FEM 4205 : 3 (3+0) Pengurusan Sumber Dalam Persekitaran Berubah Resource Management in Changing Environment HUSNIYAH BT. ABD. RAHIM BILIK A2-14 Email: husniyah@putra.upm.edu.my Jabatan Pengurusan Sumber & Pengajian Pengguna Fakulti Ekologi Manusia Universiti Putra Malaysia Kuliah Tajuk Jam 5. 10 Sumber Keselamatan dan kesihatan persekitaran kerja 6. Keselamatan dan kesihatan Persekitaran Kehidupan 6 Penggunaan lestari Polisi dan perundangan 1
Tajuk 5 Merujuk kepada perlaksanaan pendekatan atau kaedah tertentu untuk mempastikan usaha perubahan organisasi adalah berjaya, termasuk mempastikan visi dan matlamat projek adalah jelas, dan bagi mengubahsuai sistem-sistem yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai matlamat secara efektif. Aktiviti-aktiviti pengurusan perubahan termasuklah pendekatan yang dirancang, berstruktur dan nyata sehinggalah kepada yang tidak nyata dan tidak dirancang. 2
Definisi 4 definisi asas Change Management 101: A Primer Fred Nickols 2007 Pengurusan perubahan didefinisikan sebagai Fungsi untuk mengurus perubahan (dari kedudukan reaktif atau proaktif) Suatu bidang amalan professional (terdapat kompetensi dan kemahiran tertentu dalam kalangan profesional) Suatu bidang ilmu pengetahuan (meliputi kaedah, teknik, dan cara lain) Suatu mekanisma kawalan (meliputi keperluan, standard, proses, dan prosedur) Definisi (samb.) Suatu fungsi mengurus perubahan Definisi pertama adalah berkaitan dengan fungsi mengurus perubahan. Ia boleh membawa dua maksud. Maksud pertama adalah melakukan perubahan dalam tatacara yang sistematik atau dalam keadaan yang terancang dan terurus. Tujuan adalah untuk melaksanakan kaedah dan sistem baru dengan lebih efektif dalam organisasi yang aktif berfungsi. Perubahan yang hendak diurus berada dalam kawalan organisasi. Perubahan dalaman boleh dihasilkan oleh kejadian yang dicetuskan di luar organiasai iaitu di persekitaran organisasi. 3
Definisi (samb.) Suatu fungsi mengurus perubahan (samb.) Maksud yang kedua adalah maklumbalas kepada perubahan di mana organisasi kurang atau tiada kawalan ke atasnya seperti perundangan, sosial, kemelut politik, pesaing, perubahan ekonomi. Tugas mengurus perubahan termasuk juga mengurus kesannya ke atas individu. Pihak pengurusan perlu membantu pekerjanya mengatasi masalah dengan perubahan yang cuba dilakukan. Definisi (samb.) Suatu bidang amalan profesional Definisi kedua adalah ia merupakan suatu bidang amalan professional. Terdapat ramai perunding yang terlibat dalam perubahan yang terancang, dan juga merupakan agen perubahan, mengurus perubahan untuk klien. Kebiasaannya syarikat perunding pengurusan yang besar mempunyai suatu bahagian atau jabatan berkaitan dengan amalan pengurusan perubahan. 4
Definisi (samb.) Suatu bidang amalan profesional (samb.) Terdapat pihak perunding ini yang hanya membantu dari segi khidmat nasihat kepada klien untuk mengurus perubahan sehinggalah kepada melakukan sendiri tugas mengurus perubahan itu. Definisi (samb.) Suatu bidang ilmu pengetahuan Definisi ini melibatkan kandungan bagi pengurusan perubahan. Ia meliputi model, kaedah dan teknik, peralatan, kemahiran dan bentuk pengetahuan lain yang terlibat dalam amalan pengurusan perubahan itu. Kandungan dalam pengurusan perubahan timbul dari bidang psikologi, sosiologi, pentadbiran perniagaan, ekonomi, kejuruteraan industri, kejuruteraan sistem, pengajian kemanusiaan dan perlakuan organisasi. Komponen pengetahuan ini diintegrasikan oleh suatu set konsep dan prinsip yang dikenali sebagai Teori Sistem Am (General Systems Theory, GST). 5
