampilkan surat, mengubah surat, menghapus surat, menambah surat serta melakukan fasilitas pencarian surat masuk dan keluar. Menu Surat ini berisi beberapa sub menu lainnya, yang berguna untuk memanage data-data mengenai persuratan seperti surat, disposisi, nota dinas, undangan, kotak keluar serta terdapat data referensi. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat pada tampilan dibawah ini : 30 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Menu Surat Langkah-langkah untuk masuk di menu Persuratan : o o Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu Persuratan, maka akan muncul beberapa sub menu yang bisa anda pilih sesuai kebutuhan 3.2.1 SURAT Sub menu ini berisi daftar surat-surat yang ada, dihalaman ini kita dapat melihat tampilan suatu surat, menampilkan histori suatu surat, menambah data surat serta mencari data surat yang telah ada. Langkah-langkah untuk masuk di sub menu surat : o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu Persuratan o Pilih sub menu surat, perhatikan tampilan dibawah ini : Gambar : Tampilan Surat o Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik Pengembangan E-Government 31
halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan. Gambar : Tampilan Pindah Halaman 3.2.1.1 PERSURATAN - SURAT - SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu surat kita dapat mengklik tombol Show yang ada dibagian kanan baris tampilan surat yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan Gambar : Tampilan Menu Persuratan Surat Show 32 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Dihalaman ini terdapat informasi perjalanan surat ini, hingga sampai dipengguna yang bersangkutan, kita bisa menampilkan informasi ini (Klik tampilkan) atau menyembunyikannya (klik sembunyikan) Gambar : Tampilan History Surat 3.2.1.2 PERSURATAN SURAT - HISTORY Untuk mengetahui alur perjalanan surat bisa dilakukan dengan mengklik icon history yang ada pada bagian kanan baris tampilan surat. Untuk menu history ini hanya bagian tertentu saja yang dapat mengaksesnya misalnya sistem administrator dan bagian lain yang berwenang. Gambar : Tampilan Surat Pengembangan E-Government 33
Gambar : Tampilan History Surat Dihalaman ini bisa kita lihat alur perjalanan surat, informasi mulai dari tanggal, pengirim, perihal surat serta sifat surat dan progres terakhir dari surat tersebut. Amplop surat yang berwarna hijau menandakan bahwa surat tersebut telah dibuka, sedangkan jika surat belum dibuka maka amplop tersebut akan berwarna merah. 3.2.1.3 PERSURATAN SURAT - TAMBAH Untuk menambahkan surat yang masuk maka pengguna tersebut harus memiliki hak akses sebagai seorang operator, dengan hak akses ini maka pengguna tersebut dapat memasukkan surat-surat yang masuk kedalam aplikasi e-office dan mengirimkannya kepada pihak terkait. Misalnya dalam buku panduan ini kita login sebagai Kabag Umum SetditJen Aptel yang diberikan hak akses oleh sistem administratopr untuk mengirimkan surat. Untuk menambah surat yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, isi kolom-kolom yang ada, adapun kolom-kolom tersebut adalah sbb : 1. Jenis Surat : Otomatis diiisi oleh sistem 2. Nomor Agenda : Masukkan Nomor Agenda dikolom ini 3. Nomor Surat : Masukkan Nomor Surat dikolom ini 4. Tanggal Surat : Masukkan tanggal yang ada dalam surat (Klik waktu yang sesuai pada kalender yang tersedia di bagian kanan tampilan, lihat informasi tentang cara pengisian tanggal pada halaman 31) 5. Tanggal Terima : Masukkan tanggal diterimanya surat tersebut (Klik waktu yang sesuai pada kalender yang tersedia di bagian kanan 34 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI tampilan, lihat informasi tentang cara pengisian tanggal pada halaman 31) 6. Pengirim : Masukkan nama/instansi pengirim surat tersebut 7. Perihal : Masukkan perihal surat 8. Tanggal Input : Otomatis diisi oleh sistem 9. Sifat surat : Tentukan sifat surat : Biasa, penting, rahasia atau segera Gambar : Tampilan Pilihan Prioritas surat 10. Lampiran : Berikan keterangan pada file yang akan anda lampirkan, selanjutnya klik browse untuk mencari file yang akan anda lampirkan. Untuk mengirimkan file tersebut klik tombol Attach 11. Kirim kepada : Masukkan nama instansi/ nama penerima surat anda bisa memilihnya dengan mengklik tombol Select, untuk menambahkan penerima lainnya klik tombol