PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT AGRIBISNIS PERDESAAN (PNPM AP)

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT AGRIBISNIS PERDESAAN (PNPM AP) PETUNJUK OPERASIONAL MONITORING & EVALUASI KEGIATAN PELATIHAN BDSP LEMBAGA/INDIVIDU Pelaksanaan kegiatan PNPM Agribisnis Perdesaan (SADI) akan melibatkan pihak eksternal yakni BDSP lembaga/individu yang mempunyai kmpetensi dalam memberikan layanan jasa pelatihan pengembangan agribisnis. Penjelaan mengenai pentingnya pelibatan BDSP dalam pelaksanaan PNPM Agribisnis Perdesaan telah dijelaskan dalam PEDOMAN PRAKTIS: PROSES IDENTIFIKASI, SELEKSI DAN PENGELOLAAN BDSP PENDUKUNG PELAKSANAAN PNPM AGRIBISNIS PERDESAAN. Untuk itu, BDSP lembaga/individu pemenang yang melaksanakan kegiatan pelatihan agribisnis perlu dimnitr/dipantau dan dievaluasi. Pemantauan dan evaluasi kegiatan pelatihan merupakan pengumpulan infrmasi baik kuantitatif dan kualitatif secara sistematis yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas guna mencapai tujuan pelatihan secara keseluruhan. Kegiatan ini juga mencakup umpan balik dari peserta untuk membantu dalam memutuskan strategi yang akan diambil untuk memperbaiki kebutuhan pelatihan di masa depan. Mnitring dan evaluasi kinerja BDSP menyangkut kegiatan kegiatan pelatihan agribisnis yang terdanai BLM PNPM AP, antara lain pelatihan penguatan kelembagaan kelmpk tani, pelatihan teknis budidaya dan demplt, pelatihan teknis penanganan pasca panen serta pelatihan kewirausahaan dan pemasaran. Beberapa alasan mengapa kinerja BDSP perlu dimnitr dan dievaluasi diantaranya adalah: 1. Prses mnitring dan evaluasi kinerja dilakukan untuk mengetahui hasil dan dampak yang dirasakan secara langsung leh pengguna jasa (peserta pelatihan/kelmpk tani). Kegiatan mnitring dan evaluasi BDSP dilakukan untuk mengetahui kualitas layanan BDSP terhadap kelmpk tani, metde dan kegiatan yang telah dilakukan. 2. Hasil mnitring dan evaluasi digunakan sebagai input/masukan kepada pihak BDSP untuk mempertahankan keunggulan dan atau meningkatkan kelemahan yang dimiliki leh lembaga/perrangan dalam memberikan layanan jasa pengembangan kapasitas. Selain itu digunakan sebagai baseline data dalam penyusunan strategi pendampingan dan pengrganisasian kelmpk tani di tahap selanjutnya, diantaranya adalah: Efektifitas pendekatan dan metde yang digunakan selama pelatihan Bagian bagian dari pelatihan mana yang berhasil mencapai tujuan, serta bagianbagian pelatihan mana yang kurang berhasil, sehingga dapat dibuat langkahlangkah perbaikan; Mutu aspek penyelenggaraan dan hasil pelatihan; 1