Definisi (samb.) Suatu mekanisma kawalan Perubahan selalunya berlaku dari segi Sistem Maklumat sesebuah organisasi yang melibatkan sistem dan aplikasi komputer yang dikenali sebagai kawalan versi. Mekanisma kawalan ini kemudian juga dikenali sebagai pengurusan perubahan. Terdapat pertubuhan tertentu mengenakan kawalan terhadap keperluan yang mesti dipenuhi apabila membuat sebarang perubahan. Proses Perubahan Proses Perubahan sebagai nyahbeku, berubah dan membeku semula Ada 3 langkah Nyahbeku, berubah dan membeku semula. Merujuk kepada Kurt Lewin yang berdasarkan kepada kestabilan dinamik. Kelebihan kerangka kerja ini adalah ia memberi masa untuk berfikir sebelum mengubah sesuatu. Permulaan dan akhir bagi proses ini adalah kestabilan Proses perubahan ini tidak sesuai untuk organisasi yang berada dalam keadaan ekstrem iaitu telah sedia dalam keadaan nyahbeku dan yang berada dalam keadaan nyahbeku yang terlalu lama 6
Proses Perubahan (samb.) Proses perubahan sebagai penyelesaian masalah dan pencarian masalah Apabila memikir mengenai perubahan yang akan dilakukan, suatu pendekatan penyelesaian masalah berlaku. Mengurus perubahan dilihat sebagai bergerak dari satu keadaan ke keadaan lain, yakni dari keadaan bermasalah kepada keadaan masalah diselesaikan. Adalah penting untuk menganalisa atau mengenalpasti masalah. Matlamat ditentukan dan dicapai pada pelbagai peringkat atau tahap dan dalam pelbagai bidang atau fungsi organisasi. Bagaimana hasilnya dan caranya dibincangkan dan berkait antara satu sama lain. Proses Perubahan (samb.) Proses perubahan sebagai penyelesaian masalah dan pencarian masalah (samb.) Perancangan yang berhati-hati diikuti dengan usaha untuk menerima, menyokong dan komitmen. Kesan bersihnya adalah perubahan dari satu keadaan ke keadaan lain dalam keadaan teratur dan berancang. Di peringkat analisis, masalah adalah suatu keadaan yang memerlukan tindakan namun tindakan yang diperlukan tidak diketahui. Oleh itu perlu dicari penyelesaian iaitu kaedah untuk tindakan yang membawa kepada keadaan penyelesaian masalah sepertimana yang diharapkan. 7
Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya Cummings and Worley (Organization Development and Change, 1995) Terdapat 5 fasa bagi pengurusan perubahan organisasi 1. memotivasikan perubahan 2. mencipta visi 3. membina sokongan politik 4. mengurus transisi (peralihan) 5. mengekalkan momentum Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya 1. Memotivasikan Perubahan Fasa ini termasuk membina kesediaan organisasi untuk berubah dan membina pendekatan untuk mengatasi halangan untuk berubah. Antaranya adalah dengan memberi kesedaran kepada ahli-ahli organisasi mengenai perlunya untuk berubah, menjelaskan keadaan semasa organisasi dan kedudukan yang perlu dicapai di masa hadapan, dan membina pendekatan realistic mengenai bagaimana perubahan boleh dicapai. 8
Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 1. Memotivasikan Perubahan (samb.) Pemimpin dalam organiasai perlu mengenalpasti individu dalam organisasi yang berkemungkinan cuba menolak sebarang perubahan besar terhadap organisasi mungkin disebabkan takut kehilangan/perubahan dalam kerja. Kakitangan perlu merasa bahawa kerisauan mereka diambilberat. Oleh itu pemimpin hendaklah menyampaikan keperluan untuk berubah dan bagaimana untuk perubahan dapat dicapai dengan jayanya dengan jelas dan mempastikan kepentingan semua pihak tidak terabai. Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 2. mencipta visi pemimpin organisasi hendaklah menyampaikan suatu visi yang jelas menerangkan apa yang cuba dicapai melalui usaha perubahan itu. Visi hendaklah jelas menunjukkan bagaimana pencapaian visi itu dapat menambahbaik organisasi. Visi hendaklah relevan dan realistik. Selalunya visi diterangkan dalam bentuk penghasilan keseluruhan (perubahan keseluruhan) yang akan dicapai oleh semua bahagian dalam organisasi, termasuk matlamat & objektif yang berkaitan untuk mencapai hasil. 9
Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 3. membina sokongan politik fasa ini jika tidak diberi perhatian kadangkala boleh menghalang dari kejayaan sesuatu perubahan politik dalam organisasi adalah berkaitan dengan kuasa dalam kalangan ahli-ahli organisasi yang penting untuk menjayakan tugas masing-masing. Kuasa boleh terhasil dari kredibiliti, samada dari kepakaran atau integriti (kesepaduan) mahupun dari bidang kuasa kedudukannya dalam organisasi. Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 3. membina sokongan politik (samb.) Perubahan selalunya membawa maksud anjakan dalam kuasa merentas tahap pengurusan, fungsi, dan kumpulan. Untuk berjaya, usaha peurbahan mestilah membina sokongan semua yang mempunyai kuasa utama contohnya pengurusan senior, pakar dalam bidangbidang tertentu, dan mereka yang dikenalpasti mempunyai kepakaran dan integriti. Cadangan dari pihak yang mempunyai kuasa-kuasa utama dalam organisasi hendaklah diberi perhatian segera dan dikenalpsti tindakan yang perlu 10
Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 4. Mengurus transisi (peralihan) Fasa ini berlaku bila organisasi berusaha untuk membuat peralihan sebenar dari keadaan semasa ke keadaan masa hadapan. Juga dikenali sebagai fasa implementasi pelan tindakan. Pelan itu boleh termasuk pelbagai bentuk intervensi atau aktiviti yang direka untuk membuat perubahan dalam organisasi. Contohnya, membina atau mengubahsuai struktur dan proses utama dalam organisasi. Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 4. Mengurus transisi (peralihan) (samb.) Perubahan ini mungkin memerlukan bimbingan berterusan, latihan, penguatkuasaan polisi dan prosedur baru. Komunikasi yang jelas dan berterusan mengenai keperluan perubahan, status perubahan, dan penglibatan ahli organisasi yang aktif dalam usaha perubahan itu hendaklah diteruskan. 11
Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 4. Mengurus transisi (peralihan) (samb.) Sebaiknya, semua tindakan itu dimasukkan dalam suatu Pelan keseluruhan yang meliputi objektif spesifik, yang mesti dicapai dalam tempoh tertentu, dan tanggungjawab untuk mencapai objektif oleh pihak-pihak tertentu. Kebiasaannya, perlu ada pengubahsuaian dilakukan terhadap pelan asal. Persetujuan pihak atasan dalam organisasi diperlukan dan disampaikan perubahan pelan ini kepada yang terlibat dan menyatakan alasan bagi perubahan pelan. Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 5. Mengekalkan momentum biasanya fasa yang agak sukar dalam pengurusan perubahan. Usaha perubahan boleh bertembung dengan pelbagai halangan, contohnya penolakan dari ahli-ahli organisasi, perubahan ketua organisasi, pengurangan dalam jualan dsb. 12
Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 5. Mengekalkan momentum (samb.) Sokongan yang kuat dan berterusan dari pihak atasan dalam organisasi adalah penting. Selain dari itu, mereka yang terlibat secara langsung terutamanya pekerja-pekerja tertentu perlu terus memberi sokongan kepada keadaan yang baharu. Latihan dan bimbingan adalah perlu walaupun perubahan telah menunjukkan kejayaannya di peringkat awal. Keperluan Untuk Perubahan Yang Berjaya (samb.) 5. Mengekalkan momentum (samb.) Sistem pengurusan prestasi pekerja berperanan penting dalam fasa ini termasuklah penetapan matlamat, perkongsian maklumbalas mengenai pencapaian matlamat, tingkahlaku memberi ganjaran bagi pencapaian matlamat dan pencapaian perubahan, dan mengenalpasti isu prestasi. 13
Kemahiran Sumber Menguruskan pelbagai perubahan yang ditempuh oleh organisasi memerlukan kemahiran yang melibatkan sumber tenaga manusia, sumber-sumber bahan mentah serta teknologi dan kewangan yang digunakan samada dalam pengurusan mahupun dalam pengeluaran produk yang terlibat dalam suatu sistem di dalam organisasi. Kemahiran Politik Kemahiran Menganalisis Kemahiran Kakitangan Kemahiran Sistem Kemahiran Perniagaan Kemahiran (samb.) Kemahiran Politik Sumber merupakan suatu sistem social kerana ia terdiri dari manusia. Kedudukan agen perubahan dengan mempunyai kepentingan tertentu di dalam organisasi menentukan tahap penglibatan mereka dalam politik organisasi. Agen perubahan juga terdedah kepada kemahiran politik pihak-pihak lain mengambil peluang untuk kepentingan mereka di dalam organisasi. 14
Sumber Kemahiran (samb.) Kemahiran Menganalisis Agen perubahan perlu mempunyai kemahiran menganalisis yang baik. Kesilapan akan berlaku sekiranya keputusan atau penyelesaian dibuat berdasarkan kepada jangkaan sahaja. Kesan dari jangkaan yang tidak tepat akan memudaratkan sebarang perubahan yang diingini. Analisis hendaklah disokong dengan justifikasi yang bersesuaian dengan situasi yang ada dalam organisasi. Dua aspek kemahiran menganalisis iaitu analisa operasi aliran kerja dan kemahiran analisa kewangan Sumber Kemahiran (samb.) Kemahiran Kakitangan Walaupun terdiri dari pelbagai bangsa dan kepercayaan, kakitangan dalam organisasi perlu mempunyai kemahiran komunikasi dan interpersonal. Individu hendaklah berupaya untuk mendengar dan mendengar dengan aktif, menyebut semula, menjelaskan, mengetuai suatu perbincangan, mengeluarkan ide, dan membina ide-ide. 15
Sumber Kemahiran (samb.) Kemahiran Sistem Selain dari mahir dalam penggunaan komputer, perlu tahu susunatur sumber-sumber dan rutin yang berlaku dalam penghasilan sesuatu produk menggunakan sumber-sumber berkenaan. Operator, komputer, dan peralatan yang terlibat dalam penghasilan sesuatu produk membentuk suatu sistem dalam organisasi. Kemahiran (samb.) Kemahiran Perniagaan Sumber Mesti memahami bagaimana menjalankan perniagaan di organiasai anda berada/bekerja. Memahami aliran sumber wang: dari mana datangnya sumber wang, ke mana ia pergi, bagaimana mendapatkannya, dan bagaimana menyimpannya. Perlu tahu tentang pasaran dan pemasaran produk, pembangunan produk, pelanggan, jualan, menjual, menyewa, dll. 16
Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran Kerja Kesihatan persekitaran kerja adalah penggalakan dan pengekalan tahap fizikal, mental dan kesejahteraan sosial tertinggi pekerja di dalam semua pekerjaan dengan mengelak penyimpangan dari kesihatan, mengawal risiko dan adaptasi kerja kepada pekerja, dan pekerja kepada kerja mereka. Ia adalah disiplin dengan skop yang meluas melibatkan banyak bidang yang spesifik Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran Kerja Matlamat penggalakan dan pengekalan tahap fizikal, mental & kesejahteraan sosial tertinggi pekerja di dalam semua pekerjaan Pengelakan kesan ke atas kesihatan yang disebabkan oleh keadaan kerja dalam kalangan pekerja Perlindungan pekerja dalam pekerjaan mereka dari risiko yang terhasil dari faktor-faktor yang memberi kesan kepada kesihatan Penempatan dan pengekalan pekerja dalam persekitaran kerja disesuaikan dengan keperluan fizikal dan mental Adaptasi kerja kepada pekerja 17
Keselamatan & Kesihatan Persekitaran Kerja Kepentingannya Persekitaran kerja hendaklah selamat dan sihat bagi mengelak sebarang penyakit dan kecederaan. Ini adalah untuk kepentingan pekerja itu sendiri. Penyakit dari persekitaran kerja yang tidak sihat memberi kesan buruk yang berpanjangan yang mungkin tidak ditunjukkan di peringkat awal sehinggalah keadaannya teruk. Selain dari memberi faedah kepada pekerja dan organisasi, ia memberi faedah kepada orang lain yang terlibat dengan aktiviti perniagaan, seperti pelanggan dan pembekal. Pelanggan dan pembekal merasa selamat apabila berurusan dengan syarikat berkenaan. Keselamatan & Kesihatan Persekitaran Kerja Kepentingannya (samb.) Ia juga memberi faedah kepada organisasi di mana dapat mengelak kos bagi penyakit dan kecederaan yang wujud dari persekitaran kerja yang tidak selamat dan sihat. Kesihatan dan keselamatan yang baik dapat menambahbaik reputasi organisasi dengan pelanggan, pihak kerajaan dan perkerja sendiri. Ini dapat meningkatkan perniagaan organisasi. 18
Keselamatan & Kesihatan Persekitaran Kerja Kos yang terlibat bagi penyakit dan kemalangan yang berlaku di tempat kerja Gaji pekerja yang sakit atau cedera, termasuk kos mereka yang mengambilalih tugas mereka Kehilangan produktiviti disebabkan oleh gangguan pada perniagaan dan penggantian pekerja yang tidak mahir Kerosakan kepada produk, peralatan atau bangunan Kos menyiasat dan membetulkan masalah Denda dan kos perundangan jika didakwa Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran Kerja National Institute of Occupational Safety and Health (NIOSH) di Malaysia Objektif: Menjalankan kajian untuk mengurangkan penyakit dan kecederaan disebabkan kerja Menggalakkan tempat kerja yang selamat dan sihat melalui gandingan kerjasama antarabangsa 19
Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran Kerja Program NIOSH Health Hazard Evaluation (HHE) Program NIOSH mengenai penilaian terhadap bahaya kepada kesihatan memberi maklum balas kepada permintaan untuk penilaian tempat kerja dari majikan, pekerja, dan wakil mereka, dan juga agensi lain. Melalui program ini, NIOSH mengenalpasti bahaya terkini dan menyarankan penyelesaian yang praktikal dan saintifik yang boleh dijalankan untuk mengurangkan pendedahan dan mengelakkan penyakit, kecederaan, dan ketidakupayaan Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran Kerja Peranan majikan Disebabkan pengelakan kemalangan dan penyakit yang efektif bermula bilamana proses kerja masih di peringkat rekabentuk, adalah perlu bagi pihak pengurusan untuk mengambilkira kesan negatif persekitaran kerja dalam setiap peringkat proses kerja semasa pembinaan proses berkenaan Pihak pengurusan hendaklah komited kepada keselamatan dan kesihatan persekitaran kerja dan melibatkan pekerja mereka dalam usaha ini untuk menjayakan program keselamatan dan kesihatan kerja 20