Tambah Cara Pengisian tanggal : Tentukan tanggal dengan mengklik kalender yang ada pada bagian kanan baris. Anda bisa memilihnya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu dengan mengklik tombol : o << untuk memundurkan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol << maka kita akan masuk ditahun 2006 dst) o >> untuk memajukan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol >> maka kita akan masuk ditahun 2008 dst) o < untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan Desember, jika kita klik tombol < maka kita akan masuk bulan November dst) o > untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan November, jika kita klik tombol > maka kita akan masuk bulan Desember dst) o Untuk memilih tanggal, jika anda telah menentukan tahun dan bulan pada kalender klik tanggal yang akan anda pilih Pengembangan E-Government 35
Gambar : Tampilan Menu Surat Tambah - Kalender Isi kolom yang ada dengan data yang bersesuaian, selanjutnya untuk menyimpan penambahan surat yang baru saja anda lakukan klik Kirim, sedangkan untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel 36 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Surat - Surat Tambah 3.2.1.4 SURAT SURAT - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian surat dengan menggunakan fasilitas filter. Pengembangan E-Government 37
Gambar : Tampilan Persuratan - Surat Filter Cara pencarian/ filter surat : 1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan sifat surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera) 2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear. 3.2.2 PERSURATAN - DISPOSISI Surat masuk yang diterima oleh pimpinan bisa langsung di disposisikan ke level yang di bawahnya untuk dilakukan tindakan. Dihalaman ini ditampilkan seluruh disposisi yang ada, adapun informasi mengenai disposisi tersebut disajikan secara detail seperti mengenai nomor agenda, tanggal surat, pengirim, subyek, nomor surat, sifat surat serta bisa dilakukan berbagai macam aksi seperti melihat disposisi, mengubah disposisi, menghapus disposisi serta melakuan pencarian disposisi yang ada Langkah-langkah untuk masuk di sub menu disposisi : o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu surat o Pilih sub menu disposisi, perhatikan tampilan dibawah ini : 38 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Menu Persuratan Disposisi 3.2.2.1 SURAT - DISPOSISI VIEW Untuk melihat informasi disposisi secara detail kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan Pengembangan E-Government 39
Gambar : Tampilan Menu Persuratan Disposition View Pada tampilan tersebut diatas kita bisa melihat berbagai macam informasi mengenai disposisi tersebut, mulai dari perjalanan disposisi yang ita terima serta informasi lain yang menyertainya. Sesuai dengan hak akses yang diberikan oleh sistem administrator maka penerima disposisi ini bisa mengirimkannya kembali sebagai disposisi kepada rekan kerjanya dengan mengklik tombol Disposisi atau bisa juga memperlakukannya sebagai nota dinas dengan mengklik tombol. 40 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI 3.2.2.2 SURAT - DISPOSISI FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian disposisi dengan menggunakan fasilitas filter. Pada bagian atas tampilan sub menu disposisi klik, maka akan muncul tampilan sbb : Gambar : Tampilan Menu Persuratan Disposisi Filter Cara pencarian/ filter disposisi : 1. Isi kolom Sifat surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera) Gambar : Tampilan Menu Surat Disposition Letter Priority 2. Pada kolom text masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear 3.2.3 SURAT - NOTA DINAS. Sub menu Nota Dinas berfungsi untuk menerima surat nota dinas masuk dan mengirimkan kembali dalam bentuk disposisi atau nota dinas Pengembangan E-Government 41