Kesesuaian antara pelaksanaan pelatihan dan perencanaan; Hambatan apa saja yang terjadi dan bagaimana mengatasi hambatan yang terjadi; Kemajuan peserta pelatihan. Beberapa catatan penting dalam upaya mnitring dan evaluasi kinerja BDSP yaitu: 1. Jika dibutuhkan, dapat dilakukan re rientasi dan knslidasi materi terhadap BDSP selama pelaksanaan kegiatan berlangsung berdasarkan atas hasil mnitring harian dari peserta Pelatihan; 2. Untuk menjaga kualitas kinerja BDSP, lakukan pembayaran secara bertahap berdasarkan atas termin kegiatan yang telah ditentukan (40 40 20); 3. Berkaitan dengan pelaksanaan kntrak yang bertahap (stp/g pints), sebaiknya lakukan pula kntrak secara bertahap, sehingga mudah untuk menilai apakah kntrak bisa dilanjutkan atau diputus ( misalnya: tahapan pelatihan teknis sampai dengan pelaksanaan di lapangan/demplt); 4. Kegiatan mnitring dan evaluasi terhadap BDSP dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan dalam penggunaan jasa layanan yang mereka berikan di tahun tahun mendatang, apakah tetap memakai jasa layanan mereka atau tidak. Kegiatan mnitring dan evaluasi dilakukan dengan menggunakan frm frm (terlampir) dan dikella leh TPK sebagai panitia pengella kegiatan pelatihan. FK AP dan Spesialis Mnev memfasilitasi kegiatan tersebut. Apabila hasil evaluasi yang dilakukan leh pelaku pelaku telah lengkap (rekapitulasi hasil) maka TPK akan menyampaikan kepada masing masing BDSP lembaga/individu, baik secara lisan maupun tertulis yang difasilitasi leh FK AP. Adapun ketentuan ketentuan mnitring dan evaluasi kinerja BDSP dijabarkan sebabai berikut: 1. Mnitring Kinerja BDSP Harian Mnitring kinerja BDSP dilakukan untuk tujuan supervisi, yaitu untuk mengetahui apakah penyelenggaraan pelatihan leh BDSP berjalan sesuai dengan rencana, apa hambatan yang terjadi dan bagaimana cara mengatasi hambatan yang ditemui. Mnitring menekankan pada pemantauan prses pelaksanaan kegiatan pelatihan dan sedapat mungkin memberikan rekmendasi perbaikan untuk mengatasi masalah yang terjadi. Hasil mnitring digunakan sebagai umpan balik untuk penyempurnaan pelaksanaan kegiatan pelatihan tahap selanjutnya. Mnitring kinerja harian terhadap BDSP dikella leh TPK, sangat dimungkinkan, FKAP, Faskab, dan Spesialis PNPM AP Tk. Prvinsi membantu dan menyiapkan TPK untuk memahami isu isu pelaksanaan kegiatan yang tertuang dalam kntrak sehingga TPK dapat melakukan fungsi pemantauan dengan baik. Waktu Pelaksanaan: Pada saat prses pelaksanaan kegiatan pelatihan Pengella: TPK Siapa yang melakukan pengisian: Peserta Pelatihan Frm yang digunakan: Baca lampiran 3 2

2. Evaluasi Kinerja BDSP per Termin Evaluasi kinerja BDSP merupakan prses sistematis dalam mengumpulkan, menganalisa, dan mengintrepretasikan infrmasi untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksanaan prgram pelatihan dengan kriteria tertentu untuk kebutuhan pengambilan keputusan. Infrmasi hasil prses evaluasi kemudian dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan dalam TR. Apabila hasilnya sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, berarti pelatihan yang diselenggarakan telah efektif. Jika sebaliknya maka pelaksanaan pelatihan tersebut dapat ddianggap GAGAL. Evaluasi kinerja BDSP per Termin dilakukan leh : a. Masyarakat (perwakilan penerima manfaat dan atau peserta pelatihan) b. Tim Pengella Kegiatan (TPK) c. Tim Mnitring Desa d. Fasilitatr Kecamatan Agribisnis Perdesaan (FK AP) e. Spesialis Mnev Prvinsi dan atau Spesialis SADI Prvinsi (tentatif atau semacam uji petik pada pelatihan pelatihan tertentu) f. Sub Prgram 2 : IFC dan SP 3 : ACIAR (tentatif atau semacam uji petik pada pelatihanpelatihan tertentu yang sesuai dengan tupksi sub prgram masing masing) Bagaimana cara melakukan evaluasi? TPK didampingi leh FK AP akan memfasilitasi prses evaluasi kinerja BDSP. Bila dibutuhkan, TPK dapat meminta dukungan dari Sp. Mnev prvinsi dan wakil dari SP2 (IFC) dan SP3 (ACIAR) untuk terlibat dalam melakukan evaluasi terhadap BDSP yang awalnya direkmendasikan leh SP2 (IFC) dan SP3 (ACIAR). Evaluasi kinerja BDSP secara frmal, dapat dilakukan pada: Untuk pelatihan jangka panjang (lebih dari 6 bulan), maka evaluasi bisa dilakukan setiap 6 bulan, dan pada masa akhir kntrak Untuk pelatihan jangka pendek (kurang dari 6 bulan) evaluasi dilakukan 1 kali pada akhir pelatihan Evaluasi penilaian terhadap BDSP lembaga/individu meliputi beberapa hal yang sudah disepakati didalam TOR/Kerangka Acuan Kerja meliputi : Matrik kurikulum Perfrmance/ kinerja pelatih dan pelatih lapangan Mdul/materi pelatihan Prses pelatihan yang dilakukan Out put pelatihan Alat bantu pelatihan yang digunakan Ketepatan waktu pelatihan dllnya Setelah dilakukan evaluasi kinerja BDSP, TPK (difasilitasi leh FK AP) wajib memberikan umpan balik kepada BDSP secara tertulis melalui surat resmi. Lapran hasil evaluasi juga dibuat leh TPK dan dikirimkan kepada Sp. Mnev untuk kemudian dianalisa dan disimpan sebagai database BDSP ptensial yang layak atau tidak layak direkmendasikan bagi publik. Sp. Mnev berhak 3

melakukan klarifikasi atas hasil evaluasi kinerja yang dilakukan leh TPK, dibantu leh SP2 dan SP3, Sp. Mnev berhak melakukan evaluasi menggunakan tls yang berbeda dan lebih sistematis, keputusan hasil evaluasi yang dilakukan leh Spesialis MONEV SADI Prvinsi tidak dapat diganggu gugat. Dkumen hasil evaluasi BDSP lembaga/individu di dkumentasikan leh Spesialis Mnev Prvinsi dan di masing masing kecamatan di dkumentasikan leh FK AP Rekmendasi TPK terhadap BDSP : a. Layak : menggunakan lagi BDSP lembaga/individu yang bersangkutan b. Layak bersyarat : menggunakan lagi BDSP lembaga/individu tetapi dengan beberapa catatan / syarat yang harus diperbaiki/dipenuhi c. Tidak layak : tidak menggunakan lagi BDSP lembaga/individu yang bersangkutan 4