Dihalaman ini ditampilkan seluruh nota dinas yang ada, adapun informasi mengenai nota dinas tersebut disajikan secara detail seperti mengenai nomor agenda, tanggal surat, pengirim, subyek, nomor surat, sifat surat serta bisa dilakukan berbagai macam pengaturan seperti melihat nota dinas, mengubah nota dinas, menghapus nota dinas serta melakuan pencarian nota dinas yang ada Langkah-langkah untuk masuk di sub menu nota dinas: o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu persuratan o Pilih sub menu nota dinas, perhatikan tampilan dibawah ini : Gambar : Tampilan Menu Persuratan Nota Dinas 3.2.3.1 SURAT - NOTA DINAS - SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu nota dinas kita dapat mengklik tombol Show yang ada dibagian kanan baris tampilan nota dinas yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close tampilan untuk menutup 42 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Menu Persuratan Nota Dinas View Kita bisa mengirimkannya kembali kedalam bentuk disposisi atau nota dinas. Pilih tombol disposisi jika anda akan mengirimkannya kepada bawahan anda jika ternyata nota dinas yang dikirimkannya memerlukan perbaikan atau hal lain yang anda anggap perlu. Anda bisa memilih Nota Dinas untuk memberikan laporan kepada atasan anda atas disposis yang diberikannya. Pengembangan E-Government 43
3.2.3.2 PERSURATAN - NOTA DINAS - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian nota dinas dengan menggunakan fasilitas filter. Gambar : Tampilan Menu Persuratan Nota Dinas Filter Cara pencarian/ filter nota dinas : 1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera) 2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear. 3.2.4 PERSURATAN - UNDANGAN Sub menu undangan ini berguna untuk mengatur undangan yang ada. Dihalaman ini dapat dilakukan berbagai macam pengaturan seperti menampilkan undangan yang telah ada, mengubah undangan, menghapus undangan serta mencari undangan yang pernah ada Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu undangan ini : o o o Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu persuratan Selanjutnya pilih sub menu undangan 44 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Menu Surat Undangan 3.2.4.1 SURAT UNDANGAN- VIEW Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu undangan kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan undangan yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close tampilan untuk menutup Pengembangan E-Government 45
Gambar : Tampilan Menu Surat Undangan View 3.2.4.2 SURAT UNDANGAN - TAMBAH Untuk menambah data undangan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb : 46 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Skenario : Gambar : Tampilan Menu Surat Undangan Tambah o Seorang operator/ Administrator memasukkan undangan pelatihan e- Office kepada Menkominfo. o Pada saat Menkominfo login kedalam aplikasi e-office ini maka pada halaman beranda beliau akan melihat tampilan sbb : o Kita bisa lihat bahwa Surat (2) dan Undangan (1) ditandai dengan huruf tebal hal ini berarti terdapat dua surat masuk dan satu undangan yang belum dibuka o Ketika sub menu Undangan tersebut diklik maka akan muncul undangan yang tadi telah dimasukkan oleh operator, sebagaimana tampilan dibawah ini : Gambar : Tampilan Menu Persuratan Undangan 3.2.4.3 PERSURATAN UNDANGAN - FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian undangan dengan menggunakan fasilitas filter. Pengembangan E-Government 47
Gambar : Tampilan Menu Persuratan Undangan Filter Cara pencarian/ filter undangan : 1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi rahasia, segera) 2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear. 3.2.5 PERSURATAN KOTAK KELUAR Sub menu Kotak keluar ini berguna untuk mengelola kotak keluar yang ada, kotak keluar berarti surat-surat yang telah kita kirimkan melalui aplikasi e-office ini. Dihalaman ini dapat dilakukan berbagai macam pengaturan seperti menampilkan kotak keluar yang telah ada, serta mencari kotak keluar yang pernah ada Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Kotak Keluar ini : o o o Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu persuratan Selanjutnya pilih sub menu Kotak Keluar 48 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Menu Persuratan Kotak Keluar 3.2.5.1 PERSURATAN KOTAK KELUAR SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai kotak keluar yang ada kita dapat mengklik tombol Show yang ada dibagian kanan baris tampilan kotak keluar yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close tampilan untuk menutup Pengembangan E-Government 49
Gambar : Tampilan Menu Persuratan Kotak Keluar - Show 3.2.5.2 PERSURATAN KOTAK KELUAR FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian kotak keluar dengan menggunakan fasilitas filter. Gambar : Tampilan Menu Persuratan Kotak Keluar - Filter 50 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Cara pencarian/ filter Kotak Keluar : 1. Isi kolom Jenis Surat (tentukan jenis surat : Disposisi, Undangan, Surat, Nota Dinas, Balasan) 2. Isi kolom Jenis Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera) 3. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 4. Langkah 1-3 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas. 5. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear. 3.2.6 PERSURATAN REFERENSI : PRIORITAS (DATA REFERENSI PRIORITAS SURAT) Sub menu ini berguna untuk sebagai data referensi (data acuan) prioritas surat. Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Referensi:Prioritas ini : o o o Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu Persuratan Selanjutnya pilih sub menu Referensi:Prioritas Gambar : Tampilan Menu Persuratan Referensi - Prioritas 3.2.6.1 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai data referensi prioritas surat kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan Pengembangan E-Government 51
data referensi yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close menutup tampilan untuk Gambar : Tampilan Menu Surat Data Referensi : Prioritas View 3.2.6.2 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS UBAH Untuk mengubah data referensi yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi yang ingin kita ganti Gambar : Tampilan Menu Surat Data Referensi : Prioritas Ubah Pada kolom nama ubah sesuai dengan data baru yang akan anda masukkan. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah perubahan klik, sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil 3.2.6.3 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS HAPUS Untuk menghapus data referensi yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan referensi yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah 52 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Menu Surat Data Referensi Delete Untuk data referensi, kami sangat menganjurkan anda tidak menghapusnya, jika ada perubahan sebaiknya diubah saja data referensi tersebut. Hal ini dikarenakan jika suatu data referensi dihapus, maka data-data lainnya yang menggunakan data referensi tersebut akan mengalami gangguan (error) 3.2.6.4 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS TAMBAH Untuk menambah data referensi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb : Gambar : Tampilan Menu Persuratan Data Referensi Tambah Isi kolom nama dengan data referensi baru yang akan anda tambahkan, kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel. 3.2.6.5 PERSURATAN REFERENSI - PRIORITAS FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian data referensi dengan menggunakan fasilitas filter. Pengembangan E-Government 53
Gambar : Tampilan Menu Surat Data Referensi Filter Cara pencarian/ filter data referensi : 1. Pada kolom Text masukkan teks/kata yang sesuai dengan data referensi yang akan anda cari. 2. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear. 3.2.7 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP Sub menu ini berguna untuk sebagai data referensi (data acuan) follow up/ tindakan yang sebaiknya dilakukan terhadap suatu surat Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Referensi: follow up ini : o o o Login anda telah diterima sistem Pada halaman beranda pilih menu Persuratan Selanjutnya pilih sub menu Referensi: follow up 54 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi Follow up o Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan. Gambar : Tampilan Pindah Halaman 3.2.7.1 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP SHOW Untuk melihat informasi secara detail mengenai data referensi follow up kita dapat mengklik tombol Show yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close menutup tampilan untuk Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi : Follow Up Show 3.2.7.2 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP UBAH Untuk mengubah data referensi : follow up yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi : follow up yang ingin kita ganti. Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi : Follow Up Ubah Pada kolom nama isi dengan data baru, untuk menyimpan perubahan tersebut klik tombol ubah, sedangkan untuk membatalkannya klik tombol cancel Pengembangan E-Government 55
3.2.7.3 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP HAPUS Untuk menghapus data referensi : follow up yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi : follow up yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah Gambar : Tampilan Menu Surat Data Referensi : Follow Up Delete Untuk data referensi, kami sangat menganjurkan anda tidak menghapusnya, jika ada perubahan sebaiknya diubah saja data referensi tersebut. Hal ini dikarenakan jika suatu data referensi dihapus, maka data-data lainnya yang menggunakan data referensi tersebut akan mengalami gangguan (error) 3.2.7.4 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP TAMBAH Untuk menambah data referensi : follow up dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb : Gambar : Tampilan Menu Surat Data Referensi : Follow Up Tambah 56 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Isi kolom nama dengan data referensi baru yang akan anda tambahkan, kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel. 3.2.7.5 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP FILTER Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian data referensi : follow up dengan menggunakan fasilitas filter. Gambar : Tampilan Menu Surat Data Referensi : Follow Up Filter Pada kolom text masukkan teks atau kata yang bersesuaian dengan data referensi yang akan anda cari, kemudian untuk melakukan pencarian klik tombol filter, untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear. 3.3 ORGANIZER Menu Organizer merupakan alat bantu untuk digunakan dalam manajemen link dan manajemen buku alamat, baik itu link favorit umum maupun pribadi atau buku alamat umum maupun buku alamat pribadi. Setiap link dan buku alamat ada yg bersifat publik atau bisa di lihat keseluruhan level organisasi atau yang bersifat pribadi yang hanya bisa dilihat oleh kita. Selain itu juga tersedia fasilitas untuk melakukan diskusi dalam menu ini, dimana setiap pengguna bisa bergabung disuatu ruang diskusi secara maya. Menu Organizer ini berisi beberapa sub menu : 1. Kalender 2. Diskusi 3. Link Favorit Umum 4. Link Pavorit Pribadi Pengembangan E-Government 57
5. Buka Alamat Umum 6. Buku Alamat Pribadi Gambar : Tampilan Menu Organizer Langkah-langkah untuk masuk di menu organizer : o o Login anda telah diterima sistem Pilih menu organizer, maka akan muncul beberapa sub menu yang bisa anda pilih sesuai kebutuhan 3.3.1 ORGANIZER KALENDER Sub menu ini berguna untuk membantu pengguna sistem aplikasi e-office ini untuk mengagendakan kegiatan mereka. Kalender ini menangani data untuk umum maupun pribadi. Langkah-langkah untuk masuk di sub menu link Kalender : o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu organizer o Pilih sub menu Kalender, perhatikan tampilan dibawah ini : 58 Penataan Tatalaksana
REFORMASI BIROKRASI Gambar : Tampilan Kalender o Previous, klik tab ini untuk menampilkan bulan sebelumnya dari kalender yang ada o Next, Klik tab ini untuk menampilkan bulan selanjutnya dari kalender yang ada o Hari ini, Klik tombol jika anda ingin mengetahui tanggal berapa hari ini. Anda dapat melihat tanggal hari ini akan ditandai dengan warna biru, membedakannya dengan tanggal lainnya. o Tambah, Klik tombol ini untuk memasukkan aktifitas anda pada kalender. Perhatikan tampilan dibawah ini : Pengembangan E-Government 59
Cara Pengisian : o o o o o Nama : Isi dengan nama kegiatan yang akan anda adakan (event) Tanggal : Tentukan tanggal dengan mengklik kalender yang tersedia pada bagian kanan tampilan Description : Masukkan keterangan dari aktifitas yang akan anda masukkan dalam kalender Privacy : Tentukan jenis Privacy dari aktifitas yang akan anda masukkan. Private : Jika kalender ini anda maksudkan untuk catatan pribadi sedangkan Umum bisa anda pilih jika event yang akan anda masukkan dalam kalender ini anda maksudkan bisa dipakai bersama dengan pengguna lain. Setelah semua kolom telah anda isi kemudian klik tombol Tambah untuk menyimpan aktifitas yang telah anda masukkan dan klik tombol Cancel untuk membatalkan penambahan aktifitas pada kalender 3.3.2 ORGANIZER DISKUSI Sub menu ini berfungsi sebagai sarana diskusi bagi pengguna sisem aplikasi e- office. Dihalaman ini bisa diketahui pengguna yang sedang bergabung dengan fasilitas diskusi ini dari nama-nama yang ditampilkan pada kolom pengunjung. 60 Penataan Tatalaksana