Lampiran 1 URAIAN INDIKATOR STANDAR PENILAIAN Desa: Kecamatan/Kabupaten: Kriteria Hasil Penilaian Kesesuaian Matriks Kurikulum dengan kebutuhan 1 Matrik Kurikulum tsesuai dengan telah dengan kebutuhan pelatihan (tujuan dan utput / keluaran / hasil mengacu pada TOR kegiatan yang sudah dibuat) Ya Tidak Baik Rata2x Buruk Kualitas Kinerja Pelatih 1 Fasilitatr (BDSP) telah mengikuti alur pelatihan sesuai dengan TR pelatihan yang telah disusun. 2 Fasilitatr (BDSP) telah memberikan materi sesuai dengan matrik kurikulum. 3 Fasilitatr (BDSP) tidak keluar dari tpik / pkk bahasan yang menjadi kebutuhan Peserta. 4 Fasilitatr menguasai materi pelatihan dengan baik. 5 Dalam memfasilitasi, Fasilitatr menggunakan metde yang bervariasi dan menarik. 6 Fasilitatr menggunakan media atau alat bantu pelatihan untuk memudahkan pemahaman Peserta. 7 Fasilitatr kmunikatif. 8 Fasilitatr bertindak adil, tidak menyamaratakan peserta (tidak membiarkan satu rang atau hanya beberapa rang mendminasi diskusi, memberikan peluang kepada peserta yang diam tak pernah bicara untuk menyampaikan pendapatnya) 9 Fasilitatr memberikan kesempatan peserta bertanya atau memberikan umpan balik terhadap materi yang disampaikan. 1 0 Fasilitatr tepat waktu dalam mengella pelatihan (tidak mengurangi jam pelatihan dengan sengaja) (21 40%), Buruk bila jawaban Ya (<60 %) atau jawaban Tidak (>40%) Kualitas dan kinerja tenaga/fasilitatr lapangan 1 Fasilitatr menguasai teknis materi pelatihan dengan baik. 2 Fasilitatr mampu memberikan jawaban atas pertanyaan/permasalahan yang dihadapi Peserta pelatihan dengan baik. 3 Fasilitatr memberikan pendampingan yang sepenuh hati intensif kepada Peserta di lapangan. 4 Fasilitatr mampu memfasilitasi Peserta/Petani dengan pihak pihak terkait untuk kebutuhan pengembangan jaringan (bila dibutuhkan). 5 Fasilitatr mampu membangun hubungan baik dengan Peserta dan jaringan pendukung. 6 Fasilitatr memiliki kmitmen dalam memberikan pendampingan (menepati janji). 5

7 Mampu memberikan cnth cnth melalui alat peraga yang digunakan dalam pelatihan. (21 40%), Buruk bila jawaban Ya (<60 %) atau jawaban Tidak (>40%) Metde dan dinamika prses pelatihan 1 Fasilitatr mampu membangun hubungan yang setara antara pelatih dan peserta. 2 Fasilitatr mampu berkmunikasi secara dua arah (terjadi interaksi antara pelatih dan peserta). 3 Fasilitatr mampu melibatkan Peserta secara aktif dalam prses pelatihan. 4 Fasilitatr memberikan kesempatan bagi Peserta untuk mengungkapkan pendapat (memberikan umpan balik)secara bebas tanpa rasa takut/ragu. 5 Peserta mampu membangun suasana menggunakan metde bervariasi. 6 Fasilitatr mampu mendrng kerjasama yang baik antara fasilitatr dengan peserta pelatihan. (21 40%), Buruk bila jawaban Ya (<60 %) atau jawaban Tidak (>40%) Kualitas materi/mdul pelatihan yang disediakan 1 Materi pelatihan sesuai dengan kebutuhan pelatihan yang diharapkan leh Peserta Pelatihan. 2 Materi menggunakan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti peserta (21 40%), Buruk bila jawaban Ya (<60 %) atau jawaban Tidak (>40%). Alat Peraga yang digunakan untuk pelatihan 1 Fasilitatr menggunakan alat peraga (gambar, ft, film, mesin, cnth tanaman dll) 3 Fasilitatr mampu mempraktikkan peralatan yang digunakan dalam mendukung kegiatan pelatihan. (21 40%), Buruk bila jawaban Ya (<60 %) atau jawaban Tidak (>40%). Ketepatan waktu pelatihan 1 Pelatihan yang dilaksanakan leh BDSP harus sesuai dengan jadwal pelatihan yang sudah dibuat dan tidak ada pengurangan hari pelatihan. (apabila ada pengurangan hari, maka peniliaian yang diberikan kepada BDSP Buruk ) Ketepatan dan kualitas pelapran 1 Lapran menyertakan rekaman prses Pelatihan. 2 Lapran menyertakan bahan bacaan yang diberikan pada saat kegiatan pelatihan. 3 Lapran menyertakan mdul pelatihan. 4 Lapran menyertakan daftar hadir peserta. 5 Lapran menyertakan daftar hadir kegiatan pelatihan. 6

6 Lapran menyertakan evaluasi pelatihan dilakukan di awal (pre test) dan akhir pelatihan (pst test). (21 40%), Buruk bila jawaban Ya (<60 %) atau jawaban Tidak (>40%). Hubungan BDSP dengan penerima manfaat/masyarakat 1 BDSP mampu menciptakan suasana pelatihan yang nyaman dan kndusif seperti adanya interaksi antara pelatih dan peserta baik didalam prses pelatihan dan diluar pelatihan sehingga tidak ada kesenjangan antara peserta dan pelatih. Pencapaian hasik akhir 1 Secara umum pencapaian hasil akhir pelatihan sesuai dengan TOR dan harapan Peserta. Rekmendasi penilaian Pilih salah satu : 1 BDSP layak digunakan lagi 2 BDSP tidak layak digunakan lagi 3 BDSP layak digunakan lagi dengan syarat (catat secara spesifik dibawah) Gunakan tanda (x) CATATAN PENDUKUNG PENILAIAN Frm Mnitring Harian Kegiatan Pelatihan Petunjuk: 1. Kinerja BDSP pada saat memfasilitasi kegiatan pelatihan akan dimnitr setiap hari pada akhir sesi; 2. Prses mnitring harian dikella leh panitia kegiatan pelatihan dengan membagikan frm standar mnitring harian kepada setiap Peserta pada akhir sesi; 3. Sebagai langkah awal, sebaiknya berikan penjelasan kepada peserta mengenai item item penilaian, tanyakan kepada Peserta apakah ada yang masih belum memahami maksud dari item item penilaian, kemudian beri penjelasan; 4. Berikan waktu secukupnya bagi Peserta untuk mengisi frm evaluasi harian kegiatan pelatihan/pendampingan; 5. Setelah dikumpulkan, sesegera mungkin Panitia kegiatan membuat rekapitulasi hasil penilaian Peserta dalam bentuk prsentase; 6. Rekapitulasi hasil penilaian kegiatan diinfrmasikan kepada frum pelatihan sebagai sarana untuk perbaikan kegiatan pelatihan selanjutnya. Selain itu hasil mnitring dipresentasikan leh Panitia sebelum acara kegiatan pelatihan dimulai; 7. Seluruh hasil mnitring harian hendaknya didkumentasikan leh TPK dan menjadi dkumen pendukung dalam prses penilaian kinerja BDSP di akhir kntrak kerja. 7

Frm Penilaian Harian Kegiatan Pelatihan Hari/Tanggal: N K R I T E R I A N I L A I Baik (3) Rata2x Buruk (1) KUALITAS PELATIH 1 Kesesuaian isi materi dengan kebutuhan Peserta pelatihan 2 Kemampuan pelatih dalam menyajikan materi. 3 Kemampuan pelatih menjawab pertanyaan peserta. 4 Kemampuan pelatih mengajak peserta untuk aktif dalam prses belajar. 5 Kemampuan pelatih memberikan cnth melalui praktek lapangan dan atau simulasi. DINAMIKA KELOMPOK 1 Kesungguhan Peserta mengikuti pelatihan. 2 Kerjasama antar peserta. 3 Keterbukaan Peserta untuk mengungkapkan sesuatu terkait materi pelatihan tanpa rasa takut. 4 Mtivasi Peserta terhadap tugas yang diberikan. 5 Tingkat Partisipasi peserta mengikuti pelatihan. Lain Lain 1 Ketepatan waktu. 2 Hubungan antara Peserta dengan Pelatih. 3 Dukungan sarana pembelajaran dalam pelatihan (mdul, papan tulis, spidl) 4 Layanan knsumsi bagi Peserta pelatihan 5 Keramahan panitia dalam memberikan layanan pelatihan TOTAL Harapan perbaikan pelatihan : 8

PEDOMAN PRAKTIS PENILAIAN KINERJA JASA LAYANAN BDSP DALAM MEMFASILITASI KEGIATAN PENGEMBANGAN KAPASITAS KELOMPOK TANI Januari 2009